新时代人力资源和社会保障局档案管理策略探析

董恩政

摘 要：随着经济社会的不断发展，人力资源和社会保障局档案管理的策略也在不断变化和完善。本文从档案管理的重要性出发，分析了新时代人力资源和社会保障局档案管理工作中存在的问题，并根据我国的实际情况，提出了满足社会发展需要，并符合我国基本国情的档案管理策略。包括加强数字化技术应用、优化档案管理流程、加强档案安全保障、提升档案管理人员素质等，旨在能够有效提高人力资源和社会保障局档案管理的效率和质量，进一步促进经济社会的发展。

关键词：人力资源和社会保障局；档案管理；数字化技术

引言

档案管理是一个国家治理中非常重要的环节，是对国家历史文化以及经济社会等各个领域的记录和反映，也是国家决策、管理和服务的重要依据。在新时代，人力资源和社会保障局是一个承担着社会保障、劳动就业和人才管理等任务的重要机构，对于档案管理也需要符合新时代的要求。随着数字化技术的发展和应用，档案管理方式和手段也在不断变化和完善。

一、新时代人力资源和社会保障局档案管理的问题

1.数字化建设滞后

数字化建设滞后是人力资源和社会保障局档案管理中的一个重要问题，主要原因是缺乏足够的资金和技术支持。另外，一些管理人员对数字化建设缺乏足够的认识和理解，缺乏长远规划和战略思考，导致数字化建设的进展缓慢。数字化建设滞后不仅影响了档案管理的效率和质量，也给档案信息的安全带来一定的隐患。由于缺乏数字化技术的支持，档案管理工作往往需要大量的人力和时间，容易产生错误和疏漏，影响档案信息的准确性和完整性。此外，传统的档案管理模式也难以满足现代信息共享和查询的需求，难以实现档案信息的全面共享和利用。

2.档案管理流程烦琐

档案管理流程烦琐是人力资源和社会保障局档案管理中的另一个重要问题。档案管理涉及多个环节和部门，包括档案的收集、整理、分类、归档和保管等多个环节，而每个环节都需要遵循一定的规范和标准，需要有专业的人员处理。这些环节之间需要有效的信息传递和协作，同时，需要保证文件处理的规范性和及时性。然而，现实中档案管理流程烦琐，存在着信息传递不及时与文件处理不规范等问题。一些环节可能存在延误或者疏漏，导致档案信息的完整性和准确性受到影响。同时，档案管理的责任制度不够明确，缺乏有效的监管和评估机制，也导致档案管理的规范化和标准化水平有待提高。

3.档案安全保障形势严峻

档案安全保障形势严峻是人力资源和社会保障局档案管理中的另一个重要问题。档案中包含了大量的个人信息和敏感信息，如工资、社保和医疗等各种档案资料，这些信息容易被非法获取、篡改和泄露等，对个人和社会造成较大的损失和风险。同时，随着数字化建设的发展，网络攻击与黑客攻击等安全威胁也日益增多，档案安全风险愈发严峻。

二、适应新时代发展要求的人力资源和社会保障局档案管理策略

1.加强数字化技术应用

（1）建立数字化档案库

数字化档案库是一种集成了多种数字化技术的系统，包括扫描、识别、存储、检索和共享等，能有效解决档案管理中的一系列問题，如存储空间不足与档案检索不便等。在建立数字化档案库时，需要考虑多个方面的因素，如存储设备、技术方案、数据格式和安全保障等。其中，存储设备是数字化档案库建设的关键，需要选择稳定可靠与安全高效的存储设备，如磁盘阵列与光纤存储等，以确保档案信息的安全性和可靠性。同时，还需要选择合适的技术方案和数据格式，以满足不同需求的档案信息的存储和检索。数字化档案需要定期维护和更新，以保证档案的准确性和完整性。随着时间的推移，数字化档案可能会出现数据错误、丢失等问题，需要及时维护和更新数字化档案，以确保档案的质量和可靠性。

