高等学校档案馆开放档案刍议

朱忠新/金华职业技术学院档案馆

我国开放档案的发展历史已40余年，经历了从开放历史档案到开放现行档案，从内部开放到社会开放，从满30年开放到满25年开放，从国家档案馆开放到其他档案馆开放的历程。

1980年5月19日，中共中央书记处决定开放历史档案，拉开了开放档案的序幕。1986年2月7日，国家档案局发布的《档案馆开放档案暂行办法》要求：“各级各类国家档案馆保管的档案，自形成之日起满三十年（除未解密或需要控制使用的部分外），均应分期分批地向社会开放。”首次提出了档案封闭期，从开放历史档案扩大到开放现行档案，从主要向机关单位开放到向社会开放，加快了开放档案的步伐。

1988年1月1日起施行的《档案法》第十九条明确规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。”首次从法律上规定了国家档案馆开放档案的义务和档案的封闭期。2021年1月1日起施行的新修订《档案法》第二十七条规定“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放”。进一步加大开放档案力度，特别是将档案封闭期由三十年缩短到二十五年，国家鼓励和支持其他档案馆开放档案，还规定了单位或者个人不按规定向社会开放、提供利用档案的行为需承担法律责任。新修订《档案法》实施以来，各级档案馆高度重视开放档案工作，加快开放档案审核进度，分期分批向社会开放档案，取得了明显成效。

新时代新征程，面临开放档案的大潮，高等学校应高度重视开放档案工作，将开放档案工作提上重要议事日程。

1 开放档案是高等学校档案馆重要职责，国家鼓励和支持开放档案

1.1 部门规章明确规定开放档案是高等学校档案机构重要职责。2008年8月20日，教育部、国家档案局联合发布《高等学校档案管理办法》（以下简称《管理办法》），自2008年9月1日起施行。《管理办法》第八条“高等学校档案机构的管理职责”第六款明确规定“开展档案的开放和利用工作”。2010年3月30日，教育部公布《高等学校信息公开办法》，自2010年9月1日起施行。对高等学校信息公开内容、公开途径和要求、监督和保障等方面作了明确规定。第二条规定：“高等学校在开展办学活动和提供社会公共服务过程中产生、制作、获取的以一定形式记录、保存的信息，应当按照有关法律法规和本办法的规定公开。”第七条具体规定了高等学校应当主动公开的十二个方面的信息。这些以一定形式记录、保存的信息主要是档案文件。根据档案法律法规相关规定，涉及信息公开事项的档案，在移交进档案馆前已经公开的部分，移交进档案馆后应当保持其公开属性，按照规定即时开放或者提供利用。

1.2 国家鼓励和支持高等学校档案馆开放档案。2022年4月15日公布的《档案法实施条例修订征求意见稿》有关条款规定：“国家档案馆是国家设立的永久保管档案的基地，是为社会各方面利用档案资源提供服务的中心，包括综合档案馆和专门档案馆。综合档案馆是按照行政区划或者历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类和载体档案的档案馆。专门档案馆是收集和管理特定领域或者特殊载体形态档案的档案馆。”国家档案局公布，2022年8月1日起施行的《国家档案馆档案开放办法》第二章“档案开放主体和范围”第六条规定：“国家档案馆负责各自分管范围内馆藏档案的开放”。显然，新修订后《档案法》表述的“县级以上各级档案馆”亦即为《档案法实施条例》（修订征求意见稿）表述的“国家档案馆”。因此，新修订《档案法》第二十七条规定“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案”，相应扩大了开放档案的主体范围。《管理办法》施行以来，大多数高等学校建立了档案馆，其保管的档案无需向国家档案馆移交，即为永久性档案馆。按照档案法律法规规定，高等学校档案馆不属于国家档案馆范畴，非法定必须向社会开放档案的主体，而是属于国家鼓励和支持向社会开放档案的“其他档案馆”范畴。

1.3 公共服务性的高等学校档案馆理应向社会开放档案。笔者认为，开放档案的主体应以是否属国有和公共服务性为界。高等学校档案馆有其特殊性，在我国高等学校中，除以民营企业或以民营企业为主主办的高等学校为非国有性质外，绝大多数属国有性质，即使是非国有性质高等学校，亦属于公益性，具有公共服务性。因此，作为其他档案馆的高等学校档案馆一般亦属广义的国家档案馆或公共档案馆。凡属国家档案馆或公共档案馆，都应法定向社会开放档案。

