物业服务企业优化全面预算管理的有效措施探讨

武文洲

（深圳天安智慧园区运营有限公司，广东 深圳 518000）

物业服务行业的市场竞争日益激烈，推动物业服务企业积极改革，寻求管理突破点，以此获得市场竞争优势，而全面预算管理进入物业服务公司管理中并进行应用，已经成为一种重要管理趋势和管理手段。全面预算管理作为集战略、系统、全面特性为一体的现代化管理会计工具，其可以通过计划、协调、控制、考核、评价等功能协助企业提高管理质量，实现企业的战略目标。

一、全面预算管理概述

全面预算管理，是利用预算对企业内部各部门、各单位的各种财务及非财务资源进行分配、考核、控制，从而有效地组织和协调企业的生产经营活动，实现既定的经营目标。通过全面预算管理，企业可以有效实现资源合理配置，基于全面预算管理对企业的生产经营计划进行量化，为资源配置提供依据，配合完成企业的经营目标[1]。全面预算管理主要包括经营预算、专项决策预算、财务预算等内容，每一个预算内容都是独立的整体，且相互依存，共同构成一个预算整体，称之为全面预算管理体系。

二、全面预算管理在物业企业应用中存在的主要问题

（一）全员预算意识尚未形成

物业服务企业的全员预算意识尚未形成，物业服务企业虽然已经引入全面预算管理，但是，企业部分员工对全面预算管理的认识不准确、不充分，导致预算工作开展过程中面临较多的阻碍，预算管理不合理，无法取得预期实践成效。全面预算意识未能深入人心，导致上下级沟通屏障突出，全面预算管理计划难以落实到基层，企业预算管理流于表面。

（二）全面预算管理体系有待完善

物业服务企业的全面预算管理体系尚未完善，主要表现为以下两个方面。

1.全面预算管理组织结构不完整。多数物业服务企业的预算管理工作由计划财务部负责，并未设置独立的全面预算管理委员会，这样会导致各部门对全面预算工作产生错误的认知，认为预算工作归属于财务部，在预算编制和执行过程中未能积极配合。

2.全面预算管理制度体系形式化问题突出。以某物业公司为例分析，该公司于2019年对预算管理制度和办法进行改进优化，针对预算准备内容、预算编制方法、预算执行规定等补充说明，但就实际管理而言，其预算管理制度办法还存在一定的问题。一是制度指导性较弱，在该公司的预算编制制度中仅仅只对各职能部门的职责权限进行划分，并未就其工作提出详细的操作指导，给出预算编制表格模板，但未明确说明如何获取和填报相关数据；二是预算管理体系内容不完整，该公司的预算管理制度中针对预算编制、执行板块的要求规范，其重点放在年终预算回顾、定期预算分析方面，却忽略了预算差异分析以及预算调整等方面的内容；三是预算管理制度灵活度较低，该公司的制度内容模式固定，无法应对突发情况下造成的预算编制和执行问题。

（三）预算管理与企业战略未实现统一

全面预算管理是落实执行物业服务企业战略的重要手段之一，因此，预算管理必须与企业的战略规划紧密贴合，在预算计划中反映企业长短期规划展望。但是，在实际经营过程中，部分物业服务企业的全面预算管理未能与企业战略形成统一，战略环境对预算管理的作用较少。一方面，物业服务公司的管理层在预算管理中存在固化思维，未能将已制定的战略规划作为预算编制导向，而是以经营指标为主编制预算，预算指标无法精准反映企业未来经营计划，与全面预算管理思想相悖。另一方面，部分物业服务企业并未面向全员宣讲战略规划，预算人员对战略规划不甚清楚，进而在预算编制期间缺少战略管理意识，不了解企业的未来发展方向，导致预算偏离企业战略目标和长期战略规划。

（四）预算编制过程缺乏科学性

物业服务企业的预算编制过程缺乏科学性，具体表现在以下几方面。

1.预算指标失真，物业服务企业并未细致分解预算指标，只要求各部门保证预算指标与总体目标一致，预算编制要求不严格，导致各部门对待预算编制不重视，甚至敷衍了事，严重影响预算报表的真实性。

2.预算编制准备不充分，对于非财务人员而言，其对预算编制内容相对陌生，而且物业服务企业的业务部门、项目部门人员更替频繁，个别员工在本年度预算结束后离职，新入职的业务人员对公司预算工作不熟悉，或者过去的预算编制方法和当前要求相差较大，将导致预算编制成本增加[2]。物业服务企业在预算编制工作开始之前未能进行系统的培训，从而面临预算编制过程中业务部门的编制问题频出，预算人员必须抽出时间和精力反复多次地指导业务人员填报预算表格，长此以往，预算人员心有余而力不足，对预算工作产生抵触心理。

