公立医院智慧财务建设探索

张德中 刘 韵 杨 柳 许枫林

1 中山大学附属肿瘤医院 广东广州 510060; 2 中山大学 广东广州 510060

“十四五”期间,会计行业机遇将与挑战并存,会计的服务对象、工作职能、工作手段和工作机制都面临着重大转型升级,医院财务工作的环境和工具方法也持续受到挑战。2022年10月召开党的二十大和2023年4月召开的全国卫生经济工作会议,也对公立医院高质量发展作出了重大部署,再加上我国经济发展模式的改革、国家大数据战略和“互联网+”行动计划的实施[1]、公立医院运营管理和精益财务管理的需求等,均加速了智慧财务建设的步伐。但如何开展智慧财务建设,国家层面并没有给出明确的指引和实施经验借鉴,基于此,本文结合所在医院的智慧财务建设经验以及对国家政策和同行经验的研究,从如何落地智慧财务建设方面进行探索,并给出一些具体的实践建议。

1 医院财务信息化现状

1.1 注重数据联通,缺乏战略思维

近年来,国内各大公立医院先后上线了一体化管理系统,实现了资产、财务、科研经费、预算管理等系统功能的联动,财务业务实现了线上办理和自动化处理。但随着国家医学中心建设的铺开,公立医院面临一体多院的发展模式,优先要解决异地财务业务办理和数据集成的管理需要,这对现有财务系统带来的冲击很大,也暴露出很多现有HPR系统的弊端[2],很多医院在此背景下启动了HRP建设,但缺乏从医院整体顶层设计,也未充分考虑信息化建设与国家政策导向、医院发展目标和业财一体化联动等内容。

1.2 医院重视不够,系统建设薄弱

公立医院内部还是以医教研为主导,这在信息化建设过程也得到体现,很多医院的信息化投入集中在医疗和科研系统,对财务信息化建设投入不足。特别是近年来国家财经政策变动频繁,财务系统功能也需要随之改动,需要持续投入信息技术人员、财力等保障系统功能的持续迭代,但受限于医院信息人员和资金投入的限制,财务系统不能得到及时更新。

1.3 建设范围不清,实施进程缓慢

近年来医院对财务信息建设投入了大量资源,也建立了基础的系统体系,但和大型企业财务管理相比,公立医院的财务核算、单据管理、审批流程等管理模式仍存在很大的差距,在自动化、移动化、便捷化和智能化等领域的研究运用也明显不足。一方面是因为医院财务信息化也是近几年才进入快速发展模式,对于其建设的边界没有能够明确界定,多数是聚焦在将纸质财务资料电子化、实行移动化审批、实现自动化会计凭证等具体的业务难点和痛点问题上[3],对整体的财务信息化缺乏整体设计,对信息化实施路径和预期成效也没有很具体,在实施过程中多是边行边改,建设的成果也自然与预期存在一定差距。

1.4 项目选型困难,产品成熟度不高

由于公立医院的行业特殊性,公立医院的财务管理及相应的信息化建设也有很多特色和个性化的要求,但市场上对公立医院财务信息化的建设尚处于摸索建设期,能够从战略医院财务角度出发完整研发的智慧财务软件不多,故有条件的医院,多数是与实施公司建立战略伙伴关系,共同基于院情设计开发医院特色的HRP系统,但这种模式虽具有可复制性,但产品的二次的开发成本也很高,这更进一步增加了公立医院智慧财务建设难度。

2 智慧财务建设困难

由于各家医院进行财务信息化建设的节奏不统一,建设中存在的困难也有差别,但总的来说,在核心问题上依然高度统一。回顾国内公立医院HRP系统建设历程和成效,大部分医院已经建立了财务系统、物资系统、HIS系统等的联通,在一定程度上实现了凭证的自动生成以及内部控制风险的自动化;同时通过业财信息的联通,也实现了财务的精细化管理[4]。但同时我们也要看到各家医院开展智慧财务建设时也存在片面现象,建设的成果与预期存在一定偏差,距离智慧财务建设的目标,本人觉得仍有一定的差距,还存在以下内容需要补强。

