计量技术机构人事档案电子化管理优化探析

摘要：计量技术机构人事档案电子化管理是指将人事档案转换为电子形式，并利用电子化技术来保护档案的信息安全。通过该管理方式，可以有效预防数据泄露，确保数据安全，并且利用安全措施和加密技术等手段来保护档案数据的安全性。

关键词：计量技术；人事档案；档案管理；电子化

如今，越来越多的计量技术机构正意识到人事档案电子化管理的重要性。在“大数据时代”的背景下，人事档案的存储量不断增加，这也带来了数据安全隐患。为了保障档案的信息安全，相关科研单位应采取有效措施，而计量技术机构的电子化管理是一个优秀的选择。本文将详细介绍计量技术机构人事档案电子化管理的重要性，并探讨如何有效保护科研单位的信息安全。

一、计量技术机构人事档案电子化管理的重要性

（一）人事档案信息的重要性

计量技术机构的人事档案信息具有重要的意义。这些档案涵盖了员工的个人信息、部门及其职能、职业发展、工作时间、薪酬福利、技术水平等方面的内容，是核心的管理资源。通过充分利用人事档案信息进行绩效评估和内部资源优化，科研单位可以提升绩效和效率。同时，这种信息管理也有助于改善服务能力和管理水平，提高对外交流和合作能力。定期更新和维护人事档案信息，能够帮助科研单位及时了解市场变化和竞争环境，做出相应的调整和决策，以保持竞争优势。

（二）电子化能够带来的好处

将计量技术机构的人事档案电子化可以显著提升科研单位的整体管理水平和效率。电子化档案极大地提升了时间和资源利用效率，同时也节省了文件管理的成本和工作量。电子档案保存在云端，科研单位可以更快速、便捷地获取、检索和分析信息。这为决策提供了快速准确的信息和把握机遇的能力，并为运营、沟通和协同提供了便捷的管理手段。另外，电子档案的储存有助于确保数据的安全性。通过采用安全措施和加密技术，电子档案可以防止信息泄漏和篡改，大大提高档案管理的安全保密性。

二、计量技术机构人事档案电子化管理的实施

（一）建立人事档案数据库

计量技术机构建立人事档案数据库是科研单位管理的一项重要举措。其具体步骤和内容包括：首先，对要建立的档案数据库进行分析，并收集、采集所需的信息项。这些信息项将构成档案建立的数据字典，其中包括每个信息项的数据类型、大小以及特殊要求。其次，确定适合的数据库管理系统。这涉及选择合适的系统平台，并定义数据库管理系统的架构、功能特性和安全性要求，例如数据库的存储方式等。然后，根据数据字典的定义和架构设计，进行数据库的创建和物理部署。在这个过程中，原始数据需要经过清洗、新增索引、数据重构等操作，同时建立数据表结构、创建数据库，并安装必要的字典和视图。完成数据库的创建后，计量技术机构可以进行人事档案数据的录入，并对数据的完整性、准确性和格式一致性进行验证。最后，进行应用程序的测试，以确保数据库和应用系统能够正常运行。一旦测试通过，档案管理系统将可以正式投入使用[1]。

（二）采用数字化账务处理系统

计量技术机构采用数字化账务处理系统来建立人事档案是一种高效管理和控制的方式，它能够改进科研单位的人力资源管理、降低成本并促进发展。这种系统可以从根本上解决传统工资结算方式的复杂和繁琐，帮助人事管理者更好地掌控和管理科研单位的财务支出，实现资金的节约和效率的提升。

为了实现人事档案数字化账务处理系统，需要从数据收集、数据标准化、硬件安装和软件开发等三个方面入手，构建完整的工作流程方案。此外，还需要明确建立人事档案数字化账务处理系统的整体实施计划，并制定科学规范的人事档案管理体系。同时，正确收集员工基础数据也至关重要[2]。

（三）采用移动终端技术

计量技术机构采用移动终端技术建立人事档案是一种先进的管理方法。其具体的步骤和内容是：首先，需要对移动终端技术进行分析，并收集、采集设备和系统信息。这些信息将构成移动终端应用系统的数据字典，包括移动设备的及时性、有效性、安全性以及特殊要求的识别。其次，确定移动终端应用系统的架构。这包括选择适合的系统平台，并定义系统架构、功能特性和安全性要求，如软件管理等。然后，进行应用系统的开发。根据数据字典的定义和架构设计，对原始数据进行清洗、新增索引、数据重构等操作，并搭建数据表结构、创建数据库，并安装必要的字典和视图，完成移动终端应用系统的初步建立。完成应用系统开发后，将人事档案数据录入移动终端应用系统，并进行验证，确保数据的完整性、准确性和格式的一致性。最后，进行应用程序的测试，并实施移动终端应用系统，使其正式投入使用。

