住房保障电子档案管理工作实践路径

摘要：住房保障档案的管理工作本质上属于一类专业性十分强，且查档利用率很高的国家档案管理工作。而且该项管理工作是否处理到位将直接关系到国民的切身利益，因此，重点做好该项管理工作的信息化建设工作十分有必要。为此，本次研究首先探讨了住房保障档案管理信息化建设的必要性，并提出了几项影响住房保障电子档案管理工作质量的相关因素。随后构建了智能化、高效化电子档案管理系统，并分享了几项电子档案管理对策，希冀借此为相关人员提供参考。

关键词：住房保障；电子档案；管理

住房保障档案主要用于指代在各项住房保障管理工作开展期间所形成的各项历史记录。该类记录包括具有保存价值的文字、图片、表格、数据、声音、影像等多元形式的记录内容。随着现代互联网的普及和完善，计算机技术开始被应用于各行各业，档案管理中对于计算机的应用也变得必不可少。在住房保障业务管理系统运行中，随着时间的推移，电子文件数量不断增加，从而使得住房保障档案相关工作面临着新的管理挑战。因此，对于如何有效利用计算机与档案管理智能化系统及平台，做好住房保障电子档案的管理工作，提升档案管理安全，已经成为重中之重。鉴于此，本次研究开展具有重要的现实意义。

一、住房保障档案管理信息化建设的必要性

（一）有利于减少住房保障档案管理工作量

在我国，现有的住房保障管理工作内容涉及不同区域内不同单位的住房保障机构部门。因此，当保障房需求者进行办事时，不仅办事流程复杂，还需要准备大量的审查资料。这增加了工作人员工作量，并且降低了工作效率[1]。因此，全面推进住房保障档案信息化管理工作可以进一步提高工作人员的工作效率。同时，遵循规范化的管理流程指引下的档案信息管理，可以提高信息管理的安全性，并加快办事进程。由此可见，住房保障档案信息化管理工作的顺利推进，能够全面提高档案管理工作的质量，实现综合性信息管理平台管控目标。

（二）有利于满足住房保障管理工作需求

在我国，住房保障业务的办理网点遍布全国各个街道，涉及的审核部门也比较多，涵盖了民政、银行等多个部门。因此，相应业务的处理和审核时长相对较长，导致住房保障工作日趋复杂。审核期间，不同部门需要审阅申请者的纸质材料，进一步降低了审批效率，同时也给各类材料的管理带来了巨大压力[2]。为了解决这一问题，完善住房保障电子档案管理工作非常重要。通过充分利用多部门资料平台的共享方式，可以缩短材料受理、初审、复审等一系列流程的办理时间。此外，加快住房保障电子档案管理工作的信息化发展进程，也可以降低前台业务办理人员的工作难度，预防因业务能力问题导致业务流程无法推进的情况，从而提升住房保障工作质量。

（三）与数字中国建设整体布局规划目标相一致

住房保障管理部门重点做好电子档案信息化管理工作，与数字中国建设的整体布局以及规划目标设定具有高度一致性。一方面，在规划指引下，管理人员可以更多地重视知识产权保护工作，对于档案管理中所涉及的知识产权转化及收益分配明确也更加了解[3]。另一方面，充分做好住房保障电子档案管理工作，可以构筑更加可信、可控的数字安全屏障，同时也为网络安全法律法规制度、政策体系的完善提供支持。此外，提升数据安全保障能力，还可以确保在住房保障电子档案管理期间构建起更加细致的数据分类、分级保护基础制度，最终为电子档案数据安全预警及应急处理工作成效的提升起到促进作用。

二、影响住房保障电子档案管理工作质量的几点因素

（一）电子档案管理机制完善度不够

目前，我国仍旧有部分地区并未建立完善的电子档案管理机制，导致具体的档案管理工作因缺乏制度约束而出现各类问题，影响了电子管理成效。具体而言，存在的制度管理问题体现在以下几方面：其一，部分住房保障档案管理部门执行电子档案管理流程，但在管理系统中，工作内容主要集中在档案目录数据，尤其是大量的纸质档案信息并未纳入数字化处理系统，导致电子档案管理的成效并不理想。其二，部分档案管理部门虽然制定了专项针对电子档案管理的制度与机制，但实际执行和落实方面还未到位。部门内人员的执行力不足也影响了电子档案管理的效果。

