我国省级疾控中心档案管理现状及对策研究

文/中国疾病预防控制中心 耿云霞 孙建军 刘千秋；中国疾病预防控制中心传染病预防控制所 郑敏

疾病预防控制中心档案是疾控工作者为防止疾病传播流行、增进人民身心健康，在相关科学和技术活动中长期积累的资料。档案工作是一项基础性工作，是疾病预防控制工作的重要组成部分，疾病预防控制机构在长期的疾病预防、控制、监测、实验室检测、健康教育与促进、突发公共卫生事件应急处置、科研教学工作中产生了大量的档案资料，客观真实地反映了疾控机构的发展历程，是疾控机构的重要信息资源，在实际工作中具有很大的开发利用价值。同时，疾控机构在应对各类传染病及慢性非传染病工作中产生了大量重要的档案资料，是疾控系统依法履行职责的重要载体，是指导全国各地传染病及慢性非传染病防控工作的重要依据，也是重要的历史资料，直接关系到人民健康和生命安全，积极做好疾控档案的收集整理和服务利用工作，对于公共卫生事业的发展具有重要意义。

本文通过组织全国各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团共37家疾病预防控制中心档案专业管理人员设计调查问卷，对全国省级疾控中心档案管理现状进行调查，从机构和人员基本情况、档案收集和整理情况、档案保管情况、档案信息化建设情况四个方面进行调研，全面掌握了我国省级疾控系统档案管理现状和存在的问题。同时梳理了中国疾病预防控制中心档案管理工作现状，并结合省级疾控中心档案工作的短板，提出提高疾控系统档案管理效能的有效措施，为推进我国疾控档案管理事业的发展提供理论依据。

一、资料与方法

（一）问卷设计。采用省级疾控中心档案管理工作调查表，经过文献检索参考和专家评议，确定设置为25题，为半开放式，分4个方面：机构和人员情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案信息化建设情况。同时，设置档案收集和整理过程中存在的主要问题、档案利用和宣传工作中存在的主要问题、档案信息化工作中存在的主要问题3个开放式题目。

（二）问卷发放范围。问卷发放至22个省级疾控中心、5个自治区疾控中心、4个直辖市疾控中心、5个计划单列市（大连市、青岛市、宁波市、深圳市、厦门市）疾控中心及新疆生产建设兵团疾控中心，共37家，由各疾控中心档案管理员填写问卷。最终问卷有效回收率为100%。

二、结果

（一）机构和人员基本情况。37家疾控中心有32家疾控中心的档案管理部门为办公室，占86%；有3家疾控中心的档案管理部门为网络信息管理部门；其余2家疾控中心的档案管理部门为党政群工作部和科教科。截至2022年12月，省级疾控中心档案管理工作人员均为专职人员的有14家，占37.84%，专职工作人员平均为1～2名；档案管理工作人员均为兼职人员的有10家，占27.03%，其中档案管理部门设置1～2名兼职档案管理员，各业务处室设置1名档案管理员。档案管理工作人员专、兼职人员均有的为13家，占35.14%。专职档案管理员的最高学历为硕士研究生的有7家，23家疾控中心档案管理专职人员的最高学历为本科，占62.16%；专职档案管理员的最高学历为专科及以下的有7家，占2.7%。48.65%的疾控中心档案管理员参加业务培训不能达到一年1次；32.43%的疾控中心档案管理员一年参加1次培训；另外有7家疾控中心档案管理员每年参加1次以上培训，占18.92%。问卷结果显示，省级档案管理职能工作归口办公室管理，由办公室牵头负责，各部门协调配合共同完成档案归档工作。省级疾控中心档案管理工作缺乏专业技术人员，专职档案员配备率低，多为兼职。档案管理专业人才队伍缺乏是省级疾控中心档案管理工作的普遍现状，工作人员多为非档案学相关专业。

