基于流程管理的高职教学课务管理流程优化措施

冯传蕾

陕西铁路工程职业技术学院，陕西 渭南 714000

高职教育是我国教育体系的重要内容，在当前教育信息化的背景下，高职学校教学已越来越呈现国际化、个性化的特征，并纷纷引入学分制方式，但也因此进一步加大了学校教务管理工作的复杂性［1］。所以，在高职院校教学和教育行政管理工作中，要积极采用教育质量控制的先进管理思想，及时调整和完善教学与教育管理工作流程，以提高院校教育和教学行政管理工作的实效性，从而使得学校教学与教务管理工作流程变得更加科学合理与规范，有效促进高职学校的社会经济与可持续发展。

一、高职教学教务管理流程与优化的重要性

流程管理，作为一个系统完整的企业组织与运营管理理念，目前已经被国内的许多公司所接受。也可以说，流程管理就是通过更全面合理的方案，强化组合策略的执行，标准化和更精细的业务运作，重视服务顾客和市场，提高企业内部和外部的响应速度，从而有效减少经营管理成本。这正好契合了院校课程和教务管理工作的总目标。所以，在院校课程和教务管理工作中，以过程管理思想为指引，才能真正提高院校课程与教育管理的效益与品质。

同时，作为校园环境综合治理的最主要任务之一，高职院校的学习与教育工作制度是其进行的最主要保障。因此，包括了课堂教学管理工作，也包括了教育行政管理工作［2］。如根据任务划分，主要包括入学管理任务、计划管理任务、教材落实监督管理和成果监督管理，还有学历管理任务。所以，陕西铁路工程职业技术学院教学与总务各项工作的改进是十分关键的，有利于进一步提高上课与教政管理人员的全面工作效率。

二、高职教学教务管理流程与优化存在的问题

（一）管理理念相对落后

由于学校课程与教务管理工作是一个综合性很强的教育管理工作，属于所有工作的总和，不仅需要管理学生的考试和学籍，还需要关注教学质量和工作计划。但是，在以往的管理中，这种较为落后的管理思想也造成了教务管理具有相当的特殊性，把教务管理工作看作单纯的上下级管理，所有方面的事情都可以进行，这也使得实际管理工作较为死板。而且，由于当前教育技术的迅速发展，院校范围也在逐渐拓宽，教务管理也越来越复杂。因此，学校以往的管理理念早已无法满足于学校的发展，从而产生了以管代管的现状，致使社会对学校教育行政部门的满意度与信赖度有所降低。

（二）管理模式不够合理

目前，不少院校已把教学行政管理工作分成几个机构，这些机构形成金字塔形式，带有较明显的职能特点。因为这种模式，产生了很大的分散问题，也在很大程度上造成了教学行政管理工作的整体薄弱。同时，由于一些职责在不同部门间的重叠，不但会提高管理成本，而且还会妨碍管理的顺利实施，从而导致了高职管理数据流动迟缓。所以，这些不合理划分的管理方式导致了职责和权力之间的不均衡，其治理机制也不合理。

（三）信息技术应用不足

在当前的现代网络社会中，各大专院校的学生资料日益宝贵，在学生资料的保存与检索上，教学管理将受到很大的困难与考验。因此，出现资金不足和硬件设备短缺的现象。原因是在购买管理软件后，学校与企业之间会出现一定的冲突。因为各个学校的具体状况和办学特色有所不同，管理软件不能有针对性地实时控制，有些管理软件会被闲置或损失。因此，高职教务管理信息化应用不足，难以实现信息的全面控制。

三、流程再造理论及在高职院校教务管理中的应用

（一）流程再造理论概述

流程是作业与作业的交接关系。以流程为管理核心的流程再造理论尽管过程重构理论源于企业业务过程的完善，但是很多国际职业技术在成功的经验和国内的技术建设上已经相当成熟，它的核心思想和思想已被广泛应用，其过程要素和环境特点也清晰地反映在职业技术管理中，如成本、质量、服务、竞争和变化等。

