新时代公安档案信息资源的开发和利用探讨

马木生

（福建省清流县公安局警务服务中心，福建三明 365300）

0 引言

新时期发展背景下，各部门在开展档案管理工作时，档案资源开发与利用属于其中非常重要的内容。对于公安机关而言，档案信息资源管理工作的科学性与档案资源开发利用的效率之间有着非常密切的联系。如今，公安机关在开展档案管理工作时，高度重视信息技术的使用，并进一步加强了档案管理信息化建设，使电子档案数量一直呈现上升的趋势，同时也为公安机关档案资源开发提供了重要的条件。充分发挥新技术的作用，提升档案信息资源开发与利用效率，是新时期公安机关需要重点考虑的。

1 公安机关档案管理概念与重要性

公安机关档案信息资料主要是指，公安机关在开展案件处理以及各类整治活动时，需要利用文字、图片、音频以及视频等形式进行准确记录，一般主要体现在文书档案、业务档案以及户籍档案等几个方面。公安机关档案管理是工作人员对档案进行记录、整理与分类等，贯穿于整个系统的全过程，其工作质量与公安机关日常业务工作开展有着非常密切的联系。公安机关档案信息资料不仅准确记载着惩罚犯罪、保护人民安全利益的行为，而且还涉及案件办理中的重要理论依据与法律条文。公安机关优化档案管理工作，有利于在更大程度上提升公安机关档案管理工作效率，实现对档案信息资料的充分开发与利用，在其他公安业务工作中，可以将档案信息资料的价值充分发挥出来，更好地维护社会公平与公正，保护人民群众与社会利益。

2 影响公安档案资源开发与利用的外部因素

结合目前的实际情况来看，公安机关在开展档案资源开发与利用等工作时，会受到一些外部因素影响，具体主要体现在了以下两个方面。

2.1 档案资源类型多样化，导致档案资源开发与利用难度较大

公安机关在开展档案管理工作时，因为长期受传统观念影响，大部分档案管理人员将重点放在文件档案方面，而没有对实物档案足够重视，导致实物档案管理设施以及管理条件都比较落后，无法满足一定的精细化要求。基于新形势发展背景，公安机关在开展档案管理工作时，逐渐加强了档案信息化建设工作，在面对以往的纸质档案与实物档案时，需要将其转换为电子信息档案之后才能进行储存，并在此基础上对档案资源进行开发与利用，这种工作模式下档案管理人员的工作总量非常大，需要将所有的档案信息进行完整分类，并整合到档案信息管理系统当中。因为涉及的档案资源类型比较多，所以工作人员很难对档案类别进行有效划分，进而影响档案信息资源完善性，增加了档案信息资源开发与利用的难度。

2.2 档案信息资源开发与利用技术水平有待提升

结合目前的实际情况来看，公安部门在开展档案信息资源开发与利用工作时，所存在的主要影响因素是技术水平不高。首先，从硬件设备与软件技术两个角度来看，公安机关在使用档案信息管理软件时，技术水平还需要进一步的提高。其次，档案管理工作人员队伍水平有待提升，与传统的档案管理形式相比，信息化管理模式具有非常明显的差异，主要是对于信息技术使用能力有着非常高的要求。最后，在公安机关档案信息化建设不断加快的背景下，档案管理人员所具备的业务水平已经无法满足档案管理工作要求。公安机关需要结合档案管理工作实际状况，对信息化技术使用引起高度重视，加强档案管理队伍建设，在更大程度上提升信息技术应用水平。

3 公安档案资源开发利用中存在的问题

3.1 没有认识到档案管理的重要性

目前，在一些县区中，公安机关领导人员仍然没有对档案管理工作引起重视，导致所投入的经费与人力不足，在开展相应的档案管理工作时，没有将硬件设施与软件技术之间有效结合，这不仅会降低档案信息资源开发与使用的质量，同时也会缩小档案信息资源利用与开发的范围，导致公安档案储存与管理工作一直没有得到实质性的进步。

3.2 档案信息系统软件与硬件不能效结合

在公安机关档案信息资源开发与利用中，不仅需要使用硬件设施，同时还需要使用到软件系统，只有将两者进行有效结合，才能构建出更加完善的档案信息系统。如今，公安部门虽然已经具备了相应的档案信息系统，配备了一定的硬件设施，但是在软件方面投入不足，从而降低了公安机关档案信息资源利用效率。

