企业合同管理风险及管控措施

2023-08-17毛国华

管理学家 2023年15期

毛国华

[摘要]随着社会经济的高速发展，企业在各项经济管理活动中都要签订不同类型的合同，避免企业的经济利益受到侵害。作为企业财务管理和风险控制的重要内容，合同管理牵扯到不同的部门和事项，与企业的经营成果具有十分紧密的关联，合同主要通过制定约束条件和规则，规范企业的经济活动，防控其中存在的风险问题，为企业经济效益的获取提供保障。文章简单阐述企业合同管理风险的类型，针对风险的形成原因提出有效的管控措施，以供参考。

[关键词]企业；合同管理；风险管控

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）15-0016-03

一、企业合同管理风险识别

（一）合同管理制度风险

合同管理制度的有效性和全面性对于企业合同风险的控制具有直接的影响，一些企业在订立、审核、履行及评价合同的过程中，缺少科学规范的管理制度和流程约束，各个环节之间缺少紧密的连接，工作人员操作不够规范。同时，企业未能合理划分有关人员的职责和权限，使得出现风险问题时，员工之间存在互相推卸责任的问题，影响了合同管理的实际效果[1]。

（二）合同签订风险

企业在签订合同的过程中，需要开展调查研究、谈判商榷、条款拟定、合同审核及负责人签字等工作，各个环节中都存在一定的风险，但是一些企业未能充分了解合同交易方的情况，可能出现合同交易方与其主体资格不一致的问题，假如合同签订者的履约能力存在问题，就会影响后续的合同履行。作为明确合同双方权利和义务的重要手段，合同条款中应包括当事人的名称、标底、价值物的质量、履约时间、地点、职责、争议解决方式等内容，假如其中的文字描述不够准确，就会出现歧义风险问题。如果合同经办人员没有按照规范化的审批流程签字盖章，或者出现越权签字、修改条款等问题，都会影响合同的实际效力。

（三）合同履行风险

合同签订完成以后便有了一定的法律效力，双方需要遵照合同中的条款完成自己的工作，但是企业在履约过程中，可能会受到各种突发因素的影响而使双方当事人无法完全履行合同，这时需要双方通过协商调整合同内容，不可单独自行修改。同时，对方可能会出现恶意不履行、履行不合理及因故无法履行等风险问题。其中，恶意不履行是指当事人具有履约能力，但是故意不按照合同内容开展工作，比如隐匿财产、恶意拖欠报酬等。履约不合理是指当事人虽然按照合同内容开展了工作，但是实际效果与合同条款存在不匹配的问题，比如故意拖延时间、擅自更改地点、货物质量不合格等。

二、企业合同管理风险成因

（一）合同管理专业人才短缺

随着社会经济的高速发展，企业合同管理牵扯的内容不断增多，专业性不断增强，企业合同管理人员需要具备专业的理论知识和丰富的实践经验。但是从实际情况来看，许多企业合同管理岗位人员都由财务人员兼任，或者没有设立合同管理岗位，员工对于合同管理有关的规章制度和法律法规缺乏深入的了解，专业能力有待提升，无法识别合同订立、履行及审核等环节中存在的风险，影响了风险管控的实际效果。

（二）合同管理体系不完善

合同管理体系主要是集中管理和统一协调合同管理中的各个环节，主要包括合同签订、发起、审批及履行等各个环节，是企业防范合同管理风险问题的重要基础，但是许多企业构建的合同管理体系存在着各种问题。比如，合同经办人员由其他部门人员兼任，缺少专业的合同管理知识；合同管理部门未能明确划分有关人员的职责和权限，缺少与其他部门的沟通和交流；合同条款和内容不够具体，增加了后续执行的难度；未能审核条款内容的合规性，没有制定规范化的合同文本，在出现纠纷时缺少依据；合同格式与有关法律法规中的规定存在不匹配的问题，使得审计监督部门在合同履行中的监管效用无法有效发挥，增加了风险问题出现的概率。

（三）合同管理缺少严格监督

企业在合同管理过程中，要在合同订立、履行和审核等环节建立科学完善的监督管理机制，避免出现各种风险问题给企业带来经济损失，但是在实际执行中，许多企业没有对合同管理工作引起重视，未能严格监管各个环节，比如企业在签订合同时未检查合作方的信用资质；监督管理人员未监督招投标的过程，容易出现徇私舞弊问题；合同内容文本不够规范，关键条款不够明细；未监督合同变更，容易出现随意调整合同的问题。合同监管措施的不完善，增加了风险问题出现的概率。

（四）合同过程管控不到位

一些企业在合同签订环节未全面梳理和防控其中的风险问题，主要体现在以下几个方面。第一，企业未能深入调查合作方的信用资质情况，未能分析其履约能力。第二，未能对签约主体的授权进行规范化审查。第三，未能详细分析合同条款中的内容，针对其中可能出现的违约问题，未能明确有关人员的责任，容易给企业带来各种风险问题。同时，合同签订完成以后，双方需要严格落实条款内容，但在实际执行中，对方未能按照規定提供资金或产品，企业未能及时主张债权，使得合同履行不够规范。

三、企业加强合同管理的重要性

（一）满足企业现代化发展需求

科学完善的合同管理机制是现代企业正常运行的基础保障，企业需要坚持自主经营、自我约束的原则，顺应市场环境的复杂变化，优化传统的经营管理模式，规范企业经营的各个环节。作为企业经营管理活动的基础条件，合同是企业与其他经济组织开展业务往来的凭证，是企业应对复杂市场环境的动力，企业要建立科学规范的管理制度，满足现代企业发展的实际需求，帮助企业获得更多的经济效益。