（四）利用综合管理系统

计量技术机构采用综合管理系统建立人事档案是一种有效的方法。其具体步骤和内容有：首先，需要对科研单位的人事管理进行分析，了解当前的人事管理方式、流程、运作权责。根据科研单位的定位和实际情况，对人事管理的各个流程进行改进，并将所有数据保存在一个数据库中。其次，确定综合管理系统的架构，包括选择适合的系统平台、确定功能特性以及定义数据库结构和安全性等要求。然后，进行综合管理系统的开发。根据系统数据字典的定义和架构设计，实施综合管理系统的开发工作。设计系统数据模型，搭建数据表结构，创建数据库，并安装必要的字典和视图，完成综合管理系统的初步建立。完成开发后，将人事档案数据錄入综合管理系统，并检查数据的完整性、准确性和格式的一致性。最后，进行系统的升级和测试，以确保综合管理系统可以正常运行。实施综合管理系统，使之处于操作状态。

三、计量技术机构人事档案电子化管理的优化

（一）优化人事档案资料的管理

计量技术机构通过人事档案的电子化，可以优化人事档案资料的管理。具体的优化措施如下：第一，计量技术机构应注重信息安全性，确保人事档案在电子化过程中得到安全保护。制定合适的安全策略，实施用户权限管理，设置访问权限控制，保障档案的完整性和准确性。这有助于降低安全风险，减少存储成本和管理成本。第二，计量技术机构应确保人事档案资料能够有效传递，满足科研单位管理部门采用技术手段灵活管理、分析和传输档案。这将加快信息传输，优化工作流程，并减轻档案管理人员的负担。关注数据格式的一致性，按照国家规定的标准格式安排人事档案资料，确保数据的准确和完整，方便随时查阅、操作和分析。第三，计量技术机构还应定期检查和更新系统，及时反映和更新档案信息，推动更好的人事档案管理系统的建立。这将有助于实现更有效的科研单位人事管理，提高档案管理的效率和质量[3]。

（二）提高经济效益

计量技术机构通过人事档案的电子化可以提高经济效益，这主要可以在以下几个方面得以体现：第一，电子化管理可以提高科研单位的管理效率和工作流程。通过将人事档案转换为电子形式，科研单位可以实现科学、自动化的管理。这样可以减少繁琐的手动操作，节省人力资源，降低管理成本。同时，电子化管理还能够快速获取和灵活处理复杂的人事数据，提升决策和管理水平，进一步提高管理效率和经济效益。第二，电子化管理可以提高人事档案的安全性。采用电子化管理的方式可以有效减少数据泄露的风险，保护科研单位的秘密数据。通过合适的安全保护措施和权限控制，可以防止未经授权的访问和操作，确保人事档案的机密性和完整性。第三，通过实时监控和预警系统，可以及时发现并预防安全隐患，提升信息安全水平，避免因信息泄露造成的损失。第四，电子化管理可以节省管理成本和提高档案存储能力。采用电子化管理可以大大提高档案信息的存储能力，减少物理空间的占用，节省管理成本。第五，电子化的档案还可以通过网络的方式进行快速传递和共享，减少档案管理员的数量，进一步降低管理费用。第六，电子化管理可以实现跨组织的信息共享和协同工作。通过电子化的方式管理人事档案，不同部门和组织之间可以快速查询和共享档案信息，提高招聘和人才管理的效率，進一步提升工作效率和经济效益。

（三）保障信息安全

计量技术机构将人事档案转换为电子形式，并通过采取各种有效的安全措施来保护科研单位的信息安全非常重要。在这个过程中，可以采用以下安全措施：第一，采用安全控制学原则，包括身份认证、权限管理和操作日志管理等。通过严格的身份验证系统，只有经过授权的人员才能访问和操作相关的信息。同时，根据需要设置不同的权限级别，限制人员只能访问和操作自己需要的信息。操作日志记录可以追踪操作过程，为问题排查提供依据，防止信息泄露或被破坏[4]。第二，采用数据加密和双重身份验证的方式来保护重要的人事档案信息。通过加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。另外，实施双重身份验证可以增加登录的安全性，确保只有经过授权的人员才能访问敏感信息。第三，建立实时监控和安全预警机制。利用专门的软件工具对人事档案系统进行实时监控，及时发现并解决可能存在的安全隐患。通过设定自动报警系统，管理员可以及时收到关于异常活动或潜在威胁的通知，以便采取相应措施应对。第四，对于采用云服务来存储和管理人事档案的情况，应选择具备高度安全性保障的云服务提供商。这包括数据加密、访问控制、备份和灾难恢复等安全特性。科研单位也需要关注云服务提供商的合规性和安全审计等方面，确保数据的安全性和合规性。

