基于档案工作“八大环节”视角下的机关档案管理探析

文/内蒙古自治区社会科学院 张俊；乌兰察布市气象局 朱寒晶；呼和浩特市胜势软件技术有限公司 潘瑞春

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“立足新发展阶段，贯彻新发展理念，构建新发展格局，坚持系统观念，以高质量发展为主题，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”的总体要求。机关档案是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。加强机关档案管理，规范机关档案收集、整理工作，有效保护和利用档案尤为重要。

一、机关档案管理工作存在的突出问题

（一）档案收集整理缺乏系统完整性。收集是档案工作的基础，目前大部分机关单位收集归档材料不完整、不系统，无法反映机关的历史全貌。一是档案收集门类不全。只注重纸质材料收集，忽略声像档案、实物档案、电子档案的收集，重大活动、重点项目材料不全；只注重“红头”文件收集，会议记录、统计普查、调研情况反映等非红头文件被忽略；只注重收集本机关产生的文件，忽视上下级、平行机关单位文件的收集，有些机关单位外来文件一律不归档；只注重单位形成的文件材料，忽视个人相关的荣誉、信用、科研设计、社会活动等档案的收集。二是已收集归档的材料不符合公文规范要求。如有的缺印章、缺时间、发文底稿等，有的声像材料缺乏必要的要素说明，时间长久不知记录何事。究其根源，是机关对档案工作重视不够，管理体制机制不适应现实需求，管理人员职责不清、分工不明，造成档案资源缺失。

（二）档案鉴定缺乏标准，随意性现象普遍。鉴定工作是政策性、技术性很强的工作，鉴定制度完善与否关系到档案信息资源质量与完整性。很多机关没有依据国家有关部门颁布的档案鉴定办法制定本单位文件材料的归档范围与保管期限，有的虽有规定但是照抄上级文件，没有反映本机关单位的实际。鉴定工作人员无章可循或标尺不准，造成有文必档或归档不全的现象，随意性鉴定普遍。

（三）档案保管缺乏制度保障。档案设施设备的优劣直接决定了档案的保存寿命与安全，现在许多机关单位档案保管不达标、不规范，存在安全隐患。如没有健全的档案保管制度，或制度执行不力；设施设备配置达不到要求，专业存放新型载体档案的装具缺乏；档案安全检查欠缺；档案柜架排列混乱，无存放地点索引图，遇有突发事件不能及时抢救重点档案。原因在于重视不够、投入不足、措施不到位等。

（四）档案提供利用缺乏主动性。“管理本位”观念影响，一般机关档案部门未能提供面向公众的利用渠道，仅被动满足单位工作查考、业务辅助等需求，主动服务意识不强，远程服务处于盲区。机关档案编研多注重本单位简史、历史沿革、文件汇编、宣传纪录片等传统形式，欠缺主动对档案信息资源的挖掘、重构档案信息内容、释放档案价值的多重开发，编研成果仅仅面向内部用户服务，传播力、影响力不大。

二、机关档案高质量发展的对策建议

（一）善于运用“前端控制”理念收集档案。档案专家冯惠玲认为，文件从形成、积累、归档或销毁的各个阶段是一个完整的过程，应当把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在前端阶段完成。档案收集工作是一项预见性很强的工作，合理应用“前端控制”思想在档案收集工作中至关重要。一是要捕捉到机关工作的重点任务、重大活动积极参与介入，厘清档案收集的思路方法并制订计划，将收集到的档案登记造册，梳理核对，避免遗漏。二是档案管理部门要及时宣传，讲明每次档案收集的重点，及时检查指导，得到相关人员的配合。三是做到主动到科室索取资料，发掘最初的与某项业务联系密切的档案，注重非红头文件等的收集，专兼职档案员分工协作亲临现场才能确保档案收集的原始性和完整性。

（二）将鉴定意识贯穿于档案工作全过程。档案鉴定不是一蹴而就的工作，应始终贯穿档案工作全过程。第一次鉴定在首归档过程中，由文件形成者鉴定文件是否具有留存价值，并判断保管期限长短，避免档案工作者因逐件审查文件的任务量等因素被延期鉴定，导致鉴定不准确。第二次鉴定是归档后的鉴定，进一步剔除内容重复、普发性文件和没有保存价值的文件，准确界定归档范围和保管期限。再次审查鉴定是在文件保管过程中，重视档案内容的独特性，反映总体问题的档案价值高于反映部分问题的档案，越早形成的档案保存越少，其价值越高，为进一步提供利用创造条件。最终的档案销毁鉴定则是经过10年、30年后，确定档案是否失去现行价值，不再保存对机关没有更长远价值和历史价值的文件。

（三）细化制度规范档案整理。制度建设是提升档案治理效能的关键，专兼职档案工作人员必须基于同一标准，才能共同对机关档案进行科学、规范整理。制度细化应结合本机关实际情况，在遵循《归档文件整理规则》的前提下，编制科学的、切实可行的机关档案分类方案、归档范围、保管期限表为一体的“三合一”制度。笔者认为整理时应将同一事由、机构或问题的文件排列在一起，以保持文件之间的有机联系，编目时也一目了然，无论是通过传统借阅形式还是利用数字化档案，都能提升检索效率，弥补分类主观性强的缺陷。

