探讨全面推进企业档案信息数字化建设

李 敏

（贵阳航发精密铸造有限公司，贵州贵阳 550000）

1 影响企业档案信息化和数字档案室建设的因素

1.1 不重视数字档案室及档案信息化建设工作

一方面，在实际的档案管理工作中，企业相关管理人员、领导层对其信息数字化建设工作并不注重，投入的精力较少，而且疏于人才引进，一味重视企业的经济利润，单一地凭借效率的高低来判断工作完成的质量，使得数字化建设进程十分缓慢，导致数量庞大的档案资料无法获得科学合理的分类保管，有关工作人员在查找、调阅档案资料时也不太便利，严重影响了档案价值的发挥以及相关管理工作的正常开展，无法充分体现出档案管理工作的价值与存在的意义[1]。另一方面，在信息化时代，档案管理人员不重视档案信息数字化建设，依旧坚持传统的管理理念与处理方法，因循守旧，无法在新时代背景下积极投身到创新工作中，未有效支持数字化档案建设工作，此种情况必定会为企业的综合发展带来负面影响。

1.2 档案管理人员水平不足

随着信息化建设工作的持续推进，档案管理工作也慢慢由传统的纸质档案管理转变成电子信息数字化档案管理，给过往的档案管理方式带来了重大冲击，对相关管理人员提出更加严格的要求。档案管理人员既要掌握档案管理的基础知识，并且还需要掌握各种先进的信息，对计算机、大数据等技术做到灵活应用，保证数字化档案具有较强的安全性、可靠性、正式性，增加对先进技术设备的使用，但单位过分追求经济利益，档案管理人员多数兼职且水平能力严重不足。

1.3 档案信息化建设工作缺乏统一的标准

档案信息化建设工作涉及的范围广、人员较多，相较于普通管理工作存在较大区别，即使企业内部制定了相关的信息化方案与管理规范机制，但是由于相关工作人员缺乏对制度执行的重视，导致有关制度沦为摆设，使得工作落实不到位，无法发挥出应有的指导与约束作用。在新时期，应当依照统一的指导性要求和规定，勒令每位工作人员遵照统一规定完整落实每处细节，并确定合理的数字化档案建设目标。不过，在具体工作开展过程中，难免存在部分工作人员工作责任意识不强、态度敷衍懒散，不能按照统一性标准开展工作，在细节层面无法达成统一，导致数字化建设工作效率较低，严重影响了数字化档案建设的基础框架搭建。

1.4 纸质档案管理基础较差

企业数字化档案一方面来源于电子文件的在线归档，另一方面来源于纸质档案的数字化整理。目前，纸质档案未按照档案要求进行逻辑梳理、分类组卷且散落在各部门的业务员手中，有关业务人员责任感、风控意识不强，会导致档案管理工作在实施过程中容易发生档案信息遗失、被篡改等情况，从而无法保证档案的原始性和真实性。纸质档案过于分散管理，会导致企业档案归口管理部门对档案类别、数量、质量无法做出有效的估算设想，不利于纸质档案的数字化推进，无法更好地为企业的经营管理工作提供有效的支撑。

2 全面推进企业档案信息数字化建设的有效途径

2.1 加强企业管理部门对档案信息化管理的重视

从长远发展的角度出发，信息数字化档案的建设在企业的经营管理活动中占据着越来越重要的地位。一个企业若想在日益激烈的市场竞争中站稳脚跟，获得持续、稳定的发展，就必须要建立一套完整的档案信息化系统。同时，从时效性的层面分析，企业档案还要保证信息的完整性、全面性、实效性[2]。在信息海量爆炸的时代，企业内部的信息资源利用效率、整合技能显得更加重要，一个优秀的企业能够从过往中归纳总结经验，站在前人的肩膀上看得更远，而要想达成这些目标都必须要保证企业的档案信息化系统足够详细、健全。随着企业合规、审计工作的日渐增加，档案归档的完整性、真实性愈加重要，一套完整有效的档案管理体系既有助于企业内部经营活动的顺利、有序开展，也有利于简化管理流程，减轻了管理工作量，提升了企业整体的工作效率。所以，领导层也逐渐意识到企业档案信息数字化建设的重要意义，只有紧紧跟随时代发展脚步，及时扭转固有思维方式，引入先进的管理思想与技术，积极实行创新研究，对信息资源管理做到足够重视，方可让企业在激烈的市场竞争中占有优势。

2.2 提高档案管理人员素质

开展档案信息数字化建设工作，建立一支专业水平较高、综合素养较强的管理团队是重要基础，只有提供充分的人才支持，才能确保档案管理工作的顺利落实。首先，构建自上而下的档案管理队伍，档案管理不仅仅是档案人员的工作，更是各个形成单位工作的一部分，各单位应安排兼职档案员参加档案知识学习，在日常工作中融入档案收集、整理理念，为后续档案归档工作起到事半功倍的作用。其次，企业应当定期安排正式的、兼职的档案管理人员接受专业技术与知识的培训教育活动，并为其提供系统化的职业道德教育，提供企业经验交流学习机会，知行合一，让管理人员能够在理论学习和实践交流中逐渐提升自身的管理能力，让企业的整体档案管理工作取得最佳效果，也让档案管理的数字化水平显著提高。