（四）提高系统使用效率

计量技术机构人事档案电子化系统能够极大程度提升工作效率，为科研单位提供多元化、快捷高效、安全可靠的信息服务。将传统的人事档案从纸质形式转变为便捷的电子档案不仅方便查询和管理，还提升了信息的安全性，同时也能有效节省管理成本。第一，计量技术机构需要进行精细化的规划与设计，构建出一套完善的人事档案标准体系。在该体系中，要严格把控档案内容的准确性和可靠性，同时设置有效的权限控制，确保信息的安全性。第二，选择能够满足系统功能需求的服务器硬件，并开发能够支持系统大规模并发访问量的数据库软件系统。同时，要实施灵活变更的权限控制，以提高信息安全性，防止非法访问。系统还应具备完善的审计功能，用于信息安全校验与改进。第三，计量技术机构需要对员工进行系统培训，确保他们掌握系统的操作方法、注意事项和安全措施，以避免因操作不当而导致系统问题[5]。第四，定期更新系统也十分重要，以防止系统出现脱节现象，影响系统的使用效率。通过实施人事档案的电子化系统，计量技术机构能够有效提高工作效率，保障信息安全，减少管理成本，为科研单位的发展提供有力支持。

（五）实施计量技术机构人事档案信息化管理的监督机制

计量技术机构的人事档案电子化管理是当前科研机构工作的一个重要方面。良好的人事管理制度不仅能够提升科研机构的工作效率，还能有效维护科研人员的权益和数据安全。为此，科研机构需要采取有效的措施来改进计量技术机构人事档案信息化管理的监督机制。

1.改进计量技术机构人事档案信息化管理的监督机制

①引入新技术：科研机构需要引入最新的信息处理技术，实现计量技术机构人事档案的信息化管理，帮助科研机构开展便捷、高效的人事管理工作。②建立严格的审核流程：计量技术机构的人事档案信息化管理系统应该建立严格的审核流程，对科研机构人事档案的更新、编辑进行严格审核，以保证数据的真实性和可查询性。③实施完善的管理机制：除了执行审查审核流程外，科研机构还应实施完善的人事管理机制，监督计量技术机构人事档案信息化管理系统的运行情况，并不断改进和完善信息化管理系统，保障科研机构人事档案数据的安全。

2.设立审计检查机制

①仪器认证机构审计检查：仪器认证机构可以对计量技术机构的人事档案电子化管理系统进行审计检查，如果发现有问题，应及时提出改进措施，确保科研机构人事档案数据的安全性。②科研机构审计检查：科研机构的计量技术机构还应定期开展审计检查，以保证计量技术机构人事档案电子化管理系统的安全性。③第三方审计检查：第三方审计机构也可以对科研机构的计量技术机构人事档案电子化管理系统进行审计检查，以提高系统的安全性。

3.强化人事档案电子化管理的技术支持

①科研机构应该强化对计量技术机构电子化管理系统的技术支持，保证科研机构人事档案电子化管理系统的稳定可靠性。②科研机构应该定期进行计量技术机构人事档案电子化管理系统的升级，以确保电子化管理系统的功能完整性和安全性。③科研机构应该从专业角度对计量技术机构人事档案电子化管理系统进行测试，以确保系统的可靠性及安全性。

四、结束语

人事档案电子化管理是计量技术机构发展的必然趋势。这种管理方式不仅能够提高人事管理的效率，还能有效保护信息的安全。通过采用安全措施和加密技术等措施，科研单位的人事档案数据可以得到更好的保护。同时，电子化管理还能够实现高效的存储和管理，并通过信息技术的应用，实现便捷的查询和利用方式，提升管理效率。这对于科研单位的健康发展至关重要。因此，科研单位应积极拥抱人事档案电子化管理的趋势，并投入到相关技术的研究和应用中。这样可以更好地利用人事档案数据，促进科研单位的发展和管理。

作者单位：王海阳 吉林省计量科学研究院

参  考  文  献

[1]高明萱，葛松琰，李芬，等.浅谈计量技术机构人事档案电子化管理[J].中国计量，2022（10）：31-32.

[2]王培培.浅谈事业单位人事档案管理的问题及其电子化建设[J].青年时代，2016（7）：288-289.

[3]畅秋菊.从机构考核浅谈计量技术档案管理[J].山西档案，2011（S1）：2.

[4]魏红鸰.当前计量技术机构人力资源管理的问题和对策[J].中国经贸，2017（21）：76-77.

[5]邓昱，葛松琰，高明萱，等.浅析计量技术机构文书档案电子化管理[J].中国计量，2022（9）：34-35.