新修订《中华人民共和国档案法》背景下加强公安档案工作的若干举措

文/宁德市公安局文职人员服务中心 陈妃

档案是党和国家的宝贵财富，是党和政府的一项重要事业，是一项功在当代、利在千秋的重要工作。2020年，新修订的《中华人民共和国档案法》（下文简称《档案法》）突显了档案工作的政治定位，加强了档案工作组织机制保障，优化了档案科学与安全管理，加大了馆藏档案开放利用，完善了档案监管和法律责任，为新时期档案工作改革与转型、创新与发展提供了更为充足的法律保障。对公安档案管理工作而言，既是机遇也是挑战。各级公安机关应当以此为契机，认真执行新修订的《档案法》，确保《档案法》在本机关贯彻落实的效率和效果。本文结合公安工作实际，谈谈新修订《档案法》背景下加强公安档案工作的若干举措。

一、公安档案工作的特点

公安档案是指公安机关在防范和打击违法犯罪、保障公民合法权益、维护社会稳定活动中形成的具有保存价值的历史记录。主要存在以下特点：

（一）涉密性强，管理要求高。由于工作性质特殊，现存的公安档案涉及大量党和国家的核心秘密，事关党和国家的核心利益（如反恐、国家安全、技术侦查和网络舆情管控等方面），一旦在安全方面发生问题，无论失密、泄密或者丢失，必将造成难以估量和无法弥补的损失。因此，各级公安机关档案民警在管理公安档案的各个环节，都要时刻绷紧安全保密这根弦。

（二）种类繁多。公安专业档案可分为刑事侦查类、调查类、行政措施呈报审批类、监所在押人员管理类、行政（治安）处罚类、行政管理审批类、事故类、执法监督和法律救助类、出入境管理类等，其中户籍档案是直接关系人民群众切身利益的民生档案。公安档案类别的多样性，决定了公安档案管理工作的多样化和繁杂化，使得公安档案管理制度的制定和实施必须更加严格和细致。

（三）对档案专业人才要求高。大部分公安档案都建立在大数据、云计算、物联网等先进信息技术基础之上，这就要求在管理上必须将局域内网与公共外网实行物理隔离，涉密文件必须具备相应的密级标识，非涉密计算机不得与涉密网络相连。档案管理人员要对涉密移动存储进行严格登记，并定期对涉密电子文档和存储、处理过涉密信息的计算机、移动硬盘、软盘、光盘、优盘、录音带、录像带等进行全面、彻底地清理，严格把好涉密载体保密关，确保涉密档案信息安全。同时，在公安档案保管过程中，其密级是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的，基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，大多数是降密或解密。作为档案管理人员应对档案的密级变化了如指掌，及时做好本单位涉密档案的升密、降密、解密工作。

二、加强公安档案工作的若干举措

（一）把握档案政治方向，筑牢公安档案安全防线。新修订《档案法》强调“坚持中国共产党对档案工作的领导”，首次用国家法律条款明确“为党管档”的神圣使命，充分彰显了党和国家对档案工作的重视。公安档案民警要深刻领会公安档案管理工作的政治特性，坚持对党忠诚的政治信念，牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的崇高使命，加强党性修养与政治学习，提高政治站位，提升政治觉悟，强化政治担当，认真履行本职工作。当涉及公安档案的解密开放、开发利用、宣传展示和出版编研时，要增强政治敏锐感和判断力，要与党的路线、方针、政策相一致，与国家的根本利益相一致，自觉将党性思想内化于心，外化于行，牢固树立“红线意识”和“底线思维”，筑牢公安档案安全防线。

（二）规范组织机制建设，加强公安档案安全管理。新修订《档案法》第十九条规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。”2018年9月2日，巴西国家博物馆发生重大火灾，虽然现场并未造成伤亡，但馆内90%以上的珍贵藏品都随着这场大火付之一炬，一个国家大部分的历史记录在这一晚烟消云散。公安档案是公安工作的重要记载和有力凭证，各级公安机关应当从巴西博物馆大火事件中吸取教训，未雨绸缪，杜绝档案安全事故发生。规章制度是公安档案安全的基础和保障，各级公安机关应当以新修订《档案法》为依据，以问题为导向，迅速制定档案工作规范、流程和标准，淘汰落后标准，建立健全各项档案管理制度。如通过自检或交叉检查方式经常性开展档案安全隐患排查，强化档案民警的安全意识，解决档案保管、档案借阅、档案出入库和库房应急管理等过程中存在的不严谨、不规范问题。在开展数字化外包时，公安机关更要加强各个加工环节的制度建设，避免档案实体和数据在加工过程或后期管理中发生失泄密事件。

（三）增加信息化建设专章，增强信息化建设紧迫感。新修订《档案法》亮点之一是增设了“档案信息化建设”专章，体现了大数据时代背景下，档案信息化建设已迫在眉睫。新修订《档案法》第三十五条要求“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”该规定为公安档案信息化建设指明了方向，也把档案信息化建设摆上议事日程。当前，社会治安状况日趋复杂，基层公安机关在管控风险和打击犯罪方面面临着极大压力。而依托信息化建设，基层公安档案管理数据只需要一次录入就可以多次循环利用，实现数据共享，对于提高执法质量、更有效地打击犯罪、保障社会治安有着不可估量的作用。目前，公安档案信息化建设普遍存在思想观念陈旧、未融入信息化整体布局、库藏档案信息化比例偏低等问题。各级公安机关领导要牢固树立“档案信息也出战斗力”的理念，不断加大资金投入，坚定不移地走信息化建设道路。2019年8月，宁德市公安局开展室藏档案数字化加工外包项目招投标工作，招标金额196万元。2019年11月，该项目正式开始施工，于2021年12月完成竣工验收。宁德市公安局专门印发了《宁德市公安机关数字档案室建设发展规划》，成立数字档案室建设工作领导小组和工作专班，在人、财、物等方面给予倾斜，切实将公安档案信息化水平推向新阶段。

