数字化背景下高校行政管理质效优化路径探析

2023-09-01魏与诺

管理学家 2023年16期

魏与诺

[摘要]数字化建设对高校行政管理提出了新的挑战，行政管理改革已成为必然趋势，但在以改革实现管理质效优化的过程中，仍然存在着管理观念陈旧、人员能力不足及基础条件薄弱等现实障碍。鉴于此，文章结合数字化时代背景，针对现阶段高校行政管理信息化改革面临的障碍提出了可行的优化策略，探索行政管理质效优化路径，以期为同类研究提供参考。

[关键词]数字化；高校行政管理；优化路径

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）16-0012-03

数字化背景下，我国的网络通信技术、数据技术日趋成熟，微信信息发布、网络线上教学等数字化方式的应用能够简化原本极为繁杂的行政管理流程，为丰富高校行政管理手段、提高高校行政管理效率提供了稳固的技术支撑。寻找数字化建设与高校行政管理的链接点，以此为切入点，在现有的基础上提高高校行政管理质效，成为关乎高校发展的重要课题。

一、高校行政管理的主要目标

高校行政管理是一项内容比较宽泛的管理活动，包含高校内部党群与队伍建设、师资与学生管理、行政事务处理、基础服务保障等多种内容，因不同高校实际管理需要的差异，每所高校的具体行政管理事项也有着一定的差别。但无论在什么情况下，高校的行政管理都是通过一系列管理手段和方法，保障高校教务教学及学术科研活动高质量、高效率开展的管理行为。

（一）提高高校内部各类资源的利用效率

作为综合而庞大的教育机构，高校必须将资金、师资、学术科研能力、仪器设备等资源作为开展日常事务的基础支撑，这样才能保证高校的正常运行。高校内部各类有形或无形资源通常由财政拨款购入，相对有限且有明确的标准。为在内部资源有限的条件下更好地实现各项事务及活动的开展，必须提高内部资源的利用效率。

（二）为教学与科研活动创造有利条件

尽管高校承担的职责较为庞杂，但作为我国专业教学、学术研讨、科研攻坚的重要主体，高校最重要的职责就是完成日常教学任务和科研目标，其余职责的重要性相对较低。但从实际经验来看，高校日常教学任务和科研目标的完成通常会受到各种不利因素的影响。

因此，高校行政管理部门的重要工作内容就是消除这种不利影响，为校内教学和科研任务提供最大程度的便利，保证教学与科研预期成果的顺利实现，因此可以将其理解为高校行政管理活动的另一个主要目标。

二、数字化背景下高校行政管理信息化改革的意义

近年来，我国网络技术与数据科学的发展速度达到了空前的水平，各种数字化应用层出不穷，为我国社会的运行和各产业的发展提供了强有力的助益，不仅能推动我国经济发展，而且对人们生活、工作、学习的方式等产生了深远的影响。

高校作为我国人才培养和科学研究的主要阵地，顺应数字化发展趋势对其内部行政管理工作进行信息化改革和建设，具有以下几个方面的重要意义。

（一）顺应数字化发展趋势，提高行政管理效率

得益于数据科学、网络通信技术的发展及智能手机的高度普及，迄今为止，很多行业中的行政事务经办处理和行政管理活动开展的模式都发生了剧烈的变化。尤其是处理常规化、流程化的基础性行政事务，已基本实现了全面信息化管理，降低了办事人员和行政人员的时间成本，提高了行政管理工作的效率。

高校行政管理本就具有人员基数大、行政事务繁多的特点，如果能顺应数字化的发展趋势，对已有的行政管理模式进行信息化改革，将大数据、云储存、云计算等数字化技术应用到实际管理活动中，势必会明显提高高校处理校园管理、招生活动、财务核算、就业管理及科研管理等行政业务的效率。

（二）贯彻共享发展理念，提高行政管理质量

共享发展理念力求为每个人提供公平的发展机会和发展前景，想要在高校行政管理中深入贯彻落实共享发展理念，就要求行政管理人员尽其所能地满足任何的行政管理诉求。

从现实来看，高校内部的行政管理人员数量有限，管理的学生、教师、科研人员和服务人员的基数却很庞大，使其在有限的时间精力条件下为每个人都提供高质量的行政服务，几乎是一项不可能完成的任务。信息化行政管理改革为这一任务的完成提供了可能。如果能通过智能化、规范化的信息管理手段完成绝大多数常规行政事务的管理，行政管理人员的时间和精力就会被解放出来，用以满足那些原本无暇顾及的行政管理需求，系统地提高高校行政管理的质量。

（三）有助于培养具备数据应用能力的人才

目前，数字技术在不同行业中的实际应用已经极为成熟，不仅在行政管理方面，而且很多企业的商业决策、产品研发、市场调研等也引入了数字技术和信息技术作为辅助提高运营效率。在数字化趋势成为主流的社会背景下，具备基础的数据应用能力和数字化工具使用能力已经成为我国社会现阶段对人才的主要要求之一。

高校承担着为社会输送人才的重要任务，如果仅在书本和课堂上传授数字化技术和数据知识，会导致数据应用能力的培养缺乏实践，限制高校培养人才的质量。行政管理恰恰是與学生深度联系的高校管理内容，在开展行政管理工作的过程中，积极应用信息化技术，可以帮助学生在校期间提前体会和适应信息化、数字化管理模式，有助于学生深入理解数据技术，能培养其使用数字化工具的能力，为学生快速适应社会奠定基础。

