新《档案法》背景下公立医院档案精细化管理应用分析

马晓莉　杨晓燕

摘 要：新《档案法》背景下，公立医院档案精细化管理既要管好档案，更要为医院的管理提供服务，需要从收、管、存、用全过程各环节加强精细化管理。本文分析了新《档案法》背景下公立医院档案精细化管理内容及管理要求，据此提出公立医院档案精细化管理路径选择，以期助力新时代公立医院档案管理能力和水平不断提升，为公立医院和医疗卫生事业改革作出积极贡献。

关键词：《档案法》；公立医院档案；精细化

项目基金：新档案法背景下公立医院精细化管理运用分析（课题编号：2021-NW-013）

引言

精细化管理是最早源于发达国家的一种企业管理理念文化，作为科学化管理的三个层次之一，要求企业以技术和文化为指导，将企业发展目标战略细化分解，增强执行力，最大程度降低管理所占用资源、降低管理成本，提高企业发展动力。2021年，国务院发布《关于推动公立医院高质量发展的意见》，要求公立医院要实现三个转变，其中一个就是要实现发展模式由粗放式向精细化转变。档案作为医院精细化管理的重要组成部分，如何在医院发展模式向精细化转变的过程中实现提质增效，更好地服务于医院的发展，是医院档案管理者需要思考的问题。与修订前的《档案法》相比，新《档案法》突出档案工作的政治定位，坚持问题导向、开放导向，将信息化建设纳入法律规制范畴，完善法律责任规定方面内容，对数字化档案提出新要求，也为公立医院档案精细化管理提供了法律依据。

1 新《档案法》背景下公立医院档案精细化管理内容

1.1 管理职能

法国管理学家亨利·法约尔提出，管理具有计划、组织、指挥、协调和控制五大职能。医院档案精细化管理应贯穿五项基本职能。新《档案法》第三条规定“把档案事业纳入国民经济和社会发展规划”，具体到医院，就是要健全档案管理组织架构。

1.2 管理层次

医院档案精细化管理涉及高、中和基层三个层次。每个层次精细化管理的内容各有侧重。其中高层主要体现在档案管理委员会或领导小组对档案精细化管理的各项决策活动中，如归档范围、管理期限、责任部门等，不同档案的制度设计，高层决策要体现前瞻性和战略性，要确保医院档案管理符合档案管理规律且跟得上医院快速发展的步伐。中层主要是指决策活动和执行活动。主要是档案管理部门，涵盖档案收、管、存、用各環节具体落实的精细化管理。基层主要是指具体归档部门在形成档案过程中如何实现精细化。如推行部门立卷制，在事件发生早期就形成档案意识等。

1.3 业务内容

业务内容包含档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计等。随着电子档案的产生，档案业务的管理范围被重构，档案业务由原始记录非现行阶段向全部半现行阶段和全部的现行阶段延伸和扩展[1]。 新《档案法》背景下公立医院档案精细化管理的内容既涵盖档案工作八个环节的精细化，还包括制度标准制定的精细化、成本控制的精细化、新技术的运用等内容。

1.4 管理方法

新《档案法》背景下公立医院档案精细化管理，包括对档案管理具体内容采用符合“既精又细”要求的各种管理方法。如精益生产法，即公立医院档案资料收集、归档、立卷等精细化；TPM全员设备精细维护管理法，即档案库房、档案盒、装订材料选用等精细化管理；5S现场精细管理法、KYT危险预知训练法、OEC日常管控法、防错法、目视化管理法等。

2 新《档案法》背景下公立医院档案精细化管理要求

2.1 要树立四种意识

2.1.1系统意识。党的二十大报告中指出：“必须坚持系统观念”，“只有用普遍联系的、全面系统的、发展变化的观点观察事物，才能把握事物发展规律”。档案管理必须要把握好全局和局部、长远和当前、宏观和微观的关系，既要加强前瞻性思考、全局性谋划、整体性推进，也要做好档案收管用基础工作，既要有年度计划，也要做好中长期规划，既要把握档案发展方向，也要精益求精做好档案细节管理。既要把牢政治方向，也要遵循档案工作规律。

2.1.2标准意识。档案管理的不规范，容易让档案成为废纸或者“流水账”。要管理和利用好档案，就必须要建立科学的、统一的标准体系，在遵循国家的法律法规以及国家标准、行业标准的基础上，建立符合医院实际的基础标准、业务技术标准、管理标准。基础标准，如档案种类划分标准、档号编写标准等；业务技术标准，如档案收集标准、整理标准、检索标准、鉴定销毁标准等；管理标准，如质量监控标准、监督考核标准等。医院要将档案管理标准纳入医院标准体系的年度更新计划中，对档案管理标准进行细化分析，确保计划的落实。定期召开档案工作例会，对年度标准计划内的标准进行探讨、编写，积极听取各归档部门意见，确保制定出的标准能行之有效的推进执行。

