数字档案馆建设对信息服务的影响及其发展策略

摘 要：随着信息技术快速发展，已步入数字档案馆建设的新时代，数字档案馆不仅改变了档案管理、利用和服务方式，而且使信息服务发生巨大变革。本文概括了数字档案馆建设的含义和内容，重点探讨数字档案馆建设对信息服务的影响，并提出数字档案馆建设对信息服务的发展策略，以期在信息化和网络化发展的新形势下，做好在数字档案馆建设中的信息服务工作，促进档案事业进一步发展。

关键词：数字档案馆；信息服务；影响；发展策略

21世纪是信息化、数字化和网络化的时代，是我国社会经济、政治和文化等各领域发展变化最大的时期。在这一时代背景下，数字档案馆应运而生，它是适应信息化发展趋势的必然产物，是档案工作发展的必然趋势。数字档案馆改变了传统的档案管理方式和利用方式，使档案部门在信息管理方面的作用日益突出。数字档案馆的建设不仅提高了档案信息资源开发利用的水平，而且为人们提供了一种新的档案信息服务方式。

一、我国数字档案馆建设的含义和内容

数字档案馆是利用现代计算机、网络和通信技术，以数字形式存储、管理、传递和利用档案信息资源的档案管理系统，它是数字信息资源的集合体。数字档案馆的基本功能包括信息储存和信息共享等方面。具体来讲，一是信息储存，是指把纸质文件或其他载体上的档案数字化，使其变成电子文件或数字化图像保存起来；二是检索，是指把纸质文件或其他载体上的档案数字化后，利用计算机技术和网络技术进行检索；三是传递，是指将电子文件或数字化图像等用电子邮件等形式发送给不同用户；四是共享，指通过计算机网络将数字档案资源共享。数字档案馆的主要特点是信息存储、管理和传递的数字化，即对馆藏档案数字化处理。因此，数字档案馆建设的核心内容就是建立一个基于计算机网络的档案信息资源中心。

数字档案馆是建立在数字化基础上的网络档案管理，是电子信息技术与档案管理有机结合的产物。其具有三个特点：一是数字档案馆具有保存载体多元化、档案实体化和档案内容数字化特征；二是数字档案馆具有信息传递网络化、信息资源共享化和服务方式多样化特征；三是数字档案馆具有信息资源的高度共享性、服务形式多样性和信息服务开放性的特征。因此，建立数字档案馆可以提高档案管理水平，扩大档案利用范围，提供高效的信息服务。

二、信息服务在数字档案馆建设中的地位和作用

随着经济和科技的发展，档案事业也迎来新的机遇和挑战。档案工作要适应信息社会发展的需求，就必须加快数字档案馆建设，用现代化信息技术手段，提高档案工作效率和质量，使档案信息服务成为数字档案馆建设的重要组成部分。因此，做好在数字档案馆建设中的信息服务工作，对于推进档案事业发展和适应现代化社会建设具有十分重要的意义。从目前来看，信息服务已成为人们获取信息资源和利用档案信息资源的主要方式。同时，也是现代社会人们利用档案资源、从事生产和生活所必须依赖的基础。随着数字化技术在档案行业的广泛应用，社会各界对档案信息服务的需求也在不断增长。因此，在数字档案馆建设中，加强信息服务工作具有非常重要的意义。

三、数字档案馆建设对信息服务方式的影响

1.档案管理数字化

数字化档案管理，是指在信息技术的支持下，以计算机技术和通信技术为基础，把档案信息存储在计算机内，形成数字档案。这种数字档案具有以下特点：其一，是通过计算机系统处理后的档案信息，其载体包括磁盘、光盘和磁带等；其二，数字化档案是通过计算机处理后的电子文件和电子信息；其三，数字化档案管理是把以文本为载体的纸质文件和以图像为载体的图像文件等数字化成二进制数据，存储在计算机中；其四，数字化档案管理是把具有存储、检索、复制和传输等功能的文件与档案管理系统连接在一起；其五，数字化档案管理是通过计算机网络对档案信息进行处理、传递和交换。

2.服务方式网络化

由于数字档案馆建设的推进，档案信息服务的方式发生巨大变化，利用网络获取档案信息已成为档案部门开展信息服务的重要手段。利用网络不仅可以检索档案，还可以提供档案信息利用咨询、档案专题检索和档案在线服务等，使档案馆由传统的被动服务向主动服务转变。随着电子计算机技术和网络技术的发展，档案馆逐渐成为以计算机网络为基础，以各种信息资源为主要内容和形式的信息中心，数字档案馆建设已经成为国家信息化建设的重要组成部分。数字档案馆建设不仅为人们提供传统意义上的信息服务方式，而且提供一种全新的信息服务方式。数字档案馆是计算机网络技术与现代档案学相结合的产物，它以计算机网络技术为基础，以信息资源共享和数字化为核心，以面向社会公众提供服务为目的。数字档案馆的建设是一个不断发展、完善和成熟的过程。

