提高事业单位档案管理信息化建设的方法策略

闫林晓

河南省林州市人事档案管理中心

引言

进入二十一世纪后，随着计算机以及信息技术的创新与发展，大大提升了各行各业信息化建设水平效率。目前中国社会已经全面进入了信息化时代。对于企事业单位而言亦是如此。与传统事业单位单位不同，事业单位承担着特殊使命和责任。信息化技术在事业单位档案管理中的应用，大大提升了档案管理水平和效率，提升了档案信息管理精准性和规范性。本文旨在研究事业单位档案管理信息化建设意义及档案管理信息化建设存在问题，探讨新时期事业单位档案管理信息化建设策略，为各地区事业单位，在档案管理信息化建设方面提供可行性的思路。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

对于事业单位档案管理工作而言，积极进行信息化建设推进，是现代化社会和信息时代下，事业单位体制改革的重要途径和思路。事业单位档案管理工作，有着重要的现实意义和应用价值。首先,信息技术的发展，促使着信息技术在各行各业中有着极为广泛性的应用。信息技术的不断叠新，极大程度上影响着人们的生活和工作方式。而档案管理工作，作为事业单位人力资源管理的关键，具有着安全性和有效性的要求。而信息化技术的渗透和植入，使得事业单位档案管理工作，管理模式更加便捷和资源节约。其次，信息化技术在事业单位档案管理工作中的应用，使得传统档案资源管理的复杂性得以改善。借助计算机技术与信息化技术，使得事业单位档案管理快速的实现分类保存和分类归档，使得档案管理工作者的工作效率和工作价值得以实现，减少了档案管理工作中人力、物力、财力的投入。整体化提升了事业单位档案管理整体社会效益和经济效益。

实时性共享，是信息化档案管理的重要应用优势，档案管理信息化建设能够在一定程度上提高档案的利用效率，而事业单位若想使信息化技术在文书档案管理工作中最大化应用效果，便必须要构建相应的档案管理信息化平台，以此结合信息化技术在档案管理当中的应用，进而从总体上提高文书档案管理的应用价值，此外事业单位还需要通过网络系统展开统一化的管理，以此提高事业单位各个岗位部门的沟通效率，实现档案的共享应用。

二、事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题

（一）档案管理理念陈旧

信息化的档案管理，需要建立在先进管理意识的基础上和实际上，部分组织机构内部的工作人员忽视了此项工作的重要性，具体表现在：第一，管理层意识淡薄，未能重视信息化办公这一格局的转变，还停留在传统办公思想之中，对信息化档案管理技术设备的投入较少，派遣的人力资源不足。第二，档案管理人员未能提高对信息化档案管理的重视，部分资料仍以纸质化的方式存储，未能发挥信息技术的优势。第三，管理层忽视了对相关人员的专业技术培训工作，导致工作人员对信息化档案管理工作模式意识模糊，更无从谈起应用与创新。

（二）管理机制落后

近年来，我国许多事业单位已经开始认识到档案管理工作的重要性，并积极对其探索和研究改革。然而，对于涉及档案管理机制的改革，却鲜有探讨。一些事业单位忽视了档案管理工作的重要作用和地位，也没有意识到现代信息化手段对于档案管理工作效率提升的重要作用。这导致档案管理机制落后，无法适应当今社会发展的速度和进程。即使现代化信息化手段被引入，也无法快速被接受和使用，从而导致档案管理工作效率与实际需求之间存在差距。

（三）管理规范不统一

事业单位内部的知识管理涉及到各个部门的工作内容，其组织体系庞大，但每个部门在进行知识管理信息化建设时因具体情况选择适合自己的知识管理规范程序软件，这虽然能够提升本部门知识管理工作的效率和质量，但也导致不同部门之间很难做到数据互通，造成信息交流和沟通上的一定难度。另外，还有部分部门并没有制定完整规范的知识信息化流程，导致知识在信息化管理中易出现规格模式不统一的问题，致使信息化知识的优势作用无法得到充分发挥。