（二）教学管理流程再造与信息技术的关系

教学管理流程再造与信息技术管理业务过程重构是管理信息化顺利进行的先决条件，如何突破传统的教学管理模式，引进和开发过程的概念，是职业技术学院在引入或开发新的教学管理信息系统之前所要解决的问题。并以信息化手段对教学管理业务流程进行重组，使管理效率得到提高，服务质量得到提高。一般从事资讯系统开发建设的公司，不会过多考虑教学管理业务流程的运作效率，只会根据客户提供的工作流程要求，编写程式开发应用资讯系统软件或建网。所以，首先要进行业务流程再造，然后才能实施管理信息系统。传统的串行业务处理流程，如果没有信息技术的支持，就无法向并行业务处理流程转变。其强大的信息处理、远程交互、顺序控制、监控追踪和决策处理等功能，使之成为理想的业务流程再造工具。以“信息流”为基础，对高职院校教学管理活动中的信息存储、管理、通讯、应用等方式进行彻底变革，对管理活动进行优化乃至变革，必然推动教学管理流程再造。

（三）以信息化推动高职院校教学管理流程再造的动因

需要管理流程再造工程的机构，大致可分为三类：第一类是难以返回的组织；第二类是目前尚可，但可能处于困境之中的组织；第三类是情况不错，但居安思危，希望比组织对手的能力强得多。既有内因，也有外因，以信息化推动高职教学管理流程再造。高职内部信息化应用的成熟，是信息技术发展的推动。高职专经过十多年的快速发展，从规模扩张到内涵发展，具有不断追求卓越、不断创新的文化底蕴，并通过整合信息资源实现学校服务与管理的优化再造过程，成为运用信息技术推动学校服务与管理工作的内在动力。但是，在信息化建设已经初具雏形的情况下，正是教学品质飞跃的关键时刻。决策层需要超越信息技术的视野，认识到信息化促进的信息整合、分享与重构战略价值，以信息化积极投身于促进高职专改革发展的洪流中，在高度竞争的环境中快速发展。

（四）以信息化推动高职院校教学管理流程再造的方法

高职院校教学管理流程再造需要注重循序渐进、系统化的转变。从教学管理的基本过程入手，通过认识与研究面临的困难，完善与调整已有的教学管理过程，以有限的时间合理调整教学架构［3］。需要重点关注业务效益导向，减少其他增长业务，进行新的增长业务，全面精简教学管理的业务规范，实现对现行业务流程的改造。渐进式持续改善方法的优点，就是对主要教学的业务流程进行重新设置，能够迅速改善作业效果，对整个教学管理过程的影响较小。反映了提升办学质量和教师服务水平的目标，需要在循序渐进的过程中制定教学课程，此方法适用于大部分高职院校。

（五）以信息化推动高职院校教学管理流程再造的效果评价

数字化校园的建设进程也是校园治理变革的进程。人们对管理应用程序服务质量的判断并非由管理人员或服务供应商决定的，而是根据使用者的要求和期待及使用者对实际应用成效的主观感受。关于学校管理过程再造有效性的判断，人们可能采用问卷调查、学生意见书、座谈会等方式评价其对教员和学习者要求和期待的程度，从而判断其合理性；该流程的质量提升结果也能够对每学期或者每学年进行评价；它也能够判断流程是否具备对内部或者外部环境进行自我调节的功能，也便是流程的适应性判断。

四、高职教学教务管理流程优化策略

（一）明确教务管理的核心流程

对高职院校的教学和教务管理工作而言，很有必要使用流程管理的概念，来对教学管理的流程进行全面的完善，明确核心流程。教学核心流程需要服务于学生，是创造教学价值的活动，教务管理工作的核心流程则是服务于学习者的知识获得与掌握流程。当学生步入高职时，需要先进行申请过程以取得高职的学籍。在进入专业环节后，将在学期末进入考试流程。考试结束后，他或她将进入绩效管理流程，全面分析学生的考试成绩。一旦学员成绩合格者，即可选择课程专业复习环节；一旦结果为不合格，即无需补办学籍，而且学生在规定的学习年限内，也只能在完成学科所需的学时后方能进入毕业循环。而同时，由于第二个流程中还涉及学籍、停职和降级，再加上学科转分，使得这个流程更加合理地衔接了学生学习的各个环节，并能够保障学生有序、顺利地完成学业。

