高校档案资源数字化建设的路径分析

◎方美文

一、引言

现代化、数字化档案资源是高校档案管理的重要表现形式之一，高校档案管理业务是现阶段高校综合管理的重要项目，为高校管理和发展提供重要的人才数据支持。随着智能终端和移动互联的大力发展，各大高校相继加快开展数字档案资源建设，这为传统的高校档案管理业务带来了前所未有的挑战。高校要抓住和运用好数字档案资源技术带来的时代红利，开展高效便捷的档案管理服务，提升自身综合管理的质量，为高校的长期高质量发展保驾护航。

二、高校档案规范化管理的必要性

高校档案管理的标准化、程序化有着一定的重要性。因为高校数字档案资源的标准化、程序化，能够提高档案管理水平，有效保护和利用档案，规范档案管理，体现出档案管理的必要性和重要性。

（一）高校档案管理是高校人力资源管理的基础

高校档案管理能够协调人力资源配置。高校所管理的教职员工档案资料，是教职员工日常工作水平和业务能力的重要参考，也是高校聘用和引进人才的主要依据之一。高校管理层通过对档案的查阅和细致分析，优化岗位职能的设定，并以此对每一位教职员工进行绩效考核、职务任免等，进行对员工的有效配置和管理。通过数字化档案管理，还可以对高校工作人员进行全面系统的数据统计，并在此基础上进行数据分析，进而有效量化高校工作人员的业务能力和专业水平，为高校人才引进、人才培养，以及后备人才梯队的建立提供数据支持。基于此，高校档案管理是推进高校人力资源管理系统化、规范化、现代化的有效措施之一，也是提升高校档案工作整体水平的重要基础。

（二）高校数字档案资源管理具有自身优势

1.提高档案材料的准确性、耐久性

数字档案资源管理可以有效提高档案材料的准确性、耐久性。传统的高校档案管理严重依赖纸质化材料和人工管理模式，这大大提升了档案管理的物质成本、人力成本、时间成本。纸质化材料容易出现破损或遗失的情况，提升了档案维护、保存的难度，极大地阻碍了档案管理工作的正常进行。而数字档案资源管理实现了材料无纸化，其依托互联网平台和智能终端，将档案材料转化为数字化的信息数据，通过互联网平台和云端服务器进行传输和保存，不需要大量场地来进行实体档案的存储，避免了材料损毁的风险，同时实现了材料信息的互联互通和快速传递。数字化档案信息还可以随时修正，甚至可以通过大数据对相关人员进行专门的档案信息数据统计，使档案材料的准确性和耐久性大大提升，这都是传统高校档案管理无法比拟的。

2.实现档案信息的精准检索和定向查阅

在传统的高校档案管理模式下，档案管理人员在日常工作时要耗费大量的时间对档案材料进行筛选、整理、归类，建立手工台账。当想要查阅特定的档案信息时，只能依托人工查询。由于纸质材料分类烦琐，占据空间较大，档案管理工作人员难以实现快速查找，需要一定的时间才能实现对纸质档案信息的定位，这不仅占用了大量人力资源，且效率低下。相比之下，数字档案资源管理实现了对档案信息的精准检索和定向查阅。档案管理人员通过数字化管理系统，运用其中分类、筛选的功能，就可以设计数字化目录，并依照档案分类设置不同的标签，进而实现对档案的精准检索。同时，通过对数字化管理系统功能的开发和运用，档案管理人员可以随时检查档案信息的完整性，一旦发现数据错误或数据遗漏，可以随时进行查缺补漏，这从本质上改变了档案检索和档案查阅的工作形式，推动了档案管理工作的进步。基于此，档案管理人员可以认识到，传统档案资源转化为数字档案资源不仅使档案检索更加快捷便利，并且实现了对档案信息的数据维护。

3.有利于推进高校数字化档案资源平台建设

高校档案资源数字化建设是高校数字化档案资源平台建设的前提和基础。一方面，通过对传统纸质化档案资源的数字化处理，能够实现对档案信息的数据转化，为高校数字化档案资源平台建设提供了信息数据的支撑；另一方面，通过数字化设备和相关软件的配置，在推进实现高校档案资源数字化建设的同时，也为高校数字化档案资源平台建设提供了硬件和软件方面的支撑。因此，高校档案资源数字化建设，能够极大地推进高校数字化档案资源平台建设。

三、高校数字档案资源管理的现状

（一）高校数字档案资源基础薄弱

目前我国高校数字档案资源管理基础相对薄弱，存在着意识不强、资源不足、利用受限等问题。高校对数字档案资源管理投入的人力和物力有限，数字档案资源建设过程中，既缺少足够的硬件配置，又缺少完善的软件支持，这导致高校档案资源数字化建设进程滞后，档案信息资源难以实现数据转化和共享共建，进而影响了高校档案的利用率。

（二）数据传输存在安全问题

高校数字档案资源中包含着高校每一位教职员工的相关信息，这其中既包括工作信息，也包括个人信息，对其的管理和维护涉及每一位教职员工的切身利益。一旦发生数据的泄露，会造成较为严重的后果。因此，在高校档案资源数字化建设过程中，信息安全是重中之重，必须受到高校档案管理人员的高度重视。在档案数字化管理的日常工作中，不管是通过互联网进行信息传输，还是通过智能终端、云端服务器进行信息存储，都有可能发生信息泄露等安全事故，这就对高校信息安全方面的硬件和软件建设，以及档案管理人员的信息化素质提出了较高的要求。

