建筑企业人事档案管理优化研究

2023-09-01北京住总集团有限责任公司马昀禹

办公室业务 2023年10期

文/北京住总集团有限责任公司马昀禹

一、研究背景

我国汉代就有人事档案存在。中共中央组织部发布了新中国第一部与干部人事档案相关的《干部档案工作条例》，于1980年4月16日起施行，是确立人事档案制度的重要标志。20世纪80年代以来，越来越多的学者开始关注人事档案，并取得了丰硕的成果。王法雄是以人事档案管理为主的研究学者，其著作《人事档案管理概论》，不仅对人事档案的发展和有关概念进行了分析，而且对其内涵与功能进行了探讨；王英玮以现代人事档案管理为研究对象，进行了探讨。不仅介绍了有关理论和管理方法，还论述了如何保证电子文件的载体和信息的安全。王英玮认为，想使个人信息的安全达到一定的标准，必须采取各种措施，例如信息认证技术、加密技术等，这样才能保证信息的安全。王英玮还指出，随着电子文档的普及，档案管理员应全面了解档案资料的重要性与价值；只有不断提高自己的能力和素质，才能更好地适应新的时代；方德胜以公务员人事档案作为研究对象，进行了深入探讨。在方德胜的观点中，干部人事档案的信息化，是指利用现代信息技术、扫描仪等先进的信息技术（档案管理工作涉及诸多环节，包括接收与审核信息、转递档案等）。方德胜还认为，档案信息化的重要作用有很多，尤其是可以使档案管理方法革新与完善；利用现代信息技术对干部信息进行管理与规范，既可以有效控制管理费用，又可以防止档案造假现象发生；既有利于对实物档案的保护，还可以大幅度减少文件的损坏，使文件的管理质量有了很大的提高。同时，分析了目前干部人事档案信息化发展缓慢的原因，从而提高干部人事档案的管理效能，促进干部人事档案的进一步发展。从以上内容可以看出，目前我国高校人事档案管理方面的研究，无论从理论上还是从实践上来看，都取得了相当丰富的成果。但是，我们也应该看到，目前在研究人事档案管理的同时，仍有很多问题没有进一步研究，例如，人事档案改革方案研究，法制建设研究等等。尤其是在干部人事档案研究方面，没有形成太多的研究成果，因而有必要进行系统探讨。

二、X建筑企业人事档案管理存在的问题

（一）人事档案的内容缺失。目前，X建筑企业人事档案管理中大部分采用的是纸质化档案，早期的档案时间过于久远，由于自然受潮破损或保存不当等因素，大多已不具备完整性，并且难以追回，从而造成早期人事档案的永久性缺失。再加上大多数建筑企业的人事档案管理人员肩负着紧迫的工作，往往没有时间整理和归档手头的纸质档案，久而久之，积压的原始档案越来越多，整理归档的负担越来越大。相应地，管理人员整理的积极性也越来越低。再加上领导对档案管理的重视程度不够，短期甚至中期都不会对人事档案进行检查，进一步导致档案得不到及时和完整归档，加剧了人事档案内容的进一步缺失。

（二）人事档案管理缺乏专业人才。当前，X建筑企业人事档案管理专业人员较少，企业为了降低档案管理的人工成本，所聘用的大部分档案管理人员是受教育程度和自身能力素质较低的人。他们没有相应的档案管理工作经验，也没有接受过系统的档案管理工作培训，再加上自身有其他的工作任务，所以这些人普遍只能应付性地完成档案管理基础工作，无法进行人事档案的精细化管理。而在新政策不断落实和“互联网+”大背景下，X建筑企业人事档案管理工作对管理人员的素质要求大大提升，现代化的人事档案管理工作需要具有极强的专业素质，熟练掌握计算机技术，将传统的纸质化档案准确、系统地转化为电子档案，并进行人事档案的信息化管理推进与改革，从而提高人事档案管理的工作效率，推进企业管理工作的开展。但这些要求是没有接受过专业培训的兼职人员难以做到的。

