科研项目外协管理中的风险与控制措施

2023-08-17徐旭丹吕小飞张鸣冯旭文

管理学家 2023年15期

徐旭丹吕小飞张鸣冯旭文

[摘要]科研项目中的外协管理过程存在较多风险。识别其中存在的风险，分析风险的成因，提出解决的策略，对于科研单位提升项目质量管理效能、保障科研成果的科学性和严谨性具有十分重要的意义。文章阐述了科研项目外协的定义、分类和特点，分析了科研项目外协的主要风险，结合实践从四个方面提出了科研项目外协管理的风险防范措施，旨在提高科研单位的外协管理水平，增强科研单位的综合竞争优势。

[关键词]科研项目；外协管理；风险；措施

中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）15-0007-03

一、科研项目外协的定义、分类和特点

科研项目外协是指项目承担单位将科研项目中的一部分工作委托给其他单位的过程[1]。实践中部分科研单位也将规定采购限额标准以上的服务采购过程纳入外协管理。

科研项目外协可以分为多种类型。

根据外协的原因，可以分为被动式外协和主动式外协两大类。被动式外协是指项目承担单位不具备完成某一部分业务的能力，必须将该业务委托给有能力完成的单位的过程。主动式外协是指项目承担单位具备完成业务的能力，但是出于对工期、成本、技术方法和综合效益等因素的考虑，将业务委托给外协单位，以达到更优的预期目标的过程。

例如，某科研单位将其价值链中竞争优势不明显的常规业务分包给其他具有相应优势的单位，从而达到充分利用外部优势资源、促进科研力量聚焦于自主创新或原始创新的目的，通过这一资源整合方式，强化核心竞争力。

根据外协的内容，可以分为调查研究类、分析测试类、技术加工类、设计开发类和数据获取类等。其中，多数外协又可归结为专业技术服务类，即拥有技术的一方为委托方解决某一特定技术问题而提供各种类型的服务。

科研项目外协的一般特点是业务类型多、涉及专业广、技术难度大，部分任务具有较强的探索性质，使得科研单位在设定外协任务时存在难以精准确定技术指标和性能要求的情况，对于外协方提交成果的符合度和有效性缺乏统一的判定标准，通常需要通过组织专家进行科学评价的方式予以确认。不同于零部件加工制造类型的外协，对于多数调查研究类、分析测试类的外协项目而言，几乎不存在“两个完全相同的外协项目”。即使是外协内容相同的两个项目，也会因为调查区域的差异、样品性质的不同，造成实施过程和最终结果的差别。总体而言，科研外协项目的不确定因素较多。

二、科研项目外协管理的主要风险

（一）质量風险

质量风险是科研项目外协管理中最为普遍的风险之一，也是风险防控的关键[2]。在外协项目评审、实施和验收等环节，要严把质量关，否则容易导致外协项目出现质量问题。

1.对外协单位的比选过程不够严格

由于科研单位未对外协单位进行充分的资格审查和能力确认，导致外协单位实际上不具备完成外协任务的能力，或不具备稳定地提供合格产品和服务的能力，即提供的产品和服务质量时好时坏。

2.没有将外协要求予以细化和明确

双方没有充分沟通和约定外协任务的实施内容、技术指标和验收方式，导致外协单位没有充分理解委托方对于产品和服务质量的要求，双方理解上的偏差造成结果上的分歧。

3.外协实施过程缺乏有效的监督

科研单位将业务委托给外协单位之后，由于主观上存在的管理意识不强、风险识别能力不足等原因，或者客观上存在的空间、时间、人力资源等因素的限制，通常难以全程深入监督外协单位的实施过程，没有做到及时发现问题、解决问题，导致外协单位的完成成果与预期目标存在偏差。

外协单位也有可能存在项目已承接而麻痹大意的情况，在实践中表现为争取项目时的承诺与实施过程中的做法出现“言行不一”的现象，对于外协项目实施过程中出现的质量问题，没有设法解决或及时与委托方沟通，存在蒙混过关的侥幸心理。

4.外协成果验收缺乏有效的确认

在外协成果的验收阶段，由于部分科研单位不具备相应的技术验收能力，又未能组织具备相应能力的第三方参与验收，或对成果验收不够严格，查验、评审流于形式，都可能导致外协成果质量不符合要求。

（二）进度风险

进度风险通常是由外协单位对其产品和服务提供能力的高估或者对外协项目可能遇到的困难估计不足而造成的。外协单位不能按时提供合格的产品和服务，会直接影响科研项目后续的实施环节，可能对科研项目进度产生严重影响。

（三）法律风险

由于一些科研单位对国家和地方关于外协管理，尤其是规定采购限额标准以上的服务采购相关的法律法规了解不够，对规章制度的刚性约束认识不足，导致出现违法违规问题，存在法律风险。典型的有违反《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《政府采购促进中小企业发展管理办法》《政府采购信息发布管理办法》《关于促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》《关于开展政府采购意向公开工作的通知》等规章制度的问题。

（四）廉政风险

由于外协项目的设立审核、金额确定、单位比选和成果验收等环节受人为因素影响较大，容易滋生腐败，存在较大的廉政风险[3]。常见的表现形式有虚立项目实现资金转移、不合理设置外协金额、选择有利益关系的外协单位及对不合格成果故意通融放行等。

