公立医院综合档案管理的现状与对策研究

韩兴发　叶茂　吴玉洪

摘 要：公立医院综合档案作为客观记录医院发展历程的重要原始资料，是公立医院管理过程的真实反映，也是积累和传播公立医院管理经验的重要载体。公立医院的档案对于实现精细化管理和高质量发展至关重要，它不仅可以为医学诊断、科研创新和其他领域的进步提供支持，还可以为解决医疗纠纷提供法律依据，保障患者的合法权益，并可丰富和传承医院的文化。通过对某市市属公立医院的调查研究，可以深入了解当前的综合档案管理情况，并从中找到有效的解决方案，以促进公立医院综合档案科学管理，更好地发挥档案资源的作用。

关键词：公立医院；档案管理；对策；制度

2023年2月，为了更好地推进卫生健康系统档案工作，某市卫生健康委员会与市委办公厅联合开展了一次重要的档案交叉专项检查活动，经过详细调研、查阅资料、实地考察以及座谈交流等，对18家市属公立医院的档案工作进行了全面而细致地检查，发现了一些问题。其中包括部分医院领导对档案工作不够重视，缺乏规范化意识；档案人员业务水平不高，专业性不强；档案收集不完整、不及时，归档材料不符合要求；档案信息化建设滞后，电子文件未得到充分应用等。通过此次档案工作专项检查，全面掌握了档案工作责任制落实、资源建设、信息化和安全管理等情况。

一、公立医院综合档案管理现状

该市市属18家公立医院，绝大多数医院对档案工作高度重视，明确了分管领导和专（兼）职档案员，组织机构比较健全，档案保管、保密和利用等制度较为完善。多数医院的文书、会计、实物以及音像等档案门类齐全，实现了集中统一管理。绝大部分医院都配备了确保档案安全的硬件设备设施，档案保护设备设施使用率比较高。各医院比较重视档案安全管理，均设置了独立的档案库房，配备档案柜或文件柜存放档案资料，很多医院还安装了密集架，配备了数量充足且符合要求的灭火器、温湿度计、空调、除湿机、防盗门窗和遮光窗帘等设备设施。

随着时代的发展，档案的重要性日益凸显，公立医院的综合档案管理也成为一项重要的基础性任务，受到各级政府及相关机构的高度重视，并取得了长足的进展。尽管近年来医院的管理工作取得了一定的进展，但是就总体而言，综合档案管理依然存在一些挑战，需要加强和改进。

二、公立医院综合档案管理存在的问题

1.档案工作制度不适应工作要求

部分公立医院对档案工作重视程度还不够，档案工作制度不健全，普遍存在未建设数字化专项工作制度体系，部分医院并未参照国家标准和规范制定相应的管理制度，部分医院未紧跟新形势研究推进档案工作转型，关注焦点未调整到档案资源上，存在档案管理人员的配备与医院规模不匹配等现象，档案管理人员通常身兼多职，未建立“谁产生、谁负责”的档案责任网格，档案资源各管一片，长期未向医院综合档案室移交现象较为普遍。

2.檔案基础设备设施配置不完善

根据《档案法》和其他有关法律法规，为综合档案室建设制定了严格的标准，许多医院的综合档案室仍未达到“三分开”和“八防”措施等基本要求。部分医院领导对档案工作关注不够、支持不够，档案室建设不符合标准，档案库房存有较多杂物，卫生条件差，缺少防盗、防火、防光、防潮以及防虫等措施，配备的干粉灭火器和水喷淋灭火设施不符合档案库房管理要求，档案库房防水防潮方面存在严重安全隐患。有的医院档案库房容量不足，无法满足档案保管需要。鉴于库房空间紧张，许多档案仍然被封闭在铁皮柜中，使用的密集架也无法满足需求，从而大大削弱了对档案资源的有效管理与利用，导致许多宝贵的文件无法被妥善保存，甚至遭受了巨大的损失。

3.档案管理人员业务素质有待提升

部分公立医院档案人员对档案归档范围、保管期限和类别划分把握不准，个别内设机构存在对人事任免、劳资、会议记录、统计报表和合同等档案长期未归档的违规现象。部分公立医院忽视档案收集的完整性，只对手边现存文件进行整理，不关心文件的成套性和关联性，无法保障应归尽归，导致部分档案永久缺失。由于档案整理不够及时，许多年份的档案被随意堆积，没有分类整理，也没有按照年份归档和立卷。此外，还缺乏大事记和组织机构沿革等内容。部分公立医院档案人员因身兼多职，事务繁忙，对档案工作法律法规学而不入心、听而不落实。

