数字化时代高校档案管理信息化建设路径

王敏

［摘 要］信息技术在高校档案管理中的应用与融合，既是数字化时代档案事业发展的必然趋势，也是高校进行档案资源整合、推动教学工作开展与改革发展的重要举措。文章首先从发挥档案利用价值、减轻档案管理人员工作压力等方面概述档案管理信息化建设的重要价值，随后针对信息化建设中面临的一些实际问题，分别从搭建智慧档案管理系统、提升档案管理人员信息素养、保障档案隐私与安全、挖掘档案潜在价值等方面总结档案管理信息化建设的可行性路径，为数字化时代高校更好地管理、开发、利用档案提供帮助。

［关键词］数字化时代；档案管理；信息化；档案资源开发

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.065

［中图分类号］G647；G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）12-0200-03

0     引 言

以往高校的档案管理中，档案工作者普遍存在“藏大于用”的理念，以收集、保管档案为主要任务，而没有思考如何挖掘档案的潜在价值。进入数字化时代，高校将大数据、云计算、互联网等信息技术应用到档案管理中，推进档案管理信息化建设，搭建智慧档案管理平台，将信息技术优势转化为档案开发优势，真正做到了“用大于藏”，让档案资源能够为高校教育教学工作的开展提供相应的支持。基于此，探究档案管理信息化建设的可行性路径，成为高等教育深化改革背景下档案管理人员的一项重要任务。

1     高校档案管理信息化建设的必要性

1.1   有利于支持高校各项工作的开展

以数字技术为支撑推进档案管理信息化建设，能够让档案资源的深层次价值得到显现，从而为高校各方面的工作开展提供相应的支持［1］。在智慧档案管理平台的帮助下，整合利用财务档案，可以进一步降低甚至是杜绝高校运营中的资金浪费情况，在加强财务管理的前提下，有效减少财务风险，提高资金利用效率，为高校教学、管理、改革等各项工作的开展提供物质保障。同样，以档案管理信息化建设为契机，做好人事档案的分析与使用，也能帮助高校领导和人力资源部门的主管全面了解每一名教职工的特长，从而进行人事调动、优化岗位设置，实现人力资源的最优化配置，为高校各项工作开展提供人才支持。

1.2   有利于实现档案资源的整合利用

現阶段，高校档案管理已经形成数字档案与纸质档案并存的局面。进入数字化时代，数字档案的比重正在逐渐上升，这也为档案资源的整合与利用创造了良好条件。高校通过推进档案管理信息化建设，将大数据、云计算、互联网、人工智能等前沿信息技术融入档案管理，可以基于高校师生的档案使用需求快速完成档案的检索，并将所有符合需求的档案进行汇总、整合、分析，为档案的开发利用提供有利条件。只有体现出档案资源对高校各项工作的推动作用，才能让高校领导更加重视和大力支持档案管理信息化建设，形成良性循环，在档案事业进步和高校改革发展上做到“双赢”［2］。

1.3   有利于减轻档案管理人员工作压力

在高校改革向纵深推进的背景下，各类档案的数量呈现明显的增加趋势［3］。与此同时，高校各部门的档案使用需求也在不断提升，在多种因素的共同影响下，高校基层档案管理人员面临着较大的工作压力。高校顺应数字化发展趋势，积极推进档案管理信息化建设，目的之一就是利用构建的智慧档案管理平台和档案管理信息系统，让原本需要档案管理人员完成的一些简单、重复的工作转而由计算机代为完成。例如，以往档案管理人员需要花费大量时间检索目标档案，在使用档案管理信息系统后，可以在计算机上输入关键词查询，既省时，又省力。目前一些技术比较先进、功能比较齐全的档案管理信息系统还具备数字档案自动备份、自动鉴定等功能，让基层档案工作者的压力得到了极大的缓解。对高校来说，这样不仅可以提高档案管理效率和档案服务水平，而且能节约人工成本。

2     高校档案管理信息化建设中面临的问题

2.1   资金投入不足，档案管理信息设施配备不足

完备的信息基础设施是推进档案管理信息化建设的必要前提。从整体上看，近年来高校积极推动“互联网+教育”，在教学领域的信息基础设施已经较为完善［4］。但是在档案管理部门，由于资金投入不足，信息基础设施的配备不足，成为制约档案管理信息化建设的障碍之一。有些高校虽然在前期划拨了专项经费用于档案管理信息基础设施建设，但是并未做到长效投入。由于后续的经费供给不足，档案管理信息系统没有及时更新、升级，信息基础设施也没有得到定期维护。从这一角度来看，缺乏长期、稳定的资金投入是档案管理信息化建设中迫切要解决的一个问题。

