浅谈仲裁秘书胜任素质分析

邢朝霞

（滨州仲裁服务中心，滨州 256600）

引 言

新时代中国特色社会主义法治建设要求塑造一支革命化、正规化、专业化、职业化的高素质法治专门队伍。商事仲裁作为一种多元化纠纷解决机制的重要组成部分，自1994 年8 月31 日第八届全国人民代表大会常务委员会第九次会议通过《中华人民共和国仲裁法》（以下简称《仲裁法》）以来，商事仲裁事业走上法治化、规范化道路。仲裁事业的蓬勃发展归根结底离不开仲裁工作人员——仲裁秘书的辛勤付出和努力。

一、仲裁秘书的概念

自《仲裁法》颁布以后，各地仲裁机构如雨后春笋般纷纷成立。仲裁机构以所在地市名称命名为“×××仲裁委员会”，如广州仲裁委员会、青岛仲裁委员会，设立其日常办公机构“×××仲裁委员会办公室”，如滨州仲裁委员会办公室，委办公室具体办理委员会的仲裁案件管理等程序性事务；收取和管理仲裁费用及其他日常性事务。在委员会办公室领导下处理日常机构运作、党务工作、财务工作、工会及仲裁案件相关工作的人员统称为仲裁秘书，其中直接参与案件管理和服务的工作人员一般也称“办案秘书”。

二、仲裁秘书的角色定位

（一）仲裁制度的宣传者

仲裁秘书代表着仲裁委的形象，是仲裁委的“活名片”。商事仲裁作为建立我国多元化纠纷解决途径的重要组成部分，有利于疏解法院办案压力，多渠道务实解决民事纠纷。仲裁秘书按照《中华人民共和国仲裁法》《中华人民共和国民事诉讼法》《仲裁规则》等依法履职、公正客观、勤勉务实、积极主动就是仲裁公信力的有力宣传者；在案件进入程序后，仲裁秘书秉持守法、守信、守时的工作标准，及时联系沟通双方当事人和仲裁员，力争高效、及时地解决纠纷，这就是仲裁机构的有力宣传者。与广播、电视、报刊、互联网等其他传统媒体宣传相比，仲裁秘书的宣传更具有温度、更生动和更有可信度。

（二）仲裁程序的服务者

仲裁程序是仲裁公信力的生命线。仲裁秘书在处理仲裁案件中应该从受理立案阶段到仲裁庭组成阶段、庭审过程到最终调解、裁决都应该严格按照《中华人民共和国仲裁法》《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国仲裁法〉若干问题的解释》《×××仲裁委员会仲裁规则》的要求和规范办案。

1.庭前准备阶段

仲裁立案要求审查是否符合三要件，即“①有仲裁协议；②有具体的仲裁请求和事实、理由；③属于仲裁委员会得受理范围”。仲裁秘书应做到“首任负责制”，对待当事人的申请，自收到申请后在规定时间内给予书面答复：认为符合受理条件的，应当受理，并书面答复通知其缴纳仲裁费用；对于不符合受理条件的，以书面形式出具《不予受理通知书》并告知理由。

案件受理后，仲裁委对符合立案条件的申请人和被申请人出具《立案受理通知书》，对不符合立案条件的申请人出具《不予立案通知书》，并将立案文书一并送达当事人。送达过程考验仲裁秘书的细心和责任心，及时确认送达地址，跟踪送达过程，根据案件当事人要求或者特点，选择送达方式，一般以直接送达、EMS 邮寄送达和电子送达为主，对于被申请人通过以上常规方式无法送达的，可以采用补救措施：公告送达，但是公告送达需要注意时间问题，根据最新修订的《中华人民共和国民事诉讼法》（2022.1.1 施行）将第九十二条改为第九十五条，第一款修改为：“受送达人下落不明，或者用本节规定的其他方式无法送达的，公告送达。自发出公告之日起，经过三十日，即视为送达。”。

2.在仲裁庭组庭前

充分体现尊重当事人意思自治原则，当事人可以协商一致共同选择仲裁庭方式及仲裁员。仲裁秘书在开庭前书面送达当事人《仲裁规则》《权利义务告知书》《仲裁组庭约定书》等，充分告知当事人的权利和义务，充分听取当事人的意见和建议，保障当事人意思自治。

