人民法院电子诉讼档案管理探析

摘 要：数字化背景下电子诉讼档案管理面临一些新问题。本文从几个方面对人民法院电子诉讼档案管理工作展开分析。结果表明：理论支撑方面需要学术界和实践者进一步合作和研究，解决某些难点和争论问题；在立法保障和规范制定方面已经较为完善，但仍需倾听基层工作者的心声，进一步加强法律保障；专业人才培养方面需要加强对现有审判人员和档案管理人员开展新技能培训。

关键词：电子诉讼档案；理论研究；法律法规；人才培养

2023年3月7日，最高人民法院工作报告指出，全国各级法院正在加速推动司法审判和现代科技深度融合，从而实现审判体系和审判能力的深刻重塑。

以互联网、大数据、云计算、移动互联、人工智能和区块链等信息技术为手段的智慧法院经受住了世纪疫情的巨大考验。据统计，新冠疫情以来全国法院网上立案2996万件、开庭504万场、证据交换819万件次、异地执行593万件次、接访15万件次。目前，在各级法院的司法审判实践中，以智慧法院为核心的司法模式变革正在影响着审判活动的各个环节，诉讼档案管理也逐渐从传统档案转变为电子诉讼档案。诉讼档案是重要的专业档案之一，是人民法院审判活动全过程的真实记录，也是开展审判活动的重要依据和必要条件。电子诉讼档案是指基于传统诉讼档案的基础上，人民法院在诉讼活动中形成的、具有保存价值且应归档保存的电子诉讼文件，以及案卷归档后经数字化处理产生的纸质诉讼档案的电子版本。随着新时代司法审判改革不断创新和发展，电子诉讼档案管理也面临着一些新问题。

一、理论研究支撑

随着司法审判的数字化推进，原先以案牍为基础的诉讼档案管理模式已经很难满足审判过程的需求。司法诉讼过程的交流沟通、资料传递以及文件保存等步骤已经越来越多从案牍转移到“线上”，从有形转变成“无形”，司法活动中的电子卷宗档案的形成与应用也成为必然。目前，我国各级人民法院通过智慧法院的不断推进，已经将电子诉讼档案的实践和应用推向世界领先水平。与传统档案管理相比，新出现的电子诉讼档案管理相关工作必然需要档案学、法学等相关学科的理论支撑。

1.理论研究现状

近些年，涉及电子诉讼档案的理论研究探讨也在不断深入。档案学、法学学术界和法律工作者，從电子诉讼档案的不同角度和纬度展开卓有成效的研究探讨。郝乐等从理论基础、实践考察和制度完善三个角度展开分析，基于效力同等性和功能同等性，明确了电子卷宗的合法性和合理性，基于高效流转和深度应用的优势，阐述了电子卷宗的正当性；仇伟等构建了法律法规、标准规范、管理体制与技术系统等研究框架，对电子诉讼档案真实性、完整性、可用性和安全性“四性”保障的影响因素进行了研究，得出了实践中可能存在的问题并给予了建议；谢登科等对电子卷宗的归档模式展开深入分析，提出在现有“单套制”和“双套制”的归档模式下，实践中会存在独立效力缺失、模式选择错位以及超期归档普遍等问题，必须明确原生电子卷宗的法律效力，厘清两种归档模式的适用顺位和范围；刘选对推行电子卷宗的问题进行了研判，对电子卷宗与纸质卷宗的法律地位展开了对比论述，认为电子卷宗在满足一致性时才能保证其法律地位。钱毅对“单套制”的相关概念开展了辨析和思考，对电子文件的“轨”“套”“份”等概念的基本属性明确了定位，提出了单套制的相关应用场景，并且明确了单套制概念中的核心约束要素：环节、效力和业务因素；同时，电子文件和电子档案管理存在长周期、多要素和法律效力相对复杂等具体情况，且现有理论概念具有局限性和滞后性，所以在具体实际应用中已无法准确描述实践中的管理模式，建议通过“形式+要素”的方法组合表达电子文件管理模式。

2.理论研究展望

电子档案虽然已经出现和应用了20年左右，学术方面也已经取得了一些成果，但由于理论与实际工作推进总是存在滞后性。关于电子档案与传统档案的关系、电子档案的性质和分类、电子诉讼档案证据类型与适格性判定等还存在不少争论和难点问题，需要理论界进一步明确以正本清源。在实际的司法实践中，基层法律工作者和档案工作者还是会遇到新问题，更需要学术界进行充分讨论和思考，需要理论研究给予实践应用更强大的支撑和保障。

