人工智能背景下档案数字化管理路径研究

李雷

摘 要：人工智能时代，档案管理模式呈现智能化、数字化发展趋势。我国档案数字化管理利用人工智能技术实现对信息收集、整理、保存及应用。针对档案管理中数字化管理机制落后、管理手段单一等问题，文章以人工智能背景下档案数字化管理路径为研究对象，介绍了人工智能在档案管理中的作用。对档案数字化管理中存在的问题深入分析，并提出几点建议，希望为相关人士提供一定的价值参考。

关键词：人工智能；档案管理；数字化；管理制度

档案管理作为社会管理工作重要组成部分，其中收录较多与社会发展有关的内容，对社会发展与进步具有促进作用。档案数字化发展，不仅是时代发展的趋势，也是社会发展的必然要求。人工智能背景下，加强对不同人工智能手段的运用，并与档案管理有机融合，使档案管理在现代技术手段的支持下稳定发展。

一、人工智能在档案管理中应用的作用

人工智能（Artificial Intelligence），是计算机学科的延伸，是一种能够做出与人类智能相似反应的智能机器，包含智能机器人、语言识别、图像识别、自然语言处理和专家系统等。随着时代的发展，人工智能被运用在不同领域，取得非常理想的效果，成为推动各领域发展的内在动力。

1.创新档案管理模式

人工智能的运用，丰富了档案管理工作的载体，优化了档案管理工作效果与质量。在实际工作中，充分运用人工智能技术，将此与档案管理深度融合，以推动档案管理创新发展。在以往工作中，档案人员会利用人工操作的方式，将档案信息以纸质的方式保存在档案室中。人工智能时代，工作人员可以借助大数据技术或者人工智能技术收集档案数据，将档案信息以数据化的方式保存在一起，提升档案管理质量与水平。数字化档案管理模式，提高档案信息收集、处理效果，优化档案管理水平。

2.构建专业的档案人员队伍

在档案管理工作中，人工智能的运用不仅转变档案管理模式，还提升了档案管理人员综合素质，使档案管理人员对自身的职责形成全面的认识。在以往的档案管理工作中，工作人员需要在信息收集、处理、保存等方面消耗较多的精力，以保证信息收集的全面性，为档案信息使用者提供参考。在人工智能背景下，创新档案管理手段，工作人员需要掌握数字化工作方法与技能，通过对不同档案管理方法的学习提高自身技能，推动档案管理快速升级转型。人工智能技术的运用，激发档案管理人员职业发展意识，在档案管理转型中提高档案管理水平，为我国档案事业可持续发展打下坚实的基础。

3.提升档案的应用价值

以往档案管理工作中，会因为纸质档案资料过多，导致在应用上易出现问题，不能展示出档案管理部门的职能优势。人工智能技术与档案管理工作的结合，丰富了档案管理媒介，档案信息使用者可以通过信息技术的操作获取相关的信息，为工作提供参考的同时，提高档案的应用价值。鉴于此，应提升对数字化档案管理工作的重视，提高档案信息利用率显得尤为重要，同时，也为档案事业发展打下坚实的基础。

二、人工智能背景下档案数字化管理中存在的问题

1.缺乏完善的档案管理机制

数字化档案管理工作中，需要建立与数字化管理相关的规章度，使档案管理在现代化手段与制度的约束下顺利开展。通过对档案管理工作情况分析，发现以下问题：第一，仍采用传统档案管理模式开展工作。与传统档案管理模式相比，数字化档案管理工作在信息收集、数据保存方面发生了较大的变化。工作人员应利用数字化管理设备设施开展工作，以保证档案管理工作的效果。在实际工作中，缺乏现代化设备设施的支持，使档案管理工作出现效率低下、应用价值不高的问题。第二，档案整理与运用不到位。为实现档案数字化管理，需要对原有的纸质档案资源实行数字化处理，通过分类处理的方式，提升档案的利用价值与保存效果。因为纸质档案数据较多，所以数字化管理难度较大，不能保证档案整理与运用效果。造成上述两个问题的主要原因，就是缺乏完善的管理机制，不能约束数字档案收集、保存、管理行为，从而影响档案信息的运用。