（四）档案保管要“严”“细”相结合。机关档案保管不能丢弃传统的防治观，应从“严”上下功夫，严格库房管理，严控温湿度，严控进出库人员，严格执行“八防”要求。档案保管除了“严”更要“细”。如设立专业的装具存放新型载体档案，细致清理落灰、转动磁带、保障温湿度平衡，避免粘连、磁粉脱落、脆化等现象。由于新型载体档案对保管环境要求特殊，还要做一些数字音频和视频的转化备份，既方便重复利用，又能延长档案寿命。

（五）建立既全且精的档案检索体系。建立和完善档案检索体系直接关系着档案利用工作的效率。从“全”的角度讲，就是要求著录的档案条目齐全完整，文字描述准确全面，在对档案分类后，要派专人进行检查，对档案进行条目描述的时候，相关人员应与专业人员进行沟通。在日常工作中，利用者大多只能提供关键词、时间、责任者等，在浩繁的档案中利用传统检索工具的检索准确率不高。而数字化档案增加了检索的便利，在数字化过程中可以依据特定的使用对象、目的进行编排、描述、建制系统，除了档案的编号、形制、层级关联、产生客观信息外，能更深入档案的内容与细节。每一件档案的元数据描述除了相关要素外，还能“精”确描述到对某一事件的主题予以分类，避免关键词、特征词的狭隘性，多重主题的做法突破了单一线性编排的局限，每一件档案可以涉及不同主题，同一事件也可以有不同关联。构建多重脉络的关联结构，结合文本挖掘与分析、知识聚类和重合、语义分析等方法，深入挖掘到档案内容上的知识关联。利用精确的元数据设计、文本标记方式，实现了利用者与计算机的互动式交流，档案检索利用效率将发生质的飞跃。

（六）善于运用“人文理念”编研档案。一是选题要面向大众需求，结合特殊时期、特殊事件。例如，机关档案大多反映本机关的工作、生产、科研等活动，编研选题应着力展现社会主义精神文化成果，宣扬中华民族伟大精神，结合所藏档案特点来确定，才能契合社会需求，为开展研究、宣传教育、审计、巡视等工作整合资源，让档案编研成果带来更多文化效应和现实意义。二是利用现代数字技术，让档案“活”起来，被大众所接受。很多领域都在发展诸如历史知识呈现、网络3D游戏设计、虚拟遗址场景构建、语料库编制等应用成果，让档案生动的与人互动，档案编研成果才有价值。例如，科研档案编研就能再现老一辈科研工作者挥洒青春，奋斗不息的事迹，让后辈引以为傲的同时也能砥砺前行。三是以人文分析视角认识档案，探究其精神内涵、承载的历史现象、文化价值，不是简单地将零散信息进行整合，利用人文学科思维方式及“定量、时序分析、空间分析、文本分析、社会网络分析、询证实践、人、地、时、事、物”等多种方法类型来构建“记忆宫殿”，为档案编研成果创造契机。

（七）利用技术升级便捷档案服务。实现档案信息化的转型升级，才能根据利用者的需求，提供及时、准确、系统、多渠道的档案信息服务。档案信息化建设，要不断对档案信息系统进行开发、管理、分类等研发，避免收集归档工作的盲目性、随意性。机关档案部门要主动挖掘归档文件的“业务价值”，主动与业务部门商讨归档文件的业务价值，打通档案管理系统调取归档文件、进行数据分析的壁垒，采用数据加密技术、智能检索技术，让归档文件及时“业务反哺”。此外，各地机关档案信息化建设各自为政各自管理，应有统一标准的档案信息化专用局域网，建立上下互通的电子档案查阅系统，实现档案信息资源共享，逐步实现一站式档案服务。

（八）进一步优化档案统计策略。机关档案的统计工作要求做到“家底”清楚，“账目”与实物相符。然而，当前利用手工进行统计导致数据计算错误、漏算、测量错误，统计人员更换频繁导致基础数据短缺、错误等情况频发，只借鉴、利用之前的数据来估计当下的数据，难以确保统计数据真实性、准确性、完整性。为解决这些问题，一是要优化登记形式，建立电子化档案统计台账。档案室的日常登记数据是档案统计工作的基础，一般采用登记本形式对各门类档案收进、移出、销毁及库藏数量变化、人员结构、设备数量、利用情况等登记造册。健全规范的电子化台账，利用Excel表格的统计筛选功能来实现档案登记的连续性、及时性、准确性。进一步利用电子档案系统进行档案统计，实现档案的全过程管理，从归档到利用的各类实时数据都可以被作为统计档案予以保存。二是要优化档案统计的回溯性。档案统计的目的是对统计到的数据分析整理后，准确反映档案管理工作的具体情况，发现问题，进而调整档案工作思路，采取措施进行改进。但现状是档案统计工作还停留在“上报数据”层面。记录档案工作中的各种业务活动数字，通过对这些统计数字的分析，可以进一步掌握不同时期内档案工作业务所能达到的水平以及发展变化的情况规律，可作为安排工作、调配人力、物力、探讨利用规律和制订计划的依据。

三、结语

“十四五”时期，做好机关档案管理是档案管理事业的重要组成部分。随着档案事业的不断发展，档案服务范围不断拓宽，领域不断延伸，机关档案工作要面向未来，为现实服务，对历史负责，进一步加强档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研“八大环节”的管理，革新传统管理模式，力求做到档案管理的方法科学化、机构高效化、手段现代化，实现机关档案高质量发展。