新时期疾病预防控制中心数字档案管理工作

2023-09-02曲阜市疾病预防控制中心郑江

办公室业务 2023年9期

文/曲阜市疾病预防控制中心郑江

近年来，随着医疗信息化的推进，数字化技术在疾病预防控制中心的应用愈加广泛。疾病预防控制中心作为疾病防控的重要机构，在疾病的监测、预警和防控等方面起着至关重要的作用。传统的纸质档案管理已经不能满足现代疾病预防控制中心的管理需求，数字档案管理成为疾病预防控制中心数字化转型的重要内容。数字档案管理作为一种新的档案管理方式，具有信息量大、存储方便、管理高效等特点，能够提高疾病预防控制中心的信息化水平，加强对疾病的监测、预警和防控工作。同时，数字档案管理可以提高疾病预防控制中心的信息共享、协同工作能力，减轻管理人员的工作压力，进一步提高疾病预防控制水平。因此，疾病预防控制中心对数字档案管理工作的研究具有重要的理论和实践意义。

一、数字档案管理的概念及特点

（一）数字档案管理的概念和定义。随着我国社会经济的快速发展和医疗卫生水平的提高，疾病预防控制工作已成为保障公众健康的重要任务之一。然而，由于传统的纸质档案管理方式存在信息共享难、管理不便、存储困难等问题，严重影响了疾病预防控制工作的开展。数字化档案管理作为一种新的管理方式，能够有效地解决传统管理方式存在的问题，提高疾病预防控制工作的效率和质量。数字化档案管理的应用，可以使疾病预防控制中心的档案信息更加全面、准确、可靠、及时，为疾病的监测、预警和防控提供有力的支撑。数字档案管理还能减少信息共享的时间和成本，提高信息共享的效率和准确性，加强对疾病预防控制工作的监督、管理和指导，为提高疾病预防控制工作的质量和效率提供有力保障。具体来说，疾病预防控制中心数字档案管理工作的研究意义包括：一是促进数字化转型。通过对数字档案管理工作的研究和应用，可以提升疾病预防控制中心的信息化水平，加强信息共享和协同工作能力。二是提高管理水平。数字化档案管理可以提高管理人员的工作效率和管理水平，减轻工作压力，提高疾病预防控制工作的质量和效率。三是增强数据分析能力。数字化档案管理可以为疾病预防控制中心提供更多、更准确的数据支持，增强数据分析能力，提高预测和预警能力，从而加强对疾病预防控制工作的指导和管理。

（二）数字档案管理的特点。数字档案管理是指利用计算机技术和网络技术等现代信息技术手段，对各类数字化档案进行组织、管理、保护和利用的过程，是数字化时代的重要信息管理方式，对于提高档案工作效率、改善信息传递效果、保障档案安全和推进信息化建设等方面具有非常重要的意义。数字档案管理应包括档案的建设、采集、加工、储存、检索、保护和利用等环节，需要依靠现代信息技术手段，包括计算机、网络、数据库、数字存储和数字化处理等技术手段对传统档案进行整理、管理、保护和利用，逐渐消除传统纸质档案的缺点，提高档案工作的效率和质量，为用户提供更为便捷的信息查询和利用服务。

二、数字档案管理在疾病预防控制中心的应用

（一）数字档案管理在疾病监测中的应用。具体如下：

1.疾病数字档案的建设和管理。通过数字化手段对疾病数据进行收集、整理、分类、标准化等处理，建立规范化的数字化档案系统，实现疾病数据的共享和互通，为疾病监测提供科学数据支撑。

2.疾病数字档案的检索和利用。疾控中心可针对不同种类疾病制作电子档案，借助数字档案管理系统将实现疾病信息共享，让城市居民、医疗机构能够及时获得相关知识数据，从而发挥出疾病数字档案的作用。同时，疾病数字档案也有利于实现疾病动态监测与跟踪，从而促进疾病防控工作的精细化管理和科学化决策。

3.疾病数字档案的保护和安全。数字档案系统需要对疾病数据进行安全保护，防止疾病数据泄露和被恶意攻击，同时需要对疾病数据进行备份和恢复，保证疾病数字档案的完整性和可用性。

（二）数字档案管理在疾病预警中的应用。具体如下：

1.数字档案管理可以实现对疾病的实时监测和预测。通过对数字档案的信息进行收集、分析和整合，可以构建疾病的监测模型，实现对疾病的实时监测。例如，可以通过分析不同地区、不同年龄段、不同性别等因素与疾病的关系，建立预测模型，实现对疾病的预测和预警。

2.数字档案管理可以加强对疾病的跨地区监测和预警，可以将不同地区的数字档案信息进行整合和交换，实现对不同地区的疾病情况进行跨地区的监测和预警。

3.数字档案管理可以提高疾病防控工作的精准度和效率。通过数字档案管理，可以实现对疾病的精准诊断和治疗，提高疾病防控工作效率。例如，可以了解患者的病史和症状，制订更为精准的诊疗方案，提高治疗效果和患者生活质量。

