地震系统单位数字档案室建设路径探讨

文/陕西省地震局 吴格 李娟

地震档案是国家档案资源的重要组成部分，是防震减灾事业最真实的原始记录和直接反映，也是地震系统单位提高工作效率和工作质量的必要条件。随着防震减灾事业现代化建设的推进，地震系统档案工作面临着机关办公自动化应用、业务系统数字数据资源增加、数字档案信息资源共享利用、用户需求多样化的严峻挑战，建设地震数字档案室的需求越来越迫切。

一、地震数字档案室建设的必要性

（一）有利于发挥地震档案资源作用，为地震科学研究和地震业务工作服务。地震数字档案室能实现地震档案资源的远程利用，提高档案检索速度，加快利用时效从而提高档案利用效率，有利于进一步开发档案信息资源，为地震业务工作和地震科学研究提供真实可靠的档案数据资源和便捷高效的档案服务，更好地发挥档案资源的参考价值。还能实现与政务办公系统以及其他业务系统的对接，各项业务数据可以实时归档和保存，有利于提高单位行政办公效率以及管理水平。

（二）有利于创新档案服务方式，变被动服务为主动服务。传统档案室的档案服务以被动服务为主，主要是档案工作人员根据查档人员的需求提供相应的档案服务。而数字档案室的建设实现了纸质档案资源向数字档案资源的转变，档案工作人员可以对数字档案资源进行数据分类、数据挖掘和专题数据库的建设，根据对档案利用需求的预估主动提供针对性、专业性的档案资源，变被动服务为主动服务。

（三）有利于节约档案管理成本，提高纸质档案的安全性。目前，多数地震系统单位已经使用电子办公平台开展政务办公处理电子文件，但是没有相应的数字档案室归档接收电子文件，导致文书档案归档需要将原生的电子文件打印出来加盖归档章进行存档，再扫描为数字化副本存储为数字化档案，既浪费人力也浪费纸张和耗材。如果建设数字档案室，电子文件可以直接在线归档存储为电子档案，实现档案增量电子化，可以有效节约档案管理成本。利用时直接调用电子档案也能缓解对档案原件的频繁使用带来的磨损，增加纸质档案的安全性。

（四）有利于实现地震档案信息资源的共享利用，提高档案利用率。地震档案由省局档案室的档案和地震台站档案两部分构成。目前，双方利用档案都非常不便利。建设数字档案室可以实现档案信息资源的远程共享利用，大大节省时间、路程成本，有利于提高地震档案利用率，更大地发挥地震档案信息资源的价值。

二、地震数字档案室建设面临的问题

（一）重视程度不高。一是单位整体现代化建设规划没有考虑数字档案室建设。近年来，地震系统现代化建设的方案、规划、顶层设计及信息化重点项目中都没有涉及数字档案室建设内容。二是单位认为建设数字档案室费时费力费钱，看不到直接产出和效益，导致数字档案室建设被一再搁置。

（二）保障体系建设不到位。一是经费保障不到位。近年来，经费多被用于主责主业的重点项目中，数字档案室很难筹措到开展工作的经费，基础设施建设、应用系统建设和数字档案资源建设工作都难以推进。二是人才组织体系建设不到位。随着信息技术的不断发展，数字档案室对档案业务人员的综合素质要求越来越高，建设好数字档案室需要档案人员既要懂现代信息技术，又要了解档案管理业务，还要实时深入研究更新的电子文件管理的标准规范。而基层档案管理部门大多面临着档案业务人员知识和结构落后等问题，缺乏学习和培训机会，对电子文件的特性、大数据分析和应用技术知之甚少，从而严重影响到数字档案室建设工作的开展。三是制度建设不到位。目前，多数单位的档案管理规章制度主要以传统纸质档案管理为主，缺少适用于电子文件和档案管理的制度，或者是由于缺乏对电子文件管理的充分认识致使制定的电子文件规范制度不具有可操作性，难以有效解决电子文件在收集、整理、归档及利用中出现的问题。

（三）数字档案管理系统不健全。地震系统档案管理工作大多处于信息化转型升级阶段，档案管理对象由纸质档案向电子档案转变，管理内容由实体管理向内容管理转变，利用方式从档案室查阅向网上查询利用转变。档案管理系统建设是数字档案室建设的必要内容，也是实现档案数字化管理基本条件。但是目前地震系统部分单位仍使用单机版档案管理软件，功能模块简单，不能实现全文检索，难以发挥档案数字化成果的作用。实现增量电子化是数字档案资源建设的重要内容，单机版的档案管理系统不能与办公OA系统等业务系统进行对接，不具备实现增量电子化硬性条件。所以数字档案管理系统建设迫在眉睫。