此外，在实践中摸索完善、凝聚共识也是理论与实际联系的对策，也能反哺理论研究，达到更好的效果。例如，从2018年起，上海高院先后承担最高人民法院“以电子档案为主、纸质档案为辅”的案件归档司改试点任务以及国家档案局电子档案“单套制”改革试点任务，并将电子卷宗“单套制”归档改革作为开展全流程网上办案体系建设的基础性工作持续推进。浙江省嘉兴中院、湖州中院以及台州中院等8家试点法院大面积推进“以电子档案为主、纸质档案为辅”等改革工作。这些具体实践探索，不仅形成了丰富的实践经验，也为理论研究提供了大量具体的案例与线索。

二、法律法规保障

电子档案是随着计算机系统和自动化办公的普及而兴起和发展的。电子诉讼档案是在电子档案的基础上发展而来的一种特殊性质的档案，除了一般其他行业电子档案的普遍性问题外，由于电子诉讼档案的形成过程、流转、保存和利用等都与审判等司法活动的过程密不可分，涉及法律效力等关乎司法公正和社会正义的问题，需要各类法律法规给予保障和指导。

1.相关法律法规现状

电子诉讼档案的特殊性需要法律法规等提供依据和保障。近些年，国家层面相继出台和更新了一些电子档案相关的国家标准与法律法规。例如，《电子文件归档和电子档案管理规范》（国家标准GB/T 18894-2016）、《电子公文归档管理暂行办法（修订）》（国家档案局，2018年12月）和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》（最高人民法院，2014年1月）等。电子诉讼档案管理工作在国家层面有了定盘星。各级人民法院的数字化改革工作从此进入快车道。

2020年6月修订的《中华人民共和国档案法》第三十七条明确规定：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。这为数字化背景下的诉讼档案管理进一步提供了强有力的法律保障。

基于国家层面的各类法律法规，各级人民法院也相继出台了一系列相关的工作规定和细则。近些年，浙江高院密集出台了各类具有可操作性的管理办法和工作准则。例如，《浙江省高级人民法院电子卷宗随案同步生成管理办法》（浙高法办〔2018〕51号）、《关于无纸化办案电子档案管理暂行办法》（浙高法办〔2020〕17号）、《关于法院工作人员查阅电子档案权限的规定（试行）》（浙高法办〔2014〕105号） 、《关于当事人及诉讼代理人查阅电子诉讼卷宗的规定（试行）》（浙高法办[2014]105 号）、《浙江法院电子卷宗随案同步生成及深度利用技术标准》（浙高法[2018]29 号）、《浙江省高级人民法院电子卷宗随案同步生成管理办法》（浙高法办[2018]51 号）、《浙江省高级人民法院关于电子签章应用管理暂行办法 》（浙高法办[2019]39 号）。这些标准、规范和办法不仅为电子诉讼档案管理提供了法律规范上的支撑，也使具体实践操作层面变得更统一和规范，基层档案管理工作有了更具执行性的行为准则。

2.法律法规展望

在各类法律法规和规范准则的不断完善和支撑下，智慧法院的运行已经越来越有法可依、有规可循，取得了巨大的成绩。但是在数字化背景下，各类新技术仍存在日新月异的发展，新生事物的发展必然不断会出现新问题，这需要在法律层面给予有力保障。首先，对于电子档案相关的立法、修法工作，应当与时俱进，选择实质性的立法例，缜密设计符合证据法“四性”标准的电子文件管理细则；其次，需要不断收集、整理在具体实践中出现的新情况，积极倾听基层工作者的声音，更有针对性和时效性地开展立法等工作 。

三、专业人才培养

1.人才需求

人才是档案信息化建设的保障，也是相关工作能够可持续发展的基础，直接关系到诉讼档案管理工作的成败与数字化改革的成败。诉讼档案管理工作的人才培养问题主要基于两个因素。

一是“新系统”需要新人才。在线审判要求人民法院全面建设智慧服务、智慧审判和智慧执行等智慧法院信息系统，保障人民法院在线运行。诉讼档案管理工作作为审判活动的重要环节也必然参与其中。电子诉讼档案从生成、归档、移送到储存管理和调阅等过程都需要有一个完整的软硬件系统。这种新系统与传统档案管理工作所涉及的档案管理、保存以及资源共享等系统具有极大的不同，档案管理工作也随之发生颠覆。新的工作形态需要各类新型专业人员，如软硬件开发和管理运行维护人员、网络安全人员等。

