信息化背景下图书资料管理的优化与创新方法分析

柴绪锋

(菏泽家政职业学院 山东菏泽 274300)

实施图书资料管理信息化建设策略，可以有效改善以往图书资料管理效率低、质量差等问题，使图书馆运行有序，更好地满足读者多种图书借阅需求。同时，它能有效地实现阅读形式的创新与改进，突破时空限制，为人们提供阅读的机会，节约阅读时间，使阅读更加方便，符合新时代人们的阅读需求。

1 信息化背景下图书资料管理研究现状

澳大利亚昆士兰国家图书馆将智能技术运用到社区图书馆，构建一个线上和线下的共享平台，为读者提供全方位的服务。新加坡图书馆于2002 年首次在全球图书馆中应用射频技术技术（Radio Frequency Identification，RFID），利用身份证和其他有效证件即可随意借阅，大大提高了图书馆的利用效率。后来，很多图书馆都把RFID技术引入了进来，如洛克菲勒大学的图书馆就购买了RFID设备，给学生和学生之间提供了方便。北美有超过130个图书馆建立了RFID技术，芬兰奥卢大学采用无线网络系统，牛津大学和杜伦大学采用全球定位系统技术（Global Positioning System，GPS），哈德兹菲尔德大学采用了二维码技术，迈阿密大学采用了二维码技术。马来西亚国立图书馆于2014 年与三星电子联合成立了两间三星智能图书馆，提供平板电脑、电子杂志、电子报纸等，并由专业人士及义工提供全方位的辅导。

国内对图书馆开展智慧服务的研究是基于智慧图书馆的角度展开的。近年来，我国信息技术快速发展，智能手机、平板电脑等移动终端产品广泛应用于人们的生活，极大地方便了人们的学习、工作和生活。同时，也对图书馆的管理工作提出了新的挑战。信息化时代带来的信息爆炸和技术的快速发展对图书馆内管理模式提出了全新的要求。图书馆作为重要信息资源的载体，其内部资源的合理配置、有效管理以及维护服务能力直接影响馆藏资源水平和资源利用效率。目前，图书资料数字化工作已逐步走进人们的生活中，图书馆也开始成为研究的焦点，学术界对图书馆文献信息、资源管理方法以及相关技术的研究和应用也正逐步深入[2]。

2 信息化背景下图书资料管理改革原则

2.1 从图书资料来源上优化

过去，图书馆和书店是读者获取信息的主要场所和途径，但随着时间的推移，图书馆的滞后效应越来越严重，读者获取信息的能力也随之下降，信息技术越来越广泛地应用于图书馆文献管理，其优越性日益显现。借助于现代信息技术，图书馆员可以对图书进行分类、综合整理，使读者能够通过开放的网络平台找到自己需要的资料。同时，它能够突破时间与空间的限制，获得更高的时效性。无论是图书管理员还是读者，都可以在最短时间内，从海量信息中获得优质服务。

2.2 在图书资料存储上优化

传统的图书资料管理是将大量的阅读资料存放在书架内，读者可按顺序进行检索，图书资料管理员则根据具体需求进行分类整理。网络的广泛应用为图书资料的存储、归集、管理提供了较好的技术支持，图书资料可以通过书柜储存，也可以将需要存储的资料通过电脑或者网络进行数字化存储。这样读者就可以在登录网站时进行查阅，从而提高信息的获取效率。另外，这一优化还能大大减少图书管理人员的工作量，降低后期维护管理费用，确保图书资料管理的安全性和准确性得到优化提升。

2.3 图书资料处理上优化

传统的图书资料管理方式主要是依靠人力来处理信息，不仅效率低下，而且大大增加了人力成本。同时，由于难以保证信息的准确性，使服务的针对性难以优化和提升。随着信息技术的迅速发展，网络技术的成熟与完善，为电子文献的处理提供了新的技术支持。在此期间，利用专业软件进行图书资料的收集、整理、归类等工作。

3 信息化背景下图书资料管理的优化与创新方法

3.1 强化图书馆信息化建设的思想

第一，通过强化图书馆的信息化理念，将信息技术与图书资源的管理相结合，形成一种全新的网上借阅模式，使读者在借阅过程中可以打破时空的局限，查阅、填写借阅表格，减少了读者的借阅次数，为读者提供了更多的便利。第二，图书信息系统的信息化建设，使图书管理员的工作过程更加简单易行，仅需在电脑终端上查阅图书的相关信息，并根据实际的数据，对图书的采购、存储、更新等方面进行操作，极大地提高了图书管理的工作效率和质量。第三，借阅图书对大多数时间较短的读者而言，仍存在着不便，所以，图书管理应采取“跑腿服务”，及时更新借阅方式，减少纸质书籍的借阅，增加读者的使用便捷性，从而达到图书馆管理信息化的效果[3]。