2.1.3安全意识。包括优化库房档案的存放环境，提高库房使用率，确保所有档案安全有序保管。相比纸质档案，电子档案安全标准更高，既包括对档案信息内容本身的修改危害等，也包括对存储档案信息的载体的危害。医院要搭建安全保障体系确保电子档案的安全性，加强监督管理，确保精准控制数字档案的复制流通等环节，有效避免网络环境带来的安全隐患。

2.1.4服务意识。随着信息技术的发展，档案的价值出现了多元化，不仅具有纸质档案的凭证价值、历史价值、记忆价值、文化传播价值等，还增加电子档案的信息价值[2] 。服务意识主要体现在为档案使用者提供良好的服务，同时加强档案的编研开发利用，发挥资政育人、文化传播的作用，服务于医院的发展。

2.2 坚持“三大原则”

2.2.1统一领导原则，体现的是系统意识和整体思维。作为医院文化建设重要组成部分，档案管理不应成为档案部门单打独斗的纯业务工作，应统一领导，确保全院档案管理的一致性。

2.2.2分级领导原则，体现的档案的专业性。专业档案形成规律、归档标准不同，以部门为主体实行部门立卷制，可以确保专业档案留存的规范性和标准化。

2.2.3集中保管原则，体现的是成本意识。集中统一保管可以节约档案管理的成本，减少人力、设备、库房的多重投入，加快推进数字化建设，同时有利于档案的编研、开发利用。同时能够统筹如声像、网络媒介、人物、突发事件等特殊档案的建立与管理。

2.3 把握“五个要点”

2.3.1基于管理五大职能重塑档案部门管理职能。档案工作是一项管理性的工作，应贯穿管理五大职能，不应该仅仅是单纯的保管档案。医院档案部门要积极转变观念，充分发挥管理职能，进行管理制度、管理方式、管理理念的创新，推进档案治理能力建设，提升档案工作的效率、效益，真正服务于医院的发展。

2.3.2基于档案管理原则重构医院档案管理模式。大多数医院并未真正实行统一领导、分级管理、集中保管的管理模式。专业档案往往由归口部门保管。以笔者工作的医院为例，综合档案室仅保管文书档案、实物档案。科研、基建、医疗、器械、招标、财务、人事、基建档案等均由归口部门各自管理，由此延伸出档案管理标准不一致，库房建设不规范、数字化建设不同步、档案管理成本高、人力资源浪费、专业化程度不高等问题。各部门档案仅发挥凭证价值，很难进行有效整合编研，难以发挥参考价值、信息价值以及资政育人、文化传播等功能。

2.3.3基于国家及行业标准建立医院档案业务管理规则。档案业务流程是为完成某一目标而进行的一系列逻辑相关的活动的有序集合[3]。精细化管理的关键在于档案工作八个环节要实现标准化、规范化、现代化。如纸质档案与数字档案的归档流程不同，声像档案与实物档案的存储介质不同等。要根据不同档案类别的特性，结合医院信息化建设程度制定符合医院实际的档案业务处理流程。

2.3.4立足成本控制的内部优化。档案精细化管理要加强成本控制，以最低成本取得最佳管理效益[4]，如人力资源成本、库房基本设施建设成本、信息化建设成本、档案保管成本、档案整理时间成本、档案编研成本等。通过成本分析明确档案管理的方向，提高档案管理效率[5]。

2.3.5基于现代医院管理制度不断提升档案管理人员的全员素质。公立医院高质量发展要求医院要建设现代医院管理制度，实现精细化管理。医院需要一批高素质管理队伍来推动医院高质量发展。新《档案法》背景下公立医院档案精细化管理需要档案管理者具备优秀的素养和过硬的实践能力，为此，要重点学习精细化管理理论知识，注重实践锻炼，切实增强综合业务素能。

3 新《档案法》背景下公立医院档案精细化管理路径

3.1 完善精细化管理组织体系

结合医院实际，建立完善的领导组织协调机制，完善领导层、管理层、执行层三位一体的收集、保管体系[6]。如成立医院档案管理委员会或领导小组等组织架构，统筹全院档案管理，各部门均设置档案管理负责人及兼职档案员，明确不同层级、不同部门、不同人员之间的权责配置和相互关系，确保档案工作纳入医院整体发展规划，同业务工作同部署、同实施、同发展。通过长期规划与年度计划的制定实现对档案的精细化管理。

