财务共享模式下企业财务流程再造思考

章春晓 浙江三花智能控制股份有限公司

引言

财务共享服务体系的构建，要求财务报账、核算、结算等各项流程实现统一化、标准化管理；而在此之前，由于各企业各下属企业甚至各业务单元的财务流程各自独立，难以形成标准化管理体系，与财务共享服务的要求存在较大差距。集团企业下属（分）子公司分散于不同区域，在缺乏财务共享平台的环境下，总部与下属单位的财务流程难以实现统一化和标准化。而通过财务共享模式的实施，下属（分）子公司的会计记账、财务核算、报表出具与管理权限全部上收到总部财务共享中心，下属单位不再保留以上财务职能，各分、子公司的财务人员转型成业务财务人员，总部通过构建一体化财务管理系统的方式，对辖内财务活动进行统一管理，这就需要企业对新环境下的财务流程进行重新设计。

一、财务共享服务与财务流程再造的概念

（一）财务共享服务的含义

为适应企业业务活动和组织层次多元化发展需要，近年来，越来越多的企业开始在财务管理领域尝试构建财务共享服务的运营模式。所谓财务共享服务，指的是采用现代信息技术手段，将具有普遍共性和频次高的财务核算、财务结算业务进行集中管理，通过统一化、标准化的财务集中管理方式实现企业各类信息资源共享，为企业战略管理和业务发展提供更高效的财务服务。

长期以来，集团企业下属分（子）公司以及各业务单元都设置了财务管理部门或专职岗位，而在分散的财务组织体系模式下，企业财务运行流程、数据口径千差万别，总部难以及时、有效地对各财务单元的数据信息进行采集，而且所采集的财务数据颗粒度粗糙，极大影响企业财务管理效能。而通过构建财务共享服务中心的模式则可以将企业“分、散、杂”的数据信息纳入统一协同板块，对企业数据进行全方位采集、计算和分析，从而赋能企业决策和业务管理。

（二）财务流程再造的含义

财务流程再造指的是采用网络数据库等技术手段对传统财务流程中的不足与缺陷进行优化改造，以提升财务管理效率。财务共享模式的运行打破了长期以来所形成的层层设置财务管理机构的臃肿组织架构，随着财务事项统一作业和财务权限上收，之前运行的财务流程将难以适应财务共享管理的需要，这就意味着必须构建全新的财务流程。

财务业务流程的目标在于削减财务冗余流程，提升财务运营效率，针对分散管理模式下的财务流程管理缺陷，企业财务流程再造的业务类型较为多样化，比如记账类、报表类等财务流程都会随之发生改变，但财务共享模式下最主要的财务流程变化还在于应收应付款项支付、现金结算、费用支付等几类高频次业务。

二、财务共享服务建设前财务流程存在问题

（一）信息化建设存在的问题

在当前信息化技术应用的时代背景下，虽然企业在企业总部以及各下属单位构建了财务管理系统平台，但受系统平台功能限制，企业总部与下属单位之间的数据共享依然难以实现，主要表现在：

一是单据格式不统一。由于总部与下属单位的财务范围、核算管理对象以及权限存在一定的差异，因此总部统一设置的报账单据往往难以适应各不同业务单元的管理需要，因而导致标准单据格式难以统一，比如单据格式、布局样式、生成凭证的规则以及字段信息，等等。

二是流程标准不统一。总部与下属单位之间的财务流程有所不同，如果采用RPA 机器人的方式对业务进行处理，那么必然存在运行障碍，因此，无论是总部还是下属单位，其单据制作或凭证审核等基础工作依然都需要人工进行处理，极大影响了财务处理效率。

三是审批流程过于复杂。比如在费用报销审批方面，由于费用报销依然停留在纸质流转层面，报销凭证在财务人员、部门经理以及企业分管领导之间层层审批，既加大了审批工作量，同时也延长了审批时间。

（二）主要财务流程存在的问题

1.费用报销流程存在的问题

为节省人工成本、提高费用报销处理效率，企业大多会将费用报销业务处理时间集中于月末或季末的方式，在财务信息化应用程度不足的作业环境下，由于费用报销业务涉及的业务内容广泛、报销单据数量多，而且所有单据都需要通过人填制、人工审核，不仅报销流程耗时、耗力，而且容易导致凭证填制或审核差错，影响财务核算的准确率。另外，在费用报销凭证填制和审核完毕之后，费用支付环节也不够顺畅，因为受系统平台功能限制，企业大多没有与银行建立银企直连的方式，在这种情况下，费用支付只能采用现金支付，或者采用网银转账支付的方式，这种支付方式的处理效率明显低于银企直连的方式。

