高校办公室业务管理优化的有效路径

2023-09-01无锡城市职业技术学院刘海云

办公室业务 2023年10期

文/无锡城市职业技术学院刘海云

在现阶段高校办公室业务管理工作开展过程中，因为面临着较高的要求以及繁杂的工作任务，极容易在工作开展过程中出现偏差问题，最终影响到高校有序运行。为了切实优化高校办公室业务管理效果，相关工作人员应该首先明确高校办公室业务管理工作的基本特点，进而明晰当前高校办公室业务管理工作开展过程中存在的问题以及面临的影响因素，最终采取相匹配的优化路径，实现高校办公室业务管理应有价值的提升。

一、高校办公室业务管理特点

高校办公室业务管理工作是维系高校正常运行的关键所在，作为高校整体管理系统中的关键构成部分，和高校各项活动以及各个部门之间存在密切关联，应该引起高度关注。基于当前高校办公室业务管理工作的开展而言，主要特点如下：

（一）高校办公室业务管理具备综合性特点。该项工作需要兼顾高校发展的方方面面，全校师生以及各项活动往往需要办公室业务管理工作的配合。高校办公室业务管理复杂多样，工作难度相对较高。比如针对高校活动的开展、文化建设以及教学管理工作的落实，都需要办公室人员积极参与其中，以便形成理想的支持作用，对于各方面存在的需求予以及时满足，解除高校发展中存在的限制因素。

（二）高校办公室业务管理具备辅助性特点。为方便给高校管理人员的决策提供必要参考意见，确保决策的准确度。在高校发展决策过程中，管理人员获取参考信息资料的一个重要路径就是办公室，这就需要办公室根据相关决策目标以及管理人员的需求，立足于高校全局以及外部环境，为相应决策人员提供较为充分详尽的参考资料，由此更好地发挥自身应有的辅助功能。基于此，高校办公室业务管理工作往往面临着较高的要求，直接关系到高校决策的成败。所以，应该确保自身工作开展及时可靠，避免因为辅助性功能发挥不当，制约高校运行发展效果。

（三）高校办公室业务管理具备服务性特点。这是确保高校办公室业务管理工作得以发挥应有功能的前提，对于相应工作人员提出了较高要求。高校办公室工作人员应该树立较高的服务意识，明确自身工作岗位的服务职责，进而有针对性地为各个对象提供相应服务。比如针对高校各个院系以及教研室，在完成教育教学任务时，需要得到高校办公室提供的服务，无论是对于相关网上系统的构建，还是对于教学基础条件的提供，一旦高校办公室服务不到位，就会严重影响教学效果。由此可见，高校办公室业务管理工作的开展，不仅要在辅助领导决策方面发挥服务作用，还应该树立全面服务理念，力求更好地实现高校各项业务的推进。

（四）高校办公室业务管理还应该具备先进性特点。高校办公室应该保持与时俱进，避免因为自身过于滞后的管理模式和工作手段，给高校发展带来不利影响。伴随着当前网络时代以及信息化时代的发展，高校办公室业务管理工作必然需要紧跟时代发展脉搏，尤其是高校其他部门工作过程中，呈现出先进性特点后，办公室要及时予以匹配，由此更好体现自身协同工作效果，避免因为自身工作滞后于其他部门，使高校办公室业务管理成效受到影响。

二、高校办公室业务管理常见问题分析

（一）规章制度不完善。高校办公室业务管理中面临的问题：首先，表现在规章制度方面。这是造成高校办公室业务管理工作混乱无序的重要原因。因为高校办公室业务管理工作的复杂性，工作开展过程中面临着较为繁杂的管理任务目标，一旦难以借助合理完善的规章制度予以约束和指导，则必然会导致工作难以有序落实，容易出现各类偏差问题。本文基于当前高校办公室业务管理中存在的规章制度不完善问题进行分析，最明显的表现就是岗位责任制难以完善，对于各个办公室工作人员的职责无法明确，导致高校办公室业务管理工作执行混乱，出现问题后容易出现互相推诿现象，责任难以明确到人。当然，因为高校办公室业务管理工作表现出了明显的被动性，加大了相关岗位责任制构建难度，如果照搬常规岗位责任制度，则难以形成理想的指导作用，甚至造成一些随机性任务无人负责，给高校办公室业务管理工作的开展带来较大影响和阻碍。

