人工智能在现代人事档案管理中的应用

2023-11-02陈玉兰

兰台内外 2023年28期

摘要：在现代人事档案管理工作开展中，想要实现智能化管理目标，就需要积极围绕馆舍做好实体场景的智能化建设。同时，在档案管理方面，也需要积极引进智能化管理手段。在针对现代人事档案管理工作展开智能化处理时，处理的重点应该着重划分为两方面，分别是信息管理和实体设备设施管理的智能化，并需要充分将信息管理智能化作为管理工作开展的核心内容。为此，本次研究中先行探讨了现代人事档案管理人工智能技术的应用优势，随后围绕现代人事档案管理系统智能化建设基础设备设施配置展开分析，并提出了几种可行性较高的智能化管理策略，为相关人员提供参考。

關键词：现代人事档案；人工智能；档案管理

随着大数据时代的来临，越来越多的人工智能技术开始应用于社会各领域，其应用程度与应用范围也在不断扩展。现代人事档案管理工作作为企事业单位运营管理内容的重要构成部分，重点做好人事档案信息的管控和处理，对于企事业单位的数据资源调配和使用，可以发挥出十分显著的促进作用。因此，着重结合大数据智能技术，针对现代人事档案管理工作开展智能化建设，想要达成理想的管理成效，全面且深入挖掘档案信息技术的最大价值，是现代人事档案管理工作推进的关键内容。

一、现代人事档案管理中人工智能技术的应用优势探讨

第一，利于提升档案信息检索的便捷性。在传统的人事档案管理工作中，信息检索主要通过人工处理完成，检索量大、检索难度高，很容易出现检索结果错误或重复等问题，这对于企事业单位构建长远统筹发展机制产生极大不利。同时，随着企事业单位经营规模的扩大，人事档案信息量也会随之增大，为信息检索增加新的挑战。面对上述情况，充分将人工智能技术融入检索工作中，不仅利于优化系统检索功能，工作人员还可以实时借助于智能检索技术，完成人事档案所需资料的针对性检索，在加快检索速度、提升检索效率的同时，为企事业单位战略规划带来助力。

第二，利于提升档案资源利用率。人事档案资料是企事业单位十分重要的数据资源，对各项管理工作的顺利展开具有十分关键的影响。

同时，还能够为单位多项工作流程的顺利推进提供更可靠的支持与保障，能够为单位各项发展改革制度的推行提供强有力的数据支撑，为企事业单位的长远发展指明未来发展方向，将客观数据的应用价值和应用形式充分体现出来。但是，分析传统的人事档案资料管理工作现状发现，由于资料信息内容比较复杂，想要真正将档案的管理价值发挥出来，受限因素很多，导致档案的实际管理功能和价值发挥空间受限。那么，重点针对人事档案管理工作开展现代化转型，促使档案信息朝向数字化方向发展已经成为发展趋势。此时，在现代人事档案管理中充分应用人工智能技术开展各项工作，组建起运行更加高效的档案数据库，并通过电子形式将档案信息融入管理中，可以更好地借助计算机技术的应用，构建可促进提升档案利用率提升的智能识别系统，快速识别并储存语音或视频形式的人事档案内容，可以降低档案管理资金投入，提升档案管理数字化水平，最终达成全方位、更立体的现代人事档案管理目标。

第三，严格控制档案管理出错率。在现代人事档案管理中，要求管理工作必须遵守严谨的管理原则，认真对待每个档案管理流程，如此，才能避免出现数据遗漏等问题。此时，将人工智能技术有效引进管理工作过程中，能够从根源上把控管理错误率，且智能管理系统的搭建，还能在档案检索时以关键词为检索依据，缩减档案调阅与查找时长。

第四，利于实现档案自动化管理。在传统档案管理中，每个管理人员的档案分类习惯有所差异，而在人工智能技术支持下建立的档案管理系统，能够全面、统一档案的分类排序标准，并将智能搜索技术添加到系统中，按照档案信息的相关性完成数据的精准排序，提升档案管理自动化成效。

此外，伴随着当下智能机器人语言处理系统的持续升级与优化，智能档案管理系统也在机器人学习技术的支持下，不断对用户数据检索偏好做深度挖掘和分析，并借助于大数据技术反馈给用户精准的档案信息，促使人事档案的自动化管理水平进一步提升。