2.应付账款流程存在的问题

应付账款交易对手主要是指企业供应商，由于与供应商业务往来频繁，涉及的往来款项额度大，因此应付账款管理也就成了企业频次较高的结算业务，在办理应付账款结算业务时，财务人员通常需要根据采购合同相关结算约定，在规定周期内与供应商办理结算服务，在确保订货单、验收单和发票所标示的数量和金额核对一致的基础上，再通过银行转账的方式进行转账支付。由于大量的应付账款结算业务停留在纸质单据和手工操作层面，这一方面会影响结算业务办理效率，另一方面也会留下财务暗箱操作风险隐患。

3.应收账款流程存在的问题

因客户赊销或按合同约定分期付款等各种原因所致，企业应收账款核算业务量较大，管理流程也较为复杂，特别是在与客户经济往来业务中出现折扣折让、销售返利等其他多种组合销售模式，其账款结算额度也须随之进行调整，然后在逐级上报审批之后进入结算程序，整个结算流程显得过于冗长。另外，应收账款账龄分析与台账登记也大多依赖于人工操作，操作差错难以规避。

4.资金管理流程存在的问题

在企业财务流程体系中，资金管理效果与企业关键财务指标能否实现有着密切关系，这就需要企业在不同发展阶段采用与战略目标管理相适应的资金管理模式，对辖内资金进行全面分析、计划与调度。而在财务共享功能缺失的环境下，总部与下属企业分别开立不同的银行结算账户，总部难以及时监测和控制下属企业资金收付情况，无法对全辖账户资金进行统一管理和筹划，从而形成资金闲置与资金缺口并存的矛盾，资金配置效率低下。

三、财务共享模式下企业财务流程再造方案

财务共享模式下的财务流程所涵盖的内容较为广泛，而其中最为关键的财务流程主要体现在费用报销、应付账款、应收账款和资金管理四个维度。

（一）费用报销流程再造

传统纸质状态的费用报销单据需要经过多个人工操作流程，不仅业务办理效率低，而且单据差错以及数据造假现象也难以避免，而利用财务共享平台通过引入智能云财务产品，则可以实现费用报销流程的高效管理。费用报销流程如下：1.票据收集与整理。财务共享服务中心在收到下属企业和业务单元的费用票据之后，通过票据审核岗位对票据条码以及票据填制的规范性的真实性进行初步检查，然后将票据分类整理。2.票据扫描。将分类整理好的费用票据逐一扫描，并将扫描文件存储于影像系统，由系统自动对扫描文件进行分拣并上传到财务共享中心。3.报销审批与财务审核。审核部门收到上传至财务共享中心的电子报销单之后，在线对其进行真实性审核；而财务审核既要从预算管理层面对报销范围及额度进行审核，同时也要审核报销单据及其附件的合规性和合理性，对不符合报销条件的单据进行在线退回。4.费用支付。将审核合格后的报销单据信息批量转换为标准的文件格式，并一键生成报销凭证，由ERP 系统将支付文件传输到银行服务器，通过银企直连的方式将款项转付给报销人。整个流程将报销单据归类、扫描、审批、支付融合为一体，既实现了费用报销的高效化，同时也可对费用预算进行在线控制。

（二）应付账款业务流程

财务共享模式下的应付账款流程将发票采集、数据审核与账款支付全部纳入系统平台进行管理，无需任何人工干预，具体流程如下：1.发票采集信息。在对供应商提供的实物票据进行审核和核验基础上，通过OCR 文字识别软件将发票扫描到影像系统管理系统，由系统识别和提取发票信息，以作为后期账款支付的依据；2.数据审核及业务处理。对收影像系统管理系统传输的发票数据信息进行自动化、智能化审核，当然，系统对不同的发票类型及其标的设置了不同的审核权限和审核标准，在核对发票付款信息与采购清单相符的情况下，系统再将发票信息全部传输到ERP 财务系统；3.账款支付。由于ERP 系统添加了应付账款管理模块，而且该模块与网银系统直接对接，因此，系统可通过网银或者银企直联方式，将款项转付到发票载明的收款人账户，收款人可通过供应商管理系统即时查询款项到账情况。

