浅议建设数字档案馆对档案管理的影响和对策

郭超萍

摘 要：随着信息时代的到来，信息化技术不断应用在各大领域，也在档案管理方面得到有效应用，利用信息化技术建设数字档案馆，实现档案的信息化管理，能够有效提高档案管理工作质量和工作效率。但是，在数字档案馆的建设过程中会遇到一些问题，阻碍数字档案馆的信息化建设，为此，需要结合实际情况，采取科学、合理的有效措施，完善数字档案馆的建设和使用。本文阐述了数字档案馆的概念及建设内容，分析了数字档案馆建设对档案管理体制的重要影响，并研究探讨了完善数字档案馆管理建设的有效策略。

关键词：数字档案馆；档案管理；影响；有效策略

随着信息化管理技术不断进步和社会需求不断改变，传统档案馆的档案管理体制已不再适用于社会发展需求，需要利用先进的信息技术来实现档案管理信息化，为此，应加大力度建设数字档案馆，弥补传统纸制档案管理的不足，有利于节省档案管理人员的时间和精力，提高档案管理工作质量和工作效率。同时，信息化技术应用于数字档案馆的建设，符合当前信息时代的潮流和趋势，使数字档案馆能够更好地为用户提供服务，并使档案馆服务的质效得到全面提升。因此，本文结合数字档案馆的建设对档案管理体制产生的影响，制定数字档案馆建设的对策，从而通过不断革新数字档案馆管理，使档案管理体制逐渐向良性方向发展。

一、数字档案馆的概念及建设内容

1.数字档案馆的概念

数字档案馆是利用先进信息化技术，建立具有档案信息资源储存和利用功能的信息空间，具有收集、归纳、分析以及处理档案资源的功能，能够为用户提供更优质和便捷的档案管理服务。与传统档案馆的档案管理相比，数字档案馆的档案管理更具优势，数字档案馆的建设依托先进的信息化管理技术，具备档案信息资源数据化、档案信息传输网络化、档案信息资源共享化以及档案信息查找快捷化等特点，能够更好地适应社会发展需求，为人们提供优质的档案管理服务。但是，数字档案馆依托先进的信息管理技术，对信息管理技术依赖性较强，需要不断优化创新信息管理技术，为数字档案馆的建设和利用提供技术支持。

2.数字档案馆建设的内容

数字档案馆的建设内容比较多，也比较复杂，主要涉及计算机网络信息管理相关技术的应用，具体包括以下几方面内容：一是数字档案馆的建设应严格按照数字档案馆设计方案开展。应明确数字档案馆技术应用要求，合理配置数字档案馆软件与硬件设备设施，确保数字档案馆的网络架构科学、合理，综合考虑数字档案馆长远发展目标，建立满足数字档案馆日后档案增长需求的各类管理和服务基础设备设施。二是建立数字档案馆应做好数字档案管理系统的开发应用。利用先进的信息化管理技术研究创新数字档案管理系统，确保数字档案管理系统具备收集、归纳、分析、处理、存储以及查询等功能，有利于档案管理实现自动化和智能化。三是建立数字档案资源库群。应当先建立数字档案馆的档案类别及目录数据库，在现有档案管理工作基础上，将传统纸制档案逐渐分批次录入数字档案馆，将其转换成电子档案。同时，应做好电子档案的接收、存储以及管理工作，确保数字档案馆基础数据库的建设能够高效顺利开展。四是确保数字档案馆的档案信息数据真实可靠。应利用先进的信息管理技术完善稳妥的档案保管措施，确保数据档案具备与传统档案同样的效用，将原始凭证以图片和图像的形式保存于数据档案中，保证数据档案真实、可靠和长期可读。五是实现数字档案信息数据共享，档案使用者比较多，需要综合运用多种技术管理手段，依据使用者身份性质不同，利用不同渠道实现数据档案信息数据共享。六是建立数字档案馆安全保障机制由于数字档案馆管理与应用是通过网络实现的，为此，应积极建立数字档案馆网络安全防护系统，确保网络安全环境，避免数字档案在传输过程中出现信息数据被泄露的问题，保证数字档案信息数据安全。

二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响

数字档案馆是信息时代发展的产物，也是迎合信息时代发展趋势的必然要求，由于数字档案馆与传统档案馆相比无论是在档案管理形式和手段，还是在档案管理的对象方面，均出现了较大的变化，从而導致档案管理体制受到影响，这些影响主要体现在弥补传统档案管理不足、提升档案管理效率以及为档案管理带来新的挑战三个方面。

