电力档案资源建设与开发利用一体化模式探析

摘 要：在数字经济发展的新形势下，电力行业的经营范围和内容出现新业态，档案工作要紧跟行业发展态势，创新性打造电力档案资源建设与开发利用的一体化新模式，更好发挥档案价值。本文分析了电力档案管理发展的新趋势，对电力档案资源建设和开发利用的路径进行了分析，旨在为实践应用提出有借鉴意义的方案。

关键词：电力档案；资源建设；开发利用

近年来，数字经济发展速度之快、辐射范围之广、影响程度之深前所未有，正推动全球生产方式、生活方式和治理方式深刻变革[1]。电力档案管理进入了数据化、智能化管理阶段。为更好地适应时代发展要求和发挥档案价值，要加强档案资源建设和开发的一体化，为档案管理和利用赋能，进一步推进电力档案数字化转型升级。

1 新形式下电力档案资源管理的新特征和存在问题

1.1 新形式下电力档案资源管理的新特征

1.1.1电力档案系统性增强。电力档案专业性强、种类繁多、涉及面广，就电力工程而言就包括前期设计、施工、后期维护和应急处置等诸多环节，每个环节都涉及档案的整理与利用，电力档案成套性增强，对档案收集和整理提出了较高要求。比如电力事故处置档案就包括成套性的电力工程档案、事故处置档案、事后评估档案等。

1.1.2电力档案动态性增强。当前，电力行业以市场化改革为导向，逐步从以发电为主导转向多元化业务发展，不断推进清洁能源开发和节能降耗，电力的生产、运输、供应和管理向智能化和产业融合发展，在这一历史过程中产生了大量的新电力档案门类和载体，档案管理者需要不断地更新档案资源，做到电力事业发展到哪里，档案收集和服务就跟进到哪里。

1.1.3电力档案综合性增强。新一轮科技革命和产业革命催生能源电力新业态新模式。以网络化、信息化与智能化为核心的第四次工业革命浪潮袭来，使能源电力和数字技术紧密融合，能源体系和发展模式正在进入崭新阶段，新兴的电力档案资源专业性、综合性显著提升，数据化管理趋势明显。

1.1.4电力档案利用率提高。随着电力行业电子签章、表单审批、数据自动采集等技术的广泛应用，形成“来源可靠、程序规范、要素合规”的高质量数字化档案，实现了数据资料在线化、自动化、规范化，实现电子档案收、管、存、用的全生命周期管理，檔案查询利用更加便捷；此外，在电力行业转型的背景下，对档案利用也急剧增长，档案发挥价值的空间得以拓展。新形势下电力档案发展的新特点，需要加快推进档案数字化建设，推动档案数据与开发利用的全过程融合，以信息化手段提高档案管理和利用水平。

1.2 数据化管理模式下电力档案存在的问题

一是专业领域拓展不够。智慧档案管理场景推进不充分，尚未形成管控模式科学、技术体系健全、支撑要求齐备的智慧档案管理体系，与电力行业数据化智能化管理的新业态不相适应，特别是电子档案“单轨制”运行不畅通，电子签章申请、制作、发放、使用、注销环节尚未形成制度化安排。二是档案工作价值展现不充分。围绕电力事业发展的中心任务，比如电网安全、特高压和全球能源互联网等重大任务开展创新性的服务力度不够，未能形成有效地档案服务供给；对有关档案信息的综合加工和深度发掘不深入，有力度、有深度的档案产品不够丰富。比如，安全生产是企业发展的底线，有的档案部门未能充分利用安全事故档案资料为公司安全生产提供有效地资政服务。三是档案价值传播不足。对档案在提升电力企业形象和影响力的作用上认识不充分，档案宣传力度不够，新媒体在推动档案价值传播和讲好国网故事上潜能还未能充分释放。四是档案资源建设不足。对重要人物、重要活动、重要专题档案建设重视不够，比如，电力重大项目往往投资高、周期长，新能源、新技术应用广泛，是电力行业发展的代表性工程。在目前的档案收集中，由于前端控制不够和顶层设计不充分，部分重要的档案资料在建设过程未能及时归集造成了遗失，为利用查询带来极大困难。五是支撑要素不完善。档案数据库研发与建设处于初级阶段，有的数据库建设还停留在基本信息管理、日常反馈和变动维护、统计分析等阶段，尚未在开发利用上取得新的突破。