2.2   基层档案管理人员的信息素养有待提高

档案管理信息系统的应用可以实现数字档案收集、分类、检索等基本工作的自动化，显著减轻基层档案工作者的压力。但是，对于技术含量更高、专业性更强的档案资源整合与利用，仍然需要档案管理人员亲力亲为。这种情况下，档案管理人员除了要熟悉档案管理流程、了解档案管理制度，还必须具备较高的信息素养，能够运用信息技术、操作档案管理信息系统，完成档案资源的开发利用。从调查情况来看，高校的很多档案管理人员虽然工作年限较长、专业技能扎实，但是容易形成固化思维，习惯于凭经验办事，不愿意主动学习和使用信息技术，甚至存在档案管理部门购置了最新的智慧档案管理系统后却不懂得如何操作的情况，这也成为数字化时代推进档案管理信息化建设面临的又一问题。

2.3   数字档案的隐私与安全得不到可靠保障

相比于纸质档案，数字档案无论是在保存、整理、检索还是利用等方面，均有明显的便利和突出优势。但是数字档案也有自身的缺陷，尤其是对于高校的人事档案、教学档案、财务档案，其高价值属性往往成为不法分子觊觎的对象。目前来看，高校档案管理部门关于纸质档案已经形成一套比较完善的保管体系，如档案库房采用了门禁系统，库房内有温湿度监测与调控系统，以及对档案借阅者的身份进行严格核查等，确保了纸质档案的安全［5］。相比之下，在数字档案的安全管理方面则存在欠缺，多数情况下是采用防火墙、杀毒软件来保障数字档案的安全。由于保护效果有限，一些珍贵的档案仍然面临丢失、泄露的风险。如果数字档案的隐私性和安全性得不到保障，高校就难以继续推进档案管理信息化建设。

2.4   档案资源的开发利用水平相对较低

从档案的来源上看，具有留存价值的文件资料在归档留存后成为档案［6］。因此，檔案本质上是一种具有开发和利用价值的文件，这就决定了档案管理的核心任务是进行档案资源的整合、开发，从而服务于高校各项工作的开展。以人事档案为例，在档案开发的基础上，优化人事调配，合理安排岗位，争取让每一名教职工都能找到最适合自己的岗位，从而实现人力资源的最优化配置。近年来，高校逐渐认识到档案资源的重要价值，也尝试了许多手段进行档案的开发。但是受到思维观念、技术水平等诸多因素的影响，档案的开发水平不高，绝大多数档案尚未得到开发使用，档案的功能与价值没有充分体现，这也在一定程度上制约了档案管理信息化建设。

3     数字化时代高校档案管理信息化建设路径

3.1   构建长效投入机制，搭建智慧档案管理系统

高校推进档案管理信息化建设，首先要有一套完备的信息基础设施。从整体上看，经过近几年的信息化建设，高校在档案管理方面已经初步实现自动化，如数字档案的自动接收、自动分类、定期备份等。需要注意的是，档案管理信息化建设是一个长期性、动态化的过程，特别是随着大数据、人工智能的快速迭代，高校必须构建长效投入机制，提供充足的经费保障，持续推动档案管理信息化建设。高校的财务部门应加强与档案管理部门的沟通，财务人员根据档案管理部门提供的信息化建设规划，编制预算并划拨经费，为档案管理信息化建设提供物质保障。在解决了经费问题后，高校需要搭建智慧档案管理系统，实现数字档案采集、整理、归档、存储、检索、鉴定、利用、移交等多项功能的一体化［7］。同时，基于智慧档案管理系统开发语音查档、自助查询、离线下载、远程传阅等特色功能，为全校师生使用档案提供便利。除此之外，高校档案管理部门还可以开发“掌上档案馆”App，让那些有档案借（查）阅需求的师生能够随时随地访问智慧档案管理系统，为全校师生提供更加便捷和及时的服务。