（三）人事档案管理缺乏相关制度。X建筑企业几乎没有制订明确的与人事档案管理工作相关的制度，缺乏制度约束的档案管理活动暴露出许多弊端，以下两项制度缺乏的弊端尤为突出：首先，X建筑企业人事档案管理缺乏相应的保密制度。目前，X建筑企业人事档案管理的手段和方式相对落后，人事档案的信息化程度比较低，其较多依赖于管理人员进行人工管理，因此通过数据库被攻击从而泄密档案信息的可能性比较小。但目前正处于互联网技术蓬勃发展的时期，信息传播速度快到难以控制，在企业缺乏相应的保密制度的前提下，人事档案管理人员在特定的条件下，可能难以通过道德的制约做到对档案信息的高度保密，从而发生人为的信息泄露，进而对被泄露档案信息的院内员工的日常生活产生严重的不良影响。其次，X建筑企业人事档案管理缺乏责任落实制度。人事档案作为记录性的材料，面临检查的机会比较少，归档后几乎不会重新被找出来检查核对，这就造成人事档案管理人员具有侥幸心理，对待人事档案的收集、整理和归档工作不够认真严谨，甚至可能出现被存放了几年的档案还是初始档案，没有进行系统的整理和归档。一旦需要使用这些档案时，很容易碰到问题档案，从而由过去不负责任的管理活动影响到当前的管理活动，却又因为缺乏相应的责任落实制度而无法进行责任追究和弥补。

（四）人事档案管理的信息化程度低。X建筑企业人事档案管理仍处于信息化发展的早期阶段，档案管理工作的信息化基本表现为将可数据化的纸质档案录入Excel工作表或是将简单的文字档案录入Word文档进行保存，缺乏系统的归纳和整理，没有完善的档案管理信息系统，甚至没有统一的录入标准，导致转化为电子档案的信息内容凌乱，各个内容之间也是独立的个体，不能构成系统的、可共享的总体，不能实现档案管理信息的有效共享，无法达到信息化管理的目的。并且，由于X建筑企业的领导忽视了人事档案信息数据化改革的重要性，导致人事档案管理人员也受到影响，对人事档案信息化管理的重要性认识不足，没有采取相应的信息化改革措施，从人为层面阻碍了企业人事档案管理的信息化发展进程，并且始终处于发展的早期阶段，最终导致人事档案管理的信息化程度低。X建筑企业领导层和档案管理人员不重视人事档案管理的信息化发展，企业发展资金几乎全部投入生产当中，人事档案管理信息化发展所需的资金被占用，信息化发展所需要的计算机技术、电脑设备以及配套的软件系统的支持缺乏，从物质层面阻碍了人事档案管理的信息化发展进程，导致其信息化程度低。

三、X建筑企业人事档案管理的建议

（一）弥补已缺失档案，落实未整理档案。对于X建筑企业早期形成的人事档案中已经发现缺失的内容，要尽量弥补完善。对于自然受潮导致字迹模糊的部分，可以通过重新摘抄或者直接整理成电子档案进行保存的方式来完善；对于部分破损导致无法完全辨认原始档案的部分，可以尽量找到档案本人，通过回忆或其他方式补全破损内容，完善后再进行整理归档保存；对于保存不当导致丢失的部分，尽量保存好现有的剩余档案，保障其完整度不再受到破坏。对于X建筑企业近期正在形成的新档案，则要安排更多的管理人员来分担档案整理、归档的工作，可以减少甚至免除原有档案管理人员的其他工作，给予档案管理工作充足的人手或时间，使其专心完成档案管理工作，以保证新档案及时得到整理和归档，避免新档案像早期档案一样出现缺失。

