依法治档 提升高校档案服务利用规范化水平

文/山东大学档案馆（校史办） 苏红燕

第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过的新修订《中华人民共和国档案法》（下文简称《档案法》）为新时代档案事业高质量发展提供了坚强的法治保障。《“十四五”全国档案事业发展规划》立足新发展阶段，贯彻新发展理念，构建新发展格局，明确提出了“十四五”时期档案事业发展的主要任务。在庆祝中国共产党成立100周年的重大时刻，习近平总书记对档案工作作出重要批示，为做好新时代档案工作提供了根本遵循。高校档案工作作为档案事业的重要组成部分，承担着为广大校友和师生提供档案服务的重要职责和任务。坚持依法治档，构建完善的档案治理体系，提升高校档案服务利用规范化水平，是深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，全面贯彻实施新修订的《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》，推动高校档案事业高质量发展的必然要求和客观选择。

一、坚持顶层设计，增强档案服务利用规范化意识

高校档案部门要深入学习贯彻习近平总书记关于新时代档案工作的重要指示精神，提高政治站位，强化档案服务顶层设计，增强档案利用规范化意识，以新修订的《档案法》为根本制度遵循，努力做好为党管档，为学校守史，为广大校友和师生服务。

（一）学校各级领导高度重视。推进高校档案法治建设，既是档案工作的必然要求，也是高校发展的内生动力。无论是对高校档案部门自身建设，还是对高校整体事业发展都具有深远的意义。因此，学校各级领导要高度重视和统筹规划档案治理体系，要充分认识增强制度意识和深化依法治校的重要意义，将档案工作作为学校治理体系和治理能力现代化建设的重要组成部分，并列入议事日程，切实解决档案工作中存在的实际问题。

（二）建立健全档案制度体系。制度作为软实力，在某种程度上直接决定着档案治理体系的成败。建立健全完善的档案管理制度是规范档案管理的基本要求。高校档案部门应根据学校档案事业发展需求，以新修订的《档案法》的实施为契机，结合《“十四五”全国档案事业发展规划》的相关要求以及学校档案事业发展实际，对现行的档案规章制度进行全面梳理，不断完善制定适应其发展的系统完备、程序规范、权责明确、可操作性强的档案管理制度体系，做好与新修订的《档案法》的有效衔接。同时，要深化制度落实，切实把档案法律法规的制度优势转化为档案治理效能，将依法治档落到实处。此外，要积极完善档案利用的保障措施，建构档案利用的例外制度，建构档案利用的限制机制。

（三）提升档案人员法治素养。高校档案工作者要结合学校档案服务利用实际，深入研究并贯彻已有的法律法规，如果仅凭经验来完成日常工作，而对档案法律法规了解不全面，长此以往就会造成对新政策、新法规不敏感，导致档案服务利用方式落后，从而阻碍工作的持续进步。作为高校档案工作人员，要牢固树立宗旨意识和大局意识，深入学习和研究新修订的《档案法》和《高等学校档案管理办法》等，积极参加有关档案法规专题培训和讲座，努力提升自身的法治素养。同时，结合日常档案服务利用工作的开展，有意识地加大对专门的档案服务利用法规政策的研究力度，为及时制定出台专门的档案服务利用法规政策，实现档案规范服务提供实践依据。

二、优化服务规范，提升档案规范化服务效能

服务是档案工作的立身之本。高校档案服务利用工作面对的服务对象主要是校友和师生，因此要努力站在校友和师生的角度思考和解决问题，以满足校友和师生的需求为目标，从优化服务理念、统一服务标准、创新服务模式等方面强化档案服务功能，完善档案服务规则，优化档案服务规范，为校友和师生提供热情、细致、耐心、周到、准确、高效的规范化档案服务，切实提升档案规范化服务效能。