3.档案资源共享化

档案信息资源共享化是指档案部门提供的各种信息资源，在其内部各单位之间和各单位与社会公众之间能够实现信息资源的共享，从而提高档案部门的工作效率和社会服务能力。当前，我国档案信息资源共享还处于起步阶段，档案信息资源共享化是数字档案馆建设的一个重要目标。首先，为实现这一目标需要建立统一的标准体系，制定统一的技术标准、应用标准和接口标准等；其次，是通过建立统一的信息组织方式和索引系统，将分散在各单位内部及社会公众中的档案信息整合，建立起具有统一數据格式和内容标准的档案信息资源数据库；最后，是建立起共享平台，实现不同系统之间和不同平台之间数据格式的转换与互认。在此基础上，不同单位和个人就可以通过共享平台查询、检索和获取所需档案信息资源，从而实现档案资源共享化。

4.档案信息服务个性化

个性化服务是指在数字档案馆建设中，要根据用户的不同需要和利用习惯，提供不同的个性化服务，提高用户的满意度。其特点是：（1）数字档案馆服务与用户的个性化需求相适应；（2）数字化档案信息服务以用户需求为中心，不是以档案资源为中心；（3）提供个性化服务要遵循信息用户至上和满足用户需要的原则。随着网络技术、通信技术和多媒体技术快速发展，数字档案馆建设已经开始进入全新时代。在这一时期，数字档案馆建设已经从传统的档案信息服务向现代电子商务和电子政务转变。在此过程中，数字档案馆建设与电子商务和电子政务建设相结合，对提高我国档案信息服务水平有着非常重要的意义。

5.档案信息安全化

档案信息安全是指通过网络传送和储存的档案信息在传输和使用过程中，不被窃取、篡改、伪造和销毁，以及信息提供者和利用者在利用过程中，不因环境变化而导致其信息丢失的能力。我国的档案信息安全保护主要以物理安全为主，包括物理安全保护、物理隔离和安全认证等，这些技术都是随着计算机技术和网络技术发展起来的，在数字档案馆建设中发挥重要作用。但是，在实际应用中还存在一定问题。一是在档案馆服务器中存在非法用户访问和非法用户对数据库的修改，对数据库的非法操作；二是一些网络病毒和黑客攻击软件以及个人计算机病毒进入档案信息系统中，使档案信息系统遭到破坏；三是档案管理人员没有充分意识到数字档案馆建设对档案信息安全的重要性，不重视安全问题，出现数据丢失情况。

四、数字档案馆建设服务方式的创新策略

1.创新服务观念，适应新时期数字档案馆的转变

在信息时代，数字档案馆是新型的档案信息服务平台，其主要目的是要通过信息化技术手段，实现档案资源的数字化管理，可以为广大人民群众提供方便、快捷的信息服务。在新时期，人们对档案信息服务的需求也在不断发生变化，除了传统的档案信息服务之外，人们对数字档案馆的建设和发展也提出更高的要求。在这种情况下，就要不断创新服务观念，适应新时期数字档案馆的转变，才能更好地为广大人民群众提供档案信息服务。只有不断创新服务观念，才能更好地满足不同用户对于档案信息资源的需求。档案工作人员要主动适应这种新形势，从传统档案管理模式中解放出来，以现代化技术为支撑，更好地为社会各界提供优质高效的档案信息服务。

2.完善数字档案馆信息资源应用管理系统

数字档案馆的建设，要不断完善档案信息资源的应用管理系统，使数字档案馆的各项功能得到充分发挥。完善数字档案馆信息资源应用管理系统，不仅要对数字档案馆中的信息资源分类和整理，还要对档案信息资源深入挖掘，使档案信息资源得到充分利用。因此，在构建数字档案馆信息资源应用管理系统时，要做到以下几点：第一，要对档案信息资源合理分类和整理；第二，要对数字档案馆的各种功能深入挖掘和整合；第三，要对档案信息资源深度开发和利用；第四，要建立档案信息资源共享平台；第五，要构建数字化档案馆平台。只有这样才能使数字档案馆的各项功能得到充分发挥。