（二）培训现有人员，招聘专业人才。档案管理人员的个人专业能力从根本上决定了企业人事档案管理工作的完成效率和完成水平，在日常人事档案管理工作中发挥着重要的作用。因此，必须加强档案管理人员的个人能力。对于现有岗位上的管理人员，由于大多是由能力较低或将退休的人员兼职的，缺乏相应的档案管理能力，企业必须通过开展培训、考核等措施来提高其工作能力。首先，要提高现有管理人员对自身工作的重视度和责任意识，通过对其开展讲座进行宣传，使之意识到自身工作在企业管理工作中发挥的重要作用，明确自身的不足，产生自觉提升自己专业能力的需求，为后续的培训工作达到更好的效果做铺垫。其次，邀请专业人员来院开展定期培训，并通过考核或工作绩效评价等方式检验培训成果，提高现有管理人员的业务工作能力。对于几次培训后没有达到考核标准的人员，考虑到企业大量的培训成本，可以采取一定的惩罚措施或者寻求胜任该工作的员工进行替代，及时淘汰不符合岗位要求的人员。招聘专业人才要符合以下几个要求：第一，是档案管理等相关专业毕业的人才，系统学习过档案管理相关的专业知识；第二，有档案管理相关的工作经验，并能够胜任工作；第三，能够熟练应用计算机软件，学习适应能力强，能够适应“互联网+”背景下数据化工作趋势和要求，能够推动企业人事档案管理工作的信息化发展进程；第四，具有正确的政治意识和良好的思想道德素质，能够对档案内容守口如瓶。

（三）建立健全保密制度和责任落实制度。企业人事档案是企业多项管理活动的基本依据，关系着企业能否健康长久发展。人事档案的保密性和完整性，是关系着人事档案质量好坏的重要内容。为了提高档案的质量，必须健全人事档案保密制度和责任落实制度。要想提高企业人事档案信息的保密性，除了对档案管理人员加强道德教育外，最重要的是加强对人事档案管理人员的管理，制订严格的档案信息保密制度，即档案信息泄露的惩罚与追究制度，加强对档案管理人员的制度束缚，从而防止其泄露企业内部人事信息，对企业和员工日常生活造成不良影响。对于严重泄露档案信息的，除了对其进行惩罚之外，还要追究其法律责任，并纳入相应的“泄密黑名单”，对其他用人单位和院内其他员工起到警示作用。建立相应的责任落实制度，将档案整理和归档的责任落实到个人，并且任职期间始终负责。档案一经形成，在该管理人员任职期间，在之后的企业管理活动中，若发现因档案整理归档过程中出现的错误或缺损，便由该管理人员负责，要求其对可弥补的内容进行相应的更正和完善，对于无法弥补或造成严重不良后果的内容进行责任追究。通过这样的责任落实制度，提高档案管理人员工作过程中的严谨性，减少工作失误的可能，无形中提高人事档案的质量，为企业后期的管理活动打下坚实的基础。

（四）推进企业人事档案管理的信息化革新。在互联网时代，无纸化办公已经逐渐成为办公室工作的必然趋势。为了顺应时代的发展，早日实现企业的现代化管理，推进企业人事档案管理的信息化革新成为必然之举。鉴于企业人事档案信息化管理发展的现状，可从以下两个方面开展信息化建设：首先，在企业信息部门的技术支持下，建立一个综合性的人事档案数据库管理系统，将纸质化的人事档案按统一标准、分类别、分步骤地录入其下设的分类数据库中，初步完成纸质档案向数据库档案的转变，为精细化的数据库管理奠定坚实的基础。同时，给予企业其他部门一定的查阅权限，使其可以在工作需要时自主查阅部分数据库的内容，实现部分数据资源的共享，提高企业管理活动的工作效率，减轻人事档案管理人员的工作压力。推进企业人事档案信息化革新的同时，必然要加强网络安全监测，防止企业的人事档案信息被别有用心之人盗取。随着信息技术的发展，黑客技术不断进步，在对应的网络接口安装监控，是保护企业人事档案信息的重要途径。唯有如此，才能在发生风险时，及时发现并进行阻止，才能及时防止企业人事档案信息的泄露，才能够避免因信息泄露对企业员工产生的危害。