1.弥补传统档案管理的不足

随着信息化管理技术的应用发展，数据档案是社会发展的必然趋势。数字档案馆的建立完善，能够有效弥补传统档案管理体制不足，大幅度提高档案管理工作质量和效率。传统纸制档案存储占用的空间加大，而且，由于纸张特性，档案长期保存会受环境因素及其他因素影响，对纸制档案的完整性和清晰性会造成一定影响。并且，纸制档案利用查找会耗费管理人员大量时间和精力，严重影响其工作效率。而数字档案馆的建设，实现了档案电子化存储和管理，弥补了传统档案管理体制的不足，利用网络虚拟空间展开电子数字档案云存储，能够大大节约档案存储空间。由于数字档案是网络数字化存储，不会受时间和环境等因素影响，能确保数字档案长期完整、有效地保存和管理。同时，能够有效地提高档案质量。除此之外，数字档案运用先进信息化管理技术，可以建立档案查询系统，能够实现档案信息快速查找，大大节省管理人员查找档案的时间和精力，有效地提升了档案利用效率。

2.有效提升档案管理效率

数字档案馆的建设，能够利用先进的信息化管理技术实现档案管理的智能化和数据信息化，从而可以进一步提升档案管理效率。传统的档案管理体制以人工管理为主，主要凭借管理人员多年的工作经验开展档案管理工作，但由于新入职员工或者人员调动等原因，他们业务不熟练会造成档案管理效率不高。而借助信息化管理技术开展数字档案管理工作，使得数据档案管理工作更加简单快捷，新入职的员工经过数据档案系统操作培训，其业务管理水平能够快速达到工作标准，可以大大提高档案管理的工作效率。另外，数字档案馆的建设能够进一步精简和优化档案管理流程，也能够节省管理人员的大量时间和精力，从而提高档案管理人员的档案管理效率，数据档案管理更具规范性，能够减少档案管理的错误及过失，有利于提升其档案管理质量水平。

3.给档案管理带来新的挑战

数字档案馆的建设对档案管理体制有着非常重要的影响，将传统的档案管理体制完全打破，建立新的适应时代发展的数字档案管理体制，虽然取得一定成就和效果，但仍然需要面对新的挑战。目前来看，数字档案馆的建设需要耗费大量人力、物力、时间以及经费，数字档案馆建设是长期过程，很难在短期内快速完工投入使用。数字档案馆建设完成后，还需要花费大量时间将纸制档案转换为数据档案，在这期间会增加档案管理的风险，在纸制档案转换为数据档案过程中，可能会出现档案遗漏或者丢失现象，给档案管理工作带来不利影响。为此，需要高度重视纸质档案转换为数据档案的工作，认真检查和全面核对，确保档案转换工作不会出错。另外，需要注意的是数字档案馆建设不可以随意中断，必须确保数字档案馆正常持续运营，如果数字档案馆建设中断，会出现高不成低不就的问题，既不能运用新的档案管理体制，也不能回到以前的档案管理体制，很难继续开展档案管理工作。

三、完善数字档案馆建设的有效策略

基于数字档案馆的建设对当前档案管理体制产生的冲击和影响，需要不断加强数字档案馆的建设，并使数字档案馆逐渐走向完善，从而提升档案管理的质量和效率，为开展档案管理服务工作提供有力支持。完善数字档案管理建设可以从优化数字档案馆建设内容、创新数字档案管理体制、合理分配档案业务职能以及加强数字档案馆信息化建设四方面着手。

1.优化数字档案馆建设内容

数字档案馆建设是信息时代社会发展必然趋势，必须不断完善数字档案馆建设内容，采取科学、合理及有效的手段和措施对数字档案馆建设加以优化，确保数字档案馆基础建设的质量，促使档案管理能够更上一层楼。

首先，需要优化完善数字档案馆建设选址工作。应综合考虑环境、地质以及当地人文因素等，加强数字档案馆项目所在地附近地质勘察，科学、合理地对勘察结果展开分析，确定最为合适的项目建设位置。同时，考虑自然气候因素影响，将建设位置选择在环境比较稳定的区域，以避免自然灾害对数字档案馆建设的不利影响，还要考虑人文因素，建设具有当地特色的数字档案馆。其次，需要优化数字档案馆设备设施。数据档案建设管理需要使用大量电子设备设施，需要严格把控各项电子设备设施的质量，做好各项设备设施参数调整，保证其各项功能得以充分运用。最后，需要不断更新完善数字档案馆技术应用。数字档案馆建设涉及计算机技术、网络信息技术和信息防护技术等多方面技术支持，需要结合数字档案馆实际建设情况，及时更新完善，确保数字档案馆建设高技术水平。同时，应加强计算机技术操作能力培养，以及对新技术开展专门操作培训，不仅能够熟练掌握数字档案建设管理新技术，还能够大幅提升实际操作能力。

