科技赋能新时代档案工作新跨越

秦晓燕 时 磊 秦 萍

（国网山东省电力公司济南供电公司，山东 济南 250012）

当前，科技迅猛发展，随着互联网普及和应用，物联网、云存储、云计算、区块链技术日趋成熟，已经深入应用于各行各业，极大地带动和促进了我国的经济发展。科技创新已经成为企业长远发展的基石，与此同时，如何应用先进的管理理念优化档案管理已经成为大中型企业提高办公效率、提升经济效益的重要研究课题。

然而，长期以来，我国档案事业面临诸多困局和挑战，摆在面前的主要问题如表1所示，针对这些问题，需要通过科技赋能的方法逐层展开讨论，寻求有效解决方案，实现档案管理工作科学发展的创新跨越。

表1 问题归纳总结

一、当今档案管理中存在的主要问题（见表1）

二、科技赋能实现档案工作科学发展新跨越

（一）一体化集约管理模式的应用

档案集约化管理的核心在于统一标准下的整理、保管和利用，通过量化统一标准，按照“精简、效能、统一”的原则，减少了运行过程成本和管理成本，有助于实现档案资源优化配置和档案信息共享共用，为后续的开放共享、查阅利用提供便捷条件。“集中”的是优势人、财、物以及过程管理；“简约”的是形成过程中价值取向，优势资源配比，从而实现了高效管理、降低成本、提升数据信息利用水平和保管水平。

从理论角度看，集约化管理改善了档案治理效能，在降低管理成本的同时，实现了从企业到各级综合档案馆之间的高效运行；集约化管理从档案资源建设角度，有助于各单位档案资源的集中整理、统一提交，保障了档案资源的真实性、完整性，减少档案资源的流失，丰富了档案资源的多样化，为档案数字资源深层次开发提供数据基础，使之更好地服务社会，促进经济发展。集约化管理，实现档案工作管理水平提升，注重加强业务监督，推动档案工作的流程化、规范化，工作环节建立量化标准，有效解决因人员变动而导致的管理标准朝令夕改的问题。

（二）复合型人才队伍的打造

先进的管理理念实施落地需要专业的行业人才支撑。各类软硬件管理工具同样需要掌握一定专业知识的人才使用，解决人才问题，打造综合型人才队伍是决定档案管理领域发展的另一关键点。

档案管理领域不同于其他行业，既需要掌握各类国家政策、法律法规，熟练档案工作中的全生命周期，对收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计、编辑与研究、利用等八个工作环节充分理解并深入实践；又需要人员具备一定行业知识，融和一定的专业技能，并能够应用于实际工作中，这样才能称之为复合型人才。

复合型人才，注重学科交叉、知识融和、技术集成以及具备一定的实践经验和工作年限。这类人才的培养主要从学校教育的专项定制和企业应用领域的持续培养着手。

高校按照专业方向，针对专业授课，学生毕业后对口就业基本成为目前高校的运作模式。然而，科技迅猛发展对于人才的多学科交叉、一专多能、综合化能力提出了更高要求。因此，如何培养档案管理领域内创新型复合型人才，已经成为摆在高等教育面前的新课题。结合理论实践，调研或聘请领域内人士重新进行课程规划，注重专业教育，融入领域教育，严守德育教育将为复合型人才的培养打开新的试点窗口。高校复合型人才的培养策略（见图1）。

图1 高校复合型人才培养策略

根据用人单位人力资源问卷调查结果，已有超过85%的用人单位对于具备丰富背景经历、多学科多专业融合的人才更加青睐。这类人才利用专业知识融入行业，结合行业特点短期内能有效发挥人力价值。当然，复合人才并不是完全表现在本职业相关的复合，而是表现在其职业能力的多元化。企业对于复合型人才的培养，利用自身优势，在端正意识形态的前提下，建立人才孵化基地，进行认知实践。通过需求研究、校企合作等桥梁循环反馈信息给高校，二者形成供需循环。用人单位复合型人才的培养策略（见图2）。