（三）部分档案管理工作者素质有待提高

社会经济和科技的快速发展，要求档案管理人员必须不断地适应各方面带来的变化，尤其要适应档案数字化建设的新趋势。当前，一些档案管理人员业务水平不高，专业技能有所欠缺，他们仅具备传统档案管理模式下的基本工作技能，但缺少系统的数字化知识框架和专业的信息化素养，难以适应高校档案资源数字化管理模式下的各方面工作，阻碍了高校档案资源数字化建设的进程。

四、高校数字档案资源管理优化策略

（一）从基础层面推进档案资源数字化建设

高校要加大重视力度，持续投入，加快档案资源数字化建设的步伐。可以设立专门的数字档案资源推进小组，规划场地和设备，从而通过硬件支持为高校数字档案资源管理提供数据库基础，循序渐进地提升档案管理业务信息水平，实现档案管理业务的发展与提升。同时，也可以独立或联合第三方建立管理平台，以加强对高校数字档案资源的软件支持。从硬件和软件两个基础层面，推进档案资源数字化建设。

（二）建立健全管理机制

高校档案资源数字化建设不仅要注重软硬件设施的配置，更要注重建立健全科学合理、规范系统的档案管理机制。高校要依据本校档案资源数字化建设水平和学校人力资源的实际情况，健全档案管理机制。要通过相关机制的推进与落实，对档案管理工作进行有效的监督，对素质较高、工作表现优秀的人员予以激励，对素质较差、工作态度欠佳的人员予以惩戒。要通过档案管理机制的常态化、长效化运行，推进高校档案资源数字化建设。

（三）加强信息安全保障

高校数字档案资源的保护可分为外部安全和内部安全两个层面。外部安全是指在硬件设备层面，服务器以及其他存储介质容易因为自然或人为因素发生损坏，进而造成档案资源信息的丢失；内部安全则是指互联网或档案室内部网络可能会因互联网病毒或其他原因造成档案资源信息的泄露或损毁。对此，要建立事前预防机制和全过程监控机制。在外部安全层面，要在综合考虑各方面因素的基础上，设置服务器以及其他存储介质。同时，要做好对存储介质的日常保养和维护，严禁无关人员的接触，避免因存储介质的故障对档案信息资源造成破怀。内部安全则需要健全网络防火墙和安全防护软件的配置，并且要对各类网络防火墙和安全防护软件进行模拟测试，保证其在各种情况下都能发挥防护作用。另外，对档案管理人员也要定期进行安全培训，培养其保密意识和数字化安全素养，使其具备熟练掌握各种安全防护软件的操作。

（四）加强高校档案管理人才队伍建设

要进行高校档案管理业务流程优化，就要加强高校档案管理人才队伍建设。档案管理人才队伍越强大，档案管理工作就会越顺利，反之亦然。两者相辅相成，能够形成良性循环，逐渐成为档案管理发展的重要力量。

高校必须加强档案管理人员培训，提升其信息化素养，促使档案管理人员掌握现代数字技术，能够利用计算机完成各种档案的数据采集、录入、数据分析和利用工作，提高档案管理水平。提高档案管理人员综合素质，要从以下几个方面入手。

1.对档案管理人员定期开展数字化培训

定期举办档案管理业务培训班，邀请档案馆的工作人员现场授课，分享自身工作经验，阐述档案管理的作用、价值和档案管理规范化的意义，让广大档案管理人员认识到档案管理的积极意义，使高校档案管理人员改变传统的工作思维和工作观念，主动转变工作形式，学习数字化档案技术，充分发挥档案自身的价值。

2.加强档案管理工作人员自主学习

档案管理人员在工作之余要加强自我学习，学习网络信息技术，提高计算机应用能力，进一步满足数字档案资源管理工作要求。

3.提升档案管理工作人员的积极性

实践中要重视档案管理人员的工作积极性的提升，对此，档案管理部门要制订考核机制，对各个岗位的工作制订考核标准，定期进行考核，促进各项工作稳定开展。

（五）加强高校档案数字化管理

当前，在高校数字档案资源管理的过程中，很多教职员工依旧对数字化档案资源缺乏了解和利用意识。因此，档案管理人员要转变传统工作思维，创新工作方法，要拓展多种渠道，从多个层面推进高校档案资源的数字化建设。高校档案管理人员可以举办档案宣传教育活动，邀请相关专业人士进行知识普及，让师生进一步了解高校档案资源实现数字化所带来的便利。高校档案室还可以利用本校已有的教育资源，举办数字化档案知识讲座，向教职员工介绍档案工作中基本的收录信息、数字化档案使用方法等。同时，还可以通过向本校师生开设专题知识培训，提高其数字化档案使用常识，使学生在利用档案过程中能够顺利解决问题。此外，在校内张贴宣传海报、通过微信公众号进行相关知识的推送、在学校论坛中发布相关内容的帖子等，也都有助于推进高校档案资源数字化建设和高校档案管理工作的开展。

五、结语

综上所述，高校档案数字化建设要从多方面进行综合考量，要在保证档案资源安全性的前提下，进行数字档案资源建设。在大数据背景下，信息呈现出爆炸式发展，这对传统档案管理带来较大冲击，基于当前数据量激增的实际情况，对各单位的档案管理工作也提出了全新的要求，档案数字化建设有了明确的方向，因此，相关工作人员要在实际工作中加快档案管理理念的转变，进一步对档案数字化管理策略进行优化，使档案数字化建设能够更好地顺应时代的发展和变化，全面提高档案数字化建设的水平，向规范要求看齐，更好地服务高校教学科研、综合管理、社会服务、文化传承等工作，为档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。