新时代科研院所科研档案管理提升探析

2023-09-01唐婧

管理学家 2023年16期

唐婧

[摘要]随着《科学技术研究档案管理规定》等科研档案规章制度的颁布实施，科研档案工作开始受到重视，也暴露出一些问题。文章以科研院所为例，提出科研档案管理过程中存在的常见问题，分析问题产生的根源，提出新时代科研档案管理提升的建议，以期科研档案管理工作能够科学、合理、规范地开展。

[关键词]科研档案；管理提升

中图分类号：F273.1；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）16-0079-03

科研档案是指在科研项目全生命周期过程中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料及实物。科研院所承担的科研项目往往涉及国家重要科研领域，其研究成果关系着国家科学技术的研究能力、保障着国家在关键领域的控制能力。科研院所的科研档案是科研项目研究过程及其成果的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分。科研档案管理工作亦是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，理应加以充分重视和严格把控。

一、科研档案管理常见问题

科研文件归档的及时性是科研档案完整可控的保障。在集中统一管理的前提下，科研院所现有的科研档案的归档模式大致有三种。一是随时形成随时归档。二是按照科研项目的研究阶段，分阶段归档。三是项目结题后统一归档。但无论采取哪种方式，歸档的发起人均为项目相关人员。在实际工作中，如果缺乏监督考核机制的约束，加之相关人员对归档工作缺乏重视，使得归档工作往往存在滞后性，归档的不及时可能造成归档文件的遗失或损坏，也可能导致一些文件不符合质量要求未被及时发现，又无法及时整改。

科研档案的完整性是其能够反映科研过程全貌的条件。但在实际工作中，可能由于收集工作的不及时、项目管理或研制过程的不规范，导致有的归档文件应产生而未产生、虽产生但未归档的情况，特别是项目立项阶段的前期文件、项目过程评审检查文件、项目产生的样机等实物及其声像文件，以及在各业务系统中产生的电子文件等。

科研档案的准确性是档案可以作为真实历史记录的前提。在实际工作中，往往因为在文件形成或者收集阶段的不规范操作，导致科研档案的准确性受到影响，如归档文件签署盖章不全、归档文件内容填写不全、归档没有复制件等情况。特别是在科研院所普遍运用信息化手段之后，部分文件会通过项目管理系统、软件工程化系统等业务系统管理研制项目过程文档，部分人员会将已签署的纸质原件扫描后上传系统，并认为该文件已得到妥善保管，所以将原件销毁，导致最终归档时只有电子扫描件，不符合电子文件和电子档案的管理要求。

科研院所的科研项目可能涉及国家关键技术，有一定的涉密性质，所以科研档案的开发利用工作一直较为受限，其利用的频率往往低于文书档案，其利用的目的也往往是为了工作查考或迎审迎检。其实，科研档案的价值远不止于此，对其深度挖掘和开发，有利于服务创新性学术研究、服务创造性科研工作。

二、科研档案管理问题根源

（一）缺乏正确的认识

科研院所的科研工作往往存在“重科研、轻管理”的现象，而科研档案管理工作正是科研管理工作的重要组成部分。如果对科研档案管理工作的定位不准确，对科研档案的归档要求了解不清楚，对科研档案的重要作用理解不清晰，对科研档案的利用价值认识不到位，就会导致相关人员产生“项目都结题了，归档是负担”“我有什么就归什么”“这个归进来以后不会有人用”等错误的认识。这些错误的认识直接决定了科研档案管理工作的“低”地位和科研档案在人们心目中的“低”价值，科研档案的归档和利用工作就自然得不到重视，优质的科研档案资源得不到保障，档案资源的开发利用工作就更加举步维艰。

（二）缺乏科学的机制

科研档案的产生、收集、归档、整理、保管和利用等环节涉及多个部门，如项目管理部门、产品研发部门、财务管理部门、资产管理部门、物资采购部门、科研成果管理部门及档案管理部门等。如果各相关部门各自为政，没有建立科学有效的管理机制，均以自己的主营业务工作为中心，不协同、不合作，没有在统一目标、统一领导、统一标准、统一要求及明确职责的前提下开展工作，科研档案的全过程科学有效管理就无从谈起。

（三）缺乏必要的手段

一是缺少管理手段。国家档案局及科研院所的上级管理机关，均有科研档案管理的具体制度和要求，科研单位应制定符合本单位实际的“本地化”制度。如果没有制度，或制度不完善，则无法有效规范地指导科研档案工作实践。同时，制度制定固然重要，但其能够得到有效落实、得以有效实施才是关键。如果没有强有力的约束考核手段，制度的落实也将无法实现。

二是缺少技术手段。在信息时代，科研院所的应归档科研文件，多以电子文件的形式存在，如果没有可靠的信息技术手段，电子文件是否真实、完整、可用和安全，是否可以仅以电子文件归档保存，是否符合国家相关规范要求等，将无法得到有效保障。

（四）缺乏稳定的人才

首先，科研档案的形成和收集主体是各相关部门人员，或是该部门的兼职档案员。如果其缺乏归档意识，对档案知识和归档要求知之甚少，则必将导致对该项工作的不重视，例如归档文件不符合归档文件要求、文件保存不合理或文件收集不完整等，总之，不能从源头上保证归档文件的质量。

其次，科研档案的最终归宿是档案管理部门，如果档案管理员缺乏相关档案专业知识，特别是对科研档案的新政策、新规定理解不透彻，对档案信息化管理手段掌握不熟练，对科研档案的特点把握不准确等，都将造成科研档案管理的不规范。