（二）电子档案管理人才缺失

部分住房保障管理部门在工作中，能够满足电子档案信息化管理需求的专业人才数量并不多，且大部分一线档案管理人员的年龄结构偏大。且存在部分人有“身兼多职”的情况，导致专业素养及能力与电子档案管理岗位的需求不匹配，这影响到了档案管理工作质量的提升。此外，在开展档案信息化管理工作时，部分档案管理人员由于信息技术操作不熟练，无法很好地借助于网络管理手段做好档案安全管理，为电子档案管理的安全风险埋下隐患。另外，在部分住房保障管理部門中，档案的存储与开发利用仍然以“纸质+电子”互补模式为主，而这种管理模式已经无法满足当前的信息化档案管理需求，并且在一定程度上限制了住房保障电子档案工作的发展空间。

三、住房保障电子档案管理系统建设

（一）总体目标

本次所开展的住房保障电子档案管理系统建设工作，总体目标主要体现在下述两个方面：其一，借助空间大数据组织模式的应用，建立全业务信息管理模式，为电子档案的管理提供时空协同管理机制，为政府部门后续解决民生等问题提供更有效的电子档案支持。其二，全面构建“MIS+GIS+移动互联+住房保障”技术体系，并在此基础上搭建能够覆盖本市管辖范围的云应用平台，通过信息化手段改进，以完成传统住房保障电子档案管理的目标。

（二）电子档案管理系统建设内容

在“互联网+住房保障”下的电子档案管理系统建设中，信息系统建设内容主要如下。

1.云应用电子档案管理平台的建设

技术人员在进行“互联网+住房保障”云应用电子档案管理平台建设时，应严格遵守“横向划分平台，纵向划分层次，模块构建”的原则进行总体设计。同时，应严格遵守《住房保障数据标准》和《住房保障技术规范》的规定，构建如图1所示的云平台分层方式，以提高电子档案信息的管理安全性。此外，还应通过优化升级服务方式和实施内外网隔离等措施，为系统提供各类管理应用。在核心运行模式应用下，应采用主流的面向服务架构（SOA），以实现模块化、服务化和接口化的运行模式，提高运行平台的建设质量。

2.时空数据集成

电子档案管理中，应用数控数据集成技术可以快速完成数据多维采集和处理工作，是一项有效的管理手段。在本次研究中，严格遵守了OCG规范及标准，成功完成了住房保障電子档案的地理数据服务工作，通过这一工作实现了多源异构数据的集成共享。传统的住房保障电子档案管理系统主要根据全生命周期管理来展开，管理节点以业务流转时间为主，建立了以时空数据采集、处理、存储和发布为内容的数据集成机制，全面提升了电子档案管理的质量。另外，在电子档案管理中，还可以通过将不同时点的业务属性数据绑定处理，完成时空和业务两类数据的集成管理工作，进一步构建住房保障电子档案的时空数据集成管理机制。

（三）住房保障电子档案管理系统功能特点

在住房保障电子档案管理中，涉及的业务信息管理均要求符合事实、数据、信息、知识、智能以及情报这六个链环的管理要求，才能更好地借助成果共享的方式，优化档案管理质量。因此，通过规范数据采集方法，将过程和结果两类数据信息都规划在这六个链环内，可以更好地保障住房业务中各类信息管理成效，尤其是生产要素及无形资产的管理。在围绕住房保障业务进行档案管理时，需要做好不同用户、不同业务、不同部门的协调工作，设定房源以及保障对象作为载体，建立明确的信息节点。在处理节点期间，结合业务属性去构建特定指标下的时间数据维度、类型数据维度以及区域数据维度，并结合不同维度的时空数据进行分析。重点评估现有电子档案及未来档案的归纳工作，为后续系统业务调整及数据档案的优化管理提供支持。此外，在进行住房保障电子档案的全流程管控时，需要有序地组织不同时期、不同阶段的信息管理工作，构建完整的全业务信息链管理机制，为住房保障电子档案管理机制构建起到促进作用。

（四）基于GIS的时空协同数据组织模式构建

住房保障电子档案管理中，关键内容包括房源的保障、对象的保障以及资金的保障。本次研究主要应用到了时序数据挖掘技术，以更好地管理电子档案中关于房源、对象及资金等关键指标相关的信息，为后续住房保障工作的顺利推进提供支持。接着，在数据可视化技术的支持下，可以直观地将档案统计结果呈现给业务管理人员，为各类住房辅助决策的执行提供有力的数据支持。此外，对住房保障电子档案的管理类别划分，可以将数据生产、数据处理、数据存储、数据发布等作为划分标准，使电子档案内容与住房保障业务属性指标相对应，最终构建围绕住房保障全周期管理为核心的电子档案数控数据集中管理方法。具体构建方法如图2所示。

