高校干部人事档案专项审核工作存在的问题及对策

文/莆田学院人事处 陈桂香

干部人事档案作为职工信息的重要载体，记载着干部的德、能、勤、绩、廉，在高校教职工的干部选拔任用、职称晋升、办理退休等环节中起着重要的作用。以干部人事档案专项审核工作为契机，各系统对档案工作进行了一次全面的检查，以高效推进人事档案工作。

一、干部人事档案专项审核工作中出现的问题

干部人事档案专项审核是以干部的年龄、工龄、党龄、学习经历、工作经历以及干部身份（简称“三龄两历一身份”）为审核重点，逐项对干部档案进行登记、查缺。笔者对高校人事档案专项审核工作中出现的问题，归结为普遍性和特有性问题，并对这些问题进行简要分析：

（一）普遍性问题。普遍性问题比较直观，也是影响干部档案专项审核工作中的基础性制约问题，主要表现在以下几个方面：1.干部信息前后记载不一致。（1）时间不一致。在干部人事档案专项审核中发现，在出生日期、入党时间和工作时间这“三龄”问题上，不同时期的档案材料记载不一致，主要有个人因素和时代因素这两个方面的原因：个人因素：主要是因为个人档案意识不强，在填写各种材料时相关信息记忆不清、忽略公历农历之间的转换；时代因素：主要是档案事业早期不成熟和落后，全民缺少档案意识，档案事业整体宣传匮乏。（2）姓名不一致。档案中记载姓名不一致的地方时有发生，早期一些字记载用同音字代替，出现了姓氏读音相同，字形不同的情况。家庭成员对名字缺乏固定性认知，名字不同很多是去掉偏旁或多加偏旁或者用简化字代替等，还有因为个别家庭现实因素——姓氏随父母或长辈进行更改。（3）家庭情况记载不一致。父母的出生日期由于本人记忆不清填写错乱，造成家庭信息栏里父母的信息多份材料出现不一致。还有一些家庭成员信息变动不及时更改，比如子女的情况不断变动而未更改造成信息滞后，与实际情况不符合。2.档案材料普遍缺失。材料缺失可以分为缺乏重要材料、一般材料和认定材料三种。（1）重要材料缺失。比如学籍档案、参加工作佐证材料缺失，入党团、民主党派材料缺失等。在档案专项审核中发现学籍材料很多缺本科学士学位授予相关材料，主要原因是个别高校未规定将学籍材料装入档案。干部个人发展的重要阶段如《入团志愿书》《入党志愿书》，民主党派入党、入会材料，《下乡登记表》《招收工人录取通知书》《入伍登记表》等调动材料及毕业生报到证等材料缺失；调转材料缺失严重，个别档案材料留在原先学习和工作单位；干部介绍信、工资关系转移介绍信、档案转递通知单等，这些原始材料因为办理人事手续时没有及时存入个人档案而导致缺失。（2）一般材料缺失。主要为学历学位证书复印件和奖惩材料，另一原因是奖惩材料随工作年限增加累积变多,一般由本人主动提供，若个人没有归档意识，归档材料不及时，会造成材料的缺失。（3）缺少认定材料。个别年龄不一致的，需要调查原始户籍所在地的人口普查底册，取证户籍材料结合档案材料进行综合认定，户籍档案底册以及认定报告都需要及时归档。

（二）特有性问题。档案整本材料的缺失、档案归档渠道不畅是高校档案专项审核过程中出现的特有现象。1.档案整本缺失。干部在入职本单位之前档案材料全部缺失，即为教职工档案整本缺失，主要源于特定时期高校人才流动的特点。采取柔性政策引进人才的高校，教职工入校时与学校签订服务协议，若未满服务年限离开，学校就会扣下教职工的档案，出现“人走档留”的现象。需要引进人才的高校，也会出现人来档未来“重新建档”的情况，这种现象导致整本档案缺失，为学校后期干部考察和聘任带来不便。2.档案归属渠道不畅通。在审核干部信息时，发现大部分人在某个阶段所有入党材料缺失。一般情况是原基层单位未把党员材料及时送交人事档案室。各基层业务部门与人事档案部门之间沟通不畅，个别材料的补充是交给人事部门各职能科室特定时期办理某项业务，如入职报到、职称晋升等所需凭证作用，但最终未归档到人事档案里。另外，高校在干部人员轮岗流动过程中交接不畅，最终导致材料丢失，这些都影响到人事档案专项审核工作。