（三）数字档案管理在疾病防控中的应用。具体如下：

1.数字档案管理在疾病防控中的应用可以提高疾病监测的效率和精度。传统的疾病监测方式需要耗费大量的人力、物力，而且监测的数据准确性难以保证。数字档案管理通过电子化、信息化的手段，使数据收集、整理和分析更加方便和快捷。医务工作者可以通过数字档案管理系统及时获取病人的病情、治疗和用药情况，进而进行有效的疾病监测和分析。数字档案管理可以帮助医务工作者及时发现疾病暴发和流行趋势，提高疾病监测的精度和时效性。

2.数字档案管理在疾病防控中的应用可以提高疾病预警的能力。数字档案管理可以通过人工智能和数据挖掘技术，对病人的临床表现、诊断结果、实验室检查、用药情况等数据进行分析和比对，及时发现异常情况，并生成预警信息推送给医务工作者，帮助他们及时地做出处置决策，防止疾病的扩散和流行。

3.数字档案管理在疾病防控中的应用可以提高疾病防控的效果和效率。数字档案管理可以协助医务工作者实现病情的在线跟踪和管理，及时调整病人的治疗方案和用药方案，从而提高治疗效果。数字档案管理还可以通过数据分析和病例对比，发现疾病的致病因素和传播途径，提出有针对性的预防和干预措施，从而有效控制疾病的传播和流行。

三、数字档案管理工作中存在的问题

（一）安全问题。首先，数字档案的存储应该是在安全的环境下进行的，但在实际工作中，数字档案的存储往往并没有得到充分的保障，很容易受到各种恶意攻击和非法入侵。其次，数字档案的传输需要经过互联网或其他网络，安全性很难得到保障，数字档案的传输存在被黑客窃取或篡改的风险。再次，数字档案的使用必须严格控制，否则可能会引发安全问题。未经授权的用户访问数字档案，可能会导致数字档案泄露或被篡改。最后，数字档案的备份是保证数字档案安全的重要手段，但如果备份过程中出现问题或备份存储环境不安全，则可能会受到病毒攻击、硬件故障等影响，导致数据丢失或损坏。

（二）隐私保护问题。数字档案管理涉及大量敏感信息，如个人身份信息、医疗诊断信息等，因此数字档案管理的隐私保护问题也十分重要。首先，数字档案管理涉及隐私数据的收集、存储、传输和使用，这些过程中存在着泄露和滥用隐私数据的风险。例如，在数据收集和传输中，如果没有采取必要的安全措施，网络攻击者可能会利用网络漏洞或恶意软件进行攻击，从而窃取数据。其次，在数字档案管理工作中，个人的身份信息、疾病诊断信息等敏感信息被大量收集和使用，一旦这些信息被滥用或泄露，将会对个人的生活和工作造成不良影响。

四、新时期疾病预防控制中心数字档案管理工作优化策略

（一）建立数字档案管理的隐私保护机制。针对数字档案开放、交互、共享等应用场景，疾控中心需做好顶层设计，结合自身工作需要，建立完善的隐私保护机制。一是要建立规范的隐私保护制度。明确数字档案管理人员的工作职责和操作规范，建立隐私保护的法律责任制度，促使数字档案管理人员更好地保护数字档案中的隐私信息。二是要强化网络安全技术应用程度。在数字档案管理工作中通过采用加密技术、访问权限控制、身份验证、审计跟踪等技术手段，保障数字档案的安全性，避免黑客攻击、病毒入侵和数据泄露等风险。三是要强化对数字档案管理人员隐私保护培训。包括隐私保护知识的宣传、隐私保护技术的介绍、隐私保护规范的培训等，提高数字档案管理人员的隐私保护意识和操作能力。

（二）构建5S标准数字化管理制度。想要充分激发疾控中心数字档案管理工作优势，需对传统档案管理工作模式进行重构，构建5S标准数字化管理制度。疾控中心依托5S标准化管理理念，优化工作模式，可以实现“整理、清洁、改善、标准化、自我管理”的管理目的，确保数字档案管理工作的标准、规范、有序。在具体应用中：一是数字化资源相比于传统纸质资源更加庞大，工作人员需依托大数据技术对数字化档案资源按照既定的分类标准进行充分整合。二是清洁档案室室内空间，改善档案室内的环境，保持档案室内的安全、整洁，以便于人们的活动和使用。三是数字档案管理工作依托诸多计算机软件及智能设备，疾控中心档案管理工作人员需针对数字档案管理的需求进行对应的设备调整。四是确定数字档案管理工作标准，建立档案室内的管理制度，提高档案资源利用效率。五是建立完善的数字档案管理机制，定期对工作流程进行复盘和溯源，确保档案管理工作的有效性和高效性。

（三）加强数字化档案管理队伍建设。档案管理工作人员是档案管理工作信息化运行管理的核心，加强数字化档案管理队伍建设格外重要。疾控中心要抓紧培养一支兼具专业技术和管理能力的数字化档案管理队伍。一方面，可通过建立完善的培训体系，提供数字化管理工作辅导课程，健全人才交流体系等方式帮助传统管理人员掌握数字化档案管理技术和管理理念，提高管理水平，更快地向数字化管理人才转型；另一方面，可加大人才引入力度，通过外界招聘一专多能的数字化档案管理人才，来提高档案管理队伍整体素质，为档案管理工作数字化转型提供有力的保障。总之，要加强数字化档案管理队伍建设，需要坚持培养、交流、管理等多种手段，把档案管理队伍建设作为一项长期工程，不断提升数字档案管理水平。