（二）档案收集整理情况。文件材料归档范围和文书档案保管期限表是指导本单位本部门进行档案管理的重要制度，需要根据本单位职能和业务进行不断修订。截至2022年12月，62.16%的疾控中心制定了本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，且根据工作情况不断更新；有12家疾控中心已制定本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，但没有根据工作情况进行更新，占32.43%；另外2家疾控中心未制定文件材料归档范围和文书档案保管期限表，占5.41%。72.97%的疾控中心收集档案的方式为各部门收集整理后移交档案部门，有1家疾控中心档案由各部门分别保管，只向档案管理部门移交目录，有4家疾控中心档案由各部门分别保管，档案、目录均不移交。37家疾控中心在问卷中反馈当前档案收集、整理过程中存在的主要问题有：对档案工作重要性认识不足；档案管理专业技术人员缺乏，多为兼职人员；相关业务培训的缺位导致档案管理人员专业能力不强；档案管理人员队伍不稳定，各业务处室兼职档案管理人员变动频繁，工作交接和指导不清晰，导致归档工作延误；档案管理信息化程度不高，归档效率低；对疾控系统的文件资料归档范围和保管期限以及密级划定缺乏专业详细的规范，导致兼职管理员对于管理期限划定不规范等。

（三）档案保管情况。29家单位能做到档案库房、阅览室、办公室“三分开”，占78.38%，有1家疾控中心没有档案库房，14家疾控中心档案库房数量为1间，10家疾控中心档案库房为2间，另外12家疾控中心有3间以上档案库房。4家疾控中心的档案库房面积少于50㎡，15家疾控中心的档案库房面积为60～100㎡，13家疾控中心的档案库房面积为110～150㎡，3家疾控中心的档案库房面积为180～200㎡，另外1家疾控中心的档案库房面积为270㎡。86.49%的疾控中心档案存放装具为密集架，另外13.51%的疾控中心档案存放装具为档案柜。1家疾控中心不具备防盗的安全措施，2家疾控中心不具备防火措施；70.27%的疾控中心档案室配备温湿度控制设备，67.57%的疾控中心做到防尘和防有生物，达到防光、防鼠要求的单位分别占81.08%和78.38%。结果显示，省级疾控中心档案管理硬件设施配备有待提高，要做到档案库房专人专用，落实“三铁一器”，做好“八防”措施是保障档案安全的基本条件。省级疾控中心在档案库房管理工作投入不足，档案库房管理制度落实不到位，不利于档案的综合管理和利用。其中，只有1家疾控中心未建立档案接收、移出、保管、利用等情况的统计台账，19家疾控中心对已超过保管期限档案进行了鉴定和销毁工作，占51.35%，另外18家疾控中心对已超过保管期限档案未进行鉴定和销毁工作。省级疾控中心基本实现档案台账管理，对超过保管期限档案进行鉴定和销毁工作还需进一步加强。

（四）档案信息化建设情况。截至2022年12月，19家疾控中心档案管理实现了信息化，占51.35%，另外18家单位未实现档案信息化管理；19家单位中有8家单位在2012年前实现了信息化，并启用档案管理软件；10家单位的档案管理软件应用方式为单机应用，另外9家单位采用网络应用形式进行档案管理，只有1家单位将档案管理功能模块嵌入办公自动化系统（OA）；8家档案管理系统块与办公系统通过接口连接，10家档案管理系统块与办公系统相互独立。15家疾控中心对本单位产生的电子公文进行归档。省级疾控中心在问卷中反馈，目前档案信息化工作存在的主要问题有以下方面：缺少相应经费支持；缺少档案和信息专业技术人员指导；现有系统老旧，不能满足目前的档案管理工作；对保密性的要求限制了单位档案信息化的进程。问卷结果显示省级疾控中心档案电子化、信息化水平不高，档案管理系统与本单位办公系统的衔接不强，影响档案管理工作的效率。

三、中国疾病预防控制中心档案管理现状

（一）制度建设方面。加强档案管理制度建设。制度是指导档案管理工作的基础，是提高管理效能效率的基本条件。中国疾病预防控制中心制定了《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对本单位32个内设机构在职能活动中产生的文件材料进行了细致的归类，对文件的归档范围和保管期限作出明确规定，指导本单位档案管理工作有序开展。对突发传染病防控工作档案实行集中统一管理，各内设机构为本处室的归档工作责任人，并对归档范围进行详细梳理，保障突发传染病防控工作档案的有效收集，对今后开展工作考察、落实研究、经验借鉴具有重要意义。

