新医改下档案管理工作中的问题及解决对策

李太平

一、前言

新医改以来，各医院均将提升服务水平作为重要工作目标，医院档案管理的工作创新也越来越被重视。医院档案管理是医院文职工作的重要组成，档案管理有助于理顺医院各类关系，如医患关系、人与医疗资产关系、职工间关系等。档案将医院内的重要事宜尤其是医疗过程以文件形式长久保存，让事实发生后便有信息可查询、可追溯，从而为医院长期发展奠定基础。

二、新医改以来有关档案工作相关政策

深化医疗改革是政府长期以来一直强力推动的事宜之一。2015年，政府推行分级诊疗试点改革，在100个地级以上城市开展了医疗体系改革试点，主要重心在加强县级公立医院的建设。其中，医疗档案管理也是改革的内容之一。鉴于此前医院管理者对档案管理工作的轻视，新医改政策明确要求推进建立现代化的医院管理制度。新医改在档案管理现代化上的切入口是公立医院运行信息的公开化，其中以经济运行信息公开化为重点改革方向。旨在通过信息公开，推动医院档案管理的规范化、科学化、人性化。2020年以来，医院管理现代化改革继续深化，工作重心根据每年医院管理中的多发问题而偏重方向不同，如近年来加强档案管理人才培养是医院改革方向之一。包括档案学科建设，档案后备人才培养等。新政策要求医改试点省份加强相关人员的考核评价、激励机制等制度的探索。新医改各项宏观政策中，虽鲜有提及医院档案管理工作，但医院管理的现代化离不开档案管理的现代化，医院信息的公开化也与档案管理密切相关。其他的人员管理，人员激励自然也包括档案管理人员在内。因此，新医改的宏观政策对医院具体的档案管理工作有重要指导作用。

新医改档案类政策目的是通过文件制度建设，推动医院管理现代化。医院档案管理同一般单位的档案管理相比，重要特点是涵盖病历档案管理，这就表明其具备专业性。另外，医院档案也是重要财富，在加速信息公开化的政策指引下，医院也应致力于挖掘历史档案的价值。此外，广大医院“重临床、轻档案”的工作理念也常导致医院档案管理滞后于医院现代化建设水平。因此，现阶段及一定时期内，医院档案管理的指导政策仍将以加强档案管理软硬件建设，探究医院档案管理标准化规范以及加强档案信息利用等为主要内容。

三、医院档案管理工作中普遍问题

（一）档案管理专业人员不足

新医改以来，各类医院加强对医院档案管理上的投入。在档案管理硬件投入上，专业的综合档案管理中心、病历室等是很多三甲医院标配。一些医院档案管理及储存工具也日益高科技化，如标准的档案馆、高端的局域网服务器、华为OceanStor存储、蓝光介质存储等。在管理理念上，很多医院引入档案全生命周期管理、档案信息化管理等概念。硬件投入的增加，使得各医院建档档案的信息总量提升，档案存储安全性以及提取的便捷性都大大提升。但是硬件投入达到一定程度后，医院的档案管理往往会进入一个瓶颈期，即硬件投入回报比降低，新增档案管理硬件投入不能带动档案管理效率或工作成效的提升。造成这种现象的原因主要是档案管理专业人员投入不足。很多医院在硬件升级后，人才升级没有跟上。不少档案管理人员多由医院职工家属担任，缺乏现代档案管理科学知识储备，专业性不够。同时，档案管理是交叉学科，能熟练运用各类档案管理软硬件工具以及优化档案信息结构，提高档案利用率的人才也比较稀缺。非专业的档案管理人员首先是对档杆管理的本职工作理解不深，工作积极性不高。其次是不能扎根在档案工作岗位上，常常会因为各种原因调岗，导致在工作交接中发生差错。专业的档案人员对各类档案管理软件使用更熟练，而非专业人员往往要较长时间才能熟练掌握各类档案管理软件。专业档案管理人员的缺失总体上影响了医院档案管理工作的发展。

（二）档案管理缺乏规范性

档案管理需要遵循档案学基本规律，它主要是一项针对静止的文件信息的管理工作。在管理行为上具备被动性，即档案管理是在档案信息产生后才开始进入管理周期。对于这类管理工作，遵循一定的规范十分重要，过于灵活反而引发矛盾。比如重要文件的加密程序，资料的建档标准，档案存档期限等等。医院档案虽然大多密级级别较低，不过在建档、移交、归档等事宜上也需要遵循一套规章制度。很多医院要么缺乏规则制度，要么规则制度落实不严格，导致档案管理工作常常出现建档资料遗漏，资料调用难，档案到期清册困难等现象。新医改以来，《医院档案归档大纲》《档案分类编号标准》等制度成为指导各类医院档案管理工作的重要准则，这些制度可增加档案管理的科学性。不过一些医院档案管理人员专业知识不足，对此类档案管理的規则、方法不了解，常在工作中发生文件管理程序错误问题。对文件建档、编号、分类等不熟悉，则易导致档案保存混乱，给后续的查找、搜索等带来麻烦。部分医院档案管理缺乏规范还体现在多头管理上。即档案的收集、鉴定、编目、入库归档等环节上责任人不清。人事部门、病历管理部门和档案管理中心等权责不等，最终造成档案管理的混乱。