4.档案资源集中管理水平亟待提高

部分公立医院形成的各门类和载体档案未实行集中统一管理，未打破医院内部条块分割管理的状态，将文书、基建、会计、科技和实物等档案分别按部门进行保管。因为没有进行系统的档案管理，许多关键的科学研究、财务报表和职工花名册等专业档案都散放，没能得到应有的保护，容易丢失。

5.实物和照片档案管理欠规范

大部分公立医院的实物档案未专门收集，都堆放在固定区域未整理形成台账。数码照片等音像档案整理不规范，大都只存放在个人电脑，没有开展整理归档和备份工作。开展实物档案整理的医院大多未拍照留存。

6.档案数字化程度不高

尽管许多公立医院都开始关注档案工作并投入资源，但大多数医院并未真正采取行动，缺乏对档案数字化的充分认识，缺乏明确的规划和目标，档案数字化的实施和发展仍处于落后状态。许多医院仍然缺乏对档案信息的充分利用，他们的电脑设施也没有得到及时升级和更新，仅仅是建立了文件档案的目录数据库，缺乏深入的数字化处理，数字化水平相当低，只是将需要进馆的文件进行了数字化处理，而且绝大多数医院都没有自己的档案管理系统，导致档案信息化建设工作相对滞后，一定程度上阻碍了档案信息化管理的实现，无法充分发挥医院档案信息化的价值与作用。

三、进一步加强公立医院综合档案管理的意见和建议

1.提升档案工作意识，完善档案工作体制

随着全面推进依法治国的不断深入，公立医院应建立健全档案管理制度、法规和标准，落实“依法治档”，使档案管理工作更加有序和有效，为患者提供更加优质的服务。因此，必须遵守《档案法》和《卫生档案管理暂行规定》，并要充分考虑到卫生档案的独特性，建立一套完整的档案管理体系，以便更好地保护以及有效地利用卫生档案。为了更好地满足公立医院的需求，我们将建立完善的档案管理体系，确定每一个步骤的具体要求，并配备充足的专（兼）职档案管理人员，形成有效的档案管理网络，以便更好地协调和推进档案业务的发展。档案管理工作人员要保持相对稳定，保证其业务学习和从事档案工作的时间，切实履职尽责。

为了实现更高的管理效率，在完善制度的前提下，应该把制度的实施、执行和长期发展作为一项关键的评估指标。经过严格的等级评估与绩效考核，建立质控体系，明确各部门在档案管理方面的职责，并将其归档情况作为考核指标。还可以与其他业务工作一起部署、检查和考核，及时通报和批评发现的问题。严格执行奖惩措施，加强全院对档案的重视，为综合档案管理工作创造良好的环境。

2.创新档案管理思路，提高档案管理整体水平

为了促进医院档案事业的发展，最重要的是要拥有创新的思维和行动，以便更好地实施综合档案管理。由于医院综合档案管理人员的专业能力和素质各有千秋，这种状况严重阻碍了整体档案的有效运作，降低了整体的管理效率。为了提升档案管理团队的整体能力，需要对其加强培养，并在职称晋升和年度考核等过程中给予更多的关注。同时，还需要重视继续教育，以确保他们能够胜任各项工作。医院可以开发多样化的继续教育课程，涵盖档案管理的基本概念、专业技能、最新应用、科学研究和职业操守等多个领域，以此来扩大档案管理者的视野，开阔思维，有助于不断提高自身的能力。为了有效提升档案管理水平，医院必须采取有力措施，加大对档案人才的投入，制定严格的招聘标准，积极吸引拥有相关专业知识的人员，将档案从业者的培训纳入医院的人才培养计划，以此来建立完整的档案管理队伍，确保档案管理工作高效开展。采取“引进来、送出去和自己学”的培训计划，大力支持档案管理人员获得更加全面的知识，增强其职业技能与综合素养。为了提升档案管理人员的职称晋升、获得更好的待遇和职业发展，应采取有力措施，激发他们的积极性。

在档案管理方面应该大胆创新，打破传统的收集、整理、保管和利用方式。为了最大限度地激发团队的潜力，应当跨越传统的档案管理模式，与不同的部门建立有效的沟通渠道，及时发掘和处理存储在各部门的档案资源。通过对各个部门的实际情况分析，制定有效的解决方案，以促进档案业务的发展，并不断提高档案管理水平。

