RPA 财务机器人在共享中心的应用研究

钱红光，鲍 莉，严舟航

（1.2.湖北工业大学，湖北 武汉 430068；3.武汉轻工大学，湖北 武汉 430040）

远有结绳记事、绘图记事到古代时期甲骨文与初级记账，近代会计出现复式记账方式并产生成本会计，现代企业结合会计电算化，会计核算手段得到快速发展。目前在“大智移云”背景下，会计已然进入会计信息化时代。在大数据环境下财务共享中心随着时代的发展应运而生，这种模式的广泛应用在某种情况下会出现一定的弊端。如企业财务工作在根本问题上得不到快速的提升，RPA 即智能财务机器人的出现，可以推动企业财务活动在各个流程中得到快速提升。

一、相关概念及公司简介

（一）RPA 与财务共享中心

RPA(Robotic Process Automation）又名机器人流程自动化与智能财务机器人，是根据IT 人员预先设定的规则程序，模拟人进行财务工作活动①。它具有容错率低，无区域限制，高精确度，强大可伸缩性等特点，在不破坏当前应用程序与系统的情况下，可7×24小时不间断工作，大大提高了企业的工作效率②。张杨军指出，RPA 通常被应用于大型企业财务工作中，最重要的功能就是简单重复劳动③。从功能上说RPA 可以实现数据收集、数据分析、图像识别与信息监控等，是数字化支持的智能软件，相比于传统软件开发周期，RPA 开发周期更短、设计更加简单。财务共享中心设定的目的是提升企业工作效率、 优化组织结构、 规范企业运营流程、 降低企业营运成本等。依靠高科技信息技术与数字化智能化，市场与企业人员共同享受专业化服务的分布式管理④。丁琦峰指出，企业建立财务信息系统平台，为企业提供标准、规范、低成本核算服务管理模式⑤。财务共享中心通过财务共享、数据集中、基金管理集中、核算体系共享等平台，对企业业务简单单一、批量化的工作内容进行高效处理，可以极大实现企业利益最大化。

（二）M 公司简介

某餐饮集团（下文简称M 公司）是美国跨国大型连锁企业，M 公司在中国不同地区拥有21 家子公司，2016 年11 月1 日独立在美国纽约证券交易所上市并且于2020 年在香港上市。主要出售的产品为快餐食品，深受青少年与年轻人的追捧。M 公司旗下包括a、b、c、d 等8 种品牌。据2019 年底统计，a 品牌在中国门店有6534 家；到2022 年，a 品牌在中国已超7000 家，所有品牌总店铺超1 万家。2015 年国家提出会计信息化与智能化，结合大数据时代发展，M 公司于2015 年在武汉成立财务共享中心，处理旗下所有品牌及店铺水电费用、员工薪资、人员招聘、内部加盟商的往来款项等财务工作。

二、RPA 在财务共享中心的应用

M 公司旗下子公司分布较广并且占领较多的市场份额，总公司与子公司，子公司与旗下加盟商，所属地店铺与相关公司之间会产生较多的交易事项并形成往来业务。钱倩指出，RPA 可以在财务共享中心的绩效管理、档案管理、资金管理等12 项流程中得到广泛应用⑥。本文以月度业务为例主要阐述RPA 在费用报销、发票管理与认证、资金付款与收款和总账到报表处理的应用流程。

（一）主要业务流程梳理

1.RPA 在费用报销的应用。M 公司企业规模较大，旗下企业员工众多，RPA 在员工费用报销使用频率较多，应用流程如下所示:（1）员工根据实际发生业务提出申请。实际业务是费用报销的起点，企业成员如出差生病形成的车费、住宿费、团建费与医药费，在获得相关发票后，员工在企业自助服务平台员工报销里填写发生事件、时间、地点与金额等相关事项并添加发票电子附件，RPA 根据员工所写内容自动形成员工报销申请单与条形二维码。财务共享中心核查组在自助服务平台检验发票真实性与金额一致性，检查通过后邮寄到M 公司财务共享中心做账与存档。（2）RPA 智能审核。财务共享中心接收相关文件，利用OCR 扫描技术扫描二维码形成源数据。RPA 将源数据、财务系统和自助服务平台进行完整性检查，核查一致，RPA 实现自动付款。（3）生成日记账凭证。财务共享中心利用源数据与银行付款明细开具发票，使用Excel 对源数据进行整理并生成日记账凭证。