（三）干部人事档案归档材料不规范。主要包括如下几点：1.档案书写材料不规范。在档案专项审核过程中，出现用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等各种不规范的书写材料，字迹涂改严重看不清。人事档案时间跨度中学、大学、工作、直到退休，时间跨度大，档案纸张大小、厚薄、颜色不一，给档案整理工作带来一定的难度。2.档案材料缺少签字、审批程序不规范。早期各个部门对档案不重视、不规范，比如部门材料无公章，档案中需要本人签字的没有签字，这些缺少的签字、印章由于组织、人事变动的缘故，有的无法补齐原始印章和签名。3.档案分类不合理、零星材料张冠李戴或者材料内容出现错误、重新建档等现象，都可归纳为档案材料内容及整理不规范。

二、高校干部人事档案存在问题的原因剖析

（一）主观原因。早期多数教职工主观档案意识淡薄，个人在填写各种表格和归档材料时，普遍认为档案的价值不大，出现档案信息记载前后不一致，填写档案信息时任意涂改，书写不认真，字迹潦草难以辨认。

（二）组织因素。笔者在档案专项审核过程中发现，有些因素是整个部门组织因素造成的档案材料缺失。如个别高校学籍管理部门，未把学位授予材料作为学籍档案的必须归档材料，造成所有毕业生都缺少学位授予材料。这些结果为高校的人事档案管理工作后期补办材料带来麻烦，甚至有些永久缺失无法弥补。

（三）高校人事部门的原因。早期社会档案意识普遍淡薄，档案中主要缺失材料为参加工作的佐证材料，主要有下乡材料、招收固定工人通知书、入伍登记表、毕业生报到证等。早期干部调动材料如干部介绍信、工资关系介绍信、档案转递通知单、干部调动呈报表等，这些参加工作和调动材料的缺失，主要是人事部门在办理入职、医疗保险、公积金等需要时未及时将材料放入个人档案中，造成材料的永久性缺失。

三、高校干部人事档案管理的对策

在人事档案专项审核过程中，档案主管部门应该制订干部档案管理应对策略，构建一套完整的人事档案科学管理体系。

（一）加强对档案的宣传，提高师生的档案意识。人事档案部门参与人事档案收集、保管、利用的过程中，档案意识缺乏会造成档案缺失，影响巨大。应建立有效的管理制度，从源头上把控档案的收集。提高广大教职工的档案意识，从以下三个方面增强档案工作的宣传力度，采取措施推进人事档案制度建设。1.建立符合校情的档案管理制度。高校人事档案更多地服务学校的人才测评和人事任免，为各基层单位、党政机关服务，因此应从校情出发，制订规章制度，从档案的收集、整理、归档、保管、利用等多个环节做好建章立制，确保人事档案收集完整、整理科学规范、查阅利用方便快捷，确保我们的日常工作有章可循、有规可依。2.加大档案工作的宣传力度，增强全民档案意识。人事部门应加强人事档案宣传工作，印制《档案工作宣传手册》发给教职工，为教职工归档、利用提供指引；充分利用学校的官网、微博和微信公众平台等媒介开展档案宣传活动，采取传单、讲座等多种形式让广大教职工了解人事档案工作服务事项，提高全社会的档案意识；在各高校网站发布人事档案信息动态，各位教职员工可以登录人事系统，随时掌握个人学历、职称、奖励等人事档案信息状态，在人事信息系统中，教职工可以随时将个人最新取得成果和奖励资料补充到人事档案信息系统中。干部人事档案与每个人息息相关，教职工个人应重视各类干部档案材料的生成，在填写相关资料时能够秉持认真的态度，在取得相关学历学位材料后主动向相关部门归档。在教职工入职时开展培训，增加档案基本知识授课模块，提高个人后期职业生涯中人事档案的归档和利用意识。开展知识讲座，扩大宣传，强调个人和部门的档案意识，把档案工作真正融入部门的日常工作中，确保今后干部人事档案材料的规范性、真实性和完整性，并形成良性循环。3.加强档案管理者和形成者的管理和责任意识，加强各部门之间的联合推动，及时掌握收集各部门形成的人事档案材料，确保干部人事档案内容充实、准确可靠。人事处形成职工入职、职称评定、国内外访学进修材料、工资发放、合同聘用、办理退休等材料；组织部形成干部任免、提拔、考察材料、党校培训、入党材料等；表彰奖励材料、科研材料来自各个部门和个人；教务处以及研究生处形成学籍材料；统战部形成各民主党派入会材料；纪检监察部门形成违纪违法、处分材料；人事处应协同各部门，推动档案材料有序收集。首先，干部人事档案主管部门制订教职工干部人事档案的接收、审核、移交等相关要求和规章制度。其次，组织人事部门按照规章制度收到个人档案材料后第一时间进行审核，主动联系相关部门把好入口关，并定期移交，进行材料催缺。加强各部门之间的有效协作，干部档案材料的形成者和管理者要具有很强的档案管理意识和责任心，及时将各种材料跟踪收集起来，不断补充新的资料，及时维护、动态更新每个人的档案信息，提高干部人事档案的效用，实现“人档相统一”。

