商旅智能共享新模式如何助力企业经营管理水平升级

秦莹

研究背景及意义

数字技术创新发展为企业商旅业务共享升级提供新机遇 商旅业务频次高、资金大、涉及人员多，以往商旅业务管理模式依赖人工，缺少对信息化管理工具的应用，暴露出了审批繁琐、报销流程复杂、消费不透明、信息共享难等问题。数字技术创新为企业商旅业务带来了更高效、更智能和个性化的服务，同时有效降低了成本，提升了工作效率。T集团公司紧紧抓住数字化转型契机，大力推广数字化技术的应用，利用大数据技术、人工智能技术等实现了商旅业务管理的全新变革，通过改进商旅管理和服务实现提质增效和共享升级。

商旅智能共享新模式是推动商旅业务精益管理的有效手段 在传统商旅管理模式下，商旅资源是由员工独立进行预订和费用报销，难以实现整体的费用控制和流程管理，不能从根本上有效杜绝差旅费用超标、虚假报销、错报重报等不合规行为，为商旅管理工作带来了极大的挑战。T集团公司建立的商旅共享服务在线平台通过移动化、智能化和共享化的手段，实现了商旅一体化管理，有效提升了商旅管理的效率和效益，为员工提供便捷、智能和个性化的商旅体验。

商旅智能共享管理是推动财务管理效率效益双提升的有效途径 费用管理是商旅业务管理的重要板块。从业务办理情况看，传统的工作模式主要以人工方式为主，流程复杂、工作量大，审批、预订、审核等环节需要耗费大量的人力资源，加大了企业管理成本；从费用管控看，员工自行预订差旅资源，不能对差旅费用进行实时、有效的监控；从员工体验看，传统商旅预订、审批和报销流程复杂、体验感不佳，不能满足员工的真实诉求。而商旅智能共享管理平台则可提供多样化的服务选择和透明的价格，帮助企业更好地控制和管理商旅费用，通过数据自动检验、票据统一处理等一体化管理，一方面实现企业费用的精益管理，另一方面提升了财务管理效率，助力企业降本增效。

建设进程

T集团公司采取“建设试点—全面推广—深化拓展”的战略，持续、稳定、有序地推进商旅管理变革。

2018年，T集团公司开展试点建设，完成了商旅共享服务平台的搭建，同时还建立了商旅共享服务管理机制，组织10家二级单位进行试点应用；2019年，公司持续优化系统功能，深度整合商旅资源，建设标准化、统一化的运营管理体系，实现全面推广应用；2020年，公司以商旅服务为基础，加快移动微应用程序的开发，加快向员工报销的全场景拓展应用，逐步推进商旅管理的变革，实现商旅管理的持续改进和创新。

建设成效

全面助力公司经营管理提质增效公司以差旅费的管理为试点，将差旅出行审批、资源预订、费用报销转为全流程线上处理，实现资源共享、规则共享、财务共享、服务共享、模式共享，助推企业差旅管理模式变革。在合规管控方面，通过商旅共享服务平台对4.5万笔商旅订单、1.7万张报销单、1.7万张发票进行在线检查、校验和验真，实现100%合规，有效降低管理风险，提高了员工的合规意识。在集中结算方面，T集团公司所属各单位的差旅报销工作量显著降低。在员工获得感方面，管理平台从根本上解决了员工面临的“垫付压力大、发票保管难、报销流程冗长”等实际问题。与此同时，员工还享受到了大客户专属服务，获取到酒店多项增值服务，优化了员工出行体验。

全面提高系统服务水平 根据公司差旅费管理办法，管理平台提炼13种差旅出行场景，配置600多项差旅费用标准、200多项管控流程和100多项系统校验规则，自动匹配职级差标，自动过滤超标产品，自动稽核报账，实现差旅业务控制前移、业财联动、全程管控，使差旅管理薄弱环节和风险点大幅减少，保证制度的刚性执行，构建制度反腐利器。

首先，通过系统自动获取申请单和报销单信息，匹配T集团公司配置的差旅补助标准进行规则匹配，运用系统植入的差旅补助金额计算逻辑，从而实现报销单差旅补助金额的自动计算功能。

其次，系统进行发票真伪、发票重复报销、时间冲突、差旅补助标准等多项校验，规范员工差旅报销行为，减少财务审核压力。

第三，持续拓展商旅应用深度，扩大应用使用范围，强化培训费、党建活动经费的精益管控，持续提高业务处理的准确性、便捷性，全面提升系统风险防控能力。

全方位增强员工获得感 管理平台面向员工，通过移动化、智能化应用，提供全级次高效应用、全在线自动处理、全过程规范管控、全票据集中管理、全场景灵活应用的智慧商旅服务体系；实现预订免垫付、出行免取票、报销免贴票的“五全三免”商旅应用新模式，为员工提供了更加便捷和高效的商旅体验。员工使用平台预订商旅资源，不需要自己垫付资金，避免了员工长期自行垫付费用等问题，减轻了员工的经济压力和心理负担；通过应用共享平台，可实现对票据的全程化、可视化追踪，极大避免了虚报、错报、超标等问题，票据由平台进行统一管理，解决了员工打印、管理票据的烦恼；通过共享平台实现了员工商旅的“一键报销、免票报销”，员工的行程订单自动与报销关联，通过智能核验等措施，实现了全程在线的报销流程，优化了审核流程，简化了员工的繁琐操作。

T集团公司商旅智能共享新模式正在加快发挥财务无纸化的引领作用，通过报销业务前端发起、移动定点双向审批、信息全程在线管控、发票智能识别验真、预算实时监控反馈、成本分析及业务预警等功能，全面提升T集团公司业财协同管控能力，提高费用管理水平。与此同时，该模式进一步强化了集团公司的業财融合，构建了开放、共享的多维业财信息反应体系，满足法定信息披露、服务业务精益管理要求，有效促进了价值反映、业务管理，并进一步提升了公司的精益化和智能化运营水平。

作者单位：国网天津市电力公司信息通信公司