新形势下如何做好地勘单位会计档案信息化

文/湖南省遥感地质调查监测所 段颖群

我国的地勘体制在相当长的一段时间内基本上沿用了苏联的计划经济模式。自20世纪90年代，地勘单位开始正式改革，经过近30年的推进，国家层面的地勘行业实施属地化管理，事企分离，加快产业转型。而地质会计档案作为地质产业发展的成果结晶，反映了单位在社会变革、经济发展水平等方面的真实情况，是服务社会大众的关键凭据。地勘单位会计档案的信息化建设是一项相当重要的工作，利用信息化管理档案，将有效提升档案的使用率。

一、地勘单位会计档案信息化建设的重要性

会计档案信息化建设，就是指运用科学的管理体制和方法，通过计算机、扫描仪、光盘、刻录机、互联网和数据库等软硬件设备，建立便捷、高效的档案管理信息化系统，接收、统计、归档、检索和借阅会计档案资料。自2019年1月1日起，《政府会计准则制度》在行政事业单位实行，新的《政府会计准则制度》要求采用“双分录”“双报表”形式，在对会计核算提出更高要求的同时，还可以全面反映出一个单位的财务状况和预算执行情况。财政部、国家档案局于2020年3月联合发布了《关于规范电子会计凭证入账归档的通知》，明确规定电子会计档案可以不再用纸质形式保管，电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等的法律效力。

目前，湖南省各地勘单位都根据本单位的实际情况，统筹安排财务信息化建设，在这一趋势下，传统的会计档案管理模式显然已无法满足现阶段地勘单位的业务需求。地勘单位的财务信息化建设需要在两个方面加大完善力度：一是在制度建设方面，建立健全财务管理办法，完善会计信息化管理制度；二是在技术手段方面，与供应商合作，逐步加强单位的软硬件设备，设置全面科学的核算系统，完善会计应用系统中的总账、报表、收付款合同、资产等模块，构建可供单位内各部门资源共享的信息化平台。通过统一的会计档案信息化平台，各职能部门可以查询共享不涉密的财务数据，进一步提高会计档案管理资源的利用效率，推动地勘单位高质量、可持续发展。因此，新形势下提高地勘单位会计档案管理水平的主要手段就是要加快会计档案的信息化建设。

二、地勘单位会计档案信息化建设的优势及挑战

（一）地勘单位会计档案信息化的优势。一是会计档案的形成直接通过计算机的办公软件来完成。会计凭证、会计报表、账簿的录入和修改都需要利用计算机的财务软件，在会计档案资料形成及利用过程中，信息技术已彰显出其特有的优势。电子化、信息化的应用进一步简化会计制单的流程，提高财务工作的精度、速度。二是会计档案的保管和利用一定程度上依赖信息化。会计档案资料除了纸质档案外，还需要将当年所形成的财务报告、报表等，经计算机技术存储至移动硬盘、光盘、U盘等介质，不仅占用的空间缩小，而且可通过计算机实现无限次读取应用。三是自2020年起，财政部发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确真实的电子会计凭证和纸质会计凭证具有同等的法律效力，从法律层面保障了会计电子档案和纸质档案的统一性。