二是“旧人员”需要新技能。因为电子诉讼档案的各类具体工作在审判流程中需要审判和档案管理人员直接参与，更需要这类“旧人员”，即现有审判和档案管理人员的技能提升与进步。这些原先熟悉司法审判技能和档案管理技能的人员，能否尽快掌握新知识和新技能，很大程度上决定了法院诉讼档案管理工作的质量，决定了新系统的运行和审判工作的效能。

2.人才现状及对策

目前，各级人民法院普遍缺乏具有互联网、区块链等新兴学科技术背景以及具有各类软硬件运行维护技能的人员。现有审判人员和档案工作人员对数字化背景下的各类技能的掌握程度并未完全与互联网法院的发展速度匹配，具体存在以下问题：

首先，法院缺乏具有互联网、计算机软硬件、区块链等科学背景的专业技术人员。这类人才在互联网时代本身就具有很强的职业选择能力及较广的就业范围。目前，大多数法院是通过增加外聘相关人员补充现有人才的不足。在具体工作中，这类人员往往本身就处于身兼数职的状态，会长时间疲于应付在系统应用时出现的各类软硬件问题，从而影响审判工作和档案管理工作顺利进行。

其次，针对现有审判工作人员和档案管理工作人员的技术培训不到位。由于新形态下的审判和档案管理工作本身就与新兴技术有机结合、密不可分。同时，在线审判等工作推广开展的速度也很快，现有审判和档案人员来不及厘清所有技术问题开展各项工作，即便完成了工作也处于一知半解的状态，前期处于“边应用、边摸索”阶段。工作中，总是出了什么问题后再去寻求帮助，解决问题效率低、速度慢。一旦中断，往往后续工作就没办法继续，只能被迫停滞。

此外，还有一些客观原因是无法回避的，如现有审判人员本身就处于高强度的工作压力下，无暇系统学习新知识；某些现有人员年龄较大，接受新事物必然会慢一些；新技术本身也处于前期运行阶段，也并不完全成熟与稳定，在工作中出现临时状况较多等。

针对上述问题，提出对策如下：

首先，要切实加强人才队伍建设的组织领导。各级法院应该树立人才是第一资源的意识，提高对人才重要性的认识，把数字化相关人才队伍建设提上重要的议事日程，把人才工作的具体内容落到实处。例如，法院可以与高校和科研院所建立长期合作关系，吸收具有专业技能的优秀人才，在待遇与提升通道上给予可行的保障，才能提高档案工作人员的整体素质，以适应电子诉讼档案的管理工作。

其次，要积极开展新技能知识培训教育工作。根据各类人员的不同特点，组织开展相关培训学习活动。既要组织现有档案工作人员参加国家、省、市等各级培训、进修，又要邀请专业的技术人员到院举办相关具有针对性的培训、讲座等。培训内容的设置和安排，要倾听一线工作者的心声，最大限度满足他们的要求。法院内部可以举办一些小型论坛沙龙等活动，内部人员之间互相交流，互相学习，互通有无，可以更有效率地解决具体工作中的困难。此外，还要加大投入建设稳定高效的信息化系统，避免工作人员重复无效的学习，提升人才培训的效果。

四、其他

除了上述问题，电子诉讼档案管理还面临着其他问题。比如，电子诉讼档案的安全和风险管理问题。除了要加强系统建设，加强自身人员建设，增强安全意识和专业技能，还需要制定科学、安全的外包服务策略等。

五、结语

随着司法审判和现代科技的不断深度融合，作為改革要素之一的电子诉讼档案管理变得更加重要。本文从理论支撑、法律法规保障和人才培养等方面，对电子诉讼档案管理展开探析，其中涉及的所有问题其实并不是孤立存在的，而是有机的整体。对于电子诉讼档案管理工作，服务审判工作是核心任务，理论研究是工作的内在保障，学术界和实操者需要进一步合作和研究才能给予更好的支撑。各类法律法规、准则规范是工作的外在保障，虽然已经取得了巨大的成就，但在具体规范方面仍需要不断倾听一线工作者的心声，建立更加科学的法律法规系统。各类专业人才是各项工作能够顺利进行的行为主体，是电子诉讼档案管理工作能够做好的决定性因素，应该加强引进具有相关新兴学科背景的技术人员，更要加强对现有审判和档案管理人员开展新技能培训。总之，电子诉讼档案管理工作既需要完整、严谨的理论和法律支撑保障，需要工作人员具有丰富的档案经验和熟练的新技能，还需要稳定高效的软硬件系统，在整个信息化系统内部，电子档案管理工作是智慧的，而在形式上务必是安全的。

参考文献：

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作者简介：印夷（1984—），女，汉族，浙江宁波人，本科，馆员，研究方向：档案管理数字化转型。