（四）安全管理的方式有待完善

事业单位的档案中涉及到很多的私密信息，一旦信息泄漏，就会造成严重的后果。这就要求事业单位应该要重视安全管理，确保档案资料的完整性和安全性。目前，在信息化建设的过程中安全管理的方式还不够完善，导致档案资料存在很大的安全隐患。一些管理人员在操作中没有按照规范执行，很有可能会出现文件丢失或是被黑客窃取的情况。同时，对公开信息的审查程序也不严格，经常会出现各种安全漏洞。

（五）人员素养不足

为了确保事业单位信息化建设取得更加明显的成效，管理人员的配备至关重要。他们需要具备应有的专业技能和业务水平，以发挥应有的人才支撑作用。然而，一些事业单位在信息化建设方面往往缺乏必要的人才和技术支持，相关人员也未能得到严格细致的培训，存在业务素养低、职业道德不高、专业技能不够硬等方面的问题，这限制了整体质量和水平的提升。同时，一些事业单位的信息化管理人员也缺乏创新意识和能力，不能充分掌握相关软件和硬件的功能和匹配，对操作方法也不够熟悉，没有更好的把理论知识应用于实际工作中，这导致信息化建设的效率无法得到显著提升。此外，一些管理人员年龄较大，缺乏与时俱进的精神，不能跟进专业技能和新技术的发展步伐，导致信息化建设无法适应时代的要求。尤其是在科技迅猛发展的背景下，如果相关人员缺乏学习能力和接受新成果的意愿，事业单位的信息化操作环节就会受到很大限制，工作效率也会受到影响。因此，事业单位需要加强人才培养和管理，提高管理人员的专业技能和业务水平，以确保信息化建设能够顺利实施。

三、事业单位档案管理信息化建设实施和开展策略

（一）树立科学理念，推动档案信息化管理

科学的信息化管理理念是实现档案管理工作信息化的第一步。首先，事业单位各个部门需要站在信息化的新视角重新认识档案管理工作，了解其相关性和重要性，第二步，审视当前档案管理工作中存在的问题，思考如何运用信息化技术与工作结合，并且在实际档案管理工作中拥有敏锐的意识，善于发现和学习，将信息技术与实际工作进行优质结合，在信息化管理中，需要加大对高素质的信息技术人才的培养力度，因此事业单位领导应加强对相关人员在理念上和技术上的培训，开展讲座、专家培训、技术学习等方式提升员工的信息化素养，培养信息化建设的理念，推动档案管理工作信息化在理念上的树立。

（二）健全档案信息化管理制度

为了更好地管理事业单位档案，建立完善的档案信息化管理体系显得尤为重要。事业单位档案记录了事业单位的历史发展、战略目标、决策过程等重要信息，是事业单位管理的重要依据和参考。随着信息化时代的到来，传统的档案管理方式已经无法满足现代事业单位的需求，因此必须建立起完善的档案信息化管理体系，使之适应现代信息化建设的要求。在信息化建设的过程中，需要考虑到事业单位的实际情况和管理需求，建立适合事业单位的档案管理系统，满足各种文件的管理和利用需要，提高档案管理的效率。同时，建立科学的绩效考核体系也是必不可少的，以激励档案管理人员的工作热情，提高档案管理的质量。为了保证数字化文件的安全性，事业单位还需要建立相应的维护体系，对信息系统进行定期保养和检修，并及时更新已有的信息系统，以保证系统在工作中的正常运行。只有这样，事业单位才能更好地利用档案信息化管理体系，提高事业单位的管理水平和竞争力。