最后，当产品研发部门、项目管理部门和档案管理部门等相关人员都具备科研档案知识、提升科研档案意识后，人才的“稳定”就显得尤为重要。现实工作中，常常出现人员变动后文件资料交接不清楚、归档要求传达不准确及管理程序交待不到位等现象。即便不出现以上情况，“新手”适应工作也需要时间，可能还会遇到阻碍和“走弯路”，不利于科研档案管理的持续、有效进行。

三、科研档案管理提升的保障

2020年9月，国家档案局、科学技术部以15号令公布了《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》），作为新时代科研档案管理准则[1]。《规定》明确了管理原则、验收要求、管理职责、归档范围、电子文件管理要求和归档利用要求等，具有较强的实操性和较高的指导意义，特别是明确提出在科研项目结题验收时，要审查或验收科研档案。只有将档案的审查或验收作为项目结题的前置条件，严格把关，才能对规范科研项目档案管理起到极大的推动作用。

2020年12月，国家档案局印发了《档案检查工作办法》（以下简称《办法》）。《办法》明确了将对中央企业进行档案检查，科研院所大都为中央企业或中央企业下属单位，所以，均接受国家档案局或上级单位的档案工作检查。在《办法》中，明确了中央企业档案检查评价标准，将从体制机制、制度规范、监督指导、基础设施、信息化建设和业务工作六大方面全方位检查企业档案工作。科研档案的管理要求其实蕴藏在了检查要求中，随着检查工作的推进，科研档案存在的问题也必将暴露出来，如果检查出的“风险项”过多或项目的风险过高，还有可能导致单位档案被评定为“不合格”。在一定程度上，档案检查必将引起本单位领导和相关人员对科研档案工作的重视；同时，检查时发现问题就需落实整改措施，而有整改则必定会有所提升。

2017年11月，科学技术部印发了《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》（以下简称《重大专项规定》）。其明确了管理职责、归档范围、质量要求、过程管理与保存、档案验收、利用与监督检查等。与《规定》同理，《重大专项规定》提出了“档案验收是重大专项项目（课题）验收和重大专项验收的必要前提”，则同样可以通过“档案验收”手段达到提高科研档案管理水平的目的。

四、科研档案管理提升的建议

（一）宣贯到位，强化意识

意识决定行为，行为决定结果。为加强科研档案管理工作，需要得到相关领导和人员自上而下的重视。

首先，对档案工作要有清晰的认识，习近平总书记对档案工作的重要批示，将档案工作的重要性提高到了一个新高度。只有领导对科研档案给予高度重视，才能为此项工作提供人物、物力及财力上的保障。

其次，对科研档案工作的要求要有充分的领会，不论是如《规定》等上级规章制度，还是本單位的具体要求，都应宣贯周知到每个相关的部门和人员，只有规矩立在前头，工作才能有序开展。

再次，对于本单位的科研档案工作实际要有准确的把握，对于本单位科研档案管理工作的问题和痛点，要有清晰的认识，并加以有效解决。

最后，对科研档案的价值要有精准的眼光，充分认识到科研档案包含的知识价值。档案管理人员在加强档案宣传与编研工作的同时，要鼓励科研人员深度挖掘科研档案信息的价值。

（二）建立机制，落实责任

科研档案工作不单单是档案管理部门的事，其管理水平的提高需要建立协同管理机制，需要跨部门团队的共同努力，需要建立以档案管理部门为核心、其他业务部门为基础的科研档案协同管理机制。档案管理部门要做好前端控制和全程指导，在项目研究初期，协同项目管理部门明确项目应归档范围、制定归档计划，参与科研项目的各个阶段节点检查，提出档案相关要求并审查已形成的文件。对于发现的问题要立查立改，真正地将科研档案工作纳入科研项目管理流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，保证科研档案工作的规范化开展，保证科研档案全生命周期的安全可控。

（三）优化手段，加强管控

在管理手段方面，“不以规矩，不能成方圆”，一切管理事项都应编写到制度中，使其具有权威性和约束力。首先，科研院所应根据本单位科研生产和检查验收的实际情况，制定符合本单位具体实践的科研档案管理制度，将管理原则、工作机制、职责分工、归档范围、归档文件质量和整理要求、档案保管和利用要求、检查验收要求等纳入其中。其次，要在单位的业绩考核指标、项目考核指标中加入档案相关内容，使科研档案工作有计划、有实施、有检查、有考核，并将考核结果与奖惩挂钩，使科研档案工作落地落实。

在技术手段方面，要给予科研档案工作充分的经费支持，除了保证传统纸质档案管理要求的硬件条件，还要充分考虑电子文件的归档需求，如，项目管理系统、产品数据管理系统等电子文件形成的业务系统要具备归档功能，并与档案管理系统有接口；服务器等硬件和档案管理系统等软件要符合国家相关标准要求；电子档案的存储格式和备份策略要保障档案安全可靠；要适时开展档案数字化工作等。

（四）提升素质，稳定队伍

人才是科研档案管理提升的核心，只有高质量且稳定的人才队伍，才能保证科研档案工作按既定流程和规范有序地开展。首先，档案管理部门要加强培训，使其他部门的相关人员熟悉科研档案管理要求，明确各自工作环节中的科研档案工作要点；其次，档案管理人员要加强自我专业素养的提升，有针对性地参加上级或专业机构组织的科研档案和档案信息化相关培训，紧跟新时代的新要求，并将其运用到单位的具体管理实际中；再次，要鼓励参与科研档案管理各个环节的人员善于发现问题、敢于提出问题、致力于解决问题，使科研档案管理工作始终处于螺旋上升的良性循环状态；最后，要“由内而外”地给予相关人员长期从事科研档案工作的动力，充分重视和肯定其工作成果，为其提供各项合理的保障，以打造一支高质量且稳定的科研档案工作队伍。