人力资源管理信息化建设对策浅析

陈景平 王作琨

摘要：在日益白热化的市场竞争中，企业人力资源管理信息化建设是当代所有寻求发展的企业所需要采用的先进的人力资源管理模式，不断加强系统优化能使企业管理更加便捷有效。文章在梳理研究人力资源管理业务流程信息化建设方案的基础上，选择了最佳建设方案，采用自主在现有信息系统模块功能下开发建设的方式，实现业务流程信息化“零成本”建设，助推管理效益和经济效益双提升，改变“受制于人”的局面，为企业人力资源管理信息化建设提供参考和借鉴。

关键词：人力资源管理；业务流程；信息化；自主建设

中图分类号：F272.92  文献标识码：A  文章编号：1005-6432（2023）23-0000-04

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2023.23.000

1 引言

人力资源管理业务流程是企业人力资源管理体系运行的脉络，它直接决定企业人力资源管理的作业逻辑。流程框架是否科学、合理，具体流程运行是否通畅、快捷，关系到企业人力资源管理运行的效率。信息化是实现业务流程数字化、自动化的重要途径，借助信息化应用，可以把经过梳理、优化后的流程固化下来，提高业务管理的质量、效率和有效性[1]。本文对业务信息化建设工作方案进行分析对比，确定最佳方案为自主开发建设，制定建设对策并有效实施，最终实现业务流程信息化“零成本”建设，同步提升信息系统利用率，实现管理经济效益双提升，可为管理信息系统建设提供参考和借鉴。

2 人力资源管理业务流程信息化建设方案确定

如表1所示，针对人力资源管理业务流程信息化建设工作提出了三种方案。

方案1为购买人力资源管理信息系统的所有模块，以覆盖所有管理业务。此方案需支付高昂的软件费用，造成企业成本过高，不适宜采用。

方案2为与软件公司合作，向其提出业务建设需求，由软件公司全面负责业务流程的信息化建设工作。该方案需支付软件公司人工费，且受制于人，业务流程的优化工作不能得以快速实时实施，后期运维费用高，不适宜采用。

方案3为自主掌握业务信息系统建设技术。公司现已根据集团要求统一购买了人力资源管理信息系统中的人事模块，该系统当前仅作为员工数据信息的存储平台。可进一步挖掘系统功能，利用该系统作为人力资源管理业务信息化的建设平台，利用现有模块功能自主开发实现业务信息化建设。该方案无需再支付任何费用，且可进一步提高现有系统的利用效益，重点可实现自主性，以实时满足业务信息化建设需求。故该方案为人力资源管理业务流程信息化建设最佳方案。

3 人力资源管理业务流程信息化建设对策与实施

如表2所示，为实现业务流程信息化，特研究制定5项对策，即方案建模、流程配置、流程测试、数据联动、流程监控，分别达到形成最佳的业务流程模型、实现流程表单信息化、保障业务流程运行通畅、避免数据重复录入、业务流程实时管理的目的。

3.1 全面梳理管理制度，构建最佳业务流程模型

方案建模是业务流程信息化的起点，即是根据企业自身经营管理模式特点，对主营业务流程进行梳理，然后形成适合企业自身的业务流程模型。在人力资源管理方面，即是需要构建人力资源管理制度对应的业务流程模型，所以业务流程的规范性程度对信息化建设过程是否顺利及最终信息化效果产生直接影响。

如图1所示，业务流程来源于人力资源部编制的各项管理制度，业务规范性即取决于管理制度的完善程度和可执行性。所以在开展业务信息化建设之前，需对当前现行制度与流程进行全面梳理。在梳理过程中盘点存在的制度机制漏洞，再通过制度体系的进一步完善，堵塞制度漏洞，构筑起坚固的制度“笼子”，从而将流程与表单进行固化，形成最佳的业务流程模型，为业务流程的信息化建设奠定基础。

3.2 挖掘系统功能，自主建设线上业务流程

为降低软件购买成本，实现自主管理，需自行深入挖掘系统功能，自主掌握业务流程线上设计建设技术。如此，在面临业务流程需频繁修改与优化的问题时，无需求助于人，能自主实时进行系统变更配置，不影响业务流程的上线使用，防止系统资源的浪费。

如图2所示，经研究，在现有人力资源管理信息系统的模块功能下，首先利用數据重构功能，创建表单字段，可实现表单信息的可编辑化。其次利用模板功能，将创建的字段信息逐一放置于业务模板适宜位置，可完成表单样式的线上绘制。最后利用流程设计功能，选择流程审批模式，创建审批节点活动，利用编程语言设定判断条件，以选择流程路径，并指定节点审批人，确保业务流程准确运行。

3.3 搭建系统测试环境，验证流程可操作性

为确保线上流程可运行使用，流程配置完毕后，在正式使用前需进行运行测试，以发现程序的错误或缺陷，及时修正确保该程序能按预定的方式正确运行。

第一，业务流程涉及多种角色，且每种角色对应的权限不同，故应当从用户角色考虑流程的合理性。例如流程中涉及普通员工、部门领导、公司领导、人事四种角色，测试时需创建这四种角色的账户，才能真实的模拟用户行为。

第二，根据流程路径的分支情况，结合判断条件，测试时需分别选择不同条件数据，验证所有不同情况下路径走向是否正确，才能确保整个业务流程的正常运行。例如典型的员工请假流程，不同类别的员工及不同种类的请假，均对应不同的审批路径，需依次验证每类员工及每种请假类型的流程节点审批人是否正确对应。

