档案管理从传统到数字化转型的探索

摘 要：随着社会的发展，档案管理在信息化、数字化时代面临着许多新的挑战。本文从传统档案管理的基本特点、现状及问题出发，分析了数字化转型对档案管理的影响，并探讨了档案数字化管理的必要性与可行性。

关键词：档案管理；传统管理；数字化转型；问题；挑战

档案管理是一个长期存在且非常重要的领域，其基本任务是保存、管理、利用各类档案，以记录和反映社会历史和文化的发展。档案管理的发展经历了数千年的漫长历程，已经成为一门独立的学科领域。然而，随着信息化、数字化时代的到来，传统的档案管理模式已经难以满足新时代的要求，如何适应数字化转型的趋势，提高档案管理的质量和效率，成为当前档案管理面临的重要问题。本文将从传统档案管理的基本特点、现状及问题出发，分析数字化转型对档案管理的影响，并探讨档案数字化管理的必要性与可行性。

一、传统档案管理的基本特点与现状

传统档案管理主要包括档案的收集、整理、保管、利用、统计、编研等环节。传统的档案管理方式依赖于纸质文件，这种方式非常烦琐和复杂。随着信息技术的不断发展和普及，数字化档案管理开始逐渐取代传统档案管理，成为档案管理领域的一种新模式。

传统档案管理的基本特点主要包括以下几个方面：一是集中管理，即档案由专门机构负责管理。这种集中管理的方式可以确保档案的安全和可靠性，避免了个体管理造成的混乱和遗失；二是长期保存，即档案保存的时间跨度较长，一般为数十年甚至上百年。档案作为历史和文化的重要载体，需要被长期保存，以便后人研究和利用；三是保密性，即档案的保密性要求较高，需要严格控制档案的查阅范围和使用权限。这是为了保护个人隐私和国家安全，防止档案被滥用和泄露；四是有序管理，即档案需要按照一定的规范展开整理、分类、归档和检索等。有序的管理可以提高档案的可读性和可操作性，便于信息的查找和利用。

然而，随着社会的发展和进步，传统档案管理模式面临着许多新的问题。首先，传统档案管理的信息化程度较低，难以满足现代社会信息化的要求。纸质档案的管理需要大量的空间、人力和物力投入，而且容易造成档案信息的丢失和破坏。与此同时，数字化档案管理以其高效、便捷和安全的特点逐渐受到关注，成为档案管理的新趋势。其次，档案管理的质量和效率亟须提高。在传统档案管理中，档案保管、检索和利用等方面存在诸多不足。例如，档案的保管条件可能不足以保证档案的安全性和完整性；档案的检索过程可能烦琐和耗时；档案的利用方式可能不够灵活和多样化。这些问题都制约着档案管理的发展和应用。

因此，数字化档案管理作为一种新模式应运而生。数字化档案管理利用信息技术手段数字化处理和存储档案，实现了档案信息的电子化、网络化和智能化。它可以提高档案管理的效率和质量，方便用户查阅和利用档案，并减少了对物理空间的依赖。但是，数字化档案管理也带来了许多新的挑战，如信息安全、数据存储和信息共享等问题需要得到妥善解决等。

二、数字化转型对档案管理的影响

1.档案数字化管理的优势

数字化管理是指将纸质档案扫描、数字化处理后保存到计算机或网络存储介质中展开管理的方式。数字化管理具有以下优势：

（1）便于检索和利用。数字化档案可以通过计算机检索和查询，实现快速查找和获取档案信息，提高了档案的利用效率。

（2）节约空间和成本。数字化档案不需要大量的物理空间存储，可以节省存储空间和管理成本。

（3）提高档案安全性。数字化档案可以加密和备份，可以防止档案丢失、损坏或被盗窃等情况发生。

（4）增强档案共享和合作。数字化档案可以通过网络共享，实现多个单位或个人之间的档案共享和合作，加强了档案之间的联系和互动。

（5）改善服务。数字化档案管理可以提高服务质量和满意度，加强与用户的互动和沟通。

（6）保护环境。数字化档案不需要大量的纸张和印刷，可以减少对环境的破坏和污染。

（7）推动创新。数字化档案管理可以促进创新和发展，推动档案管理领域的转型和升级。

2.档案数字化管理面临的挑战

数字化档案管理虽然有很多优势，但也存在着一些问题和挑战。为了有效应对这些挑战，需要考虑以下几个方面：

（1）技术支持。数字化档案管理需要依赖先进的信息技术和网络技术，需要具备相应的技术支持，包括建设和维护数字化档案管理系统所需的硬件设备、软件应用和网络基础设施。同时，还需要持续关注技术发展的趋势，更新和升级技术设备设施，以确保数字化档案管理系统的正常运行和可靠性。

