医院大型会议组织的实践经验探讨

文/绵阳市中心医院院办公室 姜丽 韦林川（通讯作者） 杨丽 李元波

会议是人类社会社交、公关、意见交流、讯息传播及沟通的一种活动，是现代管理的一种重要手段。会议举办能否取得预期效果很大程度上取决于会务工作是否能够正常进行。会务工作是围绕会议所进行的各项组织、管理和服务工作，包括从会议的前期筹备到后期的一系列的工作。当下医院的会议工作模式存在套路化、模板化和低质化等问题。如果召开小型会议借鉴以往同类型会议的工作模式举办比较容易，但要组织一次高质量的精品大型会议并做成典范，就要避免机械的简单重复，否则会出现“审美疲劳”等问题。由于高质量的大型会议筹备和组织程序繁多、复杂，会务工作既应规范操作，又需灵活应变，要在会议主题立意、会议形式、会议流程及模式上进行一定的创新，增强会议的反响力。这就要求医院会务工作必须重视会议前期准备工作的细化程度、会议中的把控力度和会议后的总结深度，有目标、有计划、有分析、有细节、有论证地组织会议，才能提高会议质量，使其成功圆满地举行。

一、前期会议筹备阶段

会前准备工作的细化程度是决定会议能否成功的关键环节。会议组织工作发展至今已形成一套比较科学、成熟的工作流程。前期会议筹备阶段主要包括确定工作方案、成立工作领导小组以及制订推进计划等必不可少的内容。

（一）确定工作方案，确保会议工作顺利推进。组织一次会议，必须明确组织本次会议的首要目标，即为了聚焦解决哪个或哪些问题，需要召集哪些人群，组织会议的具体时间、地点及方式来达到会议组织的目的。即首先要自问自答“为什么要组织该会议？本次会议为了解决什么问题？最终达到什么效果？会议相关领导对会议开展有什么确切要求？”然后再根据具体情况设计会议展开形式，并最终确定工作方案。

大型会议则是从参会代表的实际占比情况出发，来合理安排会议内容及会议议程，既要设计合规上进的会议形式，又要明确会议内容，为参会代表明确会议方向、目标以及具体措施，并能够更好地传递和夯实会议精神和要求，同时积极向领导层反馈参会代表的意见和建议以及基层的心声。会议的顺利进行以及获取预想的成果，都需要经过慎重思考以及认真设计有效的会议工作方案。首先，要确定的是会议的主办单位、承办单位或者协办单位。主办单位一般是会议的发起者，协办单位是支持者，而承办单位则是执行者。就会议方案而言，往往是由承办单位制订。其次，制订方案时应注意方案本身要有可行性、多样性、完备性、突破性等，尽可能详尽。最后，完善会议工作方案。事态总是不断发展变化，要加强纵向的沟通请示工作、加强横向沟通协调工作，即时更新完善会议工作方案。

（二）成立领导小组，分工明确确保责任到人。建立会议领导小组是会议组织工作的首要任务。成立领导小组可以对各项工作进行细致分工和管理，同时梳理出具体的工作倒计时管理方案，让每个人所负责的工作有具体的时间节点，在关键节点把控工作进度，并定期召开沟通会，通报工作进展、调整工作方案并筹备下阶段工作。

