提高档案管理科学化水平的路径探讨

崔晨

摘 要：目前，档案管理在我国档案事业发展中扮演着至关重要的角色，不仅是档案工作的核心内容，还是现代社会發展的基础。随着社会的进步，档案管理技术也取得了长足的进步，科学的档案管理不仅有助于推动我国档案事业的发展，还能有效促进档案管理工作的创新和完善。因此，加强我国档案管理的科学性、规范性，是促进档案管理事业发展的关键步骤。本文旨在深入探讨如何有效改进和完善，实现其科学化管理，以期为档案管理的开展带来积极的影响。

关键词：档案管理；科学化；新路径

档案是一种记录历史的方式，也是促进企业可持续发展的关键因素。档案不仅记录了企事业单位的发展，更集结了一个时代的文化。随着科学信息技术的进步，为档案管理提供了非常重要的途径，在社会经济高速发展的21世纪，实现档案管理科学化发展是大势所趋，也是推动企业档案管理工作稳定发展的必要条件。档案管理科学化先要做到信息检索的科学化，传统的档案管理存在纸质卷宗多、翻阅麻烦和查找困难等诸多问题，在信息化背景下，科学的档案管理可以更好地满足人们查阅档案的需求，不仅做到了档案管理与时俱进，还真正实现了档案管理的多元化与信息化发展，这些均是档案管理信息化发展的必然要求。

一、档案管理工作的作用

档案管理具有重要的社会意义，是一项具有管理性、服务性和具有重大政治意义的工作。档案管理工作虽然不能带来实际的经济利益，也无法被单纯的档案机构或者个体所掌控，但却可以为社会发展提供宝贵的资源，包括收集、整理、分析、归类以及统计等多种方式，从而发挥出其独特的管理价值。档案管理系统并非孤立存在，它是社会管理体系中不可或缺的一部分。档案管理的重要性在于它能够为社会实践提供有价值的信息，这与传统的档案职能有所不同。尽管档案部门也致力于研究和编辑档案，但它们的目标仍然是为了更好地满足社会需求，并为其服务。因为档案的重要性涉及国家的安全、发展和繁荣等重大问题，因此，无论是中国还是其他国家，都严格遵守保密措施，其中一些涉密档案将永久封存，只有在规定时限结束时，方可向公众开放，此类档案管理的重点在于确保其机密性。档案管理系统对于建立和维护国家文献信息体系至关重要，不仅可以提升信息查阅的便利性，而且可以作为社会信息体系的核心支柱。档案管理无疑是一项重要的工作任务，它既可以为当前的工作提供指导，还可以为未来的发展提供支持，更可以为整个社会带来持久的发展动力。

二、档案管理科学化的必要性

1.提升档案管理时效

从目前情况来看，档案管理工作涉及的内容和形式具有较为明显的复杂性特点，提高此项工作的科学化水平，能够让工作实效性和科学性充分体现出来，后续管理工作和创新工作就可以正常开展。现阶段，人类文明发展速度较快，在这个过程中出现了更加复杂且多元化的档案种类，档案的数量也会逐渐增加。企事业单位要想让档案管理工作人员积极投入日常工作当中，就要提高他们的综合素质，使其充分了解日常管理工作中的具体难度，不仅可以有效减轻工作任务量，而且可以让档案管理科学化水平得到稳定提升。只有这样，档案管理才能发挥出它的作用，发挥它的优越性，为构建和谐社会提供依据，为市民的健康发展创造一个更好的空间与环境。同时，随着我国在国际市场上的竞争，我国的综合国力和国际地位得到显著提高，我们必须从宏观发展的高度把握好档案工作的本质，把握好新时期档案管理工作的重点，从科学文化建设的实际出发，改进工作方式和工作手段，保证档案管理工作稳定运行。

2.顺应数字化发展要求

目前，人们日常生活和工作都会与信息技术、互联网技术有着紧密的联系，提升档案管理科学化水平，能够将更多信息技术应用到档案管理工作的各个环节当中，对数字化发展的现实条件综合考虑，在这个过程中要紧跟时代发展节奏，最终实现档案管理科学化目的。企事业单位可以根据实际情况建立实体档案和电子档案，将规范化管理落实到档案管理工作中，进一步提高档案资源整体的开发利用率。各个部门要对文档资料开展统一管理，还可以向电子文档数据中心提交，通过相关系统来达到统一管理和集中存储的效果，提高整体档案管理工作效率和质量。