（一）优化服务理念。首先，高校档案工作人员要具备规范服务理念，明确学校档案的可利用内容和范围、利用流程和注意事项，使档案服务利用始终规范有序运行。其次，要具备主动服务和前瞻服务意识，结合学校中心工作和重大活动开展档案服务利用，准确把握广大校友和师生对档案的热点需求，做好先行服务，以此推动档案服务利用工作有重点、有计划地开展。再次，全面提升服务理念，全面掌握馆藏档案资源，为不同需求的查档者提供准确、高效的个性化和人性化档案服务，以服务用户、满足用户需求为最终工作目标。最后，创新服务意识，积极应对档案开发利用工作转型升级的变化，不断优化服务方式和服务手段，创新服务机制，提升服务能力，打造新时代高校档案馆服务品牌和形象，切实提升高校档案服务利用工作质量和效率。

（二）统一服务标准。高校档案部门作为高校的重要服务窗口，应统一服务标准，制定流程清晰、操作规范、责任明确的档案服务利用工作制度和工作标准，引导全体档案工作人员严格按照岗位职责和业务规范将工作差错控制在最小状态甚至零状态。高校档案服务利用工作需要工作人员具有高度负责的工作态度和耐心细致的工作作风，认真对待每一位档案使用者和每一份查档需求，做到笑脸相迎、耐心对待、热情办理、满意相送。通过制定统一服务标准，加强对工作人员的专业培训，提升档案服务利用满意度。一是档案查询要准，这样不仅能提高档案查询利用者的满意度，而且避免了不必要的重复工作。二是档案查询要快，面对众多的档案查询需求，在保证准确性的基础上，充分利用馆藏档案信息化建设成果，大大提高档案利用的查档效率。三是档案查询要细，尤其是遇到重名的情况时更要做到严谨细致、一丝不苟，遇到查询不到的档案要多尝试不同方式。四是档案查询要用心和共情，让校友和师生能够感受到学校对他们的关注和热忱。

（三）创新服务模式。新修订的《档案法》增加了档案信息化建设专章，对档案信息化建设总体要求、电子档案移交和管理、数字档案馆建设、档案信息资源共享利用等都做了明确规定。新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案各项工作深度融合。依法治档，规范服务，推动高校档案治理能力现代化，要求档案工作人员除了全面的知识结构外，还需要有敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力。尤其是在“智能+”时代，高校档案部门更要明确自身需求，提高档案智能化管理意识，通过档案科技创新整合档案信息资源，构建现代化档案信息服务系统，开发档案远程服务利用系统等方式，推动实现档案信息资源服务模式创新转型，为提升档案服务利用规范化水平提供技术支撑和保障。面对新形势下广大校友和师生对档案查询的不同需求，2022年7月8日，山东大学查档预约系统正式上线开通，运行半年以来，总访问量达5万人次，最高日访问量达2 000余人次，有效解决了师生和校友的各类查档需求，大大提升了档案服务利用效率和规范化水平。

三、完善工作机制，强化档案规范化服务体制保证

高校档案工作是一项系统性、长远性和基础性的业务工作，高校档案部门应进一步增强做好新时代档案工作的责任感、使命感、紧迫感，通过建立长期“传帮带”工作机制、定期工作研讨机制、校内相关部门联动机制等，强化档案规范化服务体制保证，不断提高档案工作质量和服务水平，为学校改革发展贡献新的档案力量。

（一）建立长期“传帮带”工作机制。围绕档案“存史、资政、育人”的要求，高校档案部门应坚持“走出去、引进来、沉下去”的工作机制，通过外出调研和邀请专家举办专题讲座或培训，提升档案服务利用工作人员的调查研究能力和业务水平。充分发挥老档案工作人员的实践经验和榜样作用，对新进工作人员在馆藏档案资源、档案服务利用制度、服务规范等方面以及具体到如何跟档案利用者交流沟通、如何调卷查档、如何归档核查等，进行一对一培训指导，以此帮助年轻档案工作者快速熟练掌握档案业务技能。注重加强对助学助管学生在接听档案咨询电话、接待来馆查档人员、使用档案信息系统线上查档等沟通交流和档案业务等方面的指导培训，充分发挥档案查询服务在“三全育人”“五育并举”中的重要作用，用心用情搭建育人平台，提升档案工作者育人能力，有效保障档案服务利用工作科学规范健康有序开展。

