新时期高职院校教学秘书岗位能力及职业素养探讨

文/徐州工业职业技术学院信息工程学院 张岩 徐听

高职院校的教育在国家的发展和教育结构中发挥着不可或缺的作用。随着我国进入新的发展时期，教学管理人才缺口巨大，高职院校教育对高素质管理型人才需求迫切。教学工作是高职院校的核心，高职院校的教学管理水平将对学校的教学质量产生直接影响，同时还会影响学校的声誉及今后的发展。在教学管理者中，教学秘书是连接教务处与二级学院的桥梁纽带、是各项教学制度的执行者、是师生沟通的服务者。作为教学一线基层工作者，教学秘书工作内容烦琐复杂，实施的环节盘根交错，加之新时期各大高校均已成立相应的二级学院，很多原属于教务处的工作都下发到院系独立完成，这对教学秘书本就繁重的工作提出了新的挑战。新时期如何使教学秘书这一岗位发挥出重要作用，更好地为高职院校教学服务？学校管理体制的重视和培养是基础，教学秘书自身的岗位能力、过硬的职业素养是关键。

一、教学秘书在教学管理中的作用

（一）是基层教学工作的实施者。教学秘书作为教学一线管理人员，能够有效保证教学各个环节有序开展。它处于二级学院教学工作的核心位置，对教学质量的改善有着不可或缺的作用。教学秘书是教学院长任务安排的直接实施者与得力助手，教学院长不仅负责本学院的教学管理工作的安排，还从事学院课程教学、教师科研、教学文件制定等工作，因此，需要教学秘书负责大量日常教学事务性工作。比如：1.拟定相关教学的规章制度、修订学院教学质量的相关文件。2.学期期初补考、学生重修课程的安排。3.审核各个专业提交的人才培养方案，并在教务系统中完成课程入库。4.征订教材，签订教师教学任务，在系统中完成排课。5.完成全国各类大型考试的考务工作，如英语三级、四六级、计算机等级考试等。6.学生学籍变动、毕业结业资格审核、毕业证书发放。7.落实并参与学院教师教学质量评定与检查。8.做好教师教学材料的收集、整理、归档。

（二）是教学管理工作的参与者。教师秘书是教学管理中必要的参与者，需要协助教学院长制订具体的教学计划、教学大纲、教学安排等，并提供相关的建议和有效的措施并时刻摆正自己的位置，做到“参与不干预，出谋不决策”。在教育教学管理过程中，教学秘书需及时给教学院长事务性工作可供选择的方案和解决方法，并及时总结传达教学会议要求，撰写各个教学会议纪要，传达给各专业带头人、学院教师等，帮助教学工作有序展开，更利于教学计划的执行和完成。

（三）是一线教学工作的协调者。教学秘书是教学管理工作中的协调者，是教务处和二级学院沟通的桥梁纽带，也是学院和教师、学生之间沟通的桥梁纽带，起着信息反馈作用。教务处对二级学院下达的任务都是通过教学秘书反馈给学院的教学院长以及本学院的教师和学生。教学秘书直接和教师、学生取得联系，并将师生反馈的相关问题如实反馈给教学院长及教务处，完成上传下达，有效沟通。

二、教学秘书在教学管理中的现状

（一）工作任务重，时效性强。随着教育改革的深化，办学水平的提升，高职院校设置的专业方向拓宽，招生规模越来越大，这就对教学秘书工作岗位能力和职业素养提出了更高要求。在校院两级管理体制下，教学秘书不仅要承担来自上级部门下发的各项工作，还要实时在线完成二级学院领导交付的其他工作，更要管理好、服务好本学院的教师和学生。繁杂的工作和长期禁锢在本岗位的压迫感，容易导致教学秘书根本没有多余的时间和精力去学习和研究，对待工作只求完成，不求质量，无法实现高效的管理和服务，更谈不上教学的管理和创新。

（二）晋升空间小，职业认同感差。教学秘书的职务晋升和职称评定较为困难。与教学和科研为主的专业教师相比，教学秘书属于教辅人员，劳动成果难以量化，加之缺少教学科研的时间和精力，无法在职称评审时拿出像样的成果，政治前途低，职称评审难，在岗位上十年如一日，工作积极性低，处于一种疲于应付的状态。年轻的教学秘书都希望通过转岗来实现职业瓶颈的突破，但是很多学校目前对教学秘书的重视程度远低于专任教师，导致教学秘书的职业认同感普遍较差。

三、教学秘书应具备的岗位能力

（一）统筹安排能力。面对高职院校复杂的教学管理工作，教学秘书要有统筹全盘的工作能力，能将复杂、烦琐、零碎的工作梳理清楚，并分清主次、分清轻重缓急、妥善安排。对于日常工作要有合理化流程，并且要做好阶段性的反思与工作梳理，这样才能高效率地完成本职工作。

（二）沟通协调能力。新时代的教学管理工作离不开沟通和协调。教学秘书服务于教务处和二级学院，在日常教学管理工作中，要面对本校教师、外聘教师、不同年级的学生、校企合作单位等各个不同的服务对象。因此，具备较强的沟通协调能力，是教学秘书必备的基本素质。有效的沟通协调能明确任务目标，让教学秘书厘清思路，从而达到对自己工作环境以及工作目标了解更深刻，促进教学管理的良性运转，提高教学管理工作的效率。与此同时，教学秘书不仅要合理安排正常的教学工作，还要和各个二级学院保持密切的沟通，及时了解各个并行学院教学运转出现的问题以及可供学习的教学方案等，并传达给学院领导，取长补短，择善而从，为本学院教学管理工作提供教学参考价值。