（五）信誉风险

信誉风险一定程度上是质量风险、进度风险、法律风险或廉政风险的派生风险，是指科研单位对外协项目的管理不到位可能导致信誉受损的风险。外协项目的成果是科研单位作为受托方向其委托方提交的最终成果的重要组成部分。科研项目中外协项目过多或者比例过大，会导致不确定因素增多，可能导致无法按时保质完成承接的项目内容，甚至因为与外协单位的纠纷增加司法风险，影响其信用和名声。

（六）能力阻滞风险

合理设立的外协项目对于整合外部资源、服务于科研工作是有益的。但是，如果科研单位承担的科研任务中外协比例过大，分包过度，甚至将关键核心任务委托给外协单位实施，将会造成科研业务空心化，特别是在新领域开拓、产学研融合等方面，阻碍科研单位的自主创新发展，长此以往会削弱科研单位的核心竞争力。

三、科研项目外协管理的风险防范措施

（一）统一认识，明确目标

在经济增速放缓的大背景下，过“紧日子”将成为常态，对资金的列支需要更加科学的谋划，对外协项目的管理也要进一步的规范。为此，科研单位负责人、项目管理部门、项目负责人和评审专家等各方应加强沟通、统一认识，充分理解外协项目规范化管理的重要性和必要性，增强风险意识和责任意识，将“规范外协管理、消除风险隐患”作为管理目标，共同把好外协项目审核关。

（二）完善制度，规范流程

在外协项目的全流程扎紧制度的笼子，用完善的制度、规范的流程促进外协项目管理水平的提高。

1.严格控制项目设立

科研项目外协必须通过必要性、合理性审查论证。科研单位的项目管理部门应组织专家评审，对于确有必要进行外协的项目准予立项，同时确定外协单位的资质要求、项目外协经费规模、预期成果、绩效目标等要素。项目设立后，应在单位内部公示，了解单位内部是否有愿意且能够承接这部分工作的个人或团队。

2.建立完善的供应商管理系统

科研單位应建立合格供方名录，全面评价供应商的能力、信用、价格和售后服务等。对于供应商提交的资信证明、以往业绩等材料，应予以核实后妥善保管并适时更新。对于初次录入的单位，应在收集供应商相应信息后组织专家进行评审。定期采取函调审核或现场审核的方式审核供应商，及时剔除不符合要求的供应商，保持供应商数据库动态管理。

3.严格评审和比选外协单位

科研项目外协应按规定充分引入竞争机制优选外协单位。项目管理部门应组织专家围绕技术水平、交付能力、信誉状况、价格与支付方式、质量保障措施、数据安全可靠性等因素综合比选入围供应商。必要时可以现场考察拟分包单位。对于以往的外协中发现质量问题的单位，应确保其出现问题的原因已经消除。

4.加强项目监督检查

将外协项目的监督责任落实到人，可以根据实际情况设立外协项目质量监督员，消除监管盲区。特别是对于初次合作、合作关系尚不密切的外协单位，可以设置专人实施现场过程抽检和监督。质量监督员对于发现的问题应及时通报，确保外协全过程处于受控状态，保留监督检查时的记录。

5.严格验收成果并做好评价

对于外协单位提交的成果，应组织具备相应能力的人员对照合同规定的技术指标逐项检查，完成对于外协过程的闭环确认，确保成果符合要求。针对不同类型的外协工作，应采用不同的验收方式[4]。

例如，对于以研究报告形式提交的成果，应组织专家进行科学评审；对于以实物形式呈现的成果，应组织专业人员进行技术验收；对于无成果提交的服务类的外协项目，应组织项目参与人员评价其服务水平。根据验收的结果采取接收、让步接收或退回等后续措施。同时，应及时将验收的结果反馈给供应商管理系统，作为评价供应商的依据。

（三）强化法治，依法操作

外协项目的委托关系一般以合同的形式确立。外协项目管理应强化法治思维，尽可能细化和明确外协工作的任务量、技术要求、交付时间、验收方式、违约责任和赔偿标准等关键要素，通过签订书面合同的形式由双方予以确认。必要时，要请法律顾问等专业人士把关合同内容。

合同中的技术要求是保障外协项目质量的关键，应将相关信息详细并准确地告知外协单位，包括法律依据、技术标准、技术规范和图纸等。如果有部分技术要求未体现在合同中，但是需要作为技术交底材料提供给外协单位的，应签订补充合同或保留技术交底的记录。合同中可以约定预留一定比例的金额作为质量保证金，明确规定扣除的条件。严格按照合同约定结算和支付。对于涉密工作内容，应通过签署保密协议等方式确保信息安全。

（四）信息赋能，互联互通

科研单位应加快科研项目管理信息化系统建设，促进外协项目立项、实施和验收等过程重要信息的公开化、透明化。信息公开有利于发挥内部监督作用，增加获取腐败问题线索的途径，有效降低廉政风险。

借助信息化手段，还便于保存外协项目评审、监督等环节的记录，一方面方便科研单位自查自纠，不断优化管理流程，提高管理水平；另一方面可以防止关键信息丢失，在接受外部监督检查时将其作为规范化管理的佐证。此外，完善的数字网络还有利于信息在单位内不同部门和不同管理环节间的高效传递，使外协项目管理过程中的问题能够更快地得到解决。

四、结语

科研外协是科研项目的重要组成部分，其成果质量直接影响科研项目的完成情况。加强科研项目外协管理对于降低科研单位管理风险、提高科研院所管理效能具有十分重要的意义。科研单位应注意总结管理实践中发现的问题，通过梳理关键风险点，制订措施完善外协项目立项、供方评审、合同签订、实施监督和验收评价等全过程管理流程，增强科研院所的综合竞争优势。