2 以电子档案资源建设为基础，推进档案治理体系建设

2.1 加强“三合一”制度编制

机关档案“三合一”制度，即将机关档案分类方案、归档范围和保管期限表三合一，是规范和指导档案收集、整理、归档、鉴定和销毁的一项基础档案管理制度，是国家着眼于新时代的要求，推进档案治理体系和治理能力现代化做出的政策尝试之一，也是档案资源建设的指导性制度。对照“三合一”编制要求，电力部门要根据工作实际，科学划分档案门类，逐步探索大分类方案，比如机构档案、人事档案、合同档案、项目档案等，电力企业档案门类应根据经营状况和服务对象，进行调整和改变。要科学合理确定归档范围。按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》要求，要将反映电力事业发展全貌，对于国家社会建设有重要价值的材料纳入归档范围，同时将电子档案、实物、照片、影像等一并纳入收集，为开发利用奠定坚实资源基础。要科学划分保管期限，坚持以国家和社会建设为本的原则，对利用率高、价值较大的档案门类进行长期保管，坚持“以我为用”的方针，把科技创新等重要档案长期留存好，为企业创新提供精准的资料参考。

2.2 加强电力档案资源收集力度

2.2.1要在重点项目收集上久久为功。在实践中，文书档案、会计档案等收集较为齐全，重点项目档案管理不落实、档案收集不齐全、竣工档案编制不认真、档案移交不完整等情况在电力档案管理中或多或少的存在。特别是随着电网建设、新能源项目建设等重大建设项目的启动和竣工，这些项目的建设周期、规模、投资和复杂程度都是前所未有，对加强电力项目档案管理都是新的考验。电力档案部门要加大对重点建设项目档案管理的监管力度，在业务上给予更多指导帮助，在监管上更加有力度，确保《档案法》和国家有关重点建设项目档案管理的规定得到认真全面的贯彻落实。

2.2.2要在精准征集上下功夫。电力档案涉及部门多、周期长，受人员更替的影响，档案收集不齐全的问题较为突出，比如反映重大节点、重大事件的照片、视频资料缺失，无法真实地反映电力行业发展全貌。电力部门要进一步摸清档案家底，梳理历史上发展的大事要事，从事业发展的高度积极联系相关部门和人员，通过资料征集、口述档案采集、实物档案捐赠等形式，打造更为齐全、完整地档案资源体系。

2.3 加强电子档案资源整合力度

2.3.1树立数据化管理理念。随着大数据技术和电子档案“单套制”的推行，传统档案管理方式已不适合时代发展。对于档案工作者来说，要树立以电子档案为核心的管理模式，实现档案从移交、审核、统计、利用和管理的全流程现代化，以电子档案引领档案治理效果提升，实现档案人员的数字化理念转型。

2.3.2优化电子档案门类结构。以高效查询利用为导向，在档案检索方面对档案类别进行调研分析，结合电力行业发展的方向和趋势，对重大项目工作、信息产业项目、电力科技创新等给予重点建设。对传统的档案类型进行优化组合，比如电力工程档案等，重新梳理档案内容，提升档案资料的利用率以及检索效率。再比如，有的地区按照相关标准来规范档案题名，建立关键字词库，提高了档案检索的准确性与效率[2]。

2.3.3搭建智能化档案管理系统。智能化管理系统是实现征集和开发利用一体化模式的基石，管理系统要实现档案收集、存储、管理、共享、迭代、创新、再利用的一个全生命周期管理，特别是在收集方面，实现多元化收集，支持多种类型的档案，如图片、视频、各种文档（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）等[3]。在系统搭建初期，要强化数据顶层设计，创建OA系统软件与档案管理软件的接口，实现办公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作，档案数据的管理效率能够得到大幅度提升。

2.4 建立专题档案数据库和在线开发利用功能

专题档案数据库对于特殊类别档案的查找和利用能够带来极大便利，电力企业要根据实际工作中的需要，有针对性地开展专题档案数据库建设。比如，有的企业探索建立了电力事故档案数据库，对现场勘查报告及事故现场勘查材料，包括事故现场图、照片、录像，勘查过程中形成的其他材料，以及事故技术分析、取证、鉴定等档案，包括技术鉴定报告，专家鉴定意见，设备、仪器等现场提取物的技术检测或影像材料等，进行了集中整理和数字化，形成独立的档案数据库，能够作为经验总结和安全教育素材库。为更好地进行档案资源开发利用，数据库应提供电力档案专题的在线编研功能，编研人员可在线编制计划、分配任务，并可根据编写的专题内容进行素材收集，获取有价值的信息，数据库应同时预设模板，自动生成可以展示的编研成果，支持电子书、doc、pdf等不同文件格式，为档案利用提供强有力的技术保障。