（二）工作目标不清晰。高校办公室业务管理工作开展过程中，存在的问题多为工作目标不够清晰明确，进而造成办公室业务管理工作无序、混乱，甚至出现较为严重的无用功，业务管理实效性同样较差。基于高校办公室业务管理工作目标的不清晰问题进行分析，首先表现为相应工作人员对于自身岗位缺乏深入解析，不能准确掌握自身工作特点，进而对于工作任务难以全面认知，影响到后续工作的执行效果。此外，高校办公室业务管理工作目标不清晰问题还表现为自身工作被动性特点突出，虽然该项工作在服务高校领导时，确实表现出了被动性特点，但是如果业务管理工作人员自身比较被动，则必然导致很多工作滞后，难以立足于全局发挥办公室业务管理工作的应有作用。

（三）管理技术不先进。高校办公室业务管理工作问题还表现为相关管理技术不够先进，因为技术层面的滞后性问题，高校办公室业务管理效果必然会受到影响，甚至会出现明显的杂乱现象，导致管理的准确度受损。基于高校办公室业务管理技术方面的问题进行分析，虽然当前很多高校已经逐步运用信息化管理手段，但是信息化水平并不是特别高，也没有密切结合高校办公室业务管理实际状况，难以充分发挥出信息化管理模式的应有价值。比如很多高校办公室业务管理过程中仅仅是应用了简单的计算机设备以及传真机、打印机等硬件设施，忽视了结合高校办公室业务管理构建的一些管理软件和系统，进而会严重影响到后续管理成效，有待于未来不断改进和完善。

（四）工作人员不胜任。高校办公室业务管理工作的开展往往受到工作人员的影响，因为工作人员不胜任，进而必然会影响到各项业务管理工作的实施效果，出现偏差问题的概率相对较高。具体到高校办公室工作人员方面的不胜任问题进行分析，往往表现在多个层面，除了基本技能方面的缺陷和不足外，职业道德修养以及心理素质方面存在的问题同样不容忽视，这些问题的存在也会影响到办公室工作人员的工作状态，随之导致最终工作效果不佳，应该在针对工作人员培养方面予以积极关注。

三、高校办公室业务管理优化路径

（一）完善规章制度。高校办公室业务管理的优化应该首先从规章制度的完善入手，以便依托较为可行的规章制度，促使各项工作得以优化落实。具体到规章制度完善中，最为核心的就是岗位责任制，结合高校办公室业务管理工作面临的各项工作任务，在匹配相应工作人员的基础上，应该构建工作人员和相关责任的匹配机制，由此更好指导工作人员高效有序落实相关工作任务。比如针对高校办公室业务管理中面临的不同任务，可以通过合理划分不同组织结构进行人员配置，构建相应责任机制以及绩效考核机制，充分调动工作人员的积极性。一旦在高校办公室业务管理中出现问题，可以依托相应制度予以追责处理。

（二）明确工作目标。在高校办公室业务管理工作过程中，工作人员应该注重明确工作目标，以便更好指导后续工作的优化开展。基于高校办公室业务管理的基本特点以及职能要求，工作人员应该在全面深入认识自身岗位的基础上，尽量体现主动性特点，积极明确自身工作目标和核心任务，解决原有的工作问题和缺陷。现阶段高校办公室业务管理工作目标要明确，切实把握好以下几点：

首先，高校办公室业务管理应该注重发挥参谋助手作用，在高校领导决策以及管理工作开展中，能够提供详尽的参考资料，发挥智囊团的作用。在高校办公室业务管理工作过程中，工作人员应该立足于整个高校及相关因素，切实做好所有信息资料的搜集和整理工作，以便在高校领导决策时及时提供，尽可能提升领导决策的准确度。基于该项工作目标的达成，办公室业务管理工作人员需要表现出主动性，以便积极全面调查了解高校信息状况，对于所有工作任务、活动开展状况以及各组织机构状况进行综合掌握，以便在高校领导需要时可以及时提供，避免出现严重滞后性问题。