（三） 电子档案管理的技术缺失

新医改以来，档案电子化趋势明显，不仅病历，发票电子化，各类检查结果、X光等拍片、影像资料、药方等也逐渐电子化。病人可以远程网络预约、挂号、咨询，就诊等。电子化的推动下，很多医院逐步实现了无纸化办公，这种新的办公模式也需要档案管理与时俱进。电子化下，各医院引入了较多的医院专用办公软件，这些软件可以处理不同的工作事宜。通过不同办公软件，各类文件、合同文书、影像资料等，都以电子文件形式在各部门间流通。无纸化办公大大提升了医院的办公效率，精简了 人员，节约了成本。不过，在利用各类软件无纸化办公时，相应的档案生成、管理流程却并不清晰。有些过程性的信息或即时信息往往丢失，一些结果信息也以非读写文件的形式留在一个软件，却不能形成容易保存的格式文件。总体而言，无纸化办公的软件偏多，而专业的档案管理软件却偏少。这些会造成过程信息丢失、病历信息不全、信息难建档等问题。另外，由于各科室专业软件不一样，不同的软件生成的文件格式多而杂，这些电子档案在归集入库后新的数据库软件不能识别，或者归集文件的数据库类型太多，造成不同部门间的档案信息流通不畅，电子文件传输困难。电子档案的大量生成不仅给档案收集、归档等环节造成技术挑战，还在分类、鉴定、利用、电子档案管理操作权限等方面带来技术麻烦。不少医院档案管理人员对电子文件格式的识别、文件内容的鉴定、文件搜索和提取等操作不熟悉，没能因医疗档案电子化而降低工作量。由于技术跟不上时代发展，很多有重要价值的医疗档案的利用率较低。

四、档案管理问题的解决对策

（一） 思路创新，利用数据做好服务

新医改背景下，档案电子化、无纸化办公已经实现，档案电子化不仅方便了档案的转移、入库等，也为新的档案管理理念的落实铺就了路径。当前各医院对档案的理解还停留在纸质办公时代，认为档案就是一堆难以搬运，难以利用的文档。档案虽然是过时的信息，或者是已经利用过一次的信息。不过新的档案管理理念认为档案潜在价值巨大，尤其是医院病历档案等。在大数据技术下，医院档案不仅不是负担，而且是巨大财富。电子办公时代，医院领导层必须重新认识档案的重要性，以及档案潜在的服务价值，从而保存财富，利用财富。

大数据时代，医院档案中最大的一笔财富是病例的医学研究价值。通过大数据归集、分类、深度挖掘、比对和再分析，一些看似单一的患者病症很可能找到同类病例。这些病例可能来自不同的诊断医生、同一医院的不同分部以及不同历史时期。类似病例有利于发现和总结病症规律、患病率、诊疗方法等，从而得出有价值的药物学和临床经验。在纸质档案时期，医学研究专家同样重视病例分析，不过要实现跨时空的病例比对，操作起来十分困难。大数据时期，只要数据收集归档工作做好，专业软件可以很快就挖掘出同类病例。因此，新医改背景下，档案信息的潜在价值因技术的发展而进一步凸显，一些旧时期难以实施的档案类服务工作得以顺利开展。同时，大数据下，档案的收集、整理、查找等工作也更简便快捷，利用软件工具提供档案类服务更加方便。大数据时代，信息共享，信息透明，尊重患者，构建和谐社会等社会理念更是深入人心，这些社会思潮无疑会倒逼医院档案管理改变理念，改善方法，与时俱进[1]。因此，新形势下，各级医院管理人员及档案管理人员，必须改变档案管理理念，思考档案信息能优化医院工作的服务点，思考档案管理能为医院职工以及患者等提供更好服务的工作方式，从而逐步提升档案管理水平，实现档案管理的现代化。

（二） 规范化，标准化

档案工作既需要创新，又需要按规律办事。目前各类医院在档案管理的硬件投入上均达到较高水平，但档案管理的服务能力提升到一定程度后，往往停滞。表现为档案的信息公开度不够，档案信息传达不到共享对象，档案浏览权限管理繁复等。一些有心利用档案信息开展科研或调研的专业人员在共享信息碰壁后，知难而退，档案价值不能实现。这其中主要原因就在于档案管理机制不透明，管理规范未落实，关门管理档案。当前国家出台了一些有关医院档案管理机制的指导标准，包括《国家卫生信息标准基础框架》《元数据描述框架》等，这对医院档案的编目、分类等工作有指导意义。而在信息公开上，目前患者病历、病例影像资料等档案受个人隐私权保护，一般难以实现回顾性队列研究价值。不过，其他一些有关医药价格、采购招标，机构的服务内容、重点学科及医疗技术准入等信息是需要公开的。档案管理人员应根据2022年国家卫健委发布的《医疗卫生机构信息公开管理办法》，落实相关工作[2]。