二、现代人事档案管理系统智能化建设基础设备设施配置

1.机房资源配置

现代人事档案管理的机房资源配置，需要分析档案数据资源的使用功能需求，包括资源的存储、加工以及信息的处理三项工作任务。因此，在配置人事档案机房资源时，应该配置服务器、交换机和大容量的存储单元。想要机房资源管理配置设备设施平稳运行，需在档案机房内配置包括温度与湿度控制设备、供电设备及监控设备等基础设备设施。利用此类设备设施能够第一时间识别机房内可能出现的火情、人为破坏等情况，以此全面保障档案资料管理的安全性。

2.软件及硬件设备设施配置

在现代人事档案信息化管理工作中，软件及硬件设备设施的配置，包括网络设备、计算机服务器以及存储设备等是开展人事档案管理工作必备的设备设施。此外，为了提升现代人事档案管理工作开展的高效性和安全性，还需在机房内有效配置大量感知设备、网络安全设备和数字化加工设备等，以提升不同介质档案的信息化处理效率。在上述软硬件设备设施配置中，感知设备需要实现对实体档案的智能感知，在人员动态识别方面，也可以发挥一定作用，所应用的人工智能技术产品有人脸识别、RFID技术、虹膜识别以及指纹识别技术等以此让管理人员在工作中能够实时感知档案实体内容，及其所在地理位置，进一步提升档案业务人员及利用者的精准地点，提升信息感知及处理效率。

在现代人事档案管理中，数字化加工设备设施的引入很关键，可以采集档案数据并开展数字化转换，让原本的纸质档案存储形式，转型为文档、图片及视频等非结构数字化存储形式。常见的数字化加工设备设施，主要包括OCR识别技术、图像识别技术以及语言识别技术三大类型，多种技术的应用，充分与人工智能技术相融合，构建智能化人事档案服务模式。

三、人工智能在现代人事档案管理中的应用

人工智能的产生，为档案管理的智能化、信息化目标达成创造了充分的技术条件，具体的人工智能技术在现代人事档案管理中的应用系统框图，如图1所示。

1.人工智能在现代人事档案数据搜集中的应用

在现代人事档案管理中，想要提升档案数据采集工作效率，可以有效利用智能终端、智能感知设备设施来完成基础数据的搜集和整理工作。最初搜集到的人事档案数据很可能存在大量无效数据、冗余数据，限制了有价值档案数据搜集效率的提升空间。此时，将人工智能技术中的深度神经网络技术以及语义分析技术融合起来，作为档案中有价值信息智能化提取的技术支持，能够在数据采集的第一时间就将冗余的无效数据剔除，在完成数据清洗的同时对于数据存储的质量提升也可起到促进作用。

2.人工智能在现代人事档案整理中的應用

在现代人事档案管理中，档案整理属于十分关键的工作内容，主要分为智能分类和智能归档两项整理需求。当管理人整理一些实体性的档案数据时，为了达成全文数字化整理效果，可以将文本分析技术、OCR识别技术以及智能语音技术介入档案整理工作中，以此快速将不同类型的档案整理出来。与此同时，还可以将专项设计的智能机器人应用于档案整理中，可以为机器人分配档案自动上架、自动存取和监控等整理任务。

此外，在人工智能技术应用于现代人事档案整理中，还可以将技术与云计算技术相结合，以此围绕企事业单位不同时期的档案及文献资料做相关分析和处理，让具有交叉关联的档案资料能够在智能化整理下实现快速归类与合并，大幅降低档案管理人员的实际工作量，从而将更多的精力投放在其他管理工作中。为了优化异构格式的原始档案资料处理效率，工作人员可以将改进型BP神经网络以及递归神经网络也引入档案管理过程中，优化原始档案智能分类效果的同时，还可以从根源上解决传统人工分类中存在的耗时长、分类标准粗糙等一系列问题，为档案内容细化及管理精细度提升起到显著的促进作用。