3.2 开发功能完善的管理数字化服务系统

新时期图书资料管理创新应着重研究信息化和数字化管理方式，高职院校也应该积极推进数字化校园建设，提高管理效能。首先，要加大经费投入，建立网络管理资源库，实现资源共享，利用互联网强大的信息存储功能妥善保存信息，这样管理人员在借阅图书时，只需要输入关键字就能得到完整的信息。其次，在信息化管理体系中，要细化分类，不仅要区分教师和学生，还要把行政人员、业务人员和教师分开，把同类的教职工分开，便于管理。在信息化管理中也要及时控制，检查每个时期是否保存完好，是否及时归档，反复检查是否可以查阅到每一位教职工的信息，避免使用过程中出现问题。最后，信息化管理的先决条件就是要实现所有信息的电子化，这是基本的数字化管理工作，因此，管理人员应主动学习电子输入法，做好信息化管理的前期工作，把纸质信息全部录入电脑，纸质备份，出现问题时仔细对照改正，逐步完善职业院校图书电子管理系统。

在大数据时代，从海量数据资源中获取、筛选、整合可操作的信息，是图书馆智慧数据服务的重要组成部分，也是实现决策与执行的有效支撑。首先，智慧数据服务突出智慧化，切实使数据挖掘能够与服务智慧化体系衔接起来。其次，智慧数据服务是一种技术手段与流程。例如：在用户的科研活动中，可以通过智慧装备、软件等手段，把科学数据融入智慧数据服务的整个过程中，在此过程中，数据监控、指标评价、业务决策、用户需求等具有高度的一致性。再次，智慧数据资源是一种可更新的资源，它包含文献、文化资源以及使用者实时数据资源以及图书馆运行过程中的数据资源。其基于图书馆所蕴含的大量信息对智慧系统的依赖性，构建以智慧化为核心的智慧图书馆服务体系，有利于为推动图书馆业务改革，并为其提供良好的技术基础[4]。

3.3 实现对图书资源的智能调用

图书馆的主要功能是储存图书，根据读者的需要提供图书，图书管理员每天的工作就是记录与整理图书有关的信息，并根据某种规则将图书归类。但由于各大图书馆都是独立的，而且与外界的联系也比较少，导致一些图书馆的冷门图书长时间处于闲置状态，而一些地方的读者在这一方面的需要并没有得到充分利用，从而导致了图书资源的浪费。因此，在“智能图书馆”的建设中，应主动突破这一限制，以信息化的方式将各区域的图书馆管理系统进行互联，逐步完善信息网络，根据读者的需要，对图书资源进行有效利用，满足读者多样化的需要，使图书管理获得广泛的认同，从而获得持续发展的可能[5]。另外，图书馆应进一步完善管理体系，通过各方的认同，将图书的内容输入到信息化的系统中，从而更好地满足不同学科学生的需求，同时也能有效减少查阅图书的费用，保证信息的传递更加可靠，从而保证图书馆在新时期的平稳发展。

除此之外，在传统的图书馆管理中，利用人工登记借还书的方式，往往会受到开学季、期末考试与毕业季等各种时期的用书高峰的影响，使管理员的工作量大大增加，而且经常会出现排长队的现象。而RFID技术中的自动借还器其效率极高，只要操作得当，就能达到15 s内借10本书的超高效行为。自助借还机的使用方法十分简便，在借阅过程中无须借助人工，便可以实现借阅、还书等各种流程，既方便又快捷。通过RFID 技术，可以使图书馆的工作更方便、更快速地进行，从而可以有效地提高图书的流通和利用效率，进而减轻图书馆的借阅压力，提升图书馆的服务质量，并提供“全方位”的借阅服务。

RFID专用的标签具有海量的数据存储功能，可以在不触碰的情况下完成信息的采集，所以RFID技术可以快速地对RFID 标签进行扫描并登记。借阅区设有自助借还等设施，可实现藏、借、阅、查、还等综合服务，使用过程简便，不会给不同年龄层的读者造成任何操作上的负担，在读者借书完毕后，系统会自动打印出借阅凭证，供读者自行保管。在还书操作上，该设备不但可以稳定、快捷地进行书籍扫描，而且还可以对管理系统中的书籍进行及时更新。归还的书籍将会通过RFID技术进行自动分类，然后在图书管理员的检查下将其放置在书架上。通过对RFID技术的分析，可以发现RFID技术能有效改善读者的借阅和还书流程，同时还能够增强图书馆的整体服务意识和服务方式，从而促进图书馆的服务质量。

3.4 强化图书资源的利用效率

图书馆的基本功能是储存图书，根据读者的需要提供相应的图书。图书资料管理人员日常管理工作是记录图书相关信息，并按照一定的规律将图书分类。但由于各个图书馆都是独立的，与外界交流的渠道相对较少，因此有些图书馆的冷门书籍长期处于无人借阅状态，部分地区借阅者的需求不能满足，造成图书资源浪费。因此，图书资料管理信息化建设应积极突破这一局限，以信息化的方式将各地区图书资料管理系统连接起来，逐步完善信息网络，根据人们的需要，实现图书资源的最大化利用，满足人们的各种需要，使图书资料管理得到更多人的认可，获得持续发展的机会[6]。此外，由于某些图书存放地点与借阅地点之间的距离过远，检索成本过高且无法保证及时性，使兼容性图书资料管理系统的功能价值降低。图书馆应进一步优化管理系统，经多方认可后，将图书内容录入信息化系统，以满足不同地区读者的需要，同时有效降低查阅成本，使信息交流更加可靠，运行良好，为新时期图书馆的持续稳定发展保驾护航。