（三）完善安全管理的方式

现阶段，档案安全性问题备受关注，也是信息化建设过程中需要重点考虑的问题，在事业单位信息化建设的过程中，保障信息系统的安全是非常重要的。为了进一步提升信息化建设的安全性，事业单位需要安装防火墙和杀毒软件，以防止信息系统受到外部攻击。同时，事业单位也需要定期派遣专业人员对计算机系统进行检查，一旦发现安全隐患就要及时处理，确保计算机系统能够安全运行。在检查的过程中，如果发现有病毒或木马，也需要及时清除。管理人员在电脑操作的过程中，需要严格遵守相关规定，禁止连接外网，禁止外部U 盘与电脑连接，从根本上确保事业单位数据的安全性。为了方便管理者操作，事业单位需要制定统一的格式标准，确保电子文档目录信息能够及时转移。此外，事业单位还需要注意档案人员在操作时做好电子备份，以防文件丢失。在档案信息录入的过程中，也需要依照规范详细进行分类，确保数字信息录入的准确性和完整性，方便后续的查询。实现只需要输入关键词就能查找到相应的数据信息。

（四）提高事业单位工作人员的专业技能

事业单位档案管理的信息化体制还不够完善，主要表现就是现在很多事业单位对于档案的管理，仍旧是人力管理与信息管理结合。在对信息的录入归类等较大工作量和智能化程度较高的工作上，仍旧是需要人力进行完成。但其实为了适应当下，信息化在各行各业之中程度地加深，相关的事业单位工作人员也需要具备专业技能。能够在信息平台之中熟练地对档案进行操作管理。但是由于观念问题，现今很多事业单位的工作人员仍旧不重视信息化方面专业技能的培养。仍旧保持原来的那一套工作流程，在信息录入等方面仍旧使用人力进行操作，这样不仅仅降低了信息保存的精度，很容易带来错漏。

树立现代化档案管理意识现在信息化管理，面临的很多问题，主要因为涉及到的相关人员缺乏现代化的档案管理意识所造成的。因此，改变观念在整个信息化进程之中也十分必要。现代社会发展十分迅速，科技的发展日新月异，而且从科技变为技术，最终投入生产的这个周期过程逐渐缩短。所以在生活和工作之中，我们所面临的新事物新现象层出不穷，现代化的档案管理也是大势所趋。当下随着大数据时代的到来，信息的规模越来越庞大，在各项工作之中，对于信息精度的要求也逐渐提升，只有现代化的档案管理才能够满足当下对于档案管理工作的需求，所以我们都要建立现代化的档案管理意识，支持档案管理工作信息化。落实到事业单位之中，最好是自上而下，从领导层开始树立现代化档案管理的观念，带动基层员工树立相关意识，从而使得信息化工程的推进事半功倍。

（五）加快档案信息管理基础建设

档案信息管理离不开完善的基础设施建设。在加快档案管理信息化的同时,事业单位也应注重加快档案信息管理基础设施建设的步伐。应构建统一的信息化管理平台，使得档案信息能够实现更加快捷地检索与管理，从而提升档案管理的效率与质量。其中，在信息平台的构建过程中，首先应注重的是要提高平台的占有率，要注重做好宣传工作,，强化学习，使得整体事业单位的档案管理工作迁移至平台实行统一管理。其次，平台的运行离不开良好的硬件支持与软件优化。因而在平台的构建过程中，也应注重加强设备引入，确保信息设备的质量。同时做好对软件的优化工作，开发软件功能,，优化软件运行，,确保档案管理信息的储存与保管，以提升档案信息的可靠性。最后，为了更好地实现信息的传输，各事业单位也应注重加强信息共享与流通，应联合起来制定统一的标准与体系，确保办公设备与工作系统的一致性，并积极与国外软硬件事业单位加强联系，打造特色化的高效信息处理系统。

四、结束语

新时代的到来，让信息技术走入生活的方方面面，事业单位档案管理的信息化建设，要从管理、人才和细节进行改进，在新形势下的工作中，要及时开展新工作、新方法，从优化档案管理体制、细化档案管理责任和强化管理人员素质出发，实现档案信息化、数字化管理，促进事业单位的长远发展。