（2）人员培训。数字化档案管理需要专业的人员实施操作和管理。因此，培训和提升档案管理人员的素质是十分重要的。培训内容应包括档案数字化技术的应用、数字化档案管理系统的操作和维护、信息安全和保密等方面的知识和技能。通过培训，可以提高档案管理人员的专业水平，使其能够熟练应用数字化工具和技术，更好地管理数字化档案。

（3）安全保障。数字化档案管理涉及档案的安全和保密，因此，需要具备相应的安全保障措施，包括信息安全管理制度的建立，如访问权限控制、数据加密、网络防火墙等，以保护数字化档案的完整性和机密性。此外，还需要制定档案数据的备份和灾备方案，以应对可能出现的数据丢失、系统故障等突发情况，确保数字化档案的安全和可靠性。

（4）法律法规依据。数字化档案管理需要符合相关的法律法规要求，包括个人隐私保护、数据安全管理、信息共享等方面的规定。在数字化档案管理过程中，应建立合规的管理制度和流程，确保数字化档案的合法性和规范性。同时，还需要密切关注法律法规的更新和变化，及时调整和完善数字化档案管理的相关措施。

（5）档案管理与利用的协同发展。数字化档案管理的目标不仅仅是实现档案的数字化存储和管理，更重要的是提高档案的利用价值。数字化档案管理应与档案利用相协调发展，充分利用数字化技术和工具，提供便捷的档案检索和查询功能，为用户提供方便快捷的档案访问体验。此外，数字化档案管理还可以通过数据分析和挖掘等手段，发掘档案中隐藏的有价值的信息和知识，為研究、决策和创新提供支持。

（6）标准化与互操作性。数字化档案管理需要建立统一的标准和规范，以确保不同系统和平台之间的互操作性。通过制定和遵循统一的数字化档案管理标准，可以实现档案数据的互通和共享，避免信息孤岛和数据碎片化的问题。

（7）数据质量管理。数字化档案管理需要注重数据质量的管理和控制。在数字化过程中，可能存在数据损失、错误和不完整性等问题，因此，需要建立完善的数据质量管理机制，包括数据清洗、校验和修复等环节，以确保数字化档案的准确性和可信度。

（8）可持续性发展。数字化档案管理需要考虑其可持续性发展，包括长期的维护和更新工作，保证数字化档案系统的稳定性和可用性。同时，还需要考虑数字化档案的长期保存和迁移问题，确保数字化档案能够适应技术变革和信息储存媒介的更新。

3.档案数字化管理的建议和对策

为了更好地推动档案管理的数字化工作，可以从以下几方面思考和行动：

（1）加强技术研究和创新

一是不断提升数字化档案管理的技术水平和效能，积极应用先进的信息技术和工具，如云计算、大数据、人工智能等，以提高档案的存储、检索和利用效率。

二是推动数字化档案管理系统的研发和优化，包括建立高效的数字化档案平台、开发智能化的档案管理软件、提供用户友好的界面和功能，以满足不同用户的需求。

三是鼓励相关企业和科研机构加大对数字化档案管理技术的研究和开发投入，提供更多创新的解决方案和技术支持。

（2）加强人员培训和学习

首先，提高数字化档案管理人员的专业素质和能力，包括档案学知识、信息技术、数据管理等方面的培训，使其能够熟练运用数字化档案管理系统开展工作。

其次，建立档案管理人员的终身学习机制，鼓励他们参与相关培训和学术交流活动，了解最新的数字化档案管理理论和实践，不断提升自身的知识和技能水平。

（3）加强安全管理和控制

首先，制定严格的数字化档案管理安全标准和操作规程，确保数字化档案的安全性、完整性和可信度。

其次，强化对数字化档案的权限管理和访问控制，设立合理的权限层级和审核机制，以保护档案信息的安全和隐私。

最后，定期做好数字化档案的备份和灾备恢复，建立健全数据安全管理体系，以防止意外损失和数据被泄露。

（4）加强法律法规的制定和执行

第一，针对数字化档案管理的特点和需求，制定相关的法律法规和政策，明确数字化档案管理的法律地位、责任和权限，为数字化档案管理提供法律保障和指导。

第二，加强对数字化档案管理法律法规的宣传和普及，提高档案管理人员和相关机构的法律意识，确保数字化档案管理的合法性和合规性。

（5）加强社会宣传和教育

首先，提高公众对数字化档案管理的认识和理解，通过开展宣传活动、举办研讨会和培训班等形式，向公众传达数字化档案管理的重要性和优势，增强公众对数字化档案管理的认知和支持。