（二）把握教务管理流程的情况

针对核心业务流程，必须重新整合高职教学教务的业务流程，更加明确教学教务全过程控制。首先，通过业务流程的有关资料信息，明确教学与高职的活动过程的业务信息，并按照信息建立业务流程的概念、业务流程运行的原则与方式。或者通过流程和服务管理参与者的相互关联信息，了解组织业务流程参与者的实际工作情况和联系，从而形成了组织业务流程所有者和服务促进参与者之间形成的服务管理责任链。通过采用了上述两个类型，能够得到如下的结论：对于教学运营管理过程和服务分类管理过程来说，这两个过程都需要更多类型的服务信息。所以，这种业务流程也能够被作为在课程经营和教务管理过程设计中的重要流程。其次，学校各分校的教务岗位、师生承担的业务都有很多流程，可以认真管理系一级的教务，是当前学校教务管理的瓶颈。

（三）完善教务管理的整个流程

通过对教务的过程进行研究和评估后，我们将针对具体的约束条件，通过过程设计技术对其加以消除和改善，提高过程的完整性和相关性，达到过程的智能化。首先，对于高职院校教学与培训行政部门来说，其金字塔型的部门管理架构严重干扰着学校教学行政的顺利开展［4］。所以，有必要针对业务流程主导的机构进行建模，以形成由业务流程主导的学校教学管理部门架构，如教师综合办公室、教育信息化技术支持服务中心、学校服务中心等，从而使得各个流程部门之间都明确了具体的管理责任人，来承担部门流程和各个机构业务流程之间的责任关系，以保障学校教师利益的实现。

其次，各个重要业务流程的主要责任人需要按照其职责设置固定的工作人员，并组成虚拟队伍，通过企业信息化的技术帮助，通过系统中的工作过程，充分突破时间与空间约束，推动对不同的业务流程开展一站式服务，从而逐步形成高效简单的系统业务流程。同时，在学校课程建设与教务管理工作的过程和优化上也应有一个良好的目标。主要目的是通过剖析院校教学和教务管理工作流程中的缺陷，并研究国内院校教学和教育行政管理工作的优秀个案，从而合理重组学校部门架构，以便提高学校教学和教务管理工作的品质与效能，在最短的时间里以最低的成本进行有效的管理工作，获得了学校全体师生的一致肯定。

（四）强化教务管理流程管理理念

当前，在学校教育课程建设与任务经营观念上，必须适时改变观念，并与时俱进地实行管理工作。为此，必须完善质量管控观念，并进一步探讨管理中出现的新情况，并提出有针对性的办法，尤其是我们要及时解决不合理的监管难题。因此，在中国的教育思想上，在学籍管理工作中，包括报名、停学、复学和辍学的一个过程［5］。这一整套流程的共同特征是管理工作进行的时间和范围比较分散，持续时间较长。另外，一般的纸质学籍管理系统不但打印成本费用昂贵，且其系统没有建立安全的回路，难以实现及时跟踪，极易给国家和教师带来经济损失。

所以，运用过程控制思想的高职教学与教务管理工作必须贯彻以学习者为核心的控制思想。建立更科学的制度和方法，并积极引入信息管理方法，以提高管理效率。同时，对于管理团队来说，还需要不断加强培训，强化管理意识和信息管理能力，促进他们在实际管理操作中更加规范和有组织，进一步强化管理者的责任心，提高信息资料100%使用率，进而全面提高知识与技能，从而完成院校教学与教育工作的一体化管理工作，推动院校教学与教务管理工作的长期健康开展。

五、结语

学校课程与教务管理工作的流程和优化，有助于提升教学与教育行政管理工作效率与质量，使得教学管理更加标准化与有组织，达到学校课程与教育行政管理工作的系统化。通过学校的管理人员主动运用过程管理理念，在思想与技能上全方位提升了课堂与教务管理工作，从而最大限度地减少了管理成本，并合理衔接了学生学习的各个环节，为学生有序正常的学习创造了条件，以便于在最短的时间里以最低的管理成本，真正做到有效的教务管理工作。