2.1 大数据库建设仍有待完善

智慧财务建设是以财务信息为抓手[5],通过对与之相关的各项经济运营数据进行实时监控分析,从而能够快速发现问题并及时整改。但目前医院的大数据库只涵盖了财务、物资、固定资产、HIS收费的信息,缺少人员、医疗工作量、项目信息、成本、预算、工资绩效等信息的集成,在很大程度上限制了智慧财务的管理延伸。

2.2 管理模式仍需进一步改革

智慧财务对财务管理的要求,从过去的依靠流程管控转向以信息源整合利用为重心的管理模式,智慧财务背景下,财务信息呈现出多、泛、精、杂的特点,同时信息的传递可以从不同的节点同时多向传输,所以给财务信息的筛选、加工和利用提供了更多的路径选择。但当下的财务管理模式是以流程为基柱,按业务流逐个节点传输财务信息,环环审核[6]。所以如何实现该项变革,并将财务风险控制到最优水平,也是建设智慧财务所需考虑的问题之一。

2.3 智慧化水平有待进一步加强

智慧财务相比传统财务的最大特点之一就是实现业务处理的智能化、风险控制的智慧化、财务管理的精细化,所以智慧财务的建设是基于智能化的信息系统建设,运用科学的决策模式或场景模拟模式,来实现人机交互,共同完成某一事项的决策[7]。但当下医院的财务管理水平处于由自动化向智能化发展转变的阶段,如何跨越智能化,直接步入智慧化财务,仍有很大的基础条件限制和技术实现压力。

2.4 对智慧财务的建设内涵有待进一步明确

目前很多医院也都在着手智慧财务建设,也有医院对外宣传其智慧财务建设的成果,给予了同行一定的方向参考和经验借鉴。但还是存在欠缺,对智慧财务的建设内容、规范模式、结果运用等并没有太多的介绍。相比较先进的企业财务管理而言,精细化和智慧化水平仍有很大差距。

3 智慧财务建设探索

智慧财务是一个比较抽象和宽泛的概念,其实施内涵和范围也没有一个量化的标准,故部分医院常常将智慧财务、智能财务、自动财务等概念混淆,以至于在朝智慧财务建设的路径上方向不明。当下谈论较多的智慧财务也仅仅局限于一个概念,对其如何建立一套完善的智慧财务体系也是众说纷纭,没有统一定论。也正是基于此,医院在进行财务信息化建设时不用太拘泥于概念本身,而是应重点关注建设的系统是否能够满足战略财务管理需求,是否有助于财务职能转变,是否有助于财务人员转型,是否有助于财务价值的提升等[8]。当明确了上述目标后,如何设计财务信息系统、如何规划业财联通等,也就自然清晰明朗。

中山大学附属肿瘤医院自2016年也上线了HRP系统,一期项目聚焦人财物一体化管理,以财为核心上线了财务、预算、报销、科研经费、成本、供应链和人事管理系统,同时围绕人财物一体化形成的大数据,推进了国考、DIP付费改革、智慧医院评级、医改及财经政策改革落地等工作优化,助力医院取得各项成绩突破。随后一直致力于智慧财务的升级改造,2020年启动智慧财务升级项目实施,本次建设致力于建立一套智慧报账系统[9],节约职工报账时间,提高领导审批效率,强化财务内部风险控制,提升医院经济运营管理决策效率,助力医院运营管理效率提升和财务内部控制建设。围绕该建设目标,医院在现有HRP系统的基础上,整合了相关功能模块,重点完成无纸化报销、移动化办公、智能化账务和自助化服务四大类内容,通过建立从报账申请、移动审批、生成凭证、银企支付、电子档案、自助查询、模板化报告等所有环节电子化,实现全流程线上业务办理[10];借助OCR电子影像识别、电子发票等技术,简化报销过程中的手工业务处理,实现智能填单和规则自动校验;建立实时报账进度、在线审批节点、实时记账、银企支付情况以及实时费用统计分析等自助查询,并且每个流程环节均能在线查询催促,实现流程透明、查询便捷[11]。