其次，高校办公室业务管理的工作目标还应该放在督促检查上，结合高校发展要求以及领导布置的相关任务，办公室工作人员应该予以实时动态督促检查，以便及时了解相关工作执行状况，对于存在的工作执行不彻底，或者是任务落实偏差问题，应该予以及时指正，由此优化高校运行机制。比如针对高校关键决策的执行、重要工作部署的落实以及专项查办任务，均需要引起高校办公室工作人员的高度重视，以便更好地优化相关工作实施效果，确保督促检查工作发挥理想效果。

另外，高校办公室业务管理工作还应该兼顾综合协调任务，针对高校发展中存在的各类矛盾问题以及纠纷予以解决，确保高校得以顺畅运行。基于高校办公室业务管理工作在综合协调方面的任务目标要求来看，工作人员除了要切实做好高校内部所有人员之间的积极协调、有效化解相互之间的矛盾外，还需要关注各项事务以及各种活动的协调，确保高校所有工作的有序开展。尤其需要从时间、地点以及资源等多个方面进行综合协调，解决相关活动以及事务执行过程中出现的混乱无序问题。

（三）更新管理技术。高校办公室业务管理工作的优化路径还应该落脚到技术层面，要求结合新形势下各项工作面临的更高要求，逐步健全信息化管理系统，依托先进的信息化管理技术，提升业务管理效率以及准确度。未来高校办公室应该注重积极构建信息系统，加大对于信息化设备以及相关软件的引入力度，由此应对自身工作开展过程中较为繁杂的信息资料，降低工作人员负担。具体到信息化管理系统的构建，多层次管理模式的应用不容忽视，尤其是面临大数据发展背景时，更应该注重实现分层次管理，以便更好发挥出所有数据信息资料的应用价值。比如针对高校办公室业务中教学辅助管理、会议管理以及师资力量管理等，均可以构建相匹配的子系统，以此实现多层次优化管理，避免出现相互混乱无序的问题。

（四）培养工作人员。高校办公室业务管理工作的优化开展，应该注重从工作人员入手，切实解决来自工作人员方面的不良影响和制约问题。结合当前高校办公室业务管理工作的要求来看，除了定期招聘所需要的新型人才外，针对现有工作人员的培养，应该着眼于以下几个方面：

首先，高校办公室工作人员的政治素质以及道德修养应该予以重视。因为高校办公室业务管理工作的综合性较强，很多工作任务的开展具有浓厚的政治性色彩。如此，相关工作人员需要具备较高的政治素养；办公室业务管理的很多工作涉及公平性要求，与高校师生相关利益存在直接关联，如此需要工作人员具备较高的道德修养，避免在工作开展过程中出现徇私舞弊以及暗箱操作等问题。基于此，对于高校办公室工作人员应该进行相应的培训，确保其坚定政治信仰，切实规范自身行为。

其次，高校办公室工作人员的专业技能培养同样不容忽视，应由此体现出更强的岗位胜任力。高校办公室业务管理工作涉及的任务量较大，相关工作的复杂性同样较为突出，因此对于相关人员提出了较高要求，需要具备多方面技能。比如文字表达能力、综合协调能力、时间管理能力、信息处理能力以及创新能力等，均需要高校办公室工作人员准确掌握和应用，以上方面应该作为主要培养内容。

最后，高校办公室工作人员的培养需要从心理素质入手，以便促使相关工作人员具备强大的心理素质，在较为繁重的办公室业务管理工作中具备理想的承压效果。基于此，在培训过程中，应及时分析常见的各类心理问题，对于烦躁不安、焦虑以及抑郁等不良心理倾向予以明确，邀请专业心理咨询专家对其进行辅导和干预，由此确保办公室工作人员具备稳定的心理状态。