3.2   加强人员培训，提升档案管理人员信息素养

档案管理信息化建设的核心内涵，绝不仅仅是提供完备的信息基础设施，或者是搭建功能丰富的档案管理信息系统，“人”的信息化才是档案管理信息化建设的关键所在［8］。只有提高档案管理人员的信息素养，才能使其在高校档案管理信息化建设过程中保持足够强的岗位胜任力，从而利用自身的专业优势和经验优势，为大数据、云计算、人工智能在高校档案管理中的融合应用奠定坚实的基础。高校的人力资源部门要根据新时期档案管理工作的开展需要，以及档案管理信息化建设的形势，制订具有较强指向性和目的性的培训方案，切实补齐档案管理人员在信息技术、信息素养等方面的短板。例如，高校每隔一段时间会更新、升级档案管理信息系统，添加诸如档案自动备份、档案智能转化等新功能。每次系统升级后，立即开展一次专项培训，确保档案管理人员能够熟悉新功能，从而提高档案服务水平和深度开发档案资源。组建一支专业能力扎实、工作经验丰富、信息素养较高的复合型档案管理队伍，为新时期高校档案管理信息化建设提供人才支撑。

3.3   加强安全管理，保障档案隐私与安全

数字化、信息化是档案事业发展的必然趋势，近年来高校顺应这一趋势加快了档案管理信息化建设进程。随着数字档案的比重越来越高，如何保障档案内容的隐私性、完整性和安全性，成为新时期高校档案管理信息化建设不能回避的问题。高校可以尝试从以下几方面采取措施构建更加安全的档案管理信息系统：首先是健全档案管理制度，优化档案管理流程。尤其是数字档案，要通过明文规定的方式，对数字档案的转化、分类、保存、备份、借阅、移交、销毁等作出明确说明。这样一来，档案管理人员就能按照统一的标准作业，避免因为个人操作失误而影响档案信息的安全。其次是引进新型的安全保护技术。目前比较成熟的数字档案保护技术是数字签名技术，档案管理人员利用密钥生成只有自己知道的加密字符串，作为个人签名，当其他用户想要访问档案管理信息系统或者是获取档案时必须要进行签名认证，如果认证不通过，则禁止访问，从而达到保护档案内容完整与安全的目的［9］。由此可见，从技术层面解决数字档案的泄露问题，也是高校推进档案管理信息化建设的关键环节。

3.4   注重开发利用，挖掘档案潜在价值

无论是人事档案还是教学档案，只有充分利用档案，才能发挥出其应有的价值，促进高校各项工作开展。进入数字化时代，大数据、云计算等信息技术的应用为高校档案的信息化管理和深层次开发提供了技术支持，如何整合利用、深度开发档案成为当前档案管理工作中迫切要解决的问题。高校的档案工作者要利用好档案管理信息化这一有利契机，围绕高校教学、改革等各项工作开展的需要，挖掘档案潜在的利用价值，在提高决策水平、支持教学改革等方面展现出档案资源的重要作用。例如，在高等教育深化改革背景下，高校对优秀教师人才的需求更为迫切。在推进档案管理信息化建设的过程中，档案管理人员可通过整合、分析人事档案信息，为教职工的人事调动提供相应的参考，保证人岗适配、人尽其用，在切实提高教学质量的同时满足教职工职业生涯发展的需求，这有助于高校留住人才。

4     结束语

高等教育改革的任务之一就是推进信息技术与高校教学、管理等各项工作深度融合。在这一背景下，高校档案管理部门贯彻落实“用大于藏”的理念，加快档案管理信息化建设，用信息技术整合、开发和利用档案资源，更好地发挥档案资源对高校教学管理和改革发展的促进作用。从实践来看，高校档案管理信息化建设成效初显，但是也遇到了档案管理人员信息素养不高、数字档案面临信息泄露风险等一系列问题。对此，高校应当加大投入力度，为档案管理信息化建设创设良好的环境，还要做好档案管理人员的培训，切实提高其信息素养。在建立智慧档案管理系统后，还要采取配套的安全保护技术，确保档案的完整性与安全性，让档案资源在保护中开发，发挥出应有的价值。

主要参考文献

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［3］杨吉星，胡立新，方涛，等.中建电力工程档案管理信息化建设实践［J］.中国档案，2022（10）：217-218.

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［5］龙艳.信息化时代的高职院校学籍档案管理信息化建设及发展对策研究［J］.知识经济，2022（24）：34-35.

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［7］葛楠，于村.基于“云计算网络”的疾病控制中心档案管理信息化［J］.办公室业务，2022（10）：23-26.

［8］王娟.基于高校智慧校园平台的档案工作思考［J］.有色金属文摘，2019（1）：205-206.

［9］高超，郭宏祥.基于物联网与云计算的智慧档案管理平台设计［J］.现代建筑电气，2018（4）：33-35.