智能化财务共享中心如何优化关键流程

杨燕珍 厦门中达集团有限公司

引言

随着时代发展，财务共享中心应运而生。财务共享最早是为了解决集团对各分子公司财务管控的问题，借助财务共享模式能够提高集团整体的财务工作效率，将核算工作统一进行集成管理。随着信息技术的发展，在当前财务共享中心的智能化水平也在不断提高。财务共享中心借助一系列先进的管理技术能够实现自动化运作，大幅降低人工的成本，并提高各项财务工作的管理效率。但是智能化财务共享中心的建设是一项新兴工作，在开展建设过程中，很多企业不了解相关工作重点，不利于帮助财务共享中心发挥应有的作用。因此本文针对智能化财务共享中心进行研究，对于财务共享中心的优化具有一定价值。

一、智能化财务共享中心的问题

第一，费用流程效率低下。在传统财务共享中心模式下，开展各项费用报销事项要求大量的人工操作，且费用报销的时间一般在每个月末，发生费用报销业务时财务共享中人员将耗费大量的人力物力开展审核，并且人工审核可能存在一定差错，无法发现报销事项中的问题，容易给费用报销带来一定风险。

第二，总账流程管理效率低下。传统财务共享中心对各分子公司的财务工作核算量极大，耗费大量的人力物力，同时由于核算工作由人员进行处理，核算错误的事项屡见不鲜，容易给企业的发展带来风险。

第三，应收账款流程不合理。传统的财务共享模式，财务共享中心人员根据自身的经验对客户情况进行判断，并在收集各类数据的基础上确定是否赊销，之后由人员开展收款管理，这样的方式容易产生对客户判断的主观因素影响，对部分风险较高的客户也开展授信，给企业带来较高风险。同时，在对客户的相关信息进行采集与处理的过程中，企业耗费大量的时间，导致成本居高不下。

第四，应付账款管理不完善。传统应付账款管理中要求采购部门在与供应商进行谈判之后，对供应商的各类信息进行采集，并结合供应商的特点将供应商信息录入系统，由人员录入系统的方式导致效率低下，所耗费的信息较为片面。同时在后续的发票管理、付款管理等环节，通过人工的方式进行管理容易导致效率低下。

第五，基础流程不完善。在财务共享的模式下，人员培养流程及智能系统开发流程都发生较大转变，部分财务共享中心不重视人员的培养，导致企业人才流失的问题严重。同时，部分财务共享中心在建立智能系统之后，没有对智能系统进行动态升级，不利于让财务智能系统适应时代发展的要求。

二、智能化财务共享中心关键流程改进建议

（一）费用流程改进

财务共享中心最基础的功能是实现对费用的报销，费用报销功能是传统财务共享中心模式下业务量最大的一环。在传统模式下，在人员对于各类票据进行检查和审核的基础上开展报销。智能化模式下能够借助智能系统自动检测出凭证情况并实行审核，大幅提高审核的效率和质量，能够防范报销作假，减少财务风险，更好地管理企业的费用。

第一，通过电子发票的方式降低人力成本。随着我国税收管理体制不断发展，电子发票在未来将得到普及。电子发票不仅能够节能降耗，还能够有效提高报销数据准确性，确保票据准确，大幅提高报销效率。在电子发票普及的背景下，能够借助信息系统识别发票，实现自动化报销，大幅降低了扫描和装订的成本。电子发票的使用是未来财务管理发展的趋势，也是智能化财务共享发展的方向。同时，除了电子发票之外，在信息技术支持下未来可以借助语音识别技术自动完成对人员系统的登录。语音识别技术通过识别录入者的语音生成相应的电子信号模板，并在人员登录系统时通过采集系统中的信号模板进行判断和比对，分析相关人员是否具有信息操作的权限。通过这一方式能够避免在登录系统时密码被盗或由他人报销的问题。在登录费用报销系统后，企业员工要以个人身份登录到报销模块中，选择要报销的部分。在报销模板提供了标准化的填写内容，员工将报销的各项内容逐项填写，填写完毕之后由系统对报销内容自动分类，并流转至下级的报销平台，下级人员能够查看该笔报销的相关信息，并根据报销信息对比申请人的职务等方面因素，设置恰当的审批流程。如果系统识别报销人为普通员工，则报销审核要经过多级的人员审核。如果职务较高，则可以跳过低级别人员的审核。在人员审核费用支出之后，由信息系统自动对比预算是否符合要求，若符合预算的情况，则将电子发票接入系统后识别发票，减少人为操作的失误问题。