3.庭审中

仲裁秘书提前与仲裁员沟通，将本庭案件突出问题向仲裁员做出汇报，如公告送达情况、被申请人缺席审理、保全情况、申请鉴定等。在庭审过程中，仲裁秘书要协助仲裁庭核对好当事人基本信息及出庭情况；借助办案信息化管理系统、信息化庭审语音系统、网络音视频会议系统等现代化信息设备做出一份完整、准确、全面、真实的庭审笔录，为仲裁案件最后公正裁判提供法定证明文书。同时，仲裁秘书要监督仲裁庭是否符合仲裁程序。如果出现程序性瑕疵，应该及时提醒仲裁庭更正。对于庭审中仲裁庭决定申请人或者被申请人庭后提交的证据材料或者质证意见，当事人提交材料的，应该及时反馈给仲裁员。庭审中双方当事人临时提出的庭审中断事由，比如申请鉴定、申请证人出庭等情况，应当及时联系仲裁员、双方当事人、鉴定机构等人员，及时跟进，确保程序合规。

4.结案

对于撤案的仲裁案件，仲裁秘书及时通知仲裁员并制作仲裁委撤案裁定书，送达双方当事人；对于能够调解的案件，仲裁秘书及时联系仲裁员、双方当事人签订调解协议，制作调解书并送达双方当事人；对于不能调解的案件，协助仲裁员认真校对制作核阅裁决书并送达双方当事人。

对于案件文书送达后，根据个案特点，其费用该退还仲裁费的退还申请人，该计算仲裁员报酬的及时计算报酬并配合财务部门发放仲裁员报酬。对于拒不执行裁决的当事人，可经当事人申请，仲裁秘书开具送达证明，由当事人交由中级人民法院处理强制执行事宜。

最后，仲裁秘书及时回顾整个案件过程，查缺补漏、完善资料，认真保管、整理、核对、装订卷宗，做到“案结卷归”，确保案件完整可溯。

（三）仲裁案件的监督者

仲裁秘书是仲裁委的专职工作人员，受仲裁委的指派，负责仲裁案件组织、管理和服务，同时对申请人与被申请人、仲裁员、鉴定机构及其他案件相关人员的行为具有监督义务。为保障仲裁案件质量，仲裁秘书按照《仲裁法》《×××仲裁规则》《×××仲裁员守则》《×××仲裁员管理办法》等相关法律法规及规定，监督、核实当事人身份信息；维护庭审纪律；监督仲裁员勤勉办案、廉洁自律、不与当事人私下会面等影响公正仲裁的行为；对接监督鉴定机构提供公正、真实的第三方数据。

仲裁秘书是仲裁案件的桥梁，搭建起了当事人和仲裁员之间的关系，起着非常重要的联结作用。因此，仲裁秘书的能力和水平往往决定着仲裁案件的质量，也影响着该仲裁委的形象和公信力。下面就目前仲裁秘书普遍存在的问题及如何提升其胜任能力提出个人看法。

三、存在的问题

（一）仲裁秘书选任问题

仲裁秘书是仲裁委的代言人，是仲裁委指派参与具体案件的管理人。选派谁？谁能胜任？能否保质保量完成案件管理工作？这些问题成了选任仲裁秘书的首要条件。当事人方希望能够得到更加公正、公平、快捷的仲裁结果，以最少的时间和最小的经济损失处理好经济纠纷，保存实力重回经济商场。而仲裁委希望仲裁秘书能够完全胜任案件管理，达到定纷止争的目的。从当事人和仲裁委的出发点来讲，其目标是一致的，即解决纠纷，助力经济发展，但问题是现有的仲裁秘书选任制度还不够公开透明，如仲裁秘书是否廉洁自律、是否有专业能力、是否需要回避等，这些问题有时候也会给办案埋下隐患，导致当事人不信任或者程序上不合规等问题。

（二）仲裁秘书胜任能力问题

仲裁秘书工作除具备基本职业道德、责任心、使命感、认真细致的工作态度外，还需要具备较高的法律专业知识和素养，特别是民商事法律专业知识，此外还要有一定的组织协调能力和管理能力，能够在复杂、繁忙、高强度的工作中做到“不重不漏，不缺位、不越位，谋其职、履其责”。因此，仲裁秘书可以说是“一专多能”的综合型人才。

（三）仲裁秘书留得住问题

仲裁委员会的仲裁秘书从现行体制讲一般有两种来源：编制内聘用人员和编制外劳务派遣人员。以×××仲裁委员会为例，其下设日常办公机构是×××仲裁委员会办公室，是参照《中华人民共和国公务员法》管理的事业单位，事业编制人员和劳务派遣人员混合搭配共同完成仲裁案件管理。一部分专业能力扎实、业务能力强的仲裁主办秘书，主要从事案件流程和程序指导、建议，以及相关人员的监督；另一部分仲裁秘书协助主办秘书工作，主要从事送达、文书起草、开庭记录等基础性工作。主办秘书和协办秘书相互搭配、互相帮助、各司其职，共同完成案件管理工作。现阶段人才流动性强，岗位工作强度大、压力大，导致部分工作人员流失。有些小仲裁委受到地区经济和人才缺口的限制，比较难招到既有专业能力又有组织协调能力的复合型人才，而招聘的劳务派遣人员因职业发展受限，晋升渠道受限，一般很少长期留在这里。这就给案件处理的稳定性和连贯性提出了考验。