3.2 健全精细化管理制度体系

对医院现行档案管理制度进行系统梳理，确保与新法精神和要求相衔接相協调。围绕档案全生命周期理念，根据国家及地区关于档案管理的相关法律法规，形成成熟定型的精细化管理的制度、规范和工作机制，健全档案工作责任制[7]。如归档前的宣传教育机制、归档中的部门立卷归档责任落实与监督指导，不同档案的归档指南，归档案卷的质量要求，归档后的鉴定评估与销毁等、档案室内部的档案管理规范与质量控制。

3.3 健全精细化管理内容体系

档案管理涉及档案的收集、整理、保护、利用四个环节，包括归档前、归档中、归档后三个时间段。精细化管理要渗透到档案管理的方方面面、每一个环节[8]。随着数字网络的来临，档案形式发生重大变化，从“有形档案”向“无形档案”转变，电子档案急剧飙升。医院要实现档案工作理念从保管导向向保管和利用并重转变，使档案业务满足更多对原始记录利用的需求，实现数据管理业务与档案业务的融合[9]。要重构文件材料归档范围，把“具有利用价值”作为归档范围的标准和原则，而不仅仅是“保存价值”。要完善突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护和利用工作机制，做好声像档案、人物档案等特色档案的归档整理与开发利用。

3.4 健全精细化管理的人才支撑

档案的精细化需要理念导向的引领、技术支撑，需要一支高素质的人员队伍。反观大多数医院对档案管理的投入是不足的。档案管理人员大多兼职或者非专业出身。实现档案精细化管理，人才是关键。领导层需要清晰认识档案管理是一项专业化很强的工作，医院需要让专业的人干专业的事[10]。条件允许情况下招聘档案专业人员来管理档案，同时要加强档案专兼职人员的培养，参加档案专业培训学习，提高档案管理水平。要将精细化的要求融入日常培训中，确保档案专职管理人员对档案精细化管理有深刻认识并高效执行。

3.5 健全精细化管理的信息支撑

信息化建设是精细化管理的重要抓手，通过档案信息化建设可以实现对档案的高效管理和开发利用，降低人力成本[11]。在国务院办公厅《关于印发公立医院高质量发展的意见》中，对医院信息化建设有明确要求，要强化信息化支撑，推进电子病历、智慧服务、智慧管理三位一体的智慧医院建设和医院信息标准化建设。随着信息化建设加快，医院档案部门要积极转变管理理念，采取有效措施应对从传统载体管理向数字管理转型升级调整，积极探索电子文件单套制规定和电子档案移交的方法路径，推进传统载体档案数字化，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。要健全数字档案的安全保护机制。将精细化管理的标准要求嵌入到档案管理系统中，最终通过信息化建设实现档案管理的提档升级。

结语

新时代，作为医院精细化管理的重要组成部分的档案管理，要在医院发展模式过程中从传统向精细化转变，更好地服务于医院的发展。要认真落实新修订的《档案法》的相关规定和要求，坚持问题导向、开放导向，将信息化建设纳入法律规制范畴，完善法律责任规定方面内容，对数字化档案提出新要求，也为公立医院档案精细化管理提供了法律依据，使医院档案精细化管理有了明确重点和法律保证。

参考文献

[1]蔡盈芳.数据管理业务与档案融合管理研究，档案学研究，2021（34）：40-46.

[2]黄新荣、曾萨.双重价值论面临的挑战与档案价值理论的重构[J].档案学研究，2021（2）：4-12.

[3]贺燕，贺芸，徐敏.档案数字化工作业务流程优化[J].电脑编程技巧与维护，2017（6）：19-20，25.

[4]沈晓雪，安宁.现行企业档案管理模式下的档案管理成本研究[J].档案与建设，2015（9）：26-29.

[5]陈钧浩.对机关档案工作绩效考核的思考[J].兰台内外，2012（4）：20.

[6]苏永芬，吕晨曦.大数据背景下档案数据化管理助力企事业单位发展的策略探讨[J].四川档案，2022（3）：34-35.

[7]丁冬，精细化管理在医院档案建设中的应用探讨[J].赤峰学院学报（自然版），2018（4）：140-141.

[8]胡楠.精细化管理与公立医院档案建设探析[J].办公室业务，2019，000（013）：93.

[9]张嘉伟.论精细化管理与公立医院档案建设[J].兰台世界，2016（03）：50-52.

[10]周月红，柳玉倩，郝志伟.公立医院建立人力资源精细化管理体系的探索与实践[J].中国医院管理，2020，40（12）：74-76.

[11]孙超伟，刘海蓉，徐磊.基于新政府会计制度下公立医院财务精细化管理研究[J].经济研究导刊，2020（25）：124-125.

作者简介：马晓莉（1982— ），研究生学位，宁夏医科大学总医院中级职称，主要从事档案管理研究。杨晓燕（1982— ），研究生学历，宁夏医科大学总医院馆员，主要从事档案管理研究。