2.RPA 在发票管理与认证的应用。M 公司财务共享中心在发票管理上还没有实现全流程自动化管理，但在具体流程上比较成熟：（1）对账单发送及核对。月初财务人员在JDE（是J.D.Edwards 公司制作的集成化财务记账系统，下文简称JDE）下载上月全国市场与加盟商提供的业务款项，包括员工薪资、货款、运费等费用。RPA 自动通过开票单位编码、税率税区码、金额、税率等相关信息，把同一公司往来款项形成业务往来对账单。利用设置的规制，在特定的时间里RPA 通过邮件把对账单发送给对应公司或市场负责人，经核对无误后，市场负责人根据内部往来对账单开具发票。（2）发票接受与税局认证。如图1 所示，市场负责人根据对账单开具的发票邮寄到财务共享中心，财务共享中心检查和录入对应的发票信息并形成发票清单。月底RPA财务机器人借助发票清单信息和逻辑判断函数与税务局发票信息核对，利用特定的脚本自动在税务局对发票进行认证。作废红字发票也可以通过RPA在JDE 进行自动核销。

图1 发票流转对比图

3.RPA 在资金付款与收款的应用。收款与付款是企业运营的重要组成部分，主要包括发送对账单，银行付款与收款，网银下载与核对，智能收付款核销主要流程如图2 所示：（1）对账单发送与核对。流程与发票管理流程一致。（2）银行付款与收款。对账单确认无误，付款组在特定的时间利用RPA 在网上银行进行集中付款。（3）网银明细下载和整理成Excel 格式。（4）智能收付款核销。依据收付款网银数据，RPA 借助爬虫程序从JDE 外围系统模拟人进行收款付款确认工作。双方主要流程如下所示：一是银行付款流程：次月邮寄往来明细表，发票等给付款方→付款方核对无误进行付款→财务共享中心发起清款走审批流程→总账主管过账→发票认证、税金入账。二是银行收款流程：次月内部往来结算单与发票邮寄给相关市场→月末下载银行明细→网银明细通过RPA 生成标准格式→RPA 自动收款核销→重复。三是若出现例外情况，由财务人员人工进行检查核销。财务人员检查收款记录是否完整并上传银行回单，无误后将批号交给主管过账生成财务报告（图2）。

图2 银行收付款核销对比图

4.RPA 在总账到报表处理的应用。（1） 数据核对。关闭账户之前，RPA 借助自动化流程技术在JDE 外围系统中进行关闭账户请求的处理，对内部往来应收款项、应付款项、银行对账、加盟商对账等内容及相关明细进行核对。若RPA 出现报错，财务人员对出现报错的地方进行人工核对查验。（2）请求过账。对企业内部往来款项中的货款、员工薪资、税金等内容，RPA 在JDE 外围系统运行过账，例外事项财务人员进行人工处理。（3）关账前期完整性检查。核对明细表，总账，账龄分析表，调节表等。（4）由科目汇总表产生财务报表。月结关闭账户后，M 企业借助RPA 运行JDE 外围系统中财务报表的请求，自动生成四大报表⑦。

（二）RPA 应用小结

结合M 公司往来业务流程，由图3 可知RPA财务机器人的应用主要贯穿数据获取、账单发送、税务管理、内部结算以及凭证生成等业务。根据财会业务种类的不同，将RPA 划分为不同种类的机器人。从上述流程可知，M 公司财务共享中心正处于发展阶段，RPA 已经广泛用于大量简单且重复性较高的业务模块，部分业务模块还处于人工操作流程。目前M 公司根据业务需求已自主研发近100 个不同功能的财务机器人。随着M 公司流程不断优化以及自动化技术不断升级，M 公司有望将整个业务模块实现自动业务流程化，提高准确且快速的工作效率。