图2 住房保障电子档案数据集成示意图

四、住房保障电子档案管理工作实践路径

（一）全面建立健全的电子档案管理机制

作为住房保障相关部门，在进行内部电子档案管理时，注重加强住房保障档案管理制度建设工作十分有必要。具体而言，应该重点做好下述工作内容。

其一，针对现有的电子档案管理制度加以健全。首先，应建立完善的住房电子档案收集和归档制度，并完善电子档案的归档督查机制。其次，需要结合电子档案的管理，做好安全管理制度的供给工作，以全面覆盖的方式加强档案管理各个流程之间的衔接。最后，重点完善各项网络相关联的电子档案管理制度，包括在网络管理系统的验收及保密论证方面也需做到位，对于各类计算机运行、软件运行及传输管理等，也需做好制度建设工作。

其二，针对电子档案安全管理网络做好完善工作。首先，住房保障电子档案管理部门负责人牵头，由不同科室分别做好各自的档案管理网络管理工作，从电子档案的接收到使用、从存档再到归档等多个环节，都必须做好严格的管控工作，以此进一步落实档案的管理负责制度。其次，电子档案管理部门的责任主体必须严格按照权责一致的标准工作，建立档案安全管理机制以第一责任人为工作指引。最后，对于档案管理责任必须做好细化工作，权责划分明确，才能促使所有电子档案管理人员能够各尽其责。

其三，强化电子档案安全体系管理。目前，住房保障电子档案管理想要实现“长治久安”，做好其信息安全管理工作不可或缺。首先，在权责一致的原则指导下，以第一责任人为核心，组建电子档案安全管控机制。其次，应该在既有的人、物、技防等不同安全设施及基础之上，做好档案的载体保管工作，以此促进档案信息的真实性。再次，应重点做好质量认证管理工作，并依托访问权限控制等手段，全面提升住房保障电子档案信息的安全管理水平。最后，在规划住房保障电子档案期间，工作人员需要深入研究档案的内容、特征及信息形成规律，提前了解档案载体及信息风险，以更好地评估并应对风险，最终优化电子档案安全管理效果。

（二）着重提升电子档案管理人员专业素养

其一，全面提升档案管理人员的业务能力。住房保障电子档案管理人员的素质水平直接决定了后续电子档案管理工作的执行进度和工作效果，因此作为管理人员自身，必须不断提升个人的专业能力，尤其是计算机业务能力的提升方面，要重点投放精力做自我提升。其次，除了基础的文字处理、档案排版及邮件收发等基础技术的应用，档案管理人员还需要重点处理及操作多媒体文件，并熟练完成电子文件的可靠身份识别和文件权限控制等工作。

其二，住房保障电子档案管理部门应该定期组织业务培训工作。组织档案管理业务培训时，想要提升管理人员的档案模板管理能力，优化软件操作能力，必须在业务培训期间增加智能管理系统操作这一培训内容。此外，还应及时更新一些紧急培训内容，确保所有管理人员都能熟练操作各项电子档案管理系统。还应要求参与电子档案管理的工作人员定期学习相关文件，熟练掌握各项档案管理流程，并根据相关要求和规定完成电子档案管理工作。在数据格式统一的前提下，实现住房保障电子档案管理的现代化和标准化管理目标。

其三，强化住房保障电子档案的检索服务能力。一套规范性更强的电子档案信息资源库，可以提供门类更加齐全且内容更加丰富的档案及结构化信息，从而增强电子档案的数据检索能力。同时，还应做到数据源头采集和文档数据管理之间的无缝衔接，以进一步提升电子档案中结构化和非结构化数据的质量。这样才能满足不同用户对于档案业务信息的检索需求，优化档案数据检索的查准率和响应速度，最终实现住房保障电子档案管理的提质增效管理目标。

五、结束语

综上所述，住房保障电子档案管理工作进行中。想要进一步提升管理工作质量，首先应该规划更加完善的住房保障管理机制，为执行各项管理工作提供制度支持。其次，应该组建更具智慧性的电子档案管理系统，提升电子档案管理的高效性与信息化水平。此外，还应该着重提升住房保障电子档案管理人员的专业素养，最终为档案管理的工作品质及管理安全优化奠定坚实的基础。

作者单位：杨国明 白城市住房公积金管理中心

参  考  文  献

[1]施伟华.建设领域电子文件全生命周期管理探索[J].新丝路，2020（10）：190-191.

[2]李国强.住宅专项维修资金档案电子化管理探索——以日照市智慧维修资金信息化建设应用为例[J]. 中国房地产（上旬刊），2022（7）：59-64.

[3]黄晓卫.商品房登记档案实行“单套制”的可行性思考[J].科学与财富，2021，13（5）：20.

杨国明（1976.01-），男，本科，馆员，研究方向：档案管理、电子档案。