3.强化数字档案馆的安全保障措施

首先，要加强对档案工作人员的信息安全意识培训，提高档案工作人员的信息安全意识和能力。其次，要加强对数字档案馆的安全管理，建立完善的数字档案馆安全保障体系，确保档案资源的信息安全。最后，要对数字档案馆定期检查和维护，避免出现档案丢失和损坏等现象。因此，数字档案馆的建设和发展离不开档案管理人员和工作人员的共同努力。档案管理工作是长期而细致的过程，需要档案管理人员具有扎实的理论知识和丰富的实践经验。所以，在新时代，档案管理人员应该加强学习和交流，不断提高自己的专业素养和综合素质水平。

4.构建多元化的档案服务模式

首先，构建以档案信息资源共享平台为基础的数字档案馆。数字档案馆是一种新型的档案馆，也是一种信息服务平台。在构建数字档案馆时，要以实现档案信息资源共享为基础，以数字档案馆为载体，促进档案信息资源共享平台的建设。通过建立数字档案馆，实现不同区域之间档案信息资源的共享。其次，构建以满足用户个性化需求为中心的数字档案馆。用户是档案管理服务中最重要的组成部分，用户对档案管理服务有着更高层次的要求。在构建数字档案馆时，要根据用户对档案管理服务要求的不同，有针对性地设计和开发。最后，构建以提高档案服务质量为目标的数字档案馆。在构建数字档案馆时，要根据用户对信息的需求和服务质量情况，建立多元化的档案服务模式，实现以满足用户需求为目标。在构建数字档案馆时，要充分发挥数字档案馆对社会发展的推动作用，通过开发新资源来满足不同层次和不同方面用户对信息服务工作不断增长的需求。在开发新资源时要注重开发新信息资源，还要注重对已有信息资源的整合。

5.数据挖掘的关联服务

从数据库中提取和发现知识，利用规则发现其中的关联，挖掘知识的内在联系，实现信息的深度关联，提高数据挖掘的效率和精度，使数字档案馆成为用户的信息中心。在数字档案馆中，除了传统意义上的档案资源数字化、存储和检索外，还应进一步挖掘和发现用户的兴趣、行为和需求等关系。例如，在档案馆数据库中，发现用户对同一档案类别或主题感兴趣的档案数量是不相同的；在用户对某一特定档案类别或主题感兴趣时，其浏览频率也不同；在某一特定档案类别或主题中，用户搜索关键词组中出现频率最高的档案数量也会不同。

在数字档案馆中利用数据挖掘技术，发现用户对特定主题或类别感兴趣时，其浏览频率较高，用户在搜索关键词组中出现频率最高的档案数量也会不同。由此可见，挖掘技术在数字档案馆信息服务中有着重要作用。通过对档案数据信息关联分析和挖掘，可以发现其内在联系和规律，从而为数字档案馆服务提供决策支持和指导依据，实现信息资源共享和增值利用，这是数字档案馆发展的必然趋势。

6.完善数字档案馆评价机制

数字档案馆是档案信息化的重要载体，也是档案信息服务的新平台，所以，对数字档案馆的评价机制也应该随之完善，通过对数字档案馆的评价，可以在一定程度上发现档案管理工作中存在的问题，并及时改进和完善。在数字档案馆评价机制中，要注重对数字档案馆信息服务效果的评价，因为数字档案馆信息服务效果也是衡量其质量和水平的重要指标。因此，在评价数字档案馆信息服务效果时，应该建立科学、合理以及全面的评价体系。

首先，要注重对用户反馈情况的评价，在对用户反馈情况评价时，重点关注用户需求和满意度。其次，要注重对数字档案馆信息服务成果的评价，数字档案馆信息服务成果，可以作为一项重要的考核指标。最后，要注重对数字档案馆建设发展情况的评价，可以通过建立数字档案馆的数据库发展情况来记录档案数据，方便用户了解当地的档案资源分布状况。同时，也能方便档案管理部门掌握当地档案资源建设情况，通过这种方式来考核和监督档案工作。

五、结语

目前，我国数字档案馆建设已经开始步入实施阶段，我们必须明确数字档案馆建设对信息服务产生的影响，从而推动我国档案事业发展。对于档案工作者来说，不仅要对数字档案馆建设引起高度重视，还要从实际出发，采用科学有效的方法，加大力度开展数字档案馆建设工作。要在全面了解数字档案馆建设对信息服务影响的基礎上，找出阻碍数字档案馆信息服务发展的因素，并以此制定相应的发展策略。同时，要通过这些策略来改善数字档案馆信息服务环境，不断增强档案工作者的服务意识和服务能力，只有这样才能推动我国档案事业实现健康可持续发展，为我国社会主义现代化建设提供可靠的档案信息资源保障。

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作者简介：陈笑天（1992—），女 ，汉族，河南濮阳人，本科，助理馆员，研究方向：企业档案管理。