首先，会议领导小组一般由组长、副组长和成员组成。组长一般由承办方的党政一把手担任，负责整个会议的宏观把握；副组长则由承办方的分管副职担任，负责会议的统筹推进；组员由会议各个小组负责人担任，负责会议各个环节的执行推进。其次，会议领导小组一般由会议秘书处、会议接待组、会议文案组、会场服务组、会议宣传组、会议保障组等组成，对会议的各项工作进行分工落实和管理，分工明确确保责任到人。会议秘书处是会议能否顺利举办的关键所在。因为秘书处人员应具有一定的会议筹备经验、会议筹备能力以及与本次会议议题相关的专业能力，所以秘书处人员结构应合理安排、分工明确，做好工作协调。一般而言，医院会议组织架构中，秘书长作为总执行或者总协调的人员，负责把握会议全局，把控会议的总体方向，其在整个会议中往往起着承上启下、组织协调、督导落实的重要作用；会议接待组负责联系参会嘉宾、领导和参会人员的行程、车站机场码头的接送（其中重要嘉宾要实施一对一陪同）、活动及食宿安排、签到签名、费用收取、票据印务等内容；会议文案组负责会议邀请函件、领导讲话稿、主持词、会务手册及宾馆迎宾词等文字内容；会场服务组负责会场布置所包含的文稿打印摆放、背景音响电脑控制、桌牌摆放、礼仪服务、物品准备、流程彩排等内容；会议宣传组负责会议氛围营造、宣传物料制作、现场摄影摄像、宣传报道、媒体邀请、直播服务等内容；会议保障组负责会议车辆安排、安全保卫、医疗保健、疫情防控和物资搬运等内容。最后，会议领导小组需形成自己的组织机制。前期会议筹备阶段，定时召开小组会议，及时就目前的工作进展进行汇报、讨论与分析，确保各项筹备工作按计划完成，对存在的问题及时完善和调整。此外，工作小组应安排专人实地考察与会议召开等有关的场地，使会议召开的流程获得直观性认识并及时调整。

（三）制订推进计划，确保会议按时按质召开。会议组织架构和人员职责分工明确后，下一阶段是制订推进计划。即指筹备工作的具体实施和推进方案。活动议程、查检表和主持词是制订推进计划、确保会议按时按质召开的三件“法宝”。

制订推进计划用得最多的就是“甘特图”。在该管理工具上，会议执行策划者要倒排工期、顺排工序。什么时间完成什么事要一目了然，控制层要严格打表，执行层要按期推进。在活动筹备推进阶段，总执行要对会议风险进行评估，从而制订活动推进中可能出现意外的各种预案以防不测，在会议召开前要组织桌面推演和现场彩排，发现问题及时纠偏，以点带面、举一反三。其中不仅包括整个活动期间主会场的活动议程，还包括各分会场、现场参观点等各个活动节点的活动议程。活动议程的制定要求精细，时间、地点、人物、事件、怎样推进这五要素缺一不可，成为议程制订的“5W”原则。查检表是一个非常重要的管理工具。俗话说“好记性不如烂笔头”，在组织一次人员众多，环节烦琐的会议中，在一张合格的表中，最注重的就是任何一个细节都要落实到具体的时间、地点、人员、物品。此外，会议主持词支撑和引领着一场会议的走向和节奏，作为主持词的撰写者必须对整场会议的各个细节有非常准确的把握。

二、中期会议组织阶段

举办大型会议，需考虑参会人员多、任务重等诸多因素，这一类型的会议筹备是一个规模不小的“项目”。会务工作者要有举重若轻的自信心、勇于担当的责任精神，精心组织会议，让议事日程有序召开，让领导满意、让会议代表满意、让全体成员满意。前期筹备工作做细做实，整个会议组织基本就成功了一大半。但是，一场大型活动的组织中仍会出现突发事件考验着总执行的综合素质和把控能力。所以，活动推进中信息沟通协同和礼仪的把握非常重要。

（一）加强信息沟通协同。中期会议组织阶段，为了便于信息互联互通，必须建立日常工作中的微信群和准备现场控制中的对讲机。工作微信群的建立分为两大类：一是会议总执行与各小组组长建立的微信群，二是各工作小组内部建立的微信群。在执行和信息沟通中，各小组成员对小组组长负责和沟通，各小组组长对会议总执行负责和沟通。同时，会议总执行要将工作推进中的进展以及变数及时通报给各小组长，各小组长及时将调整方案通报给小组成员。现场对讲机对于人员众多、人声嘈杂和临时处置各种预案之外的突发事件起到重要作用，大型会议中是必不可少的，具体配置是会议总执行和各小组组长人手一台，会议总执行可以通过对讲机明确各个小组的工作推进状况和对突发问题作出处置。