（四）档案信息资源无法共享。近年来，随着防震减灾事业现代化建设的稳步推进，地震系统单位新建设了地震数据资源平台、地震应急响应系统、课题系统、预警系统、地震灾害风险防治业务系统、统一政务平台、办公OA、财务系统等多个现代化防震减灾业务系统和办公软件，但是各系统之间缺少连接和沟通，导致各部门产生的信息处于分裂状态，产生的数据分别存储在各自系统和服务器上，形成了一个个“信息孤岛”，查询利用信息需要在多个系统上反复操作，难以实现业务数据信息的统一归档，进而影响业务信息资源的共享利用。

（五）存在信息安全隐患。数字档案室建设的信息安全隐患主要存在于数字档案的共享利用和数据存储方面。一方面，是数字化扫描的数字档案资源。近年来，地震系统逐步推进档案数字化工作，多数单位的数字档案资源建设已经实现了档案存量数字化，但是考虑档案信息公开范围以及缺少水印、权限设置等功能技术，数字化的档案成果还没有在日常工作中大范围应用；另一方面，是原生电子档案。档案管理部门缺少有效的技术和手段对现在办公OA以及业务系统新生成的电子文件和电子数据的可靠性、完整性、真实性及可用性进行监管，也无法保证电子数据不受人为因素篡改和损毁。在数据存储方面，档案数字化过程会生成很多版本，从刚扫描生成的原始图幅数据，到优化图幅，到转化的双层PDF数据。原生电子档案的生成过程会产生很多过程数据和元数据等。为确保数据生成过程中保留痕迹，上述所有数据都需要同步备份以防丢失。这就需要大量的移动存储介质，并且存储介质端口会不断地在不同主机之间转移和切换，这就导致了数据丢失的风险。此外，在新系统建设或者存储扩容时需要进行数据迁移，也有数据丢失或者损毁的风险，将会产生严重的后果。

三、地震数字档案室建设路径的思考

（一）加大宣传力度，提高重视程度。地震系统档案工作者应当加大对数字档案室建设的宣传力度。一是要切实提高单位领导的档案意识，让其认识到建设数字档案室的重要性，从而加强对数字档案室建设的组织领导，把数字档案室建设纳入防震减灾事业信息化建设的总体规划之中并进行整体规划和统筹设计。二是要切实提高行政管理部门、信息化部门、业务部门的档案意识。数字档案室建设是一项系统工程，需要各部门配合共同实施，如果仅靠档案管理部门单打独斗，数字档案室建设将很难开展。因此，需要提高各方对数字档案室的重视程度，得到多方支持，数字档案室建设才能有序开展。

（二）建立健全保障体系，完善基础设施建设。数字档案室的建设、运行和维护是一项长期的系统工程，需建立经费、制度和人才等各方面的保障。针对目前地震系统数字档案室保障体系不健全的问题，需要做到以下三个方面：一是争取经费保障。继续提高领导对数字档案室的重视，将数字档案室建设纳入重点工作任务中，争取单位的档案专项经费。另外，档案部门工作人员要积极通过各种渠道申请项目，争取项目经费推进数字档案室的建设。二是建立健全各项标准规范。根据地震数字档案室建设工作需要，参考相关制度和标准规范要求，研究制定全面系统、具有地震部门特色的数字档案室制度，如各门类电子文件归档管理制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运维和安全管理制度、电子档案检测制度、各门类电子档案元数据方案及归档范围等规章制度等，形成地震系统基于数字档案室的电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系。三是提升档案人员专业能力。档案管理人员要与时俱进，积极参加学习培训，更新专业知识，优化知识结构，培养大数据思维，利用计算机技术、网络技术、大数据技术管理数字档案室的各种信息资源。

建设相对独立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施，是确保数字档案资源安全管理和有效利用的重要内容。单位应遵循利旧的基本原则，依托现有网络平台，升级和完善数字档案室建设所需的硬件设施设备，配备专业服务器、存储、数据库管理系统、网络操作系统、中间件、全文检索、光学字符识别（OCR）等基础软件及用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件等安全保障设施。