3.5 智能化提供图书资料管理服务

3.5.1 信息推送服务

现代社会中，信息化技术在人们的学习和生活中发挥着重要作用。基于此背景，将信息化技术融入图书馆管理过程中，将能够实现及时的信息推送，还可以及时发布相关的新闻信息内容，基于推送的功能将优秀的文章原稿或者复印出来，既能丰富读者的知识，又能拓宽读者的阅读范围。另外，还可以将时政热点、时政评论性等文章向广大读者推送，以便使人们更好地理解当前的社会发展状况，从而提高人们的社会责任感。除此之外，还能基于读者对专业讲座与阅读比赛等内容的关注程度，在各类信息平台公共平台上发布阅读活动的相关资讯，使其能在查阅信息之后参与到讲座与竞赛中，进而使信息推送的针对性得到提升。不同图书馆在信息化技术上往往具有不同的推送方式。例如：上海交大图书馆通过阅读“展览：阅读之美”和“认真读书的女孩”的活动引发读者的阅读兴趣，以此基于信息化技术的推送功能实现对图书馆理念的推广宣传。

3.5.2 平移服务

（1）建立图书检索功能。在传统的图书馆中，图书的归类主要以图书的形式实现的。作为一个图书管理员，其往往可以较快地分辨出这些书籍的摆放位置。而对于读者而言，要想在浩如烟海的书籍中找到自己需要的书具有一定的难度，这种做法既浪费读者的时间，也会降低读者阅读兴趣。为实现这一目的，可以在信息化技术上设置图书的查询功能，由此使读者在明确的书号标识下实现快速搜索，同时还能够为读者提供书目的位置，以便提升查找所学图书的馆藏位置。

（2）建立图书借阅管理功能。一般情况下，读者从图书馆借书是有归还时限的。如果读者不能及时还书或续借还需要缴纳一定的滞纳金。所以，图书馆管理人员要在各类信息公共平台上设置图书借阅管理功能，使用户可以通过平台实现续借手续的办理，降低由于延期还书而导致的资金损失。同时，在图书借阅管理系统中，读者可以预先预定要借阅的书籍，由此提升图书借阅的效率，进而为提升信息化技术的服务功能奠定良好的基础。

3.5.3 移动图书馆服务

移动图书馆是一种能够让读者通过电子设备直接阅读的服务。在信息化时代，图书馆的服务受到越来越多的重视。随着移动图书馆技术的不断完善，人们对电子书的喜爱也与日俱增。基于信息化技术所构建的移动图书馆，其能够更加智能地满足用户的需要。例如：在手机的应用程序中，用户可以在功能分区中查找自己需要的图书，还可以通过手机上的移动图书馆App，实现“掌上阅读”。另外，基于信息化技术构建移动图书馆，也将能使读者的碎片化时间充分利用起来，进而提升图书借阅的效率。

在移动图书馆服务体系构建的过程中，还需要结合当前的社会热点，合理选择图书供应商，并且需要积极与专业的图书馆系统开发人员合作，在读者意见管理、读者咨询、网络检索等方面，实现对读者的服务进行监督和反馈，以此通过优化改进服务方式有效地优化读者的阅读体验，进而提高读者的满意度。

3.6 强化图书资料管理信息化人才的作用

公众图书馆用户在获取服务信息的过程中，可能由于自身的性格等原因而不愿意与实际服务人员进行沟通。为充分满足这部分用户的需求，图书馆需要向用户提供网络化的智能服务，一方面可以满足部分用户的特殊需求，另一方面也可以节省人力资源，提高服务供给的效率。智能服务系统能够根据用户提出的问题，以及用户在图书馆系统中所做的一系列操作行为，将所需要的信息资源进行分类，并通过筛选、匹配等方法为用户提供最适合用户需求的信息资源，以最快、最准确的方式满足用户的需求。当图书文献转化为电子资源时，读者也可以通过移动设备进入图书馆数据库查找相关资料，快速、及时地获取相关资料，提高阅读质量和效率，节省读者查找时间。随着网络技术的全面应用，图书馆逐步向自动化、智能化管理转变，图书馆员必须借助计算机技术为读者提供相应的服务。因此，必须对图书馆馆员进行计算机知识再教育，以保证读者服务质量和服务效率。从图书馆的发展趋势和服务的变化来看，网络技术和计算机将会成为图书资料管理和服务的重要工具，只有这样馆员才能跟上时代潮流，熟练运用现代计算机技术，不断提高图书馆服务质量。

4 结语

综上所述，图书资料管理信息化是信息时代发展的必然趋势，也是图书馆在新时期立足的重要途径。利用大数据技术进行相关组织管理，是图书馆能够有效地查找和调用资源的必然选择。新时期学校信息化进程加快，管理问题日益突出，为实现职业院校图书资料规范化管理，管理者必须树立创新意识，认识管理的重要性，学习现代化、信息化的管理方式提高管理质量。