（三）自主学习能力。高职院校的专业设置和课程安排要基于社会和行业需求，需要专业验证，其中企业调研是开设高职院校专业的前提条件，是高职院校今后培养人才的方向。高职教育是一个与时代发展、与经济发展密切依存的教育形态。因此，教学秘书在工作中需要了解每个专业的基本情况、课程设置以及专业发展，要积极培养自主学习的意识与能力，学习教育学理论、努力拓宽知识面、提高自身知识储备，更新理念、学习最前沿知识，并掌握最新技能技术，全面提高自身综合素质，增强岗位能力。

（四）信息处理能力。教学秘书复杂、烦琐、零碎的工作内容，需要面对大量的文件、电话、会议资料等等。教学秘书要分清主次、厘清轻重缓急、妥善安排把握，这就要求教学秘书要有迅速、准确地处理信息的能力。如学生考试不及格，学院对学生进行学业警告处理问题是否做到位，是否第一时间告知学生补考、重修工作相关安排。此外，教务系统导出学生成绩后，需要及时进行核对检查，是否存在成绩不合格同学，及时联合辅导员或者班主任老师将成绩下发到各个班级，做好不合格学生后续补考、重修工作通知以及获得相应课程学分的提醒工作。

（五）管理创新能力。开拓创新是新时代高职院校的新要求。作为一线教学管理工作者，教学秘书要具备创新能力，要与时俱进，发挥工作的主动性、积极性和创造性。要发挥主动性，做好流程梳理，养成例行会议记录的好习惯。在处理突发教学事故时要有快速应变能力，知轻重，分缓急。对于教学系统中各项功能，应每天抽出时间进行研究，避免过度依赖传统模式，机械埋头于各种重复性工作，缺乏独立思考的能力。在大数据信息化的时代，要学会利用新技能新方法，提高自己数据分析总结、高效统计的能力，实现从事务性教学秘书向研究型教学秘书过渡的突破。

四、教学秘书应具备的素质要求

（一）崇高的政治素养。政治素养是衡量一个人的政治态度、政治品质和思想作风的标杆。对于教学管理者，要有积极乐观的心态，正确的人生观、价值观。教学秘书既是高职院校的管理者，又是执行者，应具备崇高的思想政治素质，本心赤忱服务、全身心投入工作。要认真学习政治理论，有坚定的政治立场，贯彻执行党的路线、方针、政策，树立社会主义荣辱观以及正确的“三观”，更要有饱满的热情，敬业乐业，在工作中严格要求自己，精益求精。要了解相关教育教学政策，用科学的方式方法去指导自己完成教学管理工作，使教学工作有条不紊地进行，高效率地完成学校、学院的教学工作。

（二）熟练的业务能力。教学秘书作为教学岗位重要的职位，应具备良好的业务能力。要全面了解学校的各种规章制度以及办事流程。了解本学院的教学内容、教学特点及教学规律，尤其关注教学计划内容、课程设置原则、专业建设相关的课程内容等。此外，要具备信息资料处理能力与组织管理能力。教学秘书每天需要阅读大量的文件及会议资料，应熟练使用各种办公软件，掌握各种办公技巧。教学秘书在教学管理工作中，需时常整理数据表格文件，熟练掌握计算机应用软件能够为教学工作起到事半功倍的效果。此外，作为高职院校的教学秘书，不仅要掌握教学管理中基本的规律，还要清晰地了解二级学院的整体特色及相关课程的背景及特点。职业学院学生重在技能训练，对于产教融合、工学交替、顶岗实习实践类课程环节，也要更好地发挥教学管理的监督与服务作用。

（三）过硬的心理素质。教学秘书所接触的事务繁而杂，如处理基本岗位任务、辅助教学院长处理相关事务、完成教务处下达的任务、沟通教师与教师以及教师和学生之间的各种问题等。因此应具备超高的心理素质，应当保持冷静、平和的心态和清晰的头脑，不可急躁，不可倦怠，要有任劳任怨的心理准备，受到委屈需要及时调整心态，自我吸收排解。遇到突发教学事故时，要迅速找到解决问题的方法并第一时间向上层反馈。总结来说，教学秘书要有过硬的心理素质，良好的自我调节情绪能力，处于上有机关、下有师生的中间地带，能够处事不惊，维稳不乱，方可高效工作。

五、结语

高职院校是培养复合型、工匠型、创新型人才的地方，在高职院校发展过程中，学校应高度重视教学秘书在教学管理中不可或缺的作用。目前，众多高职院校对教学秘书的招聘已从不限专业到专业对口、从本科学历到研究生学历的转变，非常有利于对教学秘书这支队伍高水平、专业化的培养，加之日常有针对性地开展业务指导，积极要求他们赴外参加培训，开展学习交流，从顶层设计上重视教学秘书岗位，健全教学秘书的晋升途径，扩大教学秘书队伍细致量化工作，让他们安心在岗、有效工作，促使教学管理水平向着高效化、规范化、制度化、科学化发展。

对于教学秘书自身来说，应在做好本职工作的基础上，不断探索教学管理中的新方法、新思路、新手段。勤于学习，大胆实践，不断创新，时刻牢记岗位职责，积极参与科研，更新岗位能力、提升职业素养，转事务型为研究型，助力高职院校的进一步发展。