3.改善档案库房环境，实现档案集中统一管理

由于公立医院原有档案室的功能设置和存储能力有限，无法满足日益增长的医院需求。醫院的档案管理非常复杂，包括文书、财务、基建和病历档案等。由于库存、档案管理人员和设施设备的限制，综合档案室无法充分发挥其全面性，缺乏集中统一的管理。由于各科室存档的财务、人事和病案等档案缺乏集中管理，使得后续查找和利用这些档案变得极其困难。随着医院发展的不断加快，许多医院都有新建院区或重新规划综合档案室的意愿。

在建设新的医院时，应该从建筑设计出发，采用综合档案馆（室）的标准，实施集中统一的档案管理，以有效地保存和管理档案，可以有效提升档案的使用效率和可靠性。通过现代技术，经过精心设计，将档案库房安全管理系统、档案存放环境智能管理系统、实体档案管理系统及库房导引系统等融合，组成全新的档案库房智能一体化管理系统，不仅可以保障安全，还可以优化存储空间，并可以根据用户需求实时导航，从而大幅提升档案管理的效率与质量。智慧档案室主要设备包括档案室档案储存设备、气体消防设备、档案室环境控制系统和设备、中央控制系统和设备、烟雾感应监测系统和设备、红外防盗报警系统和设备、视频监控系统和设备、门禁管理系统、档案库房漏水监测自动报警系统以及温湿度消毒净化一体化智能控制系统和设备。从库房设计上可以分为综合档案室、人事档案室、病历档案室、声像档案室、实物档案室及院史荣誉馆等。

4.通过加强档案信息化建设，可以更好地利用档案资源

随着大数据技术的发展，信息资源的重要性日益凸显，公立医院的综合档案收集了大量的原始信息，为医院的发展提供了宝贵的参考和指导依据。同时，加强档案信息化建设，实施文档一体化、归档双轨制，也将极大地提高医院的办公效率和信息化水平。为了实现档案信息的有效管理，应该加强档案管理数字化和网络化，实现档案信息的快速接收、传输、存储和有效利用，从而实现档案信息的高效共享。应该重点关注的是，为了获得有效的科学研究成果，必须持续不断地收集、整理、分析和更新档案数据。医院档案管理部门应当及时建立完善的档案管理系统，广泛收集各类档案数据，并对其精心处理，以便及时反映医院的运营状况，为医院的发展提供有力的数据支撑。档案管理部门应该积极建立资源共享平台，以便各有关部门能够及时获取所需的信息，为医院的工作提供有效的支持和帮助。医院应当严格保护个人信息，充分利用已经建立的档案资料，为科学研究提供可靠的基础数据，以促进科学发展。通过运用大数据技术，对医院的档案资料进行深入分析，为医院的管理、科研和其他领域提供理论指导和业务支持，使档案资源成为医院改革发展的重要支撑。

5.对综合档案馆（室）隶属部门的建议

党的十九届三中全会作出关于深化党和国家机构改革的重要决定后，全国各省市档案局正式转隶省（市）委办公厅，标志着党和政府对档案管理工作的进一步强化，有利于进一步加强党对档案工作的领导，更好地履行为党管档、为国守史、为民服务的重要职责，也对档案工作提出了新的更高要求。目前，公立医院的综合档案管理还是以医院办公室管理的模式为主，办公室下设综合档案室为二级科室或由办公室人员兼管综合档案工作。如果将综合档案馆（室）划为党委办公室管理，将更好地发挥公立医院党管档案的工作机制，更好地执行和落实党委领导下的院长负责制，更好地推动公立医院档案事业高质量发展。

总而言之，我国正在积极推动医疗体制的变革，相应的政策措施也正在不断完善，医院内部的管理工作也取得了长足的进展。经过深入研究和分析发现，综合档案管理对于医院的整体运营水平至关重要。因此，在当前的医疗环境中，公立医院应该重视对综合档案的管理，加强档案管理制度的建设，提升管理意识，并充分利用现代化技术，实现有效的改进和创新，为满足医院现代化和可持续发展的需求，发挥更大的作用。

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基金项目：国家档案局2022年度重点科技项目：电子出生医学证明档案管理及应用研究，项目编号：2022-Z-004。

作者简介：韩兴发（1981—），男，汉族，重庆人，硕士研究生，档案馆员，研究方向：档案管理、行政管理；叶茂（1973—），女，汉族，重庆人，硕士研究生，正高级经济师，研究方向：行政管理；通讯作者：吴玉洪（1985—），女，汉族，重庆人，本科，档案馆员，研究方向：人事档案管理。