基层水利档案工作信息化建设的思考

文/陕西省水利水电工程咨询中心 岳敏

对于基层水利档案工作来说，其主要内容是水利项目的实践环节，结合项目工作内容、工作流程、技术手段对其中的各项工作信息进行收集和整合。做好基层水利档案工作，能够为后续水利工程建设提供良好的资料支撑和数据基础。开展水利工程档案工作信息化建设，综合应用现代科技手段，能够进一步提升档案管理工作的质量和效率。

一、基层水利档案工作信息化建设的重要意义

（一）现实需要：水利档案数量急剧增多。从目前国家对水利工程的重视和投入情况来看，大量的水利工程相继竣工，现阶段水利档案数量大幅增加，对于档案部门来说，水利档案的收集整理以及管理的任务量持续加重。并且，在水利工程建设中，对于以往水利档案的需求不断增长，而开展基层水利档案工作信息化建设，能够更好地提升基层水利档案的利用效率，能够更好地服务于水利工程建设，服务于社会民生。

（二）原生动力：社会信息化潮流的加剧。从近年社会的整体发展趋势来看，信息化已成为不可逆转的时代潮流，尤其对于企事业单位来说，信息化建设工作持续推进。对于水利档案管理来说，工作任务逐渐加剧，伴随着人们信息处理方式的变化，水利档案信息化与其他社会部门、行业领域等方面的联系更加密切。开展基层水利档案工作信息化建设，能够更好地提升水利档案的使用效率，能够为人们提供低成本高效益的档案服务，也能顺应当前社会信息化管理的趋势。

（三）档案实务：有利于提升工作的效率。在基层水利信息量快速激增的大背景下，信息技术、网络平台、计算机系统等的应用，使水利档案工作向着数字化、信息化、准确化的方向发展，这能够为水利工程建设提供及时可靠全面准确的档案信息。这不仅能够优化我国水利档案工作质量，也能为水利工程建设提供支持与帮助，有利于提高我国水利事业发展的整体效益。

二、基层水利档案工作信息化建设的现实问题

（一）信息化设施建设问题。对于基层水利档案工作信息化建设来说，设施建设是基础，关系到水利档案信息化的建设质量和建设效果。在以往的水利档案管理中，大多缺乏专门的办公场地，在档案储存安置环节，往往也缺乏标准化的库房。加之大部分水利工程是在偏远地区开展的建设，在物资物料的采购方面也存在较大的不便，而存档装具的不合标准，也难以保证纸质档案资料的长时间存放。推进基层水利档案工作信息化建设，能够极大地克服以往纸质档案管理中存在的现实问题。但对于电子档案来说，同样对保存条件有要求，如果存放条件不充分，会影响电子硬盘的存储效果，会影响信息内容的读取，也会严重影响到基层水利档案管理工作的实效，难以保障基层水利档案资料的完整性。

（二）信息化应用理念问题。从我国基层水利档案管理工作现状来看，大部分工作人员对于信息化建设有充分的认识，但一些年龄较大的从业人员，往往对于信息化概念认识不清，对于信息化建设重视不足。加之各级水利部门在档案管理方面重视不够，这对于水利档案信息化建设工作来说，会造成较大的阻碍。

（三）档案管理的效率问题。在基层水利档案工作中，往往与水利工程项目实施情况密切相关，而水利工程建设环节又涉及多个参建单位。各个参建单位在实际的经营管理中，其信息化程度各不相同，这也容易导致基层水利档案工作信息化管理较为混乱。对于一些需要分段分期的工程来说，在施工环节周期长、内容多，进而加大了水利工程档案管理工作的落实难度。同时，在水利档案内容整理时，由于参建单位众多，相应的档案整理的规格也存在不一致的现象，这会进一步加剧水利档案资料的管理难度。

三、基层水利档案工作信息化建设的心得体会

（一）要建立长期有效的信息化建设保障机制。对于基层水利档案工作信息化建设来说，是提升水利档案管理层次，提高水利档案管理工作水平的重要途径。结合基层工作实际情况，长效保障机制是推进基层水利档案工作信息化建设的重要基础和发展支撑。长期有效的保障机制是促进这项工作健康有序运行的基础，对此，可以组建基层水利档案信息化建设工作小组，设立信息化建设的专门机构，并匹配专业的技术队伍，进一步保障水利工程工作的有序落实。要做好信息化的知识培训，尤其要结合水利档案工作特点，结合水利档案工作现状，培养懂信息化应用、懂水利档案管理的专业人员，使其更好地适应当前信息化的发展趋势，更充分地结合基层水利档案工作信息化建设的实际特点。并且，有针对性的对基层水利档案工作中不同应用层次的管理和技术人员开展培训，使其成为一支高素质的管理队伍和技术队伍，更好地服务于基层水利工程建设工作。要结合信息化建设要求，建立健全相关制度和配套机制，基层水利档案管理部门要与上级水利部门在档案管理的运行程序、信息化建设的制度设计方面做好统一。

（二）要想方设法争取地方财政的经费支持。基层水利档案工作信息化建设，需要大量的资金支持和资源投入。同时，信息化建设也是水利工程物质装备建设的重要组成部分。在局域网络建设完成后，后续的网络维护耗材的使用开支，都需要强大的资金支持，而基层水利部门经费方面比较紧张，对于档案管理工作重视不足。有限的经费，用来支持网络建设、支持基层档案信息化建设，存在较大困难。这也使得一些基层水利部门对于水利档案工作信息化建设的意义和作用信心不足，支持不够。基于此，建议向上级部门、向地方财政尽量争取水利档案工作信息化建设的专项资金，加大对信息化建设的投入和改造力度，为水利档案信息化建设提供更大的支持与帮助。