（三）引入项目管理，推进数字档案系统建设。数字档案室建设项目的步骤应该包括项目规划、项目立项、项目实施、项目验收和项目运维。一是项目规划阶段的核心内容的制定。针对地震系统数字档案室建设现状和行业特点，到系统内外已经建成数字档案室的单位进行调研学习，借鉴先进成功做法以探索地震系统建设数字档案室的思路，在此基础上制订本单位的数字档案室建设方案，聘请档案及信息化方面的专家进行评审，提出切实可行的意见建议，同时还要成立多部门合作的项目组织。二是数字档案系统招标采购。三是以数字档案系统建设为主的系统实施阶段。结合地震系统工作职能和业务，系统承包商和项目组一起梳理、细化和明确单位相关部门档案业务需求，形成数字档案系统需求说明书，完成需求设计。四是从地震系统单位实际的需求设计出发，参照《电子文件管理系统通用功能要求》和元数据管理方案、电子文件格式封装标准、版式电子文件长期保存等标准规范，进行定制化软件开发或者是在软件基础上选配符合自身需求设计的软件模块，完成系统实施。五是根据国家档案局《数字档案室建设指南》和《数字档案室建设评价》办法，结合项目实施进度情况开展项目验收和项目运维。

（四）搭建档案集中管理平台，实现信息资源共享。根据《数字档案室建设指南》，数字档案包括原生电子档案和传统载体档案数字副本。目前，多数地震系统单位已经完成了档案存量数字化工作，因此地震系统单位推进数字档案室建设的重要目标之一是实现档案增量电子化。增量档案数据主要来源于地震系统单位运转的各个环节，不同业务系统接口应该保持畅通。为解决单位多个办公软件和业务系统各自为政的现状，汇集所有业务数据，部分单位正在推进防震减灾统一业务平台建设项目。数字档案室建设可以在统一业务平台建设前提出档案管理需求，向各业务系统提供电子档案移交、利用等接口以及接口使用说明，明确接口调用方式、接口名称、接口参数，对统一业务平台的电子文件从生成到归档全流程进行统一规划，规范电子文件管理和电子档案管理的业务流程。

通过搭建档案集中管理平台，构建统一业务平台与档案管理系统的接口，实现地震系统单位所有数字业务数据归档于数字档案管理系统，档案管理系统会根据档案工作人员设置的需求自动捕获需要的元数据，实现文档一体化管理，在保证电子档案系统完整、安全准确的同时逐步实现文书档案、会计档案、科研档案、项目档案等档案增量电子化工作。

在建设数字档案室过程中，还可以尝试运用系统集成、大数据技术，对统一业务平台的数字资源进行整合开发，建立跨平台信息管理检索系统，对不同数据源的信息进行综合处理，用户可以通过该系统快速获取不同的数据源信息。跨平台信息检索系统建设能提高信息资源的查全率和查准率，有利于提高防震减灾业务、科研、项目工作的效率。

（五）构建安全保障体系，确保档案信息安全。数字档案室建设应结合实际，完成信息系统安全等级保护测评，从多层面为数字档案室系统建立安全保障体系。一是在制度层面建立“三员”管理制度，明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责，并设计、实施完善的用户权限配置和管理功能，为数字档案资源的安全存储、管理提供保障。二是做好历史数据迁移，将原单机版或网络版档案系统中的数据导入数字档案室系统中，通过历史数据迁移，实现已有历史数据的迁移导入及数据清洗，确保历史数据信息的完整准确和安全。三是完善电子签章系统。电子签章系统可以包括电子签名和电子签章两部分，电子签名为地震工作人员签名，电子签章为单位的电子公章。在电子文件流转的过程中使用电子签章系统可以确保签署为签名者本人，具有较好的防伪造和防篡改的作用，确保电子文件的真实性。四是在共享利用方面要做到确定档案公开范围以及系统使用权限设置，根据不同的用户设定不同的使用权限，并使用数字水印技术，将水印以文字、二维码等形式嵌入档案集中管理平台中所要标的数据中。在保护档案数据的同时保障数据的正常传播和拷贝并可以防止非法侵权。五是在数据存储方面，采用在线备份和离线备份相结合的方式，对各门类电子档案及档案数字化副本、元数据库、目录数据库、业务数据、日志文件等档案资源进行备份。在数字档案室系统中开发数据库备份与恢复功能，实现系统数据文件的自动备份和恢复。离线备份应实现多套数据同步备份，不重复使用移动存储介质，并实行数据异地备份，尽可能做到万无一失，有效保障电子档案的安全存储和有效利用。

四、结语

推进防震减灾事业现代化，实现防震减灾事业高质量发展是全面建设社会主义现代化国家的重要组成部分。在推动地震监测预报预警、探查区划评估和公共服务、地震科技创新等防震减灾事业现代化进程中，会形成大量的专业数据信息。因此，建设地震数字档案室，搭建地震档案信息共享服务平台，实现与主责主业系统数据在线归档，彻底实现地震档案存量“数字化”，增量“电子化”以及利用“网络化”，完成地震系统档案管理工作数字化转型升级，能为防震减灾事业现代化发展提供更好的档案服务。