（三）应收账款流程

与应付账款业务流程相比，应收账款业务流程相对更为复杂，因为在此流程涉及销售合同管理、批准赊销信用、收入确认等多项交叉业务，具体来说，应收账款业务流程大致包括以下步骤。1.订单及合同管理。也就是通过影像扫描的方式将合同、订单等票证、单据信息录上传到财务共享服务中心，以上传的影像资料作为后期收款依据；2.开票及收入确认。根据销售合同关于收款约定条款，财务共享中心开具收款发票交予业务员与客户办理收款手续，并将发票信息和收款信息反馈到ERP 财务系统，为财务部门收入确认提供依据；3.收款及票据管理。在根据发票载明的金额付款之后，财务共享服务中心可以通过银企对账系统即时查询收款记录，然后由RPA 机器人软件办理记账核算处理。如果客户是以电子化银行承兑汇票的方式付款，那么财务共享中心还须通过系统办理票据贴现或背书处理，以加快资金周转。

（四）资金管理系统

在财务共享服务中心模式下，通过构建资金管理系统，可以实现集团企业辖内各下属单位和业务单元的资金集中管理，该系统主要包括账户管理、现金流平衡管理模块，各管理模块分别设置密码管理的方式对不同岗位进行授权，以确保闭环管理系统内的资金安全。

一是账户管理，总部与各下属企业共用一个银行结算账户，总部与下属单位之间的资金往来通过开设内部账户或子账户的方式予以应对，当然，下属单位子账户只能设定为零余额账户，由系统每日终了对子账户余额进行清零处理，以便于总部对辖内企业资金进行统筹调剂。

二是关于现金流平衡管理，现金流管理包括资金计划和融资管理等多方面的内容，资金计划管理与预算管理保持同步，通过预算系统对资金存量和流量情况进行在线监测与反馈；融资管理则是将融资审批流程、融资偿还规划以及融资授信管理纳入资金管理平台。

四、企业财务流程再造的保障措施

（一）信息系统保障

财务共享模式下财务流程的高效运行，必须以信息化管理系统平台以及相关的财务软件为支撑，特别是报销、核算、支付三个核心业务的流程再造，更需搭建业务财务一体化运行平台，以提升数据共享条件下的财务管理效率。根据企业业务财务运行规律，在财务共享服务运行初期所需要搭建的信息系统包括影像扫描录入系统、资金管理系统、银企互联系统以及ERP 财务系统等。当然，随着财务共享模式下的财务数据多元化和复杂化发展，还需要企业根据业务财务管理需要不断开发和完善信息化系统，以解决单据格式、流程标准以及审批流程中所存在的问题。

（二）数据安全保障

财务运行过程中所涉及的数据信息较为广泛，无论是影像扫描系统数据信息的处理，还是财务核算中的机器人记账功能的运行，都是业务财务数据信息在不同系统之间的流转与加工过程，如果在此过程中缺乏相应的数据安全防范技术手段，或出现核心财务数据泄露丢失问题，都有可能引发商业机密或客户投诉风险，因此，企业应在构建内部数据与系统平台的同时，必须采用不同的安全技术、病毒查杀、安全传输等技术手段，以搭建安全的财务运行环境。特别是在用户数据安全管理方面，企业不仅要在系统中设置密码防护系统，而且还需要通过防御技术，防止信息通过邮件或USB 等方式将内部信息往外部传输。

（三）财务管理制度保障

财务流程再造彻底颠覆了人工模式下的财务运行方式，无论是凭证生成、数据传递，还是记账报表和数据分析，都已纳入自动化、智能化运行系统，这就要求企业根据全新模式下的财务流程运行特点，对现有的财务管理制度进行修订与完善，一是要完善内部控制制度，构建业务财务互联互通的内部协调体系。二是构建监督考核制度，在对现有人工监督考核方式进行修订与增删的基础上，构建在线监督、实时监督与系统智能化考核评价体系。

结语

财务共享服务指的是采用现代信息技术手段，将具有普遍共性和频次高的财务核算、财务结算业务进行集中管理，通过统一化、标准化的财务集中管理方式实现企业各类信息资源共享，为企业战略管理和业务发展提供更高效的财务服务，财务共享模式的实施，必然带来财务流程的改变，这就需要企业充分利用网络数据库等技术手段对传统财务流程中的不足与缺陷进行优化改造，以提升财务管理效率，对财务流程管理中所存在信息化应用程度不足、费用报销、应收应付款项核算和资金结算等问题进行优化改造，以此再造出与财务共享服务相适应的财务流程。