3 以电力档案开发利用为关键，推进档案治理能力建设

3.1 提升服务中心工作水平

3.1.1加强档案编研工作。档案编研工作作为传统的档案开发利用形式，在精准服务中心大局上发挥着重要作用。要瞄准电力行业供给侧结构性改革、新能源产业发展、电力体制改革、智能技术应用等重点问题，根据档案室藏结构，精心编制资政专报、资政参考、信息专报等，为党委政府提供精准的电力信息服务。比如，云南电网公司撰写《融入扶贫民生工程档案助力脱贫攻坚》，创新性打破项目档案传统的“末端收”模式，详细论述了贫困村电网升级改造项目从立项、设计、施工到竣工投运的全过程，使档案见证了脱贫攻坚任务的艰辛历程，为脱贫攻坚工作留下了珍贵记载，该工作案例在全省范围内应用推广。

3.1.2创新利用形式。围绕重大节点，开展主题展览、调研访谈等形式，以档案的全新视角展示电力事业伟大成就。2022年，云南电网公司开设“喜迎二十大 档案颂辉煌”主题展览，以多元视角深入挖掘电网人在电力发展的百年历史中蕴含的思想内涵和精神内核，提炼形成“道路篇”“赋能篇”“初心篇”三个篇章。展览将史料、图像和实物结合，通过珍贵的照片、实物、文献、档案等，展现电力发展中的里程碑成果，同时讲述一件件真实鲜活的故事，突出百年来电网人为电力发展做出的贡献，电网人与电力工业间的深厚情感。

3.1.3发挥育人功能。档案是历史的真实记录，是教育人引导人的重要教材，开发电力档案价值，能够使人们从电力事业发展中体悟党的初心使命。比如，云南电网公司连续5年开展国际档案日系列宣传活动，展示档案工作价值，传播档案文化；出版《耀》《西电东送30年历程》等编研资料；开展口述历史档案采集，挖掘档案服务电网发展的鲜活事例，实现了档案工作育人功能。

3.2 打造为民服务新路径

3.2.1开辟线上查询服务，提高电力档案利用率。围绕群众对档案利用的新需求，要创新手段，应用先进的互联网技术，开辟微信公众号、手机客户端等新媒体手段，优化查询流程，让人民群众更加便捷地利用电力档案。早在2008年，云南电网公司抗冰抢险就用“减法”深化服务，让查阅者办事更简便，在档案利用服务环节上进行简化、优化，在系统内外网公布档案查阅利用流程，实行“一次性”告知服务。对普通档案的查询利用，只需登录系统终端上的协同办公档案信息平台，便可进行库存档案检索和电子借阅申请，授權通过后，即可查阅档案，避免利用者来回奔波。

3.2.2着力加强电力档案文化建设，满足人民日益增长的文化需求。围绕档案活起来、动起来，将档案资料以短视频、网络展、文创产品等形式呈现，展示蕴含的历史文化印记，深入领会档案服务为民的深刻内涵。国网仙居县供电公司深挖馆藏资源，加强与当地电台合作，推出相关的宣传节目，围绕电力发展、文化、科普、服务等多个专题，介绍和讲述电力发展档案文献遗产和馆藏珍贵档案及其背后的故事，受到群众的普遍好评。

3.3 持续强化互联互通

新修订的档案法明确规定：不断完善利用规则，创新服务方式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件[4]，简化手续，提供便利。当前，“一网办事大厅”在部分地区已经推广，加强与大数据、档案、行政审批等部门的合作，积极拓展档案资源共享平台服务网络，做好与专业档案馆的互联互通，将档案共享服务延伸至基层，开辟异地查档新通道。要以互联互通激活档案服务，加强与上级数字档案资源共享平台的对接，完善“互联互通、异地查档、跨馆出证”档案服务模式，使群众查档流程缩减、查档速度提升、查询内容增多，提升了档案公共服务能力，切实提升群众的幸福感和满意度。

参考文献

[1]王思强.抢抓数字化发展机遇[J].中国电力企业管理，2023（03）：25.

[2][3]王一波.信息化背景下文书档案管理转型工作分析[J].兰台内外，2023（06）：28.

[4]孙晶晶.电子签名如何应用于高校档案服务？[J].中国教育网络，2022（12）：15.

作者简介：吴冬梅 （1975— ），研究生学历，云南电网有限责任公司档案管理专责、副研究馆员，主要从事电力企业档案管理。