3.4 打破“信息孤岛”，加强主表信息与业务的联动

通常，业务申请人需在业务表单中填报本人信息及申报信息，同时系统主表也需根据业务审批结果进行信息录入或变更。系统主表信息与业务流程之间的独立，会存在数据在不同应用模块间多次重复录入的问题，并且手工录入既费时费力，也容易造成数据填报标准不一致的情况，导致不同业务板块出现信息碎片，增加数据管理难度[2]。

如图3所示，为解数据重复录入之困，提升业务运行管理效率，需打通系统主表与业务流程之间的“双向流”渠道。基于业务模板功能，以职工ID作为人员信息的唯一识别标识，建立主表信息与业务表单信息之间的关联，逐一配对两模块的字段数据，实现数据联动。如此，在业务审批通过后，申报信息和审批过程信息可自动录入至主表中，实现主表数据自动采集；同时，在填报业务表单信息时，主表中已存在的信息可自动带入，无需重复填报相同数据，实现数据一次录入，多处共享。

3.5 多种形式监控流程，实时掌握流程信息

通过分配业务流程管理权限，在业务流程发起后，管理员后台可自动获取业务信息，包括申报信息、审批过程信息、审批进度、审批结果等。为方便各业务信息的监控查询，采取多种形式结合的方式，满足业务管理需求。如表3所示，业务流程管理方式设计有卡片式、图形式、列表式等三种方式，其中卡片式即直接查看业务表单，信息直观、界面友好，但需逐份查询；图形式即直接查看流程节点审批情况，审批进度直观，但表单字段信息不能查看且需逐份查询；列表式即直接查看同类表单所有业务流程信息，多份业务信息可一并查看，便于筛选查询。卡片式、图形式、列表式三种流程管理方式均有各自特点，采取三种形式的结合管理，可相互取长补短，根据不同监控需求自由选取监控方式，增加监控管理效率。

4 人力资源管理业务流程信息化建设实施效果

4.1 管理制度建立健全，业务流程规范完善

公司人力资源部全面梳理了人力资源管理制度，完成多项规章制度的制定工作，并形成了30余份业务流程表单。涵盖招录管理类“用工需求计划审批表”“招聘录用审批表”“转正定级鉴定表”；解聘管理类“辞职申请表”“辭职手续办理流转单”；调动管理类“人才交流培训备案表”“员工跨部门、部门内部调动申请表”“职工岗位变动通知”（含定岗定级定薪）；退休管理类“正式员工退休审批表”“退休人员返聘审批表”；档案管理类“查（借）阅干部人事档案审批表”；出国管理类“因公/私出国（境）审批表”；组织管理类“生产部门二级机构设置申请表”；考勤管理类“员工请假申请表”（含所有请假类型）；培训管理类“培训申请表”；证明管理类“借工、收入、社保证明申请业务”；证件管理类“证件借用、归还审批表”；系统管理类“人资系统权限申请”“人资系统意见反馈表”等多项管理业务流程。制度梳理使人力资源管理脉络更加清晰，管理体系更加优化和完善，也进一步规范业务流程，为业务信息化建设打下坚实基础。

4.2 业务信息化全面自主实现，管理经济效益双提升

30余项业务流程均已自主配置在人力资源管理信息系统平台上，并经流程测试通过后，已全面上线运行使用。

4.2.1  管理方式更加人性化，大大提高工作效率

如图4所示，从管理时间消耗方面看，信息化建设后，业务流程的审批管理所耗时间远短于过去“纸质版”流程审批管理模式。主要是因为业务流程的信息化解决了过去跑腿签字审批、办理人员手动录入处理、重复数据多次录入等耗时耗力的问题，业务信息化解放了生产力，改变了管理方式，提高了管理效率。

4.2.2  自主开发扩充信息系统模块功能，业务信息化“零成本”达成。

通过自主开发，建设的业务流程涵盖了招录、解聘、调动、退休、返聘、档案、出国、组织、考勤、培训、证明、证件等多项管理，即扩充了现有信息系统的管理模块功能，提高了系统利用率，经济上为公司节省了高昂的软件费用。另一方面，因业务信息化工作是自主建设完成，不仅为公司节省了软件人工运维费用，同时根本上改变了受制于人的局面，可实时根据需求自行增加和优化业务流程，保障流程完整、运行通畅。

5 结论

人力资源管理业务流程信息化建设使企业人力资源管理更加科学化和经济化，有利于减少人力资源管理工作中繁杂和错乱的情况[3]，让管理人员从事务性工作中摆脱出来，投放主要精力到重点工作和管理创新中，提升企业人力资源管理效率和水平。本文阐述了公司人力资源管理业务信息化建设的途径和方法，该途径不仅满足了人力资源业务信息化管理需求，而且零成本扩充了现有信息系统管理模板功能，大大提高系统利用率，实现了管理经济效益双提升，并强化了自主创新，摆脱了受制于人的局面。希望为企业人力资源管理信息化建设工作提供借鉴意义。

参考文献

[1]李思娴.信息化在企业人力资源管理中的应用[J].中国市场，2021（33）：102-103.

[2]王瑶.高校人事管理信息化建设的思考[J].食品研究与开发，2021，42（17）：241.

[3]文丽丽.新经济背景下人力资源管理信息化建设探讨[J].中国储运，2021（10）：193-194.