3.促进档案工作顺利开展

众所周知，档案管理在推进精神文明建设中可以发挥良好的作用。进入信息化时代以来，我国整体的科学技术水平得到了较大程度的提高，外部环境的变化给档案管理工作带来相应的影响，档案管理工作人员要对档案管理科学化予以足够的重视。只有具备较高的科学化水平，才能够将自身价值和优势充分体现出来，为建设和谐社会奠定良好的基础。

4.有利于实现档案管理的提档升级

随着经济社会的发展，档案的内容变得越来越丰富，种类也在不断增加，档案管理工作模式也得到极大的创新和进步，相应的档案管理工作量也在不断增加，难度也在不断提升，这对档案管理工作提出更高的要求。随着现代化的推进，传统的档案管理方式已无法适应当今的需求，企事业单位必须采用最新的科技管理思想，结合现代化的技术，加强档案的管理，从而有效促进经济社会的可持续发展，实现更高的社会效益。这需要档案管理部门在收集、分类、编目、上架和管理等各个技术环节都有所改进，以提高整体的档案管理效率。

三、我国档案管理中存在的不足之处

1.档案管理意识薄弱

随着时代的进步，许多企业的管理者开始意识到信息化和数字化的重要性，但对于档案管理工作的重视还有待加强。他们没有正确认识自己的职责，在处理档案管理问题时出现了许多偏差。由于一些档案管理工作人员缺乏责任感，对于档案的处理缺乏重视，导致档案信息不完整、不准确，甚至可能出现档案损坏的状况。由于管理者未能充分认识到档案工作流程的重要性，导致档案管理工作的推进速度变得缓慢，而且容易出现失误，从而使得整个发展过程陷入困境。此外，档案管理人员的综合素质有待提升，专业技能水平不足，对现代化科学技术不熟悉，就无法以时代发展的视角，整合利用现代化信息技术创新档案管理对策及手段。

2.档案管理信息化水平低

尽管信息技术已经广泛应用于各行各业，但许多单位仍然依赖传统的工作模式，缺乏现代化的管理能力。虽然一些单位采用了最新的技术和设备设施，但仍然无法充分利用这些资源，也无法有效地实现档案信息的共享与利用。随着科技的进步，许多企事业单位开始使用先进的技术来提高档案管理的效率，但是，由于不同部门之间的沟通不畅，以及使用不同的设备设施和软件系统，使得档案管理的标准化和统一化受到了影响，严重拖累了档案管理工作的开展。

3.传统档案管理工作机制落后

当前，有的企事业单位档案管理方式比较落后、流程复杂，不利于档案的查阅和修改。例如，如果有其他部门工作人员想要查阅相关的档案资料，需要通过多道档案查阅手续，浪费了大量的时间和精力。档案管理仍以纸质档案为主，不利于档案的保存和管理，更不利于档案的信息查阅和共享。随着技术的进步，传统的人工档案管理方法已经无法满足当今社会对高效、准确的档案管理的需求，因此，必须采取更先进的技术手段，建立完善的数据库系统，实施全面的数据共享，提高数据的可靠性和准确性，从而更好地满足社会的需求。通过科学的方法来提高档案管理的效率，可以大幅提升档案管理的整体水平，这将是一项至关重要的任务。通过科学化的档案管理，可以更有效地解决问题，保证档案管理工作的顺利进行，并能实现工作质量和效率的稳定提升。

四、提高档案管理科学化水平的有效路径

1.提升档案管理人员素养

档案管理工作有着明显的复杂性、系统性等特点，该工作在企事业单位占据着不可或缺的位置，相关工作人员面临的工作压力和负担比较大。为了有效应对新时代档案管理工作中的变化，档案管理工作人员应该不断加强学习，重视并充分利用所掌握的知识和技能，以便更好地调整和改进工作流程，提高工作效率和质量。档案管理工作人员需要与其他部门工作人员相互沟通和交流，为其他工作人员提供相应的支持和帮助，让他们获得学习的机会和提升空间，使档案管理工作的重点和难点得到全面的提升和改进。档案管理工作人员还要树立终身学习的理念，充分分析和研究不同的档案管理环节，在掌握该工作核心的同时，档案管理工作也会变得更加生动和形象，档案管理工作才能够得到有效的突破。