随后医院也基于HRP功能现状,围绕公立医院综合绩效考核,建立国考运营管理系统,通过与HIS系统建立接口对接,实时监控运营类指标情况,月度出具分析报告,持续优化改进;围绕财政部推行的预算一体化改革,做好人财物一体化管理,并将HRP系统与采购系统、合同管理系统对接,实现政策的及时更新落地;围绕医院学科发展,打通临床试验患者从入组、结算、费用扣减、发票等一条龙线上业务办理,助力学科快速提升;围绕多院区运营管理,建立多院区经济运行系统,实时、全面反映分院区的经济运营情况等。但尽管如此,医院也是在智慧财务建设的路径上持续探索,距离成熟完整的智慧财务体系仍有很大差距,比如基于财务业务系统形成的综合运营决策支撑,基于财务大数据背景下的财务数据中转平台等,还有待建设。

4 下一步工作推进建议

虽然公立医院智慧财务的建设困难重重,但随着当下公立医院高质量发展的要求和医院内部运营管理的需要,对支撑财务精细化管理的配套信息化提出更高的要求,特别是随着互联网+技术被逐步运用到医院各项财务管理中,这也正是智慧财务建设的一个很好机遇,如果能够抓住并成功实现智慧财务,相信医院经济运营管理水平将有一个质的提升。结合国内公立医院在智慧财务建设过程中的现状困境和实施难点,针对目前公立医院智慧财务建设,有以下几点建议:

4.1 统筹规划,有序实施

信息化建设是服务于业务和运营,但不应拘泥于数据和流程,在开展智慧财务建设前,要捋清医院发展的内外部环境和管理要求,聚焦医院学科发展和运营提升,在畅通业财深度融合的基础上,适当引导业务开展,协助各部门做好学科发展的信息化支撑,同时聚焦业财的数据核心[12],调动运管人员,充分运用大数据分析等工具,开展医院、科室和归口职能等多维度的运营效能分析,为医院和科室发展做好全维度的数据监控和分析,助力医院高质量发展。

4.2 系统集成,信息共享

对于系统一体化建设方面,可实现的途径有很多种,比如说将所有功能放到一个系统建设,或者建立集成平台窗口,对接各个子系统来实现系统集成和信息的共享[13]。但基于数据的完整准确、功能的实现难易程度和效果、数据的交互利用结果等多方因素考虑,建议还是以集成窗口方式较为合适[14]。根据数据特点,通过细分系统功能,建立财务、供应链、人事、采购等几大主要模块数据集成,如财务模块统筹预算、报销、成本、绩效等内容,侧重于财务数据管理和分析,数据的利用上会更加有效直接,同时财务集成平台能够从人事和HIS系统等集成所需财务数据,也能减少系统间的冗杂数据,总体上既能保障各个层面的数据安全,又能加深数据的全面利用。

4.3 流程整合,信息为王

基于智慧财务的特点,智慧财务将改变过去基于业务流程的点线模式下的信息传递,到网状面模式下的信息传递,各个流程是相互交错的,所以在进行智慧财务建设时,建议以资源点(也可理解为信息的归集点)为出发点,通过不同的资源点间的信息共享流,来重新搭建基于系统流程的信息流[15]。

4.4 规则制定,智能业务

智慧财务的实现离不开基础规则的制定和基础数据的整理[16],但进行基础规则制定时,要基于信息流,综合考虑业务实现目标、数据管理要求、风险控制层次等因素制定[17],切勿仅从某一个业务出发考虑,当然也切勿将所有的业务全部纳入考虑,特别是从整体来看,某些业务相对不是太重要的话,就要根据二八法则,优先以对全局有决定性作用的业务入手,制定规则。

4.5 领导重视,统筹推进

智慧财务建设是一项集各项经济运营活动于一体的高度集中、精细管理、智慧决策的管理模式,涉及部门多,改革流程广,没有医院领导的重视和支持,推行阻力大。同时智慧财务的建设需要统筹各个业务线条、整合不同的业务流程,需要每个部门、人员全程参与,共同推进[18]。故医院在实施智慧财务建设前务必要捋清工作,开展小组和人员配备安排,确保各项工作明确到人、细化到岗。

5 结论

公立医院智慧财务建设是一项任重道远的任务,涉及面广、建设时间长、个性化要求多,要建设智慧财务的全部内容需要统筹计划、分步实施,且每家医院的建设模式、方法和路径等也都不会完全一样,切勿生搬硬套。本文所探讨的内容也是基于笔者在实际工作和与同行交流的感想,希望能够给予同行对智慧财务的理解和实施有个更加明晰的借鉴参考。但本人也深知研究也有一定的局限性和不足,下一步将聚焦具体的案例深入分析探讨。