3.3 缺少完善的档案资源开发与利用管理制度

公安机关在信息档案资源开发与利用过程中，部分单位将重点放在了硬件设施方面，所以硬件设施发展速度比较快，但是缺少完善的管理制度，在管理内容方面仍然存在一定的缺陷。如果公安机关不能制定出完善的档案资源开发与利用管理制度，即便已经采取了信息化管理模式，其他业务部门也可能继续采取传统的档案管理模式，各部门之间缺少有效的沟通与交流，会导致档案管理人员进行非常多的重复性工作，影响档案信息资源开发与利用工作的有效开展[1]。

3.4 档案信息资源风险防范控制水平有待提升

如今，在档案信息化建设进程不断推进的背景下，传统的纸质档案逐渐被电子档案代替，虽然在一定程度上提升了档案信息管理工作的效率，但是也增加了电子档案管理中的风险，使档案资源开发与利用受到了严重威胁。如果档案信息管理系统失效，将会对后期管理工作带来非常严重的影响，甚至导致部分电子档案资源损坏，为机关部门带来非常严重的损失。结合目前的实际情况来看，公安机关档案信息资源风险方法控制水平仍然较低，这也是目前公安档案信息资源开发与利用中需要重点解决的问题。

3.5 档案管理缺少责任制

结合相关的调查结果可以了解到，很多工作人员会将特殊性的档案留在部门内，对于没有破案以及正在办理中的案件，工作人员没有在第一时间内归还档案资料，而是为了方便后期工作的开展将档案留在身边。虽然方便了后期的工作，但是很容易导致案件遗落，甚至因为管理不当，导致案件的丢失。另外，部分档案管理人员在工作中没有严格落实自身职责，针对没有上交储存的文件，没有在第一时间内追回，因为个人疏忽导致档案文件的丢失，长时间会对档案管理工作开展产生严重的负面影响。

3.6 档案的收集与管理能力有待提升

目前，部分公安机关在整理档案文件时，往往只对上级所下发的红头文件进行整理，而没有对基础性的档案管理工作引起重视。首先，公安机关档案资料涉及的类型比较多，内容非常复杂。其次，档案收集方法与规章制度存在一定的缺陷，部分档案管理人员没有认识到工作的重要性，自身所具备的档案管理能力不足，导致档案管理工作在实施中呈现出了非常明显的分散性。最后，基层民警与档案管理人员面临的工作任务非常多，容易忽略档案的归纳整理。很多情况下在完成了部门所安排的工作之后，已经没有精力对日常档案进行整理，特别是基层人员长期受到传统观念影响，在思想上缺少一定的创新性[2]。虽然公安部门工作与社会稳定之间有着非常密切的联系，但是由于基层工作模式比较单一，工作人员很容易产生枯燥感，一些新人在入职之后，缺少正确的培训与指导，在思想上跟不上时代发展要求，从而阻碍了档案资料的收集与管理。

3.7 缺少专业的管理人才

在公安档案信息资源管理中，部分单位认为档案管理与单位发展之间联系不大，所以只安排了一位档案管理人员，甚至会存在身兼多职的现象，特别是档案开发与利用的研编人员更是少之又少。公安机关没有明确档案管理人员的具体职责，为档案资源开发与利用带来了非常多的不便。并且在公安部门不断改革的背景下，机构和岗位设置也在不断发生变化，当档案管理人员发生调动之后，档案信息资源利用与开发会受到影响。

4 新时代公安档案信息资源开发与利用策略

4.1 提升公安机关对档案管理的重视程度

目前，公安机关应加强对档案信息资源的充分开发与利用，不断提升档案管理人员对档案管理工作的认知，尤其是领导人员，一定要全面认识到档案管理工作的重要性，定期对公安机关档案室内部情况严格监督与管理，对于平时工作比较积极的档案管理人员，应及时给予一定的奖励，这对下级档案管理人员也能起到一定的激励作用。另外，可以适当提升档案管理人员的薪资待遇，使其能够更加积极地投入岗位工作。公安机关应加强对档案信息资源的收集与管理，主要可以通过以下几个方面来完成。

（1）从“量”上着手，提升公安部门的档案储存总量。比如，在面对比较完善的会议记录时，需要对会议文件与计划报告进行分类；（2）从“质”上进行严格把控，公安机关在面对各类档案信息资料时，应该将方便搜索作为目标，将方便开发作为核心，对档案信息资料中的细节部分进行优化，保留其核心内容，对档案信息进行分类时，应满足一定的科学性与合理性，在需要使用档案资料时，能保证第一时间内查找到所需要的资料[3]；（3）从“新”上入手，公安机关在面对比较陈旧的档案资料时，应优先挑选出符合条件、发生时间比较接近的档案资料，对这部分档案资料进行统筹、管理与规划，全面收集高质量的档案材料，对陈旧的档案进行更新与利用，从“量”“质”“新”3 个方面入手可以有效保障公安档案信息资料的利用价值。