2.提高档案管理的信息化水平

档案管理科学化离不开信息设备设施的投入，在此过程中相关部门需要做好增加设备设施的准备，一般情况下需要从软件和硬件两方面入手，传统纸质版的档案管理形式并不能满足当下人们对档案的需求，在促进档案管理信息化的同时，也要对档案管理增加计算机方面的应用，保证档案数据的安全。通过互联网可以查询、检索档案信息，大幅提升了档案管理人员的工作效率。由于档案可能涉及企业内部的机密，所以，一定要做好档案的安全保护工作。对于一些有保密要求的档案，更应当增设机密数据管理权限功能，利用电脑端系统，可以实现对机密文件的输入、保存、更新和移动的全面控制。档案管理科学化可以实现不同形式、不同格式的档案存储，较为常见的有XML或TXT格式，除了文字数据外，较为常见的视频数据也可以使用MPEG格式存储。档案管理信息化建设要配备专业的人员，需要注意的是，有了信息化的档案管理模式也不能完全摒弃传统的纸质化档案管理，因二者各有利弊，很多时候还需要用最原始的档案方式查证真伪。相比之下，信息化档案管理更为方便、快捷，在日常的工作中要懂得巧妙应用信息技术，对信息的收集、归纳和整理都要做到有条不紊，游刃有余地做好档案管理工作，在发挥档案信息最大价值的同时，也要做好档案管理的创新发展。

3.应用科学化管理方式

档案管理利用计算机技术，可以更好地实现云储存模式，对于一些较为重要的档案资料可以采取加密的管理方式。在需要查找的时候，需要经过层层审批、上报，得到相应权限才能通过互联网端借阅档案。但如果遇到较为紧急和特殊的情况，也可以通过手机端登录，为档案的查找开通绿色通道，采取灵活的方式开展权限管理。无论任何单位，其内部档案管理的性质并不是将信息整理好永久封存，而是要充分发挥档案的最大价值。同时，一定要注重档案级别的划分，对于一些较为重要的档案要做好保密工作，而对于一些没有价值的信息可以有选择地保存，最大化发挥档案的价值，在提升管理质效的同时，也会进一步提升档案的经济效益。科学化管理方式是前提条件，更是不可或缺的内容，随着时代的进步和社会的发展，各个单位对档案管理工作提出了新的要求，传统的档案管理模式已经不能满足人们的实际需求，想要更好地实现与时俱进，就应当做到不断突破传统，打破瓶颈，不断创新。在引进先进档案管理方式的同时，硬件设备设施和软件系统也要跟上，才能推动档案管理的科学化开展。

4.转变档案管理观念

近年来，我国的档案工作取得了巨大的成就，但由于缺乏先进的档案管理理念，难以应对当今社会对日益增加的档案数据的需求。为了更好地满足当前的需求，企事业单位必须迅速改变传统的工作思维，根据实际情况，不断完善档案管理的机制与模式，从而提升科学化管理水准。通过引入先进的信息技术，大幅提升档案管理信息化水平，有效推动档案管理走向标准化、规范化和现代化的发展方向。为了更好地实现档案管理的目标，各部门应当给予充分的重视和加强管理，提升档案工作者的职业道德，明确档案管理目标，准确把握档案工作的核心，以期取得最佳效果。通过全面的档案管理改革，可以大幅提高档案管理的效率。

5.积极开展档案标准化与信息化建设

建立档案工作的标准化流程，能够大大提高档案管理工作的科学化水平。首先，良好的工作环境是必不可少。要想做到工作环境的优化就需要企事业单位投入大量资金和人力，完善档案工作的基础设备设施建设，一套现代化的设备会使档案管理的工作效率得到快速提升。其次，档案的移交也是档案管理工作中的重点。提高档案管理监督的有效性，及时完成档案的审批、复查和存储工作，可以尽量避免档案管理中的失误，为开展日后工作提供保障。在档案管理过程中，移交至关重要，它不仅能够增强监督的有效性，还能够及时完成审核、检验和存储，从而最大限度地减少管理过程中的错误，为日后的工作提供坚实的基础。

五、结语

在信息技术发展不断加快的情况下，档案管理的特殊性会对社会的经济发展造成影响，所以，构建更加完善的档案管理体系，提升档案管理科学化水平，是顺应时代发展的需要。本文主要论述了关于提高档案管理科学化水平的路径等内容，通过分析可以发现，在如今的档案管理工作中，科学化、智能化和多元化的档案管理模式是主要的發展方向，只有跟上时代的发展潮流，适应现阶段档案管理制度，通过科学化的管理手段提高档案管理的工作水平，建立规范化、科学化的档案管理体系，才能摆脱传统被动式的档案管理模式。同时，在管理模式上，要懂得创新、大胆改革，积极引进先进的管理理念，不仅要注重培养人员的专业能力，还要在管理制度上注重创新，确保档案管理工作朝着可持续化的方向发展。

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（作者单位：巨野县人力资源和社会保障局）