第二，通过OCR 扫描技术获取发票信息。当前电子发票还没有普及，还有大量的票据要求通过OCR 技术进行识别和处理。在应用智能化财务共享模式下，通过OCR 扫描方式将信息扫描上传至系统，由系统根据发票的特点对信息进行分类。标准化的电子发票可以通过平台直接上传，对于需要二次处理的纸质发票则根据软件中相关模块对发票进行识别，并根据不同发票类别储存到系统中。在这一过程中，OCR 技术发挥着重要的作用，能够对各项信息进行识别和处理，提高管理效率[1]。同时要进一步对发票内容进行复核，由智能化系统对发票的金额进行检查，并完成网上发票查验工作，根据查验的相关信息以及票据金额、报销金额等进行比对，通过比对之后由系统自动开展账务处理并生成报销凭证。RPA 技术实现对资金的结算工作。在传统的报销流程中，会出现报销业务量较大而工作滞压的问题，这类问题不仅给财务人员带来压力，还大幅降低了工作效率。借助RPA 能够有效解决这类问题，RPA 系统根据申请者的信用等级划分对人员的审核优先级，信用等级的划分主要是由人工智能技术在每次人员报销之后，由系统自动记录相关报销人员信息并分析报销业务事项、金额等方面是否准确，历史准确率较高的人员信用等级较高，在费用报销时也优先审核，通过这样的方式能够鼓励人员尽可能控制报销流程中的失误。

（二）总账流程改进

在智能化财务共享模式下优化总账流程，能够大幅提高管理效率，保障管理质量。通过对原始数据自动采集、识别、录入，借助RPA 技术完成对各类数据的合规处理。

第一，对原始单据进行数据采集传递。企业在发生各类业务事项产生票据之后，借助影像扫描技术转化为影像资料，由各分子公司的领导在ERP 系统中对票据进行初步审核，以保障票据信息的真实性和准确性，之后，信息提交至RPA 系统，RPA 系统借助图像识别技术，根据图像相关信息完成对票据的分类，并提取其中的关键信息，辨别纸质票据的真伪。通过对票据的识别、分类、比对，实现对票据的自动化初审[2]。

第二，凭证智能化录入。在系统采集完各项数据之后，从凭证中提取关键信息进行识别，包括摘要信息、单价、金额等相关信息，并自动生成记账凭证，同时借助信息系统自动完成后续的账务处理工作。

（三）应收流程改进

通过对应收账款管理流程进行梳理可知，当前大部分集团开展应收账款管理工作要经过客户管理、合同管理、结算管理的闭环管理。在智能化财务共享模式下，企业要实现端对端管理，让应收账款管理的全流程实现自动化处理，通过这一方式能够有效提高财务共享管理效率，并实现对关键控制点的集中管控。

第一，建立客户信用体系。企业的赊销产生应收账款，如果管理不当很可能产生呆坏账风险。赊销产生的根本目的是扩大企业销量，但与此同时企业要控制呆坏账发生的问题，最大限度控制收款风险。企业通过构建客户信用体系的方式，能够对客户的经营状况进行评估和监控，有效控制客户的风险。在RPA 系统中，可以借助RPA 技术对客户关系管理系统中的各类数据进行整合，按照预先设定的关联规则算法，根据企业的授信评价标准，在收集客户各类信息的基础上自动对客户进行评价。若客户存在信用风险，由RPA 自动筛选出不符合赊销要求的客户，对这类客户应避免赊销。同时借助RPA 技术能够实现催收管理的提示，当客户到达付款期限时，通过RPA 技术能够自动予以相关人员提示，要求人员予以催收。

第二，实现跨系统数据采集。在业务部门签订合同之后，若签订赊销合同，就生成了应收账款的流程。客户关系管理系统会对客户的各类信息进行全面采集，包括客户的采购信息等方面信息，并通过对客户数据进行分析，结合RPA 系统判断的结果分析合同是否在授信范围内，若在授信范围则通过审核，反之，不接受相关合同。客户关系管理系统能够准确收集客户各方面信息，形成跨系统的数据采集机制。借助RPA 技术将相关客户的相关数据及时更新到客户关系管理系统中，能够降低传统人工更新各项数据导致误差率高问题。

第三，实现自动开票与对账。在合同订单通过之后，合同会通过影像扫描技术提取相关关键数据，同时业务人员也能够在信息系统中导出开票相关数据，各分子公司通过系统确认开票信息的真实性、准确性。确认之后将确认开票申请传递给审核岗，审核完成之后由RPA 系统自动完成开票并自动生成对账行单与客户开展对账。