2.信息收集渠道单一

在档案数字化管理工作中，工作人员可以利用数字技术收集档案信息，以保证档案数据信息收集、管理的有效性。受种种因素影响，在档案管理信息收集中出现以下问题：第一，信息采集渠道单一。工作人员仅仅是将各部门上传的信息汇总管理，忽视与各部门人员的交流，无法从中获取有价值的数据，不能展现档案管理部门的作用。第二，档案信息采集渠道的形式单一。因为大部分档案信息都是通过纸质档案信息转化而来，所以档案信息出现以文字为主的情况，很少有音频、视频或者图片类档案。人工智能时代，档案信息的类型、档案工作模式发生较大的变化。工作人员可以将不同类型档案信息整合在一起，为相关工作开展提供便利。受传统思想观念的影响，部分工作人员产生固化思维，认为纸质文字才能被称为档案，而忽略对其他形式档案数据的收集与管理。

3.从业人员素质参差不齐

受档案管理人员素质的影响，制约了档案管理数字化发展。这一问题主要体现在以下方面：首先，部分档案管理人员没有掌握数字技术，无法利用数字技术开展工作，出现工作效率低下的情况。数字技术是档案管理工作实施的必要手段，通过相关技术的运用才能实现档案管理模式创新的目的。其次，部分工作人员业务能力薄弱，无法根据相关要求进行操作。檔案管理工作的专业性较强，需要其掌握多元化的工作方法与技能，在专业知识辅助下优化档案管理效果，促使相关工作顺利进行。由于部分工作人员业务能力薄弱，而影响了档案管理效果，不能为档案管理创新发展提供支持。

三、人工智能下档案管理数字化发展的对策

1.立足档案数字化，建立完善的管理制度

针对档案管理中存在的问题，制定科学管理制度，明确档案管理流程，为更好发挥信息技术手段提供保障。针对以往数字化管理问题，采取以下措施：首先，立足档案管理内容，建立岗位责任制度，明确档案管理人员的工作范围与责任，要求工作人员认真参与岗位工作，以推动档案管理创新发展。由于部分人员错误的思想认知，认为数字化档案管理就是利用信息技术开展工作，不能促使档案数字化、信息化发展。实际上并非如此，数字化档案管理工作与传统档案管理有较大的不同，需要工作人员明确数字化档案覆盖的范围，以档案管理要求为工作的标准，利用数字化手段开展相关工作。在明确的规章制度约束下，提升档案管理人员创新意识，减少传统思维带来的消极影响；其次，加强基础设备设施建设，为信息化档案管理提供物质基础。针对数字化档案管理工作的要求，做好基础设施的采购与建设，为档案管理工作开展提供技术手段支持，促使管理工作有序进行；最后，明确数字化档案管理流程与标准。基于档案管理包含的环节，确定各个环节工作流程、操作标准，要求档案管理人员按照规定操作，以此提高档案信息收集的全面性，为提升档案管理质量打下坚实的基础。

2.丰富档案信息收集渠道与手段

首先，丰富信息收集渠道。具体、真实的档案信息，可以展现档案数据的参考价值，是档案部门工作的重点。在具体操作中，从多个不同渠道收集档案信息，保证档案信息的真实性与全面性，提升档案信息的参考价值。在数字化档案管理工作中，不仅需要做好各部门上传的信息保存工作，同时，还要发挥档案管理人员的主动性，利用大数据技术收集各个部门产生却没有上传至档案部门的信息，丰富档案收集渠道，提升档案信息管理效果。

其次，优化档案信息类型。在数字化管理档案中，应重点突出“数字化”，将不同类型的档案信息整合在一起，保存在数据库中。以往档案管理中，过于注重文字类档案信息的收集，忽略视频、图片类信息的保存。实际工作中，应转变传统档案管理模式，利用人工智能技术收集多种不同类型的档案，提升数字化档案管理质量，促使管理工作有序开展。

3.加强对数字化档案管理平台建设

人工智能背景下，若想提升数字化档案管理效果，应借助人工智能手段，建立数字化管理平台，将此作为各项工作实施的媒介，为提升档案管理工作质量打下坚实的基础。部分档案管理部门虽然建立了信息化管理平台，但信息系统功能比较滞后，无法为档案数字化发展提供支持。为解决这一问题，需做好以下工作：