（二）地勘单位会计档案信息化的挑战。1.会计档案保管不够规范。大多数地勘单位的财务部门没有设置专职的会计档案管理人员，多数由会计甚至出纳兼任。同时，由于会计档案的特殊性，部分地勘单位存放财务部门管理的会计档案，没有按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令〔2015〕第79号）规定及时移交给单位档案室保管，而是放在财务部门由财务人员自己保存管理；还有部分单位可能并没有专业的档案管理人员，文书档案、科技档案和会计档案一并存放，没有根据档案类型加以区分保管。除此之外，移动硬盘、U盘、光盘等电子存储介质在保管中也极容易因为划痕、损坏、潮湿等因素，而导致电子档案无法正常使用。2.缺少先进的设备和技术支撑。由于历史原因，地勘单位传统的档案管理方法和技术都比较落后，信息数据库的内容比较简单，而地勘单位会计信息化建设又需要现代新兴技术作为支撑，因此缺少必要的技术设备和网络技术支持，导致地勘单位会计档案信息化建设进程缓慢，影响档案信息的管理和运转。3.档案管理人员素质有待提高。随着地勘单位的转型升级，对会计档案的管理提出了全新的技术要求，不仅需要专门从事会计档案管理和保管相关工作，还需要负责管理信息系统的日常维护和信息咨询工作。因此，地勘单位的会计档案保管人员要进一步优化和完善自身的业务素质，除了需要积极满足财会方面的基础需求外，还需要拥有一定的互联网技术和信息技术。现阶段而言，大多数地勘单位的会计档案管理人员综合素质相对较低，主要体现在低学历人员、非档案管理专业人员较多，专业档案管理人员较少，同时具备档案管理水平和计算机操作能力的人员更少，这一现实矛盾导致无法满足会计档案信息化管理的需求。

三、建设地勘单位会计档案信息化的需求分析

（一）会计档案信息化建设的特点分析。会计档案信息化管理的特点不同于传统纸质会计档案管理模式，主要包括以下几个方面：第一，存储介质的多样性。除了将传统意义的会计档案进行存档外，还可以把会计数据储存在移动硬盘、光盘和U盘等介质内，存储介质的范围进一步扩大。第二，系统配置的科学性。电子会计文档有别于纸质档案，需要通过计算机的硬件和软件才能进行查阅和利用，因此需要完善相匹配的软硬件环境。第三，档案利用的效率性。对会计档案采取信息化管理模式，有利于便捷、快速地对会计信息调用借阅，缩短查阅时间，档案利用率大大提升。第四，档案信息化的复杂性。会计档案信息化管理系统不同于其他档案信息化系统，将财务核算系统、报销系统、票据管理系统等囊括其中，让报销环节、入账环节以及查询环节等涉及的各类档案信息全部电子化、透明化，这也使得会计档案信息化建设更复杂。

（二）会计档案信息化建设的可行性分析。当前，随着地勘单位的合并转型，业务类型的增多，导致需要归档和保存的会计资料大量增加，会计档案管理工作的难度增大。应建立专门的会计档案信息化系统，保证档案读取和匹配检索的高效性；运用有效的加密技术，加强档案用户的权限管理，提高会计档案数据的安全性和可靠性。这些信息技术方面的保障，对于会计档案信息化建设的顺利实施起到良好的推动作用。

四、地勘单位会计档案管理信息化的措施

随着大数据时代的来临，档案管理向信息化、数字化、规范化的建设方向发展，会计档案的收集、存储、整理、归档、传送、检索、查阅等多个环节的工作效率大幅提高，如何采用专业有效的措施显得尤为必要。

（一）转变地勘单位会计档案管理思维。长期以来，个别地勘单位的领导者和管理者均不重视会计档案管理工作，认为会计档案管理就是做好纸质文件的保存和归档，技术含量不高，缺乏对档案工作重要性的正确认识。因此，会计档案的信息化建设首先要得到管理者的重视，单位的领导层和管理层应转变旧思想、旧观念。信息技术的应用与现代化的档案管理方式是时代发展的必然趋势，不仅要在思想上与时代接轨，还要加大对会计档案管理设备设施的投入力度，将会计档案信息化建设纳入内控体系信息化建设中，确保有效落实，这样才能为地勘单位会计档案的信息化建设奠定基础，提高地勘单位财务管理水平，推动财务管理健康有序地发展。

