招商引资档案管理与信息资源共享对策研究

文张道正

招商引资项目的档案管理工作至关重要，档案管理效率的高低将直接影响招商引资项目的完成水平。因此根据当前社会对档案信息化和多样化发展的要求，档案管理系统可以借助先进的网络技术，使招商引资项目的档案实现安全管理和信息资源共享，为项目提供更大的资料辅助。本研究将对招商引资档案管理的重要性及现状问题进行探讨，针对问题给出健全档案制度、转变思想认知、着重培养人才、重视企业服务、加强档案信息监管这五方对策，提高档案管理效率，实现招商引资档案信息资源共享。

一、招商引资档案管理能力不足的重要影响

（一）产生政策管理漏洞

招商引资档案管理一方面是约束企业，另一方面通过加紧管理，防止不法分子趁虚而入。很多地方政府在招商引资过程中为了吸引企业进行投资，会对口出台部分优惠政策。政策出台的目的是吸纳更多符合要求的企业参与到项目的竞标中去，并非降低了审核及引资的标准。但是优惠政策放宽了原本的限制，成了一些不法分子和不正规企业钻空子的重要缺口，如今针对招商引资的档案管理水平不足，管理效率不高，管理文件的内容无法保证准确和齐全，无形中造成了政策管理的漏洞。

（二）无法形成有效处罚依据

档案管理为实际工作提供数据支持，所以档案管理能力不足，其档案内容的有效性和使用价值会受到直接的影响。若需要对违规企业进行处罚或者监管，需要通过档案拿出必要证据才可执行政策。但是很多时候对于企业的监管和处罚力度并不大，其中很大的原因在于没有做好档案管理工作，没有为政府提供充足的证据支持。造成这一现象的原因集中在两点，一是尚未意识到档案管理系统升级的重要性，长期使用传统的档案管理模式，其档案管理价值始终没有提升。二是当下还没有建立健全信息化共享机制，所以很多档案管理任务的执行效果并不好，在合作过程中，企业会抓住缺口和弱点进行隐藏，最终的结果就是项目完成后，无法及时有效地对错误问题进行处罚，因为依据不足。

（三）档案信息实际应用率较低

档案管理主要是为了能够为机构的不同经营项目活动提供数据、资料和信息支持，则需要根据活动特性提取相关的档案信息，当前，通过分析招商引资项目，将档案收集、整合作为档案管理的重要内容，档案信息在具体应用过程中的应用率较低。除此以外，招商引资机构未能够有效设置管理要求和规定作为约束手段，无法有效管控企业在开展业务活动中所出现的不良行为，为此档案管理部门就无法获取企业的动态信息，不利于为后期招商引资提供安全可靠的数据支持。

二、当下招商引资档案管理与信息化共享的发展现状

（一）尚未形成信息化共享意识

档案管理工作在招商引资项目中有非常重要的价值，档案管理程序越规范、能力越强，就能越好地规范招商引资的项目流程，帮助提供必要的文件资料支持。但是现如今招商引资档案管理工作存在致命的问题是管理单位意识到了档案管理工作的重要性，但是尚未意识到信息化共享模式在档案管理中的应用重要性，大多数档案管理单位都依靠传统的管理形式，执行“双套”管理，也就是电子文件数据和纸质文件数据共存，但更多管理工作仍然倾向于保存纸质文件。这种管理形式和现如今飞速发展的信息化时代背道而驰，企业运行管理模式也在发生改变，招商引资程序和执行模式在对应升级，很多数据资料都由线上完成分享和传递，既节约了线下资源，也提高了数据的传递效率。但是招商引资内部档案管理工作并没有那么先进，尚未搭建共享型资源信息管理平台，并且档案管理人员对信息化数据的处理能力不足，因此在信息化共享层面仍然缺乏构建。