3.人工智能在现代人事档案真实性鉴定中的应用

在现代人事档案管理中，应用人工智能处理技术做好档案管理，需要借助于自然语言处理、智能预测推理以及专家系统等技术，以此显著提升档案的开放鉴定及价值鉴定工作效率，并可解决档案管理中一直以来存在的鉴定标准把握度低、鉴定专业人员不足及鉴定结果缺乏客观性等问题，以此为鉴定管理工作质量优化提供可靠方案。在设计档案真实性鉴定处理系统时，需要借助三步来完成：第一，针对档案管理中初始知识库做好设计工作和处理工作；第二，针对人事档案原型系统做好开发工作，并在开发阶段充分做好系统实验工作；第三，针对知识库内容做好进一步的改进和完善工作，最终为提升现代人事档案管理中的档案建立价值鉴定专家系统运行效率起到促进作用。

4.人工智能在现代人事档案智能检索中的应用

做好档案智能检索，需要借助人工智能技术中的知识图谱技术、自动识别技术和代理Agent等技术，使数字档案资源建设更具智能化，为更多用户查询和检索档案资料时提供便利。在现代人事档案管理中，想要构建智能性档案检索系统，就必须在信息化、数字化基础上，借助自然语言分析处理技术、智能Agent技术以及知识图谱技术的应用，让档案数据与数据之间建立起关联性，并在计算机系统与用户登录账号间建立一个更利于信息沟通的系统桥梁。

在现代人事档案管理中，智能检索服务技术介入管理中，可以自动关联并匹配出所有系统、所有用户的检索偏好及其检索记录等，以此为系统用户提供更加精准化、个性化的检索推荐方案。此外，在智能检索服务运行中，排除常规性结构化数据检索流程以外，还能够依托人工智能技术完成非结构化数据的检索，如图像检索或视频检索等，最终达成集合“文字搜图、以图找图和分帧查询”于一体的全站式教学模式。

5.人工智能在现代人事档案存储中的应用

在现代人事档案管理中的存储管理主要包括两种工作形式，分别是档案实体的存储和档案电子形式的存储。为了进一步做好档案存储的智能化管理工作，将人工智能技术应用于日常管理中十分有必要。具体可以从下述几个方面着手：其一，针对部门需要做保密等级分级处理的档案存储管理时，可以利用人工智能技术中的模式识别技术及专家系统，以此完成档案管理的智能分级处理工作，提升整个档案存储过程的科学性与合理性；其二，在档案存储管理中，还可以利用人工智能技术中的生物信息识别技术、虹膜识别技术以及人脸识别技术来提升存储安全性，构建多模态安全防护机制，促进现代人事档案存储的安全性及保密性提升；其三，在现代人事档案存储管理中，还可以引进“云储存”方案，借助人工智能技术中的云储存技术，针对档案数据做云备份，并自动针对档案存储数据机房做人工智能防火墙加装设计，促使在档案管理中的存储工作开展更具可靠性。

6.人工智能在现代人事档案智能服务中的应用

做好现代人事档案管理工作的智能服务，主要是在档案资源已经实现数字化管理的前提下，围绕用户在调阅档案时的使用需求，做人工智能深度分析。此时，可以将专家系统自然语言语义处理技术及深度学习技术应用于智能服务中，让智能服务渗透每项馆藏档案资源管理流程中，最后依托文本分析技术、模式识别技术及机器视觉等技术手段，为用户匹配出更精准的数据查询结果，提升智能服务效果。此外，分析现代人事档案智能服务的本质，就是将多种人工智能技术综合应用起来，用于完成用户数据及档案资源的分析与挖掘工作，促使档案服务能够朝向虚拟化、精准化和智能化方向发展进步。

四、结语

综上所述，企事业单位在开展现代人事档案管理工作时，应充分将人工智能技术引进各环节工作流程，以提升人事档案管理工作效率及管理安全性。随着新时期、新智能技术革新趋势的发展与进步，人工智能技术的介入，可以使得企事业单位内部环境得到进一步优化，且在人事信息整合方面也具有十分积极的影响。此外，作为现代企事业档案管理人员，还应该在人工智能技术介入管理之时，先一步明确管理工作核心目标，确定工作要点，如此才能更好地将人工智能技术的功能及应用优势发挥出来，创新现代人事档案管理工作模式，最终为管理工作水平的全面提升奠定坚实的基础。

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