除开外部标准，医院内部应基于医院发展的需求，在遵循国家相关规定的基础上，将档案管理规范化、标准化。规范化和标准化的目的是提升档案服务能力，让档案发挥价值，让档案管理更好促进医院发展。规范化中，首先不同科室的管理权责要分明，要打破档案管理部门多且分散的格局，建立统一领导、分类收集、集中归档的管理机制。文书档案、人事档案、经济档案、医疗影像档案、宣传档案等可在各科室初步建档，最终归集到档案管理中心。建档办法、鉴定方案以及入库周期等需要流程化、标准化。同时，电子文档的保存和传输格式需要有统一的标准，影像文件大小需要有相应规范。要规范不同存储途径下的文件格式，让文件可以在不同操作系统环境下可读写编辑。尤其是影像文件格式，对不同用途的影像文件的分辨率也要有相应的规范要求。在统一标准下，将这些电子资料归集到数据库，建立统一的大型档案信息数据库，从而提升档案的服务潜能。

（三） 技术化

新医改背景下，档案管理技术化重要性日益凸显。由于各医院均无纸化办公，因此在档案的各个生命周期中，必须依赖高效便捷的办公软件。三甲医院每天会生产海量的电子信息，这些信息只有部分具备入库归档价值。在鉴定归档之前，可利用云数据库技术将所有电子信息暂存入云端，这样就可以避免信息丢失。在信息鉴定流程，可运用档案自动编目系统，对鉴定合格的数据自动编目，提升办公效率。在冗余信息管理环节，云端存储降低了本地空间不足焦虑。数据库云共享技术不仅可以方便档案管理，而且可以降低医院档案管理硬件投入。共享技术为档案的转移、入库提供了最便捷的通道。云端数据库方便误删信息找回，可简便本地硬盘管理，加速数据检索。云技术同时提升了档案安全，第三方公司对数据的保护更专业更科学。

除开云数据库，数据存储技术、网络安全技术、网络通讯技术等，都是现代档案管理中可积极引入的。一款好的压缩软件可方便内容管理，一款 IP权限自动分配管理软件可有效解决档案管理安全问题，5G传输技术可加快数据传输速度，好的搜索引擎可精准化查询目標档案。根据档案管理的标准和规范，采用高效便捷的办公软件，不仅让档案管理更容易，服务更便捷，而且流程更顺畅。档案管理软件在设计之初便包含有档案管理的理念，这一理念是否符合现代医院档案管理的需求，决定了软件是否好用。选用好的办公软件自然可以理顺档案管理流程，明确权责关系，从而提升档案管理效率。同样，利用技术化解决档案安全也事半功倍。网络防火墙、自动IP登陆权限管理技术可自动分配档案全生命周期管理权限，减少泄密、误删、篡改信息等档案管理事故。随着国产软件公司的实力不断增长，能凸显现代医院档案管理理念的软件将越来越多。医院要积极引入这些新理念指导档案管理软件，从而实现档案管理的技术升级。

五、结语

新医改背景下，医院必须提升服务意识，秉持为人民服务初心，为患者、为社会贡献更多正能量。在档案管理上，也需以服务患者和医院职工为理念，提升档案管理水平，实现档案管理现代化。当前各医院纷纷提升了档案管理上的硬件投入，不过在档案管理方面，还需要引入更多专业人才。只有积极引入对档案学知识理解更深刻，对软件技术运用更熟练的人才，医院档案管理水平才会更上一层楼。大数据时代，各医院要积极与专业软件开发企业合作，引入针对性强、流程逻辑合理的档案管理软件，通过软件技术更新，规范档案管理流程和提升管理水平。医院档案价值亟待重新认识，而新软件技术是挖掘这些价值的有力工具。总之，新的电子技术层出不穷，各级医院应紧跟时代变化，积极引入现代化的医院档案管理理念，提升档案管理的电子化软硬件标准。只有落实服务本心，与时俱进，才能加速提升医院服务、医疗、科研和管理水平。

引用

[1]何莹.大数据条件下医院电子档案管理研究[D].燕山大学，2015，05.

[2]朱颖慧.新医改背景下加强医院档案管理工作的途径探究[J].兰台内外，2020（05）：32-33.

[3]赵小茗.浅析档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].兰台内外，2020，2020（13）：17-18.

作者单位：恩施土家族苗族自治州中心医院