（三）要提升档案管理信息化建设的安全意识。强化工作人员的安全意识，保障信息化系统的安全性，预防信息泄露等问题的出现，是水利档案管理信息化建设中至关重要的内容。目前，我国在水利工程信息化建设方面，本身起步较晚，加之对基层水利档案工作信息化重视不够，技术人员的专业技术和管理水平有限，导致在后续的管理中容易出现安全漏洞。在信息化建设过程中，可以考虑将内网与外网以物理的方式进行隔离，将信息化建设中的安全隐患降到最低。同时，在档案管理信息化建设过程中，内部人员在使用时要有高度的网络安全意识。要将安全放在信息化建设的重要位置，保证基层水利档案工作信息化建设安全开展、高效落实。

四、基层水利档案工作信息化建设的建议

（一）制订档案管理信息化规划。从当前水利档案工作建设情况来看，正处于从人工管理阶段迈向信息化管理的转型阶段，这一时期必然会遇到一些问题与挑战。例如，管理人员和业务人员在理念认识上不到位，在工作方法上有待转型，在应用环节效率不高等问题。在转型期间，水利档案管理较为明显的特点是纸质档案与电子档案共存。例如，宝鸡峡引渭灌溉中心，在水利档案管理中，早在2018年就建设了自己的办公自动化系统，开始了基层水利档案工作的转型发展，但在实际的应用环节，往往存在着同一份档案、同一个工程项目下重复建设的问题，不同类型的档案彼此重复。这在一定程度上加大了档案管理信息化的难度，也使得档案信息过于冗杂。据此，推进水利工程档案管理信息化，需要从管理机制的角度出发，健全规划，完善管理方案，契合当前档案管理信息化的发展需要，适应现代化的发展趋势，灵活调整结合单位实际情况，制订与其相匹配的档案管理信息化规划。要明确信息化建设的时间节点，稳步推进信息化建设的有序落实，逐步补齐基层水利档案工作中信息化建设的短板与不足。

（二）做好复合型人才培养和队伍建设工作。在水利档案管理信息化建设过程中，人才问题、队伍问题是影响其信息化建设的重要因素。对于基层水利单位来说，在工作中对档案管理重视不足，从事档案管理的人员往往缺乏专业性。且从事档案管理的人员队伍，在年龄结构、知识结构方面参差不齐。据此，要吸收“新鲜血液”，引入具有专业知识同时兼具计算机应用能力的复合型人才。要逐步推动档案管理工作的新老交替，实现人员结构的优化调整，也要加强基层水利档案管理人员的业务培训。伴随着近年来国家对于档案管理工作重视的加强，相关的档案管理规范管理标准不断更新完善。国家档案局发布了相关电子文件归档和管理标准，但在实际的应用环节，档案的业务培训却一直被弱化，这极大影响了档案管理信息化的成效。对于基层水利档案部门和单位来说，要定期选派单位内部有一定经验的档案管理人员，前往专业的档案管理培训机构进行培训学习；或者与档案管理信息化开展较好的单位与行业进行交流，通过进修培训的方式，提升基层档案管理人员的工作素质，使其能够在后续档案管理信息化建设方面发挥应有价值，推动基层水利档案工作信息化建设高效落实。

（三）统一档案管理系统的内容架构。结合目前档案管理系统的应用现状，在档案管理系统方面，其来源主要包括三大类型：第一种是由单位自行研发、自主设计的信息化系统。第二种是由专业公司研发由单位委托这些专门研发管理系统的企业公司进行生产。第三种是直接购买的商品类型的系统软件，是由国家档案局认定的，这种商品管理软件往往流程较为标准、内容架构较为统一。前两种的系统虽然与本单位的实际情况相吻合，与本单位的适配性更高，但是受相关人员的档案专业知识以及单位性质和软件公司的对接影响，会在不同程度上存在一定的问题。例如，其电子文件档案与国家标准不相吻合，在功能模块上不完善，在实际应用环节安全性差等问题，加之在后续维修使用方面也存在较高的维护成本。基于此，在基层水利档案工作信息化建设中，要尽量引进符合国家标准的档案管理系统。对于委托专业公司研发的，要首先审查这些专业公司的研发资历，要结合档案管理中的采集系统、移交系统、收档存档系统、储存管理系统、借阅利用系统以及后台管理系统等进行逐一验证，做好档案管理系统与其他系统的对接，提升系统的使用效率。同时，在系统设计方面要严格。遵循信息化建设原则，做好安全防护。落实网络安全的相关规定，切实保障档案信息资源的安全建设。

（四）走水利档案资源共建共享的发展之路。结合信息化时代共建共享的要求，对于基层水利档案工作来说，对于一些非机密性档案，可以提升其资源利用率，要发挥档案资源管理的社会效益。借助信息技术手段实现跨行业、跨单位的信息查阅，可以探索建设跨单位、跨行业的资源共享平台，对于一些非涉密类的水利资源档案，要共建共享，将资产转化为公共资源，进一步发挥基层水利档案的资源优势，为生产建设和经济社会发展提供更加安全高效的档案信息服务。

五、结语

对于基层水利档案工作来说，推进信息化建设，本身是一项系统庞杂的工程。对于基层水利单位来说，要首先认识到推进水利档案信息化建设的重要性和紧迫性，要认识到信息化建设的重要意义，并结合当前信息化建设中存在的现实问题，针对性克服。要不断提升基层水利档案工作的服务水平和服务质量，通过建立健全档案管理信息化规划，做好人才培养，统一档案管理系统的内容架构，推动基层水利档案资源中非涉密部分共建共享，进一步提高基层水利档案资源的使用效益，助推水利事业和经济社会深入发展。