第一，立足档案管理要求，建立数字化管理平台，为档案信息一体化管理提供便利。在实际工作中，可以与第三方建立合作关系，由第三方负责数字化档案管理平台的研发，为提高档案管理工作质量奠定基础。此外，档案管理部门可以成立研发小组，结合自身的需求开展数字化档案管理系统的研发，为档案管理转型发展提供专业人员保障。第二，保证档案数字化管理平台与其他信息系统的资源共享。在档案数字化系统建设前，应明确其他系统的建设标准与数据处理标准，将此作为档案数字化系统建设的依据，保证各个系统的一致性，为信息资源共享提供便利。第三，加强对数据系统的维护与升级管理。日常工作中，档案管理人员应主动维护与升级档案数字化管理系统，优化档案管理系统的功能，提高各个环节工作质量与效果，保证数字化档案管理系统的稳定。

例如，档案管理部门与软件开发商建立合作关系，将信息化档案管理需求分享给软件开发商，围绕信息收集、处理、保存、应用等环节，建立一体化的全生命周期的数字化档案管理系统，利用集中管理的方式提升档案管理效果。数字化档案管理系统实现一体化，以互联网为基础，推进各种业务审批智能化、自动化服务、移动化办公，实现了企业档案信息数据即时性统计、分析，以及并入数据库类似的数字化档案管理系统平台，为企业发展决策提供技术支撑。此外，借助信息技术，搭建起横跨互联网、局域网的智慧档案信息资源及安全管理平台，对档案实时在线备份，实现了档案备份及异地备份，保障企业文件、文档、档案信息资源的安全。

4.加强档案管理队伍建设

人工智能背景下，档案管理人员应掌握人工智能技术、现代信息技术等知识，通过信息技术的指导提升档案管理效果，使医院档案管理工作高效发展。结合档案管理人員在工作中的表现，可以采取以下手段：

第一，邀请档案管理专家开展讲座活动，将数字化档案管理相关知识呈现出来，并与参与讲座活动的档案人员互动，分享工作经验与方法，使档案管理人员在学习中形成数字化档案管理意识。开展专家讲座活动，给予档案管理人员不一样的学习感受，在讲座中获取更多与数字化档案管理有关的知识，形成数字化管理理念，促使医院档案管理创新发展。

第二，组织内部培训，结合档案管理数字化相关的要求，对档案管理操作流程、数据处理标准、管理制度等展开分析，制定科学培训方案，使档案管理人员在学习中形成完整的知识结构与思想认识。当组织相关培训活动后，可以进行书面考核活动，对档案管理人员的学习情况、学习能力等开展综合评价，也为内部培训工作的开展提供参考。

第三，利用人才引进的方式，优化档案管理队伍。档案数字化管理是我国档案事业发展的必然方向，也是档案管理人员建设的核心因素。为了提升档案管理水平，促使档案数字化进一步发展，档案管理部门应做好人才的引进工作，利用校企合作、社会招聘等渠道，选择具备数字化工作能力与丰富档案理论知识的人员，解决档案管理人员业务能力参差不齐、职业素养不高的问题。在人才引进中，确定数字化档案管理对从业人员的要求，制定招聘标准，确定招聘程序，以此提升档案人才队伍建设效果。

例如，某档案管理部门为提高档案管理人员综合素质，组织多种不同的人才队伍建设活动。首先，邀请工作经验丰富的档案专家讲解管理类档案、建设档案、项目档案等五类档案整理的归档要求和整理流程、档案审核移交以及其他常见问题。以管理类档案和建设档案为例，详细讲解了档案操作规范、档案归档步骤。其次，由档案主导其他部门配合组织内部培训，分别从档案数字化的意义、档案数字化建设的必要性以及开展档案数字化工作时应注意的事项等方面开展专题培训，并对档案数字化管理应用方面开展讲解演示。

四、结语

总而言之，人工智能背景下，档案管理载体、手段发生较大的变化，为档案管理事业创新发展提供动力。档案管理数字化是时代发展的必然趋势，是提高档案管理水平的有效举措。由于缺乏完善的管理制度以及专业人员队伍支持，所以，影响档案管理工作效果。为解决这一问题，应建立完善的管理制度，优化档案数据收集渠道与手段，构建数字化管理平台，将此作为档案管理工作的媒介，使医院档案管理工作智能化开展。与此同时，明确档案管理流程，借助培训手段构建专业的档案管理人员队伍，使其掌握信息化工作方法，为医院档案管理创新提供支撑，促使医院管理工作有序进行。

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（作者单位：济宁市第一人民医院）