（二）推进人事档案工作制度化建设，做到依法治档、管档。在档案材料的收集、接收、审核、整理、传递、保管、查借阅等各个环节健全管理制度，严格按照规定程序办理，做到依法管档，加强档案工作的制度化建设，在查借阅档案时按规定程序审批和查阅；在档案传递方面，严把档案传递的入口关和出口关；把高校干部档案管理工作纳入科学化、制度化和规范化的轨道，以制度来加强管理。1.强化夯实档案的收集基础。人事档案管理部门应介入材料的形成源头单位，建立纵横交织、上下连贯的收集网络，设立兼职档案员，协助做好材料收集归档。以经常性收集、定期收集和集中收集等办法加强收集，档案材料是否收集齐全和完整，是干部档案管理实体建设的前提条件。2.认真鉴别材料，提高归档案卷质量。在档案收集齐全之后，加强对归档材料的审查和鉴别，严把档案材料的入口关。发现“三龄两历”信息前后不一致的、手续不完备的，要严格审查鉴别；新接收的干部档案要逐页审核，确保材料的真实和完整，及时退回未齐全的材料，等手续完整后再接收，随时动态收集资料，做好接收入口关、材料制作关、档案移交关和定期检查关四个关口的把控。3.稳定档案人员队伍，提高人员综合素质。人事档案管理人员必须要德才兼备，时刻关注人事工作和干部个人的发展情况，加强业务培训，更新知识，不断提高信息服务能力和综合素质。要确保管档干部队伍的连续性和稳定性，在档案的各项工作事务中做实、做细、做全、做准。

（三）提高高校人事档案信息化管理服务水平。目前，高校人事档案管理多数存在重立档、轻利用的现象，人事档案的利用主要停留在“被动利用”状态。高校应该加强人事档案数字化建设，将其融入校园数据库建设，不断加强干部档案的信息化、网络化管理，实现全国干部档案信息的资源共享。干部档案向数字化和网络化方向发展，管理流程向自动化、信息共享整体化方向发展，实现学校内部、学校之间和上级主管部门之间信息共享。通过全方位有序推进档案信息化工作，建立完善的人事档案信息数据库，提高干部人事档案的利用率，打造安全、高效的人事档案信息化管理服务平台。档案管理部门要更新观念，树立开拓性服务意识，在保密政策允许的前提下，个人和社会利用人事档案的地方日益增加，利用校园网络和信息技术整合全校信息数据，实现数据的共享和交换，让社会充分了解档案资源，满足广大人民群众日益扩大的档案利用需求。

四、结语

干部人事档案专项审核工作已告一段落，但干部人事档案管理和整改工作一直在进行。希望高校各部门重视该项工作，要以专项审核为契机，以审促改、以审促建、建改并重，通力合作，进一步推进该项工作规范化，对普遍存在的共性问题、反复出现的顽固性问题，从根源上加以规范，将专项审核工作有效举措总结固化，从严管档、用档。高校应全面推进人事档案制度化、科学化、规范化管理，明确目标、细化工作、查缺补漏、集中力量整理，确保档案材料更齐全、信息更准确、管理更规范、服务上水平。高校档案主管部门要全面提升干部人事档案的内在质量和利用价值，开展高层次档案信息服务和人才选拔工作，更好地为领导决策、组织人事工作等提供服务。