2.创新数字档案管理体制

加强数字档案馆建设，应改变传统档案管理模式，打破传统的档案管理体制，为适应数据档案管理，积极创新数字档案管理体制，确保其能够满足社会发展的需求，更好地服务人民群众。同时，采取有效措施确保数字档案体制能够贯彻实施，保证数字档案管理的稳定性。首先，应对数字档案馆的各岗位开展革新。应明确各岗位职权、责任以及具体工作内容，保证档案管理工作能够精细化开展，严禁档案管理人员身兼数职，确保档案管理人员认真完成岗位职责，做好各岗位之间的连接工作，保证各岗位工作能够有效连接，以便能够实现数字档案馆档案管理的良性循环。其次，合理设置档案管理人员权限。档案信息涉及重要内容及个人隐私，需要做好档案信息保密工作，不允许随意查询使用档案，不得随意泄露档案信息，在档案查询利用过程中，需要严格制定档案查询权限，确保档案查询的相关程序合法合规，在档案管理人员岗位调整时，需要及时调整工作权限和工作职责，确保档案管理工作顺利开展。最后，做好数字档案管理的反馈工作。数字档案馆建设和利用还不够成熟，在开展数字档案管理工作过程中，应鼓励管理人员提出宝贵意见，做好档案管理工作并及时反馈，有利于提高数字档案管理水平，改革创新数字档案管理体制，能够更好地建设数字档案馆，推进数字档案普及发展。

3.合理分配档案业务职能

数字档案馆的建设，大幅度提高了档案管理的工作效率和工作质量，但也需要进一步合理分配档案管理业务职能，加强相关部门及人员的沟通交流，确保各部门团结协作，更好地为社会大众提供档案管理服务。应加大力度做好档案业务职能合理分配工作，结合数字档案馆实际情况和发展需求，合理分配档案业务职能，如对档案存储职能来说，其本身包括档案存储信息的全面检查，严格按照相关规定标准执行档案存储路径，并记录好档案存储结果，按照程序保留档案存储依据。另外，应提升数字档案业务职能分配的专业性，档案管理人员应参加数字档案系统建设全过程，鼓励档案管理人员从专业档案管理角度出发，提出数字档案系统方案设计阶段、建设阶段和实现阶段等方面的宝贵意见，兼顾数字档案全局管理和利用，以便能够更好地优化档案业务职能分配，完成数字档案管理体制革新。

4.加强数字档案馆信息化建设

为进一步提高数字档案馆档案管理水平，应加强数字档案馆信息化建设，需不断完善数字档案系统，优化数字档案管理信息化技术，档案管理部门应结合实际情况，加大对档案管理技术的研发，充分利用计算机、光盘和云存储等设备功能手段，积极引进新的信息管理技术，更好地完善数字档案信息系统，达到整合和细化档案资源的目的，以便能够更好地开展数字档案管理工作。另外，数字档案馆建设是以先进的信息化技术为支持，不仅需要及时完善和更新数字档案系统，而且需要营造良好安全的网络运行环境，避免数字档案信息数据安全，避免出现数字档案信息被泄露和丢失的问题。在建设数字档案馆时，应做好数字档案信息的安全防护工作，可以结合数字档案馆实际情况，科学、合理地设置相应的防火墙和登录权限等有效防护措施，避免数字档案系统出现安全漏洞，从而能够有效防止黑客攻击和病毒入侵等问题发生，为档案管理系统营造一个安全的网络环境，降低档案信息被泄露的风险，有利于数字档案管理工作高效、安全开展。

四、总结

综上所述，建设数字档案馆对档案管理体制影响深远，能够打破传统档案管理体制的局限性，弥补传统档案管理体制的不足之处，建立适应社会发展需求的新档案管理体制。数字档案管理体制的建立，不仅能够提高档案管理工作质量和工作效率，加快档案查找利用效率，还能够为社会大众提供更好的档案管理服务。为此，需要进一步加强数字档案馆建设工作，可以优化数字档案馆建设内容，完善创新数字档案管理体制，科学、合理地分配档案业务职能，加强数字档案馆信息化建设，以便能够提高数字档案馆建设水平，确保数字档案管理工作高效、顺利开展。

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（作者单位：山东省菏泽市成武县档案馆）