（二）降低企业经营风险

面对激烈竞争的市场环境，科学规范地管理合同，是企业健康稳定运行的重要保障，是防范风险问题的有效手段。企业生产经营的各个环节都需要通过合同建立连接。假如缺少动态完善的合同管理机制，就会使得企业内外部经营缺乏活力，通过加强合同管理，企业可以动态跟踪和实时调整经济活动的各个流程，提高各项工作的开展效率和质量，避免运营风险问题的出现。

四、企业合同管理风险控制措施

（一）规范合同管理标准

企业在建立风险防范机制的过程中，要加强所有员工的合同管理意识，使他们认识到合同管理在企业发展中的积极作用，积极参与到合同管理标准的规范中，防范和规避风险问题的出现。在合同管理过程中，如何防范法律风险是企业管理人员需要重点关注的课题，只有保证合同管理标准的规范性和有效性，才能营造良性健康的风险防范环境，为风险问题的管控提供保障。

企业财务人员要加强与法务人员的沟通和交流，在合同签订、履行及协商过程中共同检查合同内容和条款，定期监督合同的履行情况，降低各种风险问题出现的概率，为各项工作的顺利开展奠定基础[2]。企业要规范合同管理的各个环节和执行标准，建立科学完善的合同管理制度，合理划分各个部门和不同层级员工的职责和权限，明确合同管理的流程和内容，保证各项工作的有序进行，提高企业合同管理工作的标准化和规范化水平，降低各种风险问题出现的概率，避免给企业造成巨大的经济损失。

（二）强化相关人员的法律意识

合同管理人员的法律意识和综合水平对于企业合同管理风险问题的防范效果具有直接的影响，企业要定期组织有关人员进行风险防范理论知识和操作技术的培训，提高他们对于合同管理风险问题的重视度，使其树立正确的风险管理意识，为各项工作的顺利开展奠定基础[3]。

在培训员工的过程中，要使他们高度重视合同管理风险防范有关的工作，使其认识到合同管理风险在企业发展中的重要作用，分析和讲解有关典型案例，深入了解合同管理风险的成因和应对的措施，积极地参与到风险问题的管理中。

同时，企业要加强对合同管理专业人才实际操作能力的培训，提高他们的信息系统应用水平，使其通过大数据技术的应用，收集和分析企业合同风险管理中的各类数据，为企业风险管理策略的调整提供依据。

（三）加强对合同主体资质和内容的审核

企业在签订合同之前，要组织有关人员全面审核对方企业提供的各种类型材料，包括企业业务范围、财务状况、经济实力及信用资质等，科学地判断对方的履约能力。对于项目标的额度较小或者对企业发展影响较小的合同，企业只需要审查对方企业的基础信用资质。如果合同签订关系到企业的核心利益，则管理部门不但要重点核查对方企业的信用资质，要对关键人员的实际情况进行尽职调查；假如项目标的额度较大或者项目性质过于复杂，企业需要挑选业务能力较强的人员组成管理小组，积极与法务部门人员、技术人员等沟通，共同开展谈判，保障企业的合法权益。

在执行合同的过程中，企业要安排专门的员工动态评估当事人的履约情况，结合实际情况更新其资质信息，避免给企业带来经济损失[4]。同时，作为企业合同管理的核心内容，合同内容的审核主要是检查其中条款的合规性和双方权责的合理性，避免出现歧义风险问题，增加后期执行的难度。

在合同签订以前，管理人员要根据合同的具体性质明确制式文本的格式，补充说明重要的条款内容，保证合同内容的规范性。在双方谈判的过程中，企业法务人员要积极参与其中，检查其中涉及的法律问题，全面梳理和防范可能出现的风险问题，保证企业的合法权益。

（四）重视风险识别和评估

风险识别是指企业在风险问题出现以前，通过科学有效的手段判断其发生的概率和危害程度，识别合同管理中的各类潜在风险问题可能引起的不利影响，综合分析问题的成因，制定科学完善的措施进行防范和处理[5]。

风险评估是指量化分析风险事件可能给企业造成的危害，这一工作可以在风险出现以前进行，也可以在风险出现以后开展，主要工作是收集和分析合同管理中的各类数据信息，划分风险的出现概率和波及程度，确定风险问题引起的危害或者损失。企业在开展风险评估的过程中，需要制定公正客观的评估标准。

在合同签订环节，管理人员需要全面分析企业往期的经营数据，结合合同条款的具体内容制定合理的风险评估指标；在合同履行环节，管理人员需要综合分析款项账龄、资金状况等方面的数据，判断合同当事人的商业信誉和履约能力，量化处理其中存在的风险问题，为管理决策的制定和调整提供依据。

（五）建立合同纠纷处理机制

企业在合同签订、审核及履行过程中都存在着各种类型的风险问题，其中，合同纠纷问题就是最具代表性的风险类型，企业要结合自身特点建立科学完善的合同纠纷处理机制。具体来说，企业要给予合同管理人员合理的纠纷处理权限，确定合同管理有关职能部门和法务部门人员在纠纷处理中的主体职责。在选择处理方式的过程中，企业要组织有关人员共同商讨，结合具体情况制订方案，保留通过法律手段处理纠纷的权利。

在合同签订阶段，有关人员要结合合同条款内容预测后续执行中可能出现的纠纷问题，确定具体的处理主体和解决途径，在发生纠纷问题时，能够快速高效地处理，通过法律途径维护合法权益，掌握处理纠纷问题的主动权，防范和处理风险问题。

五、结语

在日趋復杂的市场竞争环境下，合同管理是企业实现健康可持续发展的重要保障，是各项工作有序开展的重要指引。企业管理人员要加强对合同管理风险防范工作的重视，积极主动地提高专业能力和综合水平，结合企业的实际情况识别合同签订、审核及履行等环节中的风险，制订针对性的应对和处理策略，为企业价值最大化目标的实现提供保障。