图2 用人单位复合型人才培养策略

实践与理论有机结合，需求与价值同步，有效避免闭门造车的尴尬局面，成为打造领域内复合型人才的有力保障，为知识化、年轻化、能力多元化的人才队伍建设创造物质、经济、市场空间。

（三）运用科技推动开放利用

档案管理的价值除了安全保管之外，更重要的是合理开发和利用科学、合理、综合性的挖掘大数据中的信息，为个人、企业和国家创造更大的价值与财富。

与此同时，高科技软件硬件产品的普及应用，促进技术走进各个行业，将过去诸多不可能变为可能。大数据系统将过去没有关联的数据形成联系，更加直观地为策略、生产等重大问题的决策提供数据支撑。

这些变革都无法离开科技发展，无法离开复合型人才利用专业技能结合行业需求的各种产品、理论的研究开发。

1.科技产品引领创新发挥新功能

独立的科技产品或单纯的专业技能并不能良好地解决行业内的应用，例如，搞计算机软件开发的工程师，如果不了解档案管理的生命周期，写出的管理软件不但不能发挥效率，而且还会增加档案管理人员和开放利用环节的困难；再如，新档案馆的建设中，不懂档案管理创新理念的总指挥，着眼点在于场馆的建筑建设，而忽视功能建设，最终只能落成一座仓储模式的库房。

结合科技理念和科技产品的综合作用下，档案工作更加高效、安全，服务输出能力形成多元化发展。例如，现代化档案利用中心、爱国主义教育基地、政府公开信息查阅中心、电子文件归档备份中心、可视化数字展示中心等（见第99页表2）。

表2 运用科技推动发挥新功能

注重功能性建设，是科技创新的必然产物，同时也为新冠病毒疫情时代减少外出聚集，能足不出户完成数据信息的查阅提供有力保障。

2.运用科技手段实现档案资源开发利用

档案资源是一笔巨大财富，纸质档案实现数字化后，为档案资源的开发利用提供了更加便利的条件，其具备检索快、数据统计全面、数据资料对比分析清楚等优点。档案资源的开发利用，不但利国利民，而且还能够为国家、社会产生巨大财富，为实现中华民族伟大民族复兴保驾护航。

大数据分析、云存储、云计算能够让专业人员从书山文海中摆脱出来，并且能够清晰、准确地通过数据分析，利用不同的统计方法，对历史记载、案例分析，得出全新的思路并形成可落地的创造发明。各行各业的档案数字化进程、档案数据资源储备，成为应对突发状况，挽救人民生命财产、推动经济发展的新势力。档案资源的开发利用，虽然运用了多种科技手段，但万变不离其宗，核心关键在于基础数据全面、真实和准确性。

（四）数字档案信息化安全建设

结合科技发展，数字档案信息化安全建设包括五个方面，即物理层安全设计、网络安全设计、主机安全设计、应用安全设计、数据安全设计。

重点针对现代档案管理中的新问题、新理论、新原则，确保互联网环境下档案数据信息安全框架体系与基本建设思路，实现档案数据信息的社会化服务。

数据形成的基础是档案的数字化建设，档案行业中数字化建设不同于其他行业，其特点在于环节多、过程复杂。在数字化建设过程中，应当严格遵守以下流程，注重流程的交付物、责任人、交付时间、卷宗的归还等问题。

每两个事件间均有详细流程控制，明确、精准的过程和环节具备详细的国标量化标准，在实践中形成的流程标准又为信息化安全建设提供了大量宝贵过程资产。同时，这些过程资产也是各类行业内应用工具开发的原始理论依据。

三、结语

不同历史时期下，档案管理工作具有不同的特点，殊途同归的是都要注重档案的真实性、完整性、可用性、安全性。结合科技创新作为原动力，使之成为有利用价值的档案数据，成为企事业单位不可替代的珍贵财富，走向我国档案事业依法治理，走向开放、走向现代化，为开启全面建设社会主义现代化国家新征程、实现第二个百年奋斗目标贡献档案力量。这些数据又为档案的开放利用、促进发展、保障民生、保护公民权利，甚至推动人类社会的文明进程和发展提供了先决条件和有力见证，与之形成良性闭环。