（2）推进档案数字化处理

档案数字化处理是档案数字化建设的关键环节之一，可以实现档案信息的快速整理和归档，提高档案处理效率和质量。其中，OCR技术是一种能够将图像中的文字转换为可编辑文本的技术，通过自动识别图像中的文字信息，实现文字的数字化处理。自然语言处理技术则是一种将自然语言转换为机器可处理形式的技术，能够充分利用档案信息展开分析和处理，有效保证信息处理的准确性，确保档案管理效率的提高。推进档案数字化处理，需要建立适合自己的数字化处理流程和规范，以确保数字化处理的高效性和质量。具体来说，应按照档案数字化处理的流程，包括采集、传输、处理、存储和检索等步骤，开展数字化处理工作。此外，还需要建立数字化处理质量的监控和评估机制，对数字化处理过程中出现的问题和缺陷及时纠正和改进。数字化处理过程中可能会涉及档案信息的泄露与篡改等安全问题，需要采取多种安全措施，如数据备份、权限控制和加密传输等，以确保档案信息的安全性和保密性。

（3）加强档案数字化共享

当前，各部门之间在档案共享方面存在信息交流不畅、共享渠道单一、技术标准不一致等问题，阻碍了档案共享的开展。因此，人力资源和社会保障局应该加强档案数字化共享建设，通过建立信息共享平台，实现不同部门与不同地区之间的档案信息互通共享。首先，应该制定统一的数字化档案共享标准和技术规范，确保档案共享的技术标准和内容规范统一。其次，建立数字化档案共享平台，实现档案信息的在线共享和交换，提高共享效率和效益。同时，还需要加强档案共享管理，建立严格的共享权限和访问控制机制，确保档案信息的安全性和保密性。此外，人力资源和社会保障局还可以通过开展档案信息共享的培训和宣传活动，提高各部门和员工对于档案共享的认识和意识，增强档案共享的主动性和积极性。通过这些措施，可以推动档案信息的共享和交流，实现档案信息的最大化利用，提高档案管理的效率和质量。

2.优化档案管理流程

为了简化档案管理流程，提高档案管理的效率和质量，应该优化档案管理流程，确立责任制度和监管机制，加强档案管理的规范化和标准化。具体的优化措施包括：

（1）建立档案管理制度

为了优化档案管理流程，人力资源和社会保障局应该采取一系列措施，建立档案管理制度，明确责任制度和监管机制，加强档案管理的规范化和标准化。首先，应该建立档案管理制度，包括规章制度、标准化和操作流程等，确保档案管理流程规范有序。其次，应该明确档案管理责任制，分工明确，明确各个管理环节的责任人和责任范围，加强责任意识，保证档案管理工作的落实和执行。同时，要加强档案管理的监管机制，建立档案管理的监管体系，对档案管理进行监督和检查，及时发现和解决问题。另外，要加强档案的分类和归档，建立档案目录和档案检索系统，方便用户查询和借阅。最后，建立档案留用和淘汰机制，淘汰处理已经无用的档案按照规定的时间和程序，为新的档案腾出空间和资源。通过这些举措，可以提高档案管理效率和服务质量，为公共服务提供有力支撑。

（2）简化档案管理流程

为了提高档案管理效率和质量，人力资源和社会保障局需要简化档案管理流程，通过建立在线申请平台、自助借阅机和数字化建设等方式来实现。建立在线申请平台可以让用户自主申请、自助查询和在线借阅等，从而减少申请流程中的烦琐环节和人工干预。通过自助借阅机和移动终端应用等方式，可以实现档案的自助借还，避免借阅环节的等待和擁挤。通过数字化建设，可以建立档案信息化平台，实现在线查阅、下载和打印等功能，从而避免了传统的纸质档案查阅环节中的烦琐手续和时间浪费。此外，通过信息化手段，还可以实现档案的在线管理和维护，减少人工干预和烦琐操作，提高档案管理效率，实现优化档案管理流程的目标。

（3）加强档案管理监督和评估

建立档案管理监督和评估机制，定期对档案管理工作实行监督和评估，发现和纠正存在的问题，有效保证档案管理工作的全面升级。监督和评估工作应该贯穿于档案管理的各个环节，如档案收集、整理、存储、保管以及利用等，着重关注档案管理的效率与质量以及安全问题。同时，对于存在问题的部门及个人，应督促和整改，确保档案管理的规范化和标准化水平得到有效提升。