2.3 制定企业档案信息数字化管理制度

若想迅速提升企业档案信息数字化管理效果，就一定要做好下面几点工作。其一，应当制定统一的规章制度与标准条例，确保企业内部所有部门、工作人员所提交的档案资料规格一致，满足档案管理、存档的要求，有助于相关管理人员与需要使用档案的人员迅速整理、浏览、检索有关档案资料。因此，档案管理部门应当制定一套企业内部统一的信息管理制度与规范性操作章程，确保所有部门进行信息的输入、存储、查找、检索时都有相应的规范标准，使得档案信息管理工作更加系统、完善，确保档案资料能够随时根据使用者的需要完成更新。其二，强化档案资料的采集与归档工作。企业的档案资料是否健全、真实、合理，主要取决于档案资料采集和归档工作的质量。在传统的档案管理理念下，因为不够注重档案管理方面的工作，使得一些档案信息未能得到及时的采集与整理，档案的不完整性会使得数字化建设工作受到严重阻碍。因此，务必要做好档案资料的采集与归档工作，从源头出发，反复核实是否存在未及时归档的档案信息，并对全部纸质档案进行数字化转换。而在数字化处理过程中，则要按照档案资料的重要程度进行数字化转换。其三，搭建企业数据共通平台。信息化管理部门与档案管理部门需统筹谋划，将企业业务系统进行资源整合，面对同一业务多个平台功能重叠的情况，要有破釜沉舟的勇气，将企业业务信息流归口梳理并与档案系统进行接口建设，以实现业务系统的在线数据收集与归档，实现真正的无纸化办公，确保档案的真实性、完整性、安全性、可用性。

2.4 加大企业档案管理信息化的基础设施投入

为了使得档案数字化更具科学性、规范性，就必须要配置好相应的硬件设施。首先，考虑到当下无法彻底实现无纸化办公的实际，应建立智能化档案管理库房，配备温湿度自控系统，实现档案有序排放、快速查找定位功能，将库房管理与档案管理共通，实现纸质档案的集中统一管理。但传统的档案管理形式，即纸质档案资料更容易遗失或受损，时间一长企业的档案管理工作便会陷入恶性循环的境地。若想彻底规避此种问题的发生，企业需要加大档案信息化基础设施的投入，持续提升企业档案管理部门的信息化技术水平以及相应的硬件设施完备性，将档案信息化系统作为核心，在纸质档案数字化的基础上进行知识分解，以便从数据库体系中开展档案资料的搜索、整理与使用。另外，还需对档案信息数据库进行备份，加大安全加密系统的创建力度。如果发生病毒入侵、文件丢失等问题，企业便可利用档案备份系统将受损的档案及时找回与恢复，更好地保障了档案的完整性、安全性、可靠性，把企业的损失控制在最低水平，保障企业的正常经营。

2.5 丰富数字档案的采集途径，建立海量档案信息资源库和档案网站

随着企业逐渐发展壮大，档案部门也必须积极开辟新的档案信息收集渠道与方式，并且要能辅助相关部门有效推进档案数字化建设，形成完善的档案数字资源库。若想做到对数字档案资料的最大程度应用，首先，应当确保数字档案的形成环境以及整体质量，这是取得理想的档案数字化建设效果的基础。其次，还要创建专门的档案室，作为存储、管理数字化档案的渠道，确保各项信息的顺利传递。再次，要对各种异构数据库档案信息实行迁移与集成，不断扩大档案信息资源库的总规模。最后，必须选取合适的发布档案信息的网络平台[3]。

在构建数据库期间，可一边输入一边进行打印，将卷内文件目录补充完整，同时检查输入资料是否正确，以此保障档案数据库内容的真实可靠性。使用扫描仪、数码相机等设备可做到对初始文件内容的数字化。部分初始档案已经较为陈旧、破烂，处于随时可能损坏的状态，只有将其数字化，方可保证源文件中的关键信息永久留存下来[4-5]。档案网站和企业内网间建立共享渠道，变被动为主动，主动推送科研档案编研成果、公司大事记等，充分展现档案的价值，创建现行文件的网络检索平台，以供相关人员随时查找、阅览，有序提升办公自动化程度，构建有助于企业长期持续、健康发展的环境。

2.6 构建安全高效的防护体系

保证企业信息化档案的安全性，应从以下几点入手。其一，利用先进的防护技术让档案信息更加安全、完整、可靠。其二，要制定健全的档案资料安全管理机制，以此防范档案资料的对外泄漏，降低各种意外风险给企业带来的负面影响。其三，还要建立机密信息保密机制，合理设置加密权限、各级职工查询权限、信息数据贡献权限等，将共享范围进行清晰划分[6-7]。

3 结语

随着科技水平的不断提高，促使信息、数字等技术在各大企业中广泛推广应用。档案资料是记录企业发展历程、经营活动等各方面信息的重要载体，能为企业今后的发展、重大决策的确定提供参考。所以，档案管理必须要做到高效、安全，不断完善数字化管理制度，还要重视培养有关管理人员的专业能力，确保其能满足新时代背景下的档案管理需求。要利用数字化技术，建立完善的数字化档案管理系统，提高档案查阅频率，带动企业经营效益的提高，实现企业更快更好的发展。