四、提高仲裁秘书胜任素质的探讨

《仲裁法》自1994 年颁布以来，已经有28 年的历史，随着我国经济的发展，该法律中某些部分是不完善甚至是缺位的，比如该法律中并没有对仲裁秘书制度进行相关规定，仲裁秘书这一职业也只是在仲裁实践中不断发展起来的。因此，从制度层面完善和规范仲裁秘书的职责和责任是符合当前经济社会发展的需要。针对现在仲裁秘书在工作实践中出现的问题，从人力资源管理和规划的角度，一名仲裁秘书的胜任素质是其为在岗位上取得显著绩效而具有的各种知识、技能、自我认知、个性和动机等个人特征的总和。仲裁委应具体从秘书招募、选任、培训、绩效、薪酬福利、仲裁文化建设和员工关系等方面进行详细规定，具体可以从下面几点着手。

1.规范仲裁秘书选任制度

有些仲裁委仲裁秘书聘用门槛较低，迫于人才紧缺，岗位缺人，无法律储备或者相关工作经验的人员往往也会安排在仲裁业务科室，这给案件审理质量带来隐患。虽然任何本领都可以通过日后学习自然习得，但是具有一定法律知识背景，特别是具有法律本科以上学历或者法律资格证书的工作人员确实能提高工作效率，更快速、更准确地解决实际问题。因此，尽可能通过多种招募渠道，如社会招募、线上招募、校园招募、劳务派遣招募等人才招募途径，把想为仲裁做出贡献并符合仲裁发展要求的人才吸纳进来。通过组织专业能力测试、面试等程序完善人员招募程序，以期吸引更多优秀专业人才。

2.提高仲裁秘书业务水平

仲裁秘书在工作中除了具备基本的文字能力、国际贸易知识、经济学知识、一定外语听说读写水平等专业知识外，还应该具备法律专业知识，特别是民商事、民事诉讼法律知识等专业技能。除在招聘阶段要求本科及以上学历和法律专业外，在平时工作中，通过多种方法对人员培训和业务指导，比如传统教授法、视听技术法、远程教育法、参观学习法、团队培训法等，力求“知识及时更新，思维保持活跃”，不断提高仲裁办案能力和水平。定期开展业务能力大比拼，比如最新民商法纸笔测试、录入速度比赛、档案整理比拼等多种形式，让仲裁秘书在竞争中不断进步，在进步中完成好案件服务工作。

3.建立有效的激励机制

影响仲裁秘书胜任工作的因素包括内部因素即责任因素、能力因素、动机因素和外部因素即客观条件。因此，除了激发仲裁秘书内部动机外，还需建立系统、有效的激励机制。

（1）科学有效的岗位设置

要充分考虑现阶段仲裁工作的程序性、保密性等特点，现有仲裁秘书岗位上存在的问题为研究方向，来确定岗位人员和管理方式。尝试设置仲裁秘书公示制度，赋予当事人选择仲裁秘书的权利等。

（2）完善评优晋升渠道

尝试建立仲裁秘书单独序列和名称。现阶段仲裁秘书还没有专门的序列来完成晋升，有些部门用经济序列，有些部门用律师序列，这些并没有全面体现仲裁秘书晋升所具备的能力和素质。因此，根据仲裁实践，探索新的既有法律专业能力又有国际贸易、外语水平、管理能力的新的职称序列正当其时。

4.营造严谨、认真、和谐的仲裁文化

文化是一个团队的内部组织行为、价值观等潜在、无形的规范。文化具有导向作用、规范作用、凝聚作用，是一个组织团队区别于其他组织的重要标志。作为国家重要的纠纷解决方式，仲裁文化应该形成一种国际、严肃、规范、团结的氛围，快捷、便利的为当事人解决国内、国际商事纠纷，团结上进的职工氛围。要在物质层面，比如仲裁标识、仲裁文书、仲裁秘书服装等方面统一一致；要在制度层面，比如《仲裁法》《仲裁规则》上明确规范机构和仲裁工作人员的准则和制度；在精神层面，比如工作守则、价值判断、职业道德方面统一一致。

结 语

2021 年，全国人大常委会将《仲裁法》修改纳入2022年度立法计划预备审议项目。期待通过立法能理顺现阶段仲裁实践中存在的问题，为我国民商事纠纷提供坚实铠甲，扩宽纠纷解决渠道，为我国市场经济健康有效的发展贡献仲裁力量。仲裁秘书作为仲裁的执行者，更应该成为改革的重点，希望国家重视仲裁秘书的作用，探索更多有利于仲裁秘书发展的制度和政策，助力仲裁事业的不断发展。