在实施档案管理监督和评估时，还需要注重与外部机构的合作和交流，如与国家档案局、地方档案馆等建立合作关系，综合利用先进的管理经验和信息化管理技术。此外，相关工作人员应该加强档案管理工作重要性的宣传，让民众能够充分意识到档案管理工作的积极作用，并因此能够充分理解和认识档案管理工作的本质，从而推进档案管理工作的良性循环。

3.加强档案安全管理

（1）加强档案安全意识教育

加强档案安全意识教育是确保档案信息安全的重要措施。教育和培训应该针对所有档案管理人员，包括档案管理员、档案保管员以及档案处理人员等，通过多种形式和途径，如专题讲座、培训课程和演练等方式，普及档案信息安全知识和操作规范。培训内容应包括档案信息安全意识的培养、档案安全保密政策法规的宣传以及档案信息安全管理制度的介绍等，使档案管理人员能够充分认识档案信息安全的重要性和必要性，并掌握相应的安全管理技能和措施。同时，还应该针对不同岗位和职责的人员开展分类培训，确保各个环节的档案管理人员都能够做好档案信息安全保障工作。

（2）建立档案安全管理制度

在档案保密级别划分和管理方面，应当根据档案涉及的内容与涉密程度等因素科学的分类和分级，制定不同的保密措施。在档案保密审查方面，应当根据档案涉及的内容和级别，严格的审查和核实，确保档案信息的安全性和保密性。在档案保密措施方面，应当采取物理和技术手段相结合的方式，实现对档案信息的安全保障。档案安全应急预案应当包括档案安全事件的分类和应急处理流程、档案信息恢复和重建措施等。在档案安全事件的分类和应急处理流程方面，应当根据档案安全事件的不同类型，制定不同的应急处理方案，明确各级档案管理部门和档案管理人员的责任和义务。在档案信息恢复和重建措施方面，应当采取多种手段和方法，如数据备份、数据恢复和重建档案信息等，保障档案信息的完整性和可靠性。

（3）加强档案安全技术措施

通过技术手段，可以实现对档案信息的全方位保护和监控。一是加密技术。对于重要的档案信息，应采用加密技术保护。加密技术可以将档案信息实施加密处理，只有授权用户才能解密获取。常用的加密技术包括对称加密和非对称加密，可根据需要选择不同的加密算法和密钥长度；二是防火墙。防火墙是一种安全设备，可以过滤和控制网络流量，防止未经授权的用户访问档案信息。通过设置防火墙规则，可以限制访问来源、协议和端口等，提高档案信息的安全性；三是访问控制。访问控制是一种基于身份验证的安全措施，可以限制用户对档案信息的访问和操作权限。通过设置访问控制策略，可以实现对档案信息的细粒度控制，确保档案信息的安全性和保密性；四是入侵检测和防范。入侵检测和防范是一种网络安全技术，可以检测和防范黑客攻击、病毒感染等安全威胁。通过安装入侵检测和防范软件，可以实时监测系统的安全状态，及时发现和处理安全事件，保障档案信息的安全性。

三、结束语

在信息化快速发展的时代，档案管理不再是一项简单的工作，而是需要应用先进技术手段和创新思维来提高管理效率和信息安全保障能力。对于档案管理工作而言，只有全面认识完善的管理制度是保证该项工作科学规范的有效途径，通过完善档案管理制度，不仅可以减少人工管理的复杂性和不确定性，还可以实现档案信息的自动化整理、分类和检索，并保障档案信息的安全性和完整性。加强共享可以促进档案信息的交流和互通，方便用户和机构之间的档案信息共享和查询。加强安全意识教育可以增强员工和用户的信息安全意识和防范能力，避免档案信息被恶意利用和泄露。总之，档案管理是一项综合性强的工作，需要从多个方面入手，不断完善和创新，才能满足各方面的需求，为机构和组织的发展提供有力支撑。

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（作者单位：郓城县人力资源和社会保障局）