（二）人才队伍建设方面。加大人才培养力度，组建档案管理专业团队。人才是档案管理的基石，是提高单位档案管理水平的关键。中国疾病预防控制中心（简称“中心”）在办公室设置档案管理专职人员，32个内设机构分别设置1名兼职档案员，信息中心设置档案管理系统小组。在中心办公室专职档案管理人员的业务指导下，内设机构负责本处室档案收集整理工作，信息中心定时完成档案电子系统的数据管理，全中心档案管理员共同完成每年度的电子档案及纸质档案的归档工作，压实工作责任，提高工作效率。中心每年举办2次档案管理人员培训班，邀请档案管理专业人员进行讲解，同时对中心档案管理制度和档案管理系统使用做统一培训，鼓励档案管理员参加国家档案局举办的专业技术培训班，提高档案管理人员的专业技能，推动中心档案管理工作有序进行。

（三）档案信息化建设方面。中国疾病预防控制中心在2010年11月搭建起办公自动化系统（OA），2010年前的档案材料扫描后录入单机版查询系统，2010年11月后的文书材料实现了电子化，同时搭建档案管理信息系统并与OA系统进行对接，中心全部文书材料在年底集中进入档案管理信息系统，在线进行文书档案的鉴定和整理工作，其余纸质档案录入档案系统后将纸质版移交办公室入库管理。2015年至今，中心不断优化更新档案管理系统，提高了中心档案管理现代化水平与档案归档效率，同时提升了档案利用率。目前，中心着力推进声像档案电子化，制定声像档案的管理制度与归档范围，对声像档案实行集中统一管理；做好声像档案的收集工作，要变被动收集为主动收集，最大限度地发挥声像档案在中心发展的重要作用。

四、疾控系统档案管理问题和建议

（一）提高重视程度，建立健全疾控档案管理制度。健全档案管理制度是档案管理工作规范化、流程化、标准化的基础。目前，疾控系统对档案的收集归档工作及后续的利用工作重视程度不足，不能认识到档案管理对疾病预防控制的重要作用。档案管理的规章制度更新不及时，导致档案收集内容不全面，利用率不高，档案利用环节成为整个系统档案管理的薄弱环节。疾控系统只有对档案管理制度进行完善和更新，建立档案管理工作的责任制度，明确档案管理部门主要任务，多部门协调配合，健全档案管理的规章和准则，结合《中华人民共和国档案法》等法律法规及指导意见，制订和修订疾病预防控制系统档案管理相关制度，树立“依法管理档案”的观念，加强对档案管理工作的支持力度，落实档案管理工作人员的职责，大力宣传档案管理工作重要性，强化档案管理意识，才能推动整个疾控系统档案管理工作更加有序、规范和科学地进行，从而全面推动我国疾病预防控制档案管理工作的发展。

（二）重视招聘和培训，加快档案管理人员素质建设。省级疾控中心缺乏档案管理的专业技术人员，且档案管理员多为兼职或其他专业专职，工作经验不足，专业知识和专业技能匮乏，对于档案管理的主动性和积极性不高。由于省级疾控中心档案管理人员进修学习的机会较少，缺乏系统的档案知识培训，不能满足目前疾控系统档案管理的需求，归档工作处于应付和被动状态，工作质量有待提高。因此，应加强档案管理专业技术培训，重视档案管理信息化技能培训，通过定期开展各类技能培训，进一步提升其岗位胜任力，提高档案管理人员专业素养和综合业务能力。同时，积极引入专业技术人员，为档案管理工作奠定人力基础，将归档工作和档案利用工作落实到位，也是提高档案管理质量的必要举措。

（三）提升硬件设施条件，提高疾控档案信息化水平。在当前信息化建设深度融合发展的时代背景下，传统的管理手段和方式已经不能有效满足疾控系统档案管理的现实需求，需要将信息化技术更加深入、更加全面地融入档案管理的全过程，提升疾控系统档案管理工作的水平。疾控系统档案管理工作具有较强的专业性，特别是实现电子化档案管理后，对相关人员有了更高的要求。专项资金和专业技术人员的缺乏导致省级疾控中心档案信息化程度不高，只有少数省级疾控中心实现了档案的信息化管理。但档案信息化设备相对陈旧，不能满足疾控档案现代化管理要求。因此，加大对档案管理信息化的资金和人力建设，健全各类档案管理硬件设施和设备，全面优化、改进档案管理工作，积极推进历史档案数字化工作并加快推进档案信息系统建设工作，将管理的设备和基础设施进行更新和升级，是加强档案管理的安全性、推动档案资料存储和利用工作的重要手段，是疾控系统档案管理适应时代发展的必然选择。