（二）构建会计档案信息化标准体系。建设会计档案信息化处理平台，实现业务系统与财务管理数字化处理平台深度联系，对会计档案进行全生命周期的管理，更好地满足会计档案从生成、采集、分类、整理、归档到移交、管理、鉴定、处置、保存、利用、开发、信息共享等多元化诉求，在保证会计档案信息完整性、真实性的基础之上，进一步提升会计档案信息管理质量。以某地勘单位的实践为例，构建会计档案信息化标准体系可以从会计档案的特点出发，按功能、文件格式、归档范围进行分类，比如分为凭证区、账簿区、报表区、报告资料区等，根据年份和案卷号编码，依次录入数据库。在一体化平台上，设置档案收集归档、借阅、查询利用等模块，从电子凭证录入、纸质档案扫描、会计报表编制等环节开始，对接用友软件，实现兼容管理，进行数据加工整理、收集存储，再将业务形成的信息分类转化为电子档案。采用人工或者自动形式，发送归档指令，对于未处理完成的档案反馈结果，归集到未完成任务类。根据用户对档案的需求，在借阅模块中设置借阅条件、查询和归还时间、档案复印和下载所需管理员和各级负责人的审批流程。通过在单位官网开设会计档案子网或者子栏目、完善档案卷宗和目录索引数据库等形式，在局域网的范围内建立会计档案信息共享平台，对用户按级别设置不同的查阅权限，使拥有权限的用户能快速检索到档案，实现相关职能部门和业务部门的信息共享和反馈交流，这不仅能减轻档案管理人员的工作负担和任务量，还能提高部门人员之间的沟通效率。

由于会计档案的特殊性，在办理交接、传递、查询利用时，可在信息化平台系统中加装数据加密、数字印章、数字签名、数字水印等技术，确保会计档案信息的真实性、完整性和保密性。

（三）加强会计档案信息化的安全保障。首先，要有效协调会计人员、档案人员、相关业务人员等在会计档案管理中的角色、职责、权限。在信息化环境中，会计档案客体呈现出复杂化趋势，要针对不同种类的会计档案数据资源及其载体采取有效的安全管控措施，在业务系统、会计核算系统、会计档案系统之间的数据管理与控制环节中，协调好相关人员的权利和职责，便于会计档案管理工作依规展开、按章操作，提升会计档案管理的科学性、有效性和安全性。其次，安全性是会计档案信息化建设的重中之重。会计档案的安全管理是保障档案信息化建设得以顺利实施的前提基础，包括信息安全、数据安全、管理安全等多个方面。信息安全要求利用现代信息技术做好对档案内容的保密，防止丢失、泄密现象发生；数据安全需要防止会计档案数据被破坏、篡改、非法复制下载、病毒攻击、硬件毁损等；管理安全则要做好交接全过程监控、出入库登记、定期查验等。为此，应对档案信息化安全管理，可采取设置局域网限制访问权限，定期病毒查杀防止被黑客攻击，异地异质数据交叉备份、防磁等措施来保证档案的安全；与专业技术单位、企业合作，由专业机构对涉密会计资料加强安全保密管理，根据保密程度设置密级，并根据密级进行分层次管理，设置访问调阅权限。

（四）建设高素质的复合型人才队伍。由于地勘单位的会计信息处理软件、档案存储介质、数据库保密系统等愈加先进，对高素质“复合型”人才的需求增大，因此，地勘单位应加强对档案管理人员的教育培训，重视对档案管理人员的培育工作，重点加强数字化、信息化技术的专业教育，采取岗前培训、外送培训、进修学习、网络学习等多种方式，帮助档案管理人员不断提高专业知识水平，熟练掌握相关技能技术，不仅具备丰富的现代档案管理知识，还能透彻了解相关的计算机技术、信息技术以及通信技术。只有这样，才能真正实现档案管理人员从传统保管员到信息综合员的转变，建设一支高素质、业务精的“复合型”人才队伍，从而胜任新时期地勘单位的档案管理工作。

五、结语

在信息技术高速发展的背景下，地勘单位加快会计档案信息化建设已刻不容缓。但这是一项长期的工程，需要得到人力、财力、物力、技术等多方面的支持。结合地勘单位会计档案管理工作，依据信息时代的实际需求，基于会计档案信息化的发展趋势和特点，以信息技术为支撑，以人才培育为根基，以风险防控为保障，建立符合地勘单位实际情况的会计档案信息化管理模式，为推进地勘单位会计档案管理工作有序、高效地发展起到积极作用。