3.预算编制效率较低，以某物业公司为例，该公司使用用友财务软件进行预算管理，软件系统中包括预算模块，但使用频率较低，该公司依旧倾向于使用手工制表的方式编制预算，而手工制表方式下的预算编制耗时较长且出错率高，财务人员需承担较重的数据汇总压力，与各部门的数据信息对接难度大，整体预算编制效率差强人意。

（五）预算监控和分析的有效性不足

预算监控和分析是保障预算执行有效性的关键措施，但是，物业服务企业的预算监控以及分析工作尚未达到预期管理目标。物业服务企业的预算监控工作目前仍由财务部门负责，未能设置审计部门负责预算监控管理工作，导致“运动员”和“裁判员”身份全部集中在财务部门一身，预算监控独立性和公正性不足。同时，在预算分析过程中，物业服务企业的预算分析参照指标不合理，无法准确地反映企业预算编制和执行中的问题，而且预算分析以利润表为重点，未能涵盖资产负债表和现金流量表，预算分析范围不全面。预算分析工作全部由财务部门承担，其他职能部门的配合程度较低，财务部门主持的预算分析侧重于财务性指标，其给出的分析结果不被同级部门所接受，甚至企业利润中心直接忽略财务部门提出的预算执行意见。

（六）预算调整和考核刚性不足

物业服务企业的预算调整和考核工作刚性不足，一是预算调整程序不清晰、规定不完整，由于预算执行期间企业内外经营环境不断变化，因突发因素或是重大变化而导致的预算调整不得不调整，但是，企业的调整程序不清晰，使预算调整过程中出现浑水摸鱼现象，个别部门因预算执行进度不合理而超出预算，为通过后续考核而选择申请预算调整，而企业对调整申请审批不严格而导致此行为被姑息，严重影响企业预算的严谨性。二是预算考核工作不全面，尤其是物业服务企业的预算考核内容不全面，考核对象单一，导致企业员工对预算考核的重视程度低，未能在考核鞭策下积极服务于预算管理目标。

三、物业企业优化全面预算管理的有效措施

（一）践行全面预算管理原则，深化全员预算意识

物业服务企业应当坚持全面预算管理原则，对内宣传全面预算管理，定期组织讲座培训活动等，指导企业员工学习全面预算管理要点，帮助企业全员树立科学的预算意识，要求其在日常工作中坚定履行预算职责，配合预算管理计划落实。此外，企业管理者应树立科学的预算管理意识，以身作则，并加强企业范围内对全面预算管理的宣贯，以提升整体员工的预算管理意识。

（二）完善全面预算管理体系，夯实预算管理基础

完善的全面预算管理体系是有序执行预算管理计划的基础。首先，物业服务企业应建立全面预算管理委员会，成立预算管理决策组，由企业高层组织建设，下设预算管理办公室，安排各职能部门负责人参与并构建预算管理办公室，设置专门人员进行统筹管理，在高效的组织下完成预算管理任务。全面预算管理委员会负责把控预算方向、审批预算等职责，预算管理办公室则负责预算编制、调整、考核、分析等工作，物业服务企业必须健全预算管理体系，细化管理流程，明确职责归属，合理分配职能部门和责任人的权责。其次，在预算管理办公室下设置预算管理小组，负责日常预算管理工作，例如，分解预算目标和落实工作、预算执行和调控监管工作，预算管理小组成员可以由相关部门负责人等组成，分管制度建立审核、预算编制准备、各部门预算汇编、审核总预算并提交预算、审核预算调整机制并报送决策机构、监督各级部门预算执行、向上级提报业务财务预算、协同人力资源部门制定预算考核指标[3]。最后，建立健全预算管理制度体系，企业应将科学的全面预算理论体系融入预算管理制度中，加快制度建设工作，并且分析企业不同时期的预算管理问题，深挖特殊业务板块经营问题，再结合具体理论对预算管理制度进行更新完善。同时，企业应将制度执行规范和具体操作指引印刷成册，分发至各个员工手中，要求各部门人员严格履行手册规定，贯彻落实制度规范。