图3 RPA 业务流程

三、RPA 在财务共享中心存在的弊端

RPA 虽然在M 公司财务共享中心广泛运用，但目前还存在一定的弊端，主要缺点如下所示：

（一）RPA 优化更新较为频繁

M 公司所处理的会计业务包含代垫薪资、委托股利、加盟商货款往来等，这些业务已占据所有财务业务的80%，M 公司今后打算将所有财务工作承接到财务共享中心。所以根据企业项目需求需要不断变化，RPA 就需要不断优化。同时M 公司RPA 在月末处理大量重复性的工作时，在源文件没有任何问题的情况下会出现停止运行程序的状况，例如核销收款程序停止运行，这时需要财务人员人工随时检查，占用财务人员额外的工作时间。尤其在月结期间，财务人员会消耗大量有效工作时间，加重工作任务，没有在月结期间有效提高工作效率。

（二）RPA 的研发占用大量时间

财务人员与IT 技术人员分属不同领域，工作内容相差较大，想要研发一款专属于M 公司的财务机器人，需要二者进行有效沟通。财务人员根据自己工作内容的需求向IT 讲解工作流程，IT 根据财务人员的讲解编写运营程序并进行适用性与完整性测试。出现问题还需要双方检查核对，所占用的时间是巨大的。

（三）RPA 运营与后期维护成本较大

相较于普通办公软件，首先财务机器人需要更为高端的后台与软件配置，也需要IT 技术人员对财务工作设定标准规范的代码，对于小型企业RPA 的运行成本会远超过预期带来的利益。所以RPA 目前都集中在大型企业与会计师事务所，对于小型企业还需要研发较便宜的RPA。其次，RPA 可以7×24 小时不间断地对大量简单易错的业务进行处理，非必要情况下RPA 的电脑不会关机，这种高消耗比平常办公电脑损耗更大，需要配备专门工作人员定期进行优化升级，其中维护成本会高许多。

四、研究建议与结论

RPA 目前还处于逐步发展阶段，主要应用于大型企业，小型企业由于企业规模和成本利益等考虑还处于会计电算化时代。M 公司财务业务量较大且工作模式在不断优化，RPA 经常会出现特殊情况报错与程序过低，需要不断更新。陈虎指出，RPA 和人工智能都能在一定程度上替代原有的人工劳动，但是二者有较大的区别⑧。RPA 是根据信息技术人员设置特定标准的程序，只会根据前端设定的要求执行命令。而人工智能具有自主学习能力，能通过大数据不断改正自己的行为。所以对M 公司主要有以下建议：（1）M 公司结合自身业务量与经营模式，向人工智能发展。虽然AI 技术还处于初步探索阶段，但随着RPA 技术的不断发展，RPA 加AI 融合形成的IPA 将会成为未来的发展趋势。（2）配置优良人力资源。财务共享中心特定的运行模式，在员工上岗之前应先培训，以满足工作需要⑨。（3）设定专业检测人员对RPA 电脑进行定期维护。虽然配备专业检测人员会提高企业运行成本，但RPA 一般都存在资金雄厚且规模较大的企业里。若RPA 在月末、年末财务工作繁忙时出现问题，不仅没有提高企业的运行效率，反而因为着急解决RPA 的问题，耽误正常结账工作任务。配备专业检查人员不仅不会提升企业成本，反而因为高效率完成工作提高企业绩效。

综上所述，本文在大数据背景下对RPA 在M公司财务共享中心应用的相关概念、 运营流程、存在的问题等方面进行论述，M 公司的财务共享中心经过多年来的发展已经形成规范化标准化的工作模式。RPA 在处理企业财务大量较高重复性的工作中，发挥了财务机器人自动化与智能化功能，不断优化企业财务工作中出现的简单、 高重复性工作，大大提升了工作效率。但是M 公司的RPA 还处于不断发展阶段，会不定时地出现例外情况占用财务人员额外的工作时间。随着RPA 的不断优化，财务机器人促进了企业财务的转型，把财务人员从低级简单的工作中解放出来，让财务人员从事高创造性和更有价值的工作。