（四）坚持“以人为本”，提升档案民警科技素养。新修订《档案法》第十一条强调：“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。”公安档案建设水平的高低，很大程度上取决于档案民警运用科技手段解决实际问题能力的大小。目前，大数据、警务云以及智慧物联技术已经进入公安档案管理领域，档案存储方面出现多功能数据、容灾备份、光盘存贮等技术，档案管理实现了文档一体化和信息数据共享化，这些变革要求公安机关重视具有“专业信息技术”和“公安档案业务能力”的复合型人才的培养。为此，要结合公安档案工作实际，以档案信息系统应用、档案信息系统管理维护、档案数字化加工、图片和音视频文件处理等为重点，按需求、分层次组织档案民警开展岗位练兵和技能培训，不定期组织开展档案信息化应用比武竞赛，切实提升档案人员的信息化应用水平，助推档案工作信息化建设良性发展。2018年起，宁德市公安局已连续5年举办全市公安档案综合业务技能比武竞赛，选拔出20名既具有专业信息技术能力又具备公安档案业务能力的能手，并建立专家库，及时为机关各单位输送档案人才。

（五）优化档案利用方式，推进公安档案开放利用。新修订《档案法》第二十七条规定：“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。涉及国家安全或重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于二十五年向社会开放。”公安库藏档案作为一种重要信息资源，其实用价值体现在开放利用。如果只是把它当文物一样珍藏起来，便失去了存在意义。习近平总书记指出：“档案工作确实要由封闭走向开放，由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设和社会发展服务。”档案工作的生命力在于开发利用，一方面，各级公安机关应当在档案公开鉴定工作中，对达到公开、解密时限的档案，可按照新修订《档案法》的有关规定和要求，对其进行开放鉴定和解密，保证其能够及时开放，对未满足开放条件的档案绝不容许私自开放，应当确保在安全的前提下实现档案资源共享；另一方面，在大数据、人工智能、云计算等高科技领域飞速发展的今天，“人找档案”的传统工作模式应当逐步向“档案找人”的方向发展。公安档案管理部门要对公安档案的知识价值进行深度挖掘，比如对涉案人员违法犯罪记录、居民户籍变动情况和重点人口登记表等原始信息进行分析和加工，把“死”档案转化成领导的决策依据和破案线索等，充分发挥公安档案的参考价值。2014年9月13日，宁德市公安局蕉城分局刑侦大队在八都镇抓获一名盗窃嫌疑人，该人自称“陈某民”。经指纹比对，发现该嫌疑人曾于2005年12月因涉嫌盗窃被蕉北派出所抓捕，当时该犯自称“林某民”。为了证实此人身份，深挖余罪，办案民警到蕉城分局综合档案室调阅相关案卷材料，并结合福建公安档案信息系统中已完成数字化的常住户口类档案，掌握了犯罪嫌疑人林某民于2005年12月伙同解某升、解某义在蕉北辖区盗窃的犯罪事实。在确凿的档案证据面前，犯罪嫌疑人终于承认了犯罪事实，档案工作功不可没。

（六）加强档案监督检查，规范公安档案违法追究。新修订《档案法》增设了监督检查专章，强化档案监督与责任追究。档案监督检查与查办违法案件历来是档案执法工作的薄弱环节，新修订《档案法》罗列了档案主管部门监督检查的6项具体内容，并对其实施的方式、方法和原则进行了明确的规定。同时，新修订《档案法》还明确指出，任何单位和个人有权向档案主管部门或有关机关举报档案违法行为，扩大了档案监督的主体范围。因此，公安民警要增强归档意识，自觉养成“随办结、随归档”的工作习惯，及时将办理完毕或暂停侦查的案卷归档入库，防止因手头工作繁忙而遗忘、工作调动或其他原因造成的案卷丢失。某县级公安机关曾发生一起因未破命案原始案卷丢失、犯罪嫌疑人被抓获后无法定案、办案民警被依法追究刑事责任的案例。公安机关档案管理部门可以此为反面教材，加大宣传力度和警示教育，经常提醒，警钟长鸣。同时，档案主管部门要不断提高监督与检查水平，一旦发现存在档案违法行为，必须严肃认真对待，坚决杜绝任何“弹性”或“变通”行为，用严谨的工作作风维护新修订《档案法》的权威。

三、结语

新修订《档案法》展现了诸多与时俱进的内容和变化，充分体现了习近平总书记提出的“档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化”的根本要求，它既是对过去档案工作建设成果的肯定与总结，更是今后档案事业发展的指导方针。“徒法不足以自行”，法律的生命在于实施。各级公安机关要以贯彻实施新修订《档案法》为契机，在《“十四五”全国档案事业发展规划》的引领下，立足当前、着眼长远，把握政治方向，规范机制建设，以信息化为导向，坚持“以人为本、优化利用”方式，加强监督检查，努力建设一支高水平、高素质的公安档案管理队伍，不断推动公安档案事业向前发展。