（二）重视会议礼仪规范。会议礼仪主要指会议组织的礼仪。会议组织有相当严格的礼仪规范。当然，会议的目的不同，仪式的要求也不同，仪式规范也不同。尽管如此，一些常规的会议座次、就餐座次是相通的，也是极重要的。作为会议组织者，必须学习和重视会议礼仪规范。首先，主席台、领导的座位次序、横幅等现场布置要符合会议规范且摆放整齐。领导座位排序摆台有严格的规范，要以单位正职为先，副职为后，且座席的配置要符合本次会议的主题和风格。会议议程安排和发言顺序要符合会议规范。其次，若部分参会嘉宾为外国友人，除了应遵循一般的礼仪规范外，还要注意中西方礼仪文化的差异，掌握会议礼仪的“禁忌”，避免产生不必要的误会。最后，要注重会务工作小组的个人形象和言谈举止。会务工作小组成员的形象代表此次会议举办方的形象，一定程度上反映了举办方对此次活动的重视程度，礼仪不仅是某种行为和技巧，更是一种待人接物的态度。

（三）注重会务工作细节。要注重会议召开细节。一是关键细节。即指会议组织中的关键核心环节。若关键细节处理不妥当或出现问题，此次会议不能称为成功的会议，甚至可能出现意象不到的严重后果。对于关键细节，在会议组织中要做到思想上不放松、安排上人力足、精力上时间重，确保万无一失。二是衔接细节。即指联系会议步骤或阶段的连接细节，如果细节衔接不好，将会影响整个会议的工作效果。衔接细节比较琐碎，涉及会议组织的方方面面，很难考虑得面面俱到。一方面，要求会务工作组要有足够的组织经验；另一方面，要求会务工作组在前期准备阶段尽可能考虑周全。三是扩展细节。即可能在会议上起不到决定性作用的、不太受到关注的细节。比如最容易出问题的麦克风、颁奖音乐、PPT播放等细节。但对此类细节的控制力弱也会影响会议的局部方面和整个会议的效果。因此，会议期间会务人员要保持高度警惕，抓住关键场合、关键环节的关键细节、衔接细节以及扩展细节并由专门人员反复查验，确保万无一失。

三、后期会议总结阶段

对于医院会议领导小组来说，举办一次高质量的大型会议，不仅能够积累会务工作经验，而且是一次自我能力的挑战，所以会务工作者在组织过程中要时刻保持头脑清醒、高度警惕的工作状态，及时总结经验，积极探索会议组织的新模式。会议结束后，要及时总结会议组织过程中的实际经验和教训，按照会议步骤和工作流程对会务工作逐一进行分析和讨论，指出实际操作中存在的问题和不足，及时进行修订、增补，使之更科学、规范，持续提升会议组织的质量。会议组织者一定要形成会议结束后复盘总结的机制，形成管理闭环，为以后的会务工作提供借鉴和参考。

（一）明确自身优势与不足。会议结束后的一周内，会议执行策划者要召集各小组负责通过执行评估、凝练经验、查找问题、拟定对策、整改时限等方式对此次会议举办进行小结。会议后的总结深度可以让会务组更加明确自身的优势和不足，进行自我剖析。

（二）分析问题并拟订对策。对于会后总结出的问题，比如会议资料准备和物品管理不到位，会议PPT整体不妥当、部分环节出现问题导致会议效果不理想等，要深入分析产生此类问题的主观、客观等方面的原因并“对症下药”。针对每一类原因拟订详细的对策并进行记录，确保下一次会议举办过程中杜绝此类问题发生，逐步提高会务组的工作能力以及会议的举办水准。

（三）固化成果并持续提升。做好归纳整理进行存档。会议结束后，会议领导小组要及时把会议各项文件，比如会议指南、会议工作方案、会议记录、音像资料等整理完善，按规定归档管理、汇编，便于今后查阅使用。对复盘总结中的成功经验，形成标准化流程作为以后会议组织的规范；对查摆出来的问题经过整改达到效果的，在下一次会议组织中实施验证。如此以往，才能形成计划、实施、检查、处理（PDCA）管理模式，持续提升会议组织质量。