（三）强化企业战略与预算管理的关系，明确预算目标

全面预算管理是落实执行企业战略规划的重要工具，物业服务企业需要基于清晰的企业战略目标，以指导全面预算管理，强化企业战略和预算管理的关系，明确预算目标。在全面预算管理开展过程中，企业需要以战略为导向制定预算目标、确定预算指标、制定预算计划，在预算管理计划中反映企业的长远发展规划，确保通过预算管理可逐步落实企业的长期战略规划。企业管理层则应当强化战略预算意识，正确认识预算目标，并且面向全体员工仔细宣讲企业战略规划，保证企业全员可以清楚认识当前的发展计划以及未来发展方向，从而确保预算不偏航，将战略目标以预算目标形式分解至基层员工，促使员工高度认同企业战略和文化，进而积极、主动地践行目标。

（四）以现代化管理技术为依托，优化预算编制过程

信息时代，财务管理改革如火如荼，财务管理信息化、智能化已逐步实现，作为财务管理的一项重要组成部分，预算管理信息化建设也应加快步伐。对物业服务企业而言，其预算管理覆盖范围较广、预算内容复杂，仅凭人工录入无法保质保量地完成预算编制，甚至可能出现预算编制出错而导致预决算差异过大的问题。对此，物业服务企业应加快预算管理信息化建设，充分应用企业财务软件系统内的预算管理模块，并且针对企业预算需求引入大数据技术、云计算技术等多种新兴技术，强化预算管理模块的功能，实现预算数据采集分析、数据汇总自动化，节省预算编制成本，提高预算编制效率，降低预算编制过程中的错误概率。

（五）深化预算监控与分析，严密监督预算执行

对于预算监控工作，物业服务企业需要设立独立的审计部门，在企业高层的指导下全面负责预算监控，严密监督预算执行过程，在预算审核指令下发后，审计部门则要对预算执行数据进行严格监控，及时与预算管理委员会沟通预算外事项，获得监管审核权限。同时，企业应当在各职能部门中设置预算监察岗位，负责与审计部门对接信息，由监察员密切监督预算执行，及时反馈异常情况，最大限度地降低企业经济损失。在全面预算管理过程中，企业应不断强调内部审计部门的重要性，并且内部审计前移至预算编制环节，从预算之初开始实施监管，对预算进行全面审核[4]。而且审计部门必须熟悉企业各项经济业务流程，进而收集准确的预算数据信息，准确定位预算问题，协助企业高层调整预算决策，加深企业预算与管理的联系。

预算分析是保证企业预算执行有效性的关键，预算分析中的差异分析尤为重要，因此，物业服务企业应建立预算差异分析制度，设计分析流程，即收集差异信息、计算差异、分析报告编制，相关人员应当在编制预算差异分析表时，详细说明预算差异成因、解决方案以及解释无法修正的项目。在预算监管过程中，充分进行预算分析可以加强监管的深度和广度，发现更深层的预算执行问题，为下一期预算管理提供经验，帮助企业及时止损。

（六）规范预算调整与考核，强调预算的严谨性

一般情况下，企业预算审批下发后不允许调整，除非在预算执行过程中发生重大事故变化造成原预算无法继续执行的情况下，才可进行预算调整。对此，物业服务企业应该设置严格的预算调整审批程序，并规范审批流程，制定预算调整规定。企业针对预算调整必须加强审批力度，严防个别部门因预算超支而以虚假名目申请调整预算情况，切实保证企业预算的严谨性，保证每一笔预算资金都可落在实处，能够为企业带来价值效益。

预算考核是对企业预算执行过程的评价，也是对预算计划执行结果的准确反映。一方面，物业服务企业应当契合实际制定预算考核标准，将财务性指标、非财务性指标都纳入考核范围，针对不同级别的部门、员工制定不同的考核标准，科学设置考核指标权重。例如，财务部门、总经办等职能部门重点考核预算执行情况和办事效率；项目部门则重点考核回款率、客户满意度、投诉解决水平等。另一方面，预算考核应当辅以奖惩机制，以宽严并济的奖惩机制强化预算考核作用。预算考核需要与绩效挂钩，根据考核结果调整员工的绩效奖金，以此督促员工重视预算管理工作，积极参与预算编制，激励各部门员工落实预算目标。

四、结语

综上所述，在城市化建设进程持续推进的背景下，物业服务行业在房地产企业的带动下经营业绩显著增长，当前，物业服务企业的整体经营趋于市场化，业主对物业服务企业的服务质量提出了更高的要求。对此，物业服务企业应立足自身实际，推进内部管理变革，特别是要加强全面预算管理工具的应用，及时解决管理实践中出现的问题，从而不断提升企业管理的质量和水平。