其次，利用多种媒体平台和社交网络，加强对数字化档案管理的宣传和推广，提高公众对数字化档案管理的关注度和参与度。

最后，向学校、图书馆、博物馆等教育和文化机构，推广数字化档案管理的理念和实践，培养青少年对数字化档案管理的兴趣和意识，为未来的档案管理培养人才。

（6）加强国际合作和交流

一是积极参与国际档案管理组织和机构的合作与交流，分享经验和技术，学习先进的数字化档案管理实践和标准，促进国际档案管理领域的合作与发展。

二是加强与其他国家和地区的数字化档案管理机构和专家的交流与合作，推动国际数字化档案管理标准的制定和推广，提高我国数字化档案管理的国际影响力和竞争力。

4.档案管理的发展趋势

随着信息技术的快速发展，档案管理也在不断发生着变化和创新。

（1）数字化档案的普及和应用。数字化档案已经成为档案管理的主流方式，未来数字化档案的应用范围将更加广泛，数字化管理技术和手段也会更加成熟和先进。

（2）云端档案的发展。随着云计算技术的普及和应用，未来档案管理将更多地向云端档案发展，实现档案共享、协作和远程访问等功能。

（3）加强档案共建共享。未来档案管理将更加强调档案的共建共享，各单位和个人之间将更加密切的合作和交流，形成一个更加完善和丰富的档案资源体系。

（4）档案数字化保护和鉴定的加强。数字化档案的保护和鉴定将成为未来档案管理的重要任务之一。

三、档案管理的技术手段

伴随数字化时代的来临，档案管理已经逐步实现了从传统单一的纸张归档到数字化、网络化和智能化的转变。数字化的档案管理，可以大幅提高档案的保存效率、查询速度，减少人工错误等问题，为档案管理带来新的理念与技术。

在数字化的档案管理中，需要使用一些技术手段来实现档案的数字化。常用的技术手段包括：数字扫描、OCR技术、数字存储、数字化检索和数字化展示等。数字扫描是将纸质档案扫描成数字格式的过程，可以利用数字扫描仪将纸质文件转换为数字文件；OCR技术是一种图像识别技术，可以将数字化的图片转换为可编辑的文本，可以大大提高数字档案的检索和利用效率；数字存储是将数字化的档案保存在计算机中，可以使用本地硬盘、网络硬盘、云存储等方式存储；数字化检索是指使用计算机程序检索数字档案，可以通过关键字检索、分类检索等方式实现；数字化展示是指通过计算机等设备设施，展示数字档案，可以通过浏览器、客户端等方式展示。

随着信息技术的发展，档案管理也将迎来史无前例的数字化、互联网、智能化的新时期。未来，档案管理将会更加注重数据的开放共享和资源整合，通过数字档案的共享和交流，不断提升档案管理的效率和质量。同时，随着人工智能和大数据技术的不断成熟，档案管理将会更加智能化，可以通过人工智能技术分析和处理档案，提高档案管理的效率和精度。此外，随着区块链技术的不断发展，档案管理将会更加安全、可信，可以实现档案的永久保存和不可篡改。

总之，档案管理是一项非常重要的工作，它直接关系到国家和社会的长远利益。随着信息技术的快速发展，档案管理也得到了很大的提升，数字化的档案管理为档案管理带來了全新的思路和方法。数字技术的发展和普及，使得数字化档案管理成为可能。数字化档案管理不仅可以提高档案的可访问性、可持续性和保护性，还可以节省时间和成本。数字化档案可以通过电子邮件、互联网和云存储等方式实现管理和共享。数字化档案可以实现快速检索、分类、整理和共享，大大提高了档案管理的效率。然而，数字化档案管理也存在一些挑战，如数字档案的保存期限和格式问题、安全性问题、可信度问题等。数字档案的保存期限不如纸质档案长，因为数字档案的技术和设备不断更新，可能会导致过时和无法访问。数字档案的保存格式也需要谨慎选择，以确保长期保存的可访问性和可读性。数字档案的安全性和可信度问题也需要特别注意，因为数字档案容易被黑客攻击、病毒感染等风险。

档案管理是一个不断发展的领域。合理的档案管理需要合适的管理模式、技术支持和持续的培训教育。随着数字化档案管理普及率逐步提高，将成为一种常态化管理模式，需要特别注意数字化档案管理的保存期限和格式问题、安全性问题、可信度问题等，最终目的是实现档案管理的高效性、便捷性和可持续性。

参考文献：

[1]吴艺慧.基于档案管理数字化转型的策略分析 [J].中小企业管理与科技，2022（14）：63-65.

[2]焦 洁.企业档案管理工作数字化转型路径研究[J].城建档案，2021（012）：107-108.

（作者单位：南川区城市建设档案馆）

作者简介：陈纯莲（1971—），女，汉族，四川盐亭人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。