三、高校行政管理质效优化的障碍

（一）行政管理观念较为陈旧

现阶段，我国高校行政管理普遍存在集权化程度过高的弊端。集权化管理虽具有一定的优势，但已不再适应数字化时代的需要，是一种相对陈旧保守的管理理念。这种弊端的存在，导致高校在处理行政事务时通常需要自上而下层层决策、逐级传达，无形中增加了行政管理的工作体量和时间成本，造成了更多的人力资源、资金资源损耗，对校、院、系三个不同行政层级之间的沟通协调造成阻碍，最终产生了形式主义过重、工作进展缓慢、创新改革推进困难等一系列实际问题。

（二）行政管理人员能力不足

行政管理人員是管理质效优化的载体，其能力与素质会在一定程度上对行政管理质效优化产生直接影响。高校行政管理岗位的稳定性极强、薪资待遇适中，因此该岗位人员的流动性偏低、流动意愿偏弱，这种岗位特性造成了我国高校行政管理人员年龄普遍较大的客观事实。随着行政管理人员年龄增长，其接受新事物、掌握新技能的能力会出现下滑，通常会更习惯于按照旧有的方式完成工作内容。

（三）信息化改革基础条件薄弱

行政管理质效的优化应以高校的现实条件为依据、因地制宜地进行，如果盲目追求一蹴而就的优化效果，反而会对行政管理的质量和效率造成副作用。因此，为以信息化改革为优化方向，必须参考高校已经具备的信息化管理基础条件制订优化方案。

目前，我国高校行政管理普遍使用计算机、Office软件等基础信息化工具，鲜少使用云存储与计算、OA平台、移动终端等深度信息化工具，部分高校甚至仍以纸质资料呈递审批作为行政事务处理方式。

四、数字化背景下高校行政管理质效优化的可行路径

（一）以信息化改革为优化方向

目前，数字化已经对社会运行产生了非常实际的影响，数字与信息技术的应用可以切实提高管理效率和质量。高校行政管理以提高内部资源利用效率、为教学与科研创造有利条件为目标，十分适合引入信息技术提高管理的质量和效率。

在开展行政管理工作的过程中，虽然存在着一定的障碍和困难，但高校行政管理信息化改革已是大势所趋，高校应以其为方向主动求变，通过信息化改革提高内部行政管理的质效。

（二）更新行政管理观念

改变我国高校普遍存在的集权式管理状况，是优化行政管理质效的基础条件。如果不能促使中高层行政管理人员更新观念、下放权力，就无法建立适合数字化时代的扁平管理模式，管理质效的优化便无从谈起。

因此，高校应以贯彻落实共享发展理念为切入点，通过国家教育部门信息化管理理念宣传、政策颁布等措施推动高校管理层，尤其是行政管理领导首先转变陈旧的管理理念，提高对行政管理信息化改革的重视程度，将其视作行政管理乃至高校管理的未来发展方向；再由高校领导层带动内部教职工的观念转变，以校内党政建设为载体，促进全校教职工领会、理解行政管理信息化改革的意义，最终实现多层次、全方面的管理观念更新，为行政管理信息化改革创造有利的条件。

（三）组建信息化人才队伍

行政管理质效的提升需要以行政人员为最终载体，但高校现有的行政人员尚无法满足信息化改革的人才需求。为克服行政管理人员能力不足的障碍，在实际开展信息化改革前，应事先在高校内部组建一支根底扎实、能力出众的人才队伍，为行政管理质效提升提供人才支撑。

首先，提升现有行政人员的综合能力与素质，以新增信息化工具应用能力这一绩效考核指标为核心，以薪资奖惩和人员培训机制为补充，在考虑现有行政人员接受度的前提下，循序渐进地提升其信息化工具使用能力。

其次，吸纳信息化专门人才到行政管理队伍中，通过招聘挑选在信息平台建设与维护、信息化管理流程设计与完善等方面具有高水平能力的人才，并发挥专门人才的带动效应，将其作为讲师对现有行政人员开展长期培训与教学，持续提升高校行政管理队伍的综合能力和素养。

（四）搭建多模块信息管理平台

在对管理观念、人员能力等进行针对性优化后，高校基本具备了搭建和维护多模块、多功能行政管理平台的基础条件，可以开始以有效性、易用性、及时性为原则，建设满足实际需要的信息管理平台。期间，应注意根据不同高校的行政管理特点设计功能模块，借助信息管理平台将高校行政管理的全部内容科学地划分为科研、财务、教务及学生服务等模块，以更清晰的逻辑对各类行政事务展开管理，提升质效。

考虑到不同高校可用于信息管理平台建设的资金规模不一样，因此高校可以选择完全自主设计、研发、调试及维护的信息平台自建模式，也可以选择将信息平台建设外包给专业的企业、再由行政管理人员进行日常维护的信息平台外包模式，尽可能地减少信息管理平台建设对高校造成的资金压力。

（五）完善信息化管理模式

高校行政管理并非一成不变的，而是一个需要根据实际管理需求不断调整的动态管理系统。这种动态调整的特性，导致信息化管理平台同样需要不断调整和完善，这样才能更好地满足日常管理需求、持续提升管理质效。因此，信息化管理平台落地运行后，行政管理人员应注意收集教职工及学生的反馈意见，对比行政事务处理需求与信息化管理平台功能的具体差异，积极查找信息管理平台的缺点和弊端，及时修正和完善。

同时，优化行政管理工作，最终形成信息化管理平台运行、管理工作开展及群众体验反馈“三位一体”的行政管理动态优化框架，从多个维度完善高校的信息化行政管理模式，不断提高管理质效。