（四）应付流程改进

针对应付流程的特点，财务共享中心在设计应付账款流程智能化时要充分借助RPA 技术对应付账款实现自动管控。应付账款流程重点包括采购管理、发票管理、支付管理三大模块，三个模块都可以充分借助RPA 技术实现管理，从而提高应付账款流程管理效率。

第一，采购流程实现智能化。采购流程作为应付账款管理的首要环节，在这一环节，企业要和供应商之间开展信息互动，并结合企业要求选择恰当供应商。企业在开展采购交易业务事项之前，就已经能够通过系统实现对供应商相关数据的集成，并且相关数据能够与ERP 系统实现对接。集团通常采购规模庞大、采购的种类丰富，借助RPA 技术能够转变传统模式下采购人员频繁修改供应商数据而导致人力、物力大量损耗并且效率低下的问题，让供应商数据自动录入，仅需要在智能化系统中编写供应商文档和表格对应的爬虫程序，采购部门在与供应商谈判以及招标过程中所发生各类程序数据通过爬虫程序自动进行查询，采集完成之后在RPA 系统触发编码指令，根据不同供应商的特点生成唯一的编号数据，编号数据对供应商的相关情况进行更新，降低了传统人工管理流程中手工操作的工作量，大幅提高管理工作效率及准确性[3]。

第二，发票流程实现智能化。在应付账款的管理流程中，传统模式下发票管理的工作量最大，人工要对大量的发票进行审核，耗费大量人力、物力。借助智能化技术能够通过OCR 扫描对各类发票进行扫描并转化为电子影像，并对发票的发票号、单位名称、发票代码、金额等信息进行提取。在提取发票信息之后，由RPA 系统对各项发票的数据和格式进行检查，分析发票的准确性。如果发票通过了校验规则，则对发票真伪进行查验。RPA 能够根据发票代码，在税务官网的查询平台中查验发票的真伪。如发票信息异常，则通知由人员进行处理，若完成发票查验，则匹配相关的入库信息、订单信息，匹配成功后将发票纳入抵扣认证的范围。在发票管理中，借助RPA 技术能够大幅提高发票管理效率，使得发票管理全流程实现自动化处理。同时，通过RPA 技术的使用，能够大幅提高发票处理的准确性，避免发票信息错误且人员在审核过程中没有发现带来的风险。

第三，支付环节智能化。在支付环节涉及核算和结算环节，发票管理流程结束之后，RPA 技术能够根据相关会计规则自动填写分录，并结合相关数据生产电子记账凭证，由财务共享中心的结算岗根据凭证办理资金结算。智能系统的背景下，RPA 技术能够不间断处理发票的各类数据，同时还可以借助银企直联系统在网上银行发出相应的付款指令，并根据付款指令完成付款操作。付款操作完成之后就完成了整个应付账款管理流程，借助RPA 技术不仅可以大幅提高工作效率，还可以有效控制资金结算的风险。

（五）基础流程改进

第一，优化人才培养流程。在智能化财务共享模式下，财务人员的工作要点有了较大转变，很多财务人员面临失业。为了避免企业大量人才流失的问题，企业要优化财务人员的培养流程，促使财务人员实现转岗。对于中高层的财务人员，让其转为管理岗位，为企业的战略管理、财务分析等方面工作提供支持。对于基层财务人员，可以让其转向销售、采购等方面的岗位，借助其对财务工作的敏感度，在各环节应用财务思维开展工作，促使企业有序实现财务人员的转型。

第二，优化智能系统建设流程。在智能化财务共享中心模式下，借助人工智能系统相关技术，能够对各项财务数据进行分析与处理，在未来，企业还要进一步优化对系统的开发管理。随着信息技术的发展，RPA 技术也将不断完善，人工智能的发展还面临巨大潜力。企业要结合各项业务的实际特点对流程中的关键环节进行分析，动态优化企业的智能系统管理流程，让智能系统为企业提供更有价值的服务。

结语

在人工智能时代，智能化财务共享中心被越来越多企业应用。对大型集团企业而言，要借助人工智能技术全面升级财务管理体系，通过对智能化财务共享中心建设，以RPA 技术为核心对集团各项财务共享中心的工作流程进行优化，能够大幅提高财务共享中心各项工作的附加值。本文通过研究发现，在开展财务共享中心建设过程中，要让智能化财务共享中心发挥更大的价值，就要通过推动管理流程的优化，提高信息质量，解决人工操作带来的问题，将大量重复、标准化的工作实现机器人自动管理，从而达到降本增效的目的。