2 进一步提高认识，加快推进高等学校档案馆开放档案工作

2.1 充分认识高等学校档案馆开放档案的重要性。高等学校档案馆是国家档案馆的组成部分，高等学校档案工作是高等学校各项工作的重要基础和支撑，是高等教育事业和国家档案事业的重要组成部分。高等学校档案馆开放档案，是深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作“走向开放”和“更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众”重要指示的根本要求；是依法依规管理高等学校档案工作的必然要求；是坚持以人民为中心的发展思想，满足高等学校教职员工、学生、社会各界对高等学校档案信息和档案文化需求的迫切需要；是推进高等学校档案工作高质量发展、实现现代化的战略举措。

2.2 高等学校档案馆开放档案工作现状及存在的问题。近年来，随着网络信息技术的发展，数字档案馆建设的推进，干部人事档案专项审核工作的广泛深入开展，高等学校档案馆普遍向毕业生校友开放了本人学籍档案网上查询服务，同时向校内开放了部分档案查询服务。有的高等学校档案馆还向社会开放了档案，如上海交通大学档案文博管理中心规定，开放的纸质档案，个人用户可持有效证件等合法证明，直接查阅和利用。高等学校校史馆往往与档案馆合署办公，主要利用档案资源举办的校史陈列展览，向校内外开放，也部分地开放公布了档案。但是，据笔者了解，向社会开放档案的高等学校档案馆还不多，主要是向毕业生开放了个人学籍档案，向校内开放了部分档案，离真正意义上的向社会开放还有较大的差距，有的高等学校档案馆对即使是校内查阅历史档案，也还需要提供介绍信，如某高等学校档案馆规定，因私查阅新中国成立前的档案，除有效身份证件原件外，还须持有介绍信；新中国成立后的党政档案原则上仅供校内人员查阅利用。又如某高等学校档案馆查档制度虽然参照《档案法》的规定，将馆藏文书档案分为开放档案和未开放档案，开放文书档案为新中国成立前的历史档案和新中国成立以来形成满二十五年的适宜开放的档案，音像档案依据其内容分为开放档案和未开放档案，实物和人物档案根据档案内容及捐赠人意愿，分为公开档案和不公开档案。但是，开放档案查阅手续还是繁琐，也规定除有效身份证件原件外，还须持有介绍信。可以说，高等学校档案馆开放档案工作还比较滞后。

2.3 加快推进高等学校档案馆开放工作。一方面，要制定修订相关法规，依法推进开放档案工作。国家在制定修订相关法规时对档案馆性质和类型应作出准确的定位，将高等学校档案馆列入法定开放档案范围。在修订《管理办法》中，应对高等学校档案馆开放档案作更为具体的规定。

另一方面，要采取切实有效措施，加快推进开放档案工作。高等学校领导要高度重视，为开放档案工作创造良好的条件，完善开放档案制度，制订开放档案规划，加大投入力度，改善基础设施，建设数字档案馆，建立档案信息资源共享平台，加快档案工作数字化转型。高等学校档案馆要夯实档案基础业务，依法依规依制加强档案资源建设，严格执行集中统一管理制度，做到应归尽归、应收尽收，面向社会加大档案征集力度，丰富馆藏档案资源。建立健全校级档案开放审核领导小组或委员会，下设办公室，制定档案开放审核工作细则，严格落实形成或移交档案的高等学校各内部机构和直属单位初审、档案馆复审责任制，积极开发应用人工智能辅助档案开放审核，对于到期仍不宜开放的档案，应报经有关主管部门同意，可以延期向社会开放。不断提升档案公共服务能力，分期分批向社会开放档案，通过高等学校或高等学校档案馆网站或者其他方式，定期公布开放档案的目录，完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。正确处理好开放与保密的关系，最大限度地开放，满足档案用户的需要，最大程度地保密，确保国家秘密、商业秘密、个人隐私的绝对安全。加大开放档案重要性必要性和开放档案好经验、好做法以及开放档案信息、开放档案效益的宣传，扩大社会影响力和美誉度，营造高等学校档案馆开放档案工作的良好氛围。