4.2 规划档案资源开发利用阶段

基于新时代发展背景下，公安机关要想促进档案信息资源开发与利用工作的顺利开展，需要结合档案信息资源管理现状，规划好档案资源开发利用阶段。档案信息资源的开发与利用属于一项长期性的工作，需要在推进过程中不断优化与完善[4]。因此，对于公安机关档案管理部门而言，需要根据实际情况做好短期、中期与长期性的规划方案，严格按照各项策略逐步实施。在开展档案信息化建设工作时，需要升级硬件与软件系统，加快库存档案的信息数据化处理，对档案资源充分开发与利用，实现档案信息资源开放共享，促进档案信息资源管理目标的实现。

4.3 构建完善的公安部门档案信息化管理制度

公安机关完善对档案信息化管理制度，主要从档案管理流程、档案管理岗位职责、档案格式规范、档案人员绩效考核以及档案安全管理等各个方面来完成。档案管理人员在面对不同的档案信息类型时，应该采取统一化的管理标准，基于统一的档案管理标准下，有利于提升档案信息资源的共享性和利用率[5]。严格按照管理制度条例中的指导与规范要求，对工作人员操作行为严格规范，最大限度地提升档案信息资源开发与利用的实效性。

4.4 提升档案信息资源风险防控水平

从档案信息化管理安全性方面来看，仍然存在非常多的风险问题，主要体现在信息传输、信息保存、信息分享以及信息利用等环节。为了保证公安档案信息资源利用过程的安全性，公安机关档案管理部门需要根据实际情况构建出完善的档案管理制度与规定，主要包括保密制度、档案安全管理制度以及责任问责制度等，通过各项制度的全面实施，可以严格规范工作人员理念以及行为等[6]。另外，在档案室中应该安装监控设备，建立档案信息资源安全防范标准，最大限度地提升信息档案资源的完善性与安全性。

4.5 提升档案工作人员专业水平

在新时期发展背景下，公安机关在开展档案信息资源管理工作时，要想实现对档案信息资源的充分开发与利用，满足未来经济发展需求，还需要加强人才队伍建设。档案管理工作人员应转变传统的思想观念，对档案信息资源开发与利用中需要使用的技术全面掌握，同时加强对理论知识的学习。公安机关在一定的时间内，可以针对档案管理人员开展严格的培训活动，主要是帮助档案管理人员加强技术学习，提升档案管理人员的技术水平[7]。另外，可以设置岗位绩效考核制度，通过绩效考核制度的全面实施，可以使档案工作人员树立较强的责任意识，更加积极地投入工作，并且在工作中不断学习、积累经验，掌握更多先进的技术与方法。对现有的人员管理模式进行创新与完善，最大限度地提升档案管理人员的综合素质水平。

4.6 提升公安档案信息的准确性

首先，档案管理人员在面对档案材料时，应对其进行电子化扫描，储存到公安机关信息系统当中，对电子文件进行严格监督与管理。同时工作人员在利用档案信息资料时，应保证档案资料的安全性与完善性。为防止纸质档案的磨损与丢失，应将档案库中的纸质档案逐渐转换为电子档案。其次，对于档案录入人员而言，自身应该具备较强的工作能力，在对各类档案信息进行录入时，应保证所录入信息的准确性，对其中缺失的档案需要及时进行补充，保证档案资料的使用率能够达到百分之百。最后，在对历史档案资料整合时，应将档案转换为数字信息，通过对网络技术的充分利用，可以将各类档案信息融合成一个系统的整体。

5 结语

目前在公安机关档案管理工作中仍然还存在许多的问题，不仅会降低档案管理工作的质量，同时也会影响到档案信息资源的充分开发与利用。因此，在新时期发展背景下，公安机关档案管理人员一定要转变传统的思想观念，全面认识档案管理工作的重要性，在不断完善档案管理工作的过程中，对现有的档案管理方法进行创新与完善。将信息技术应用于档案信息资源管理工作，进一步加强档案信息化建设。应加强档案管理人才队伍建设，定期开展培训活动，使档案管理人员可以加强理论知识的学习，同时掌握更多先进的管理技术与方法。可以设置岗位绩效考核制度，通过绩效考核制度的全面实施，使档案工作人员树立较强的责任意识。通过加强公安机关档案管理工作，实现对各类档案信息的合理分类与管理，在公安机关开展各项业务活动时，充分发挥出档案信息资源的使用价值。