（二）建立定期工作研讨机制。档案服务利用工作非常琐碎，需要工作人员养成严谨细致的工作作风，对在工作中遇到的问题和注意事项及时记录，做到条分缕析、清晰准确，不断地积累工作经验并不断进行改进和完善。团队成员应坚持问题导向，积极开展工作研讨，定期交流个人工作体会和工作中遇到的问题，对问题进行分门别类的整理和研究，探讨解决问题的方法。比如，面对归档不全，馆藏档案资源无法准确全面满足校友需求的问题，经过深入的工作研讨，达成明确归档范围、规范归档程序、从源头上做好依法治档和档案规范化服务利用工作的共识。通过建立起这种良好的工作研讨机制，做到在工作中学习，在学习中研究，在研究中工作，及时有效地处理工作中遇到的新问题和重点、难点问题。一方面，不断优化服务流程和规范以此指导和推动工作的开展；另一方面，不断提高档案服务利用工作人员的业务办理水平和解决问题的能力。

（三）建立校内相关部门联动机制。新形势下，校友对档案的需求大大增加，高校档案服务利用工作量急剧增长。同时，面对全面推进档案治理体系和治理能力现代化建设的趋势，高校档案部门必须以更加开放的姿态参与到为学校教学科研和社会各界广大校友的服务中去，站在学校整体工作的全局统筹档案管理，建立学校内部各相关部门的联动机制，实现校内教学、科研单位和学院数据共享、协同发展。在为广大校友提供档案服务利用方面，鉴于档案查询需求的多样化和档案安全体系建设要求，高校档案部门应在全面分析研判的基础上，积极探讨建立与校内相关教学主管部门或学院的联动机制，充分发挥各单位档案联络员作用，打造“档案馆（室）—部门或学院—师生校友一体化”工作体系，共同为广大校友和师生做好档案服务利用工作。

四、加强档案宣传，提高档案规范化服务影响力

档案宣传是档案工作的重要组成部分，有助于提升师生和校友的档案意识，能更好地发挥档案的潜在价值和作用，使高校档案工作逐步走向开放。高校档案工作人员要增强档案宣传意识，做到学校工作进展到哪里，档案工作就延伸到哪里，增强档案宣传工作联动和依法开展档案规范化服务宣传工作力度，使师生和校友意识到档案的价值和档案工作的重要性和必要性，切实提高档案规范化服务的传播力和影响力。

（一）依法开展档案规范化服务宣传。档案规范化服务宣传是做好档案服务利用工作的重要方面。实际工作中，因为对档案服务利用方面的政策、法规、知识、动态、办理事项等缺乏必要的宣传或者宣传的连贯性和持续性不强，针对性不够，宣传效果不明显。导致社会各界校友对高校档案服务利用工作了解不够，存在偏见，严重影响高校档案服务利用工作质量和效果。因此，高校档案部门应充分利用国际档案日、档案法治宣传月（周）、新生入学和毕业季等时间节点开展档案法律法规和档案规范化服务利用宣传。

（二）注重档案宣传方式的创新。随着信息技术的深入发展，高校档案部门通过学校官方微信微博、档案馆官方网站和微信公众号或企业微信、网上档案馆等平台以及多种媒体的融合应用推动宣传效果成必然趋势。同时，可以通过打造可持续品牌活动、制作专题展览、编印普法手册和编制《档案服务利用指南》《查档须知》，设置征求意见簿、留言建议本、在线服务咨询等，接受校友和师生对档案服务利用的监督和评价，促进档案规范化服务质量提升。

（三）建立档案宣传长效机制。高校档案宣传工作具有规律性和长效性的特点。只有通过有规律地、持续性地、定期地档案宣传，才能在校友和师生当中产生潜移默化的宣传效果，进一步提升校友和师生对档案及档案部门的认同感，使校友和师生在潜移默化中感受档案馆的全新服务形象。

五、结语

坚持依法治档，实行规范服务，扎实推进高校档案服务利用规范化建设，需要全校上下和社会各界的共同努力。高校档案部门要努力构建以党的领导为根本、以依法治理为关键、以信息化为依托的档案治理体系建设，充分发挥档案存史、资政、育人作用，推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化，全面提高档案工作质量和规范化服务水平，为构建完善的高校档案治理体系和推进档案治理能力现代化作出贡献。