（二）尚未完成现代化管理系统转变

传统的档案管理模式已经不再适合现代化社会，因此当前管理系统存在落后、呆板、执行能力不足的问题。落后主要体现在工作形式落后、工作流程复杂、工作设备陈旧。呆板主要体现在管理人员呆板、档案分类不细致、线上档案管理呆板。执行能力不足主要体现在档案收集效率低、档案线上传输效率低、档案信息共享效率低。

（三）尚未形成系统的人才培养机制

档案管理作为招商引资活动开展的重要组成部分，其管理人员的实际工作水平与档案管理质量有着直接性的影响与联系。当前招商引资档案管理缺乏专业素质人才，首先是缺乏有档案管理水平的基层管理人才，很多档案管理岗位人才流失情况很严重，所以慢慢地岗位由一些并不专业的工作人员掌控，专业的管理人才非常缺乏。其次是缺少有信息技术应用能力的人才，没有信息资源共享平台建设实力，没有对管理人员和技术人员进行岗位划分，导致很多技术人员在档案管理工作中发挥不出自己的专业技能。最后当前大部分机构始终采用以往传统档案管理模式，培训体系欠缺健全性，导致在专业素质方面，档案管理人员存在较多的不足。

（四）尚未建立档案信息化保密管理

在开展招商引资项目时，所包括的档案信息较为广泛，可见档案内容隐私性的管理不可避而不谈，要对内容的特殊进行加强管控，做好保密工作，避免重要信息泄露，为不法分子提供犯罪的机会，甚至威胁到企业的经济利益。为此，建立健全的安全管理体系加强对档案信息的安全管控至关重要。

三、招商引资档案管理与信息化共享的发展策略

（一）加强转变思想观念

为了确保招商引资档案管理现代化、信息化工作的顺利开展，首先政府部门和档案管理有关部门要转变自己的思想观念，认识到档案管理模式创新及信息化共享平台建设的重要性。应当对该项工作加以关注和重视，在思想上、财力上给予大力支持，要自上而下对档案管理单位工作进行普及，尤其是针对当前正在进行过程中的招商引资项目，要集中对这些项目的有关负责人员进行培训，让相关管理人员认识到档案管理系统升级和标准升级的重要价值。而政府部门根据项目的执行情况批准资金进行信息化共享平台的建设，要求能够从当下开始通过顺利使用各种软硬件设备来提升档案管理的有效性，并完成数字化档案管理系统的建设，从原本的重纸质档案尽量转移到重视电子档案和重视信息化数据层面。其次在日常的档案管理工作中，也要重视多使用现代化设备进行管理工作，启用新的档案管理系统，并对档案管理人员进行统一的培训，自上而下地重塑档案管理系统，做到岗位职责的强化，从根本上提升档案管理效率和现代化水平。

（二）重视信息化系统建设

针对传统档案管理系统存在的一些问题对应进行解决。首先针对工作形式落后、工作流程复杂、工作设备陈旧的情况，通过改革管理制度来解决。管理制度应当加入信息化管理相关内容。将工作形式转移到线上，所有管理人员均依靠管理系统执行任务，摆脱传统管理形式的束缚。工作流程顺应信息化流程更新，将文件整理和对应归档工作交给系统执行，削减工作程序。工作设备全部更新，将大多任务转移到线上之后对管理系统的执行能力要求很高，所以档案管理单位对应更新系统，提高软硬件设备的支持，尽量拔高设备的使用效率和使用寿命。针对管理人员呆板、档案分类不细致问题，通过改革管理方式来解决，管理人员在上岗之前要进行系统的岗位培训，将管理岗和技术岗分开，不同岗位人员的工作目标和执行任务不同，需要有不同的管理规程约束。档案管理分类不细致的问题可以从项目档案本体入手，先通过系统筛选出不同批次或者类型的文件，再按照文件的先后顺序和文件内容进行分类，保证文件管理形式和项目本身的管理需求挂钩。

（三）重视人才培训和管理

后续档案管理信息化共享平台的建设需要更多高素质专业人才，因此档案管理需要集中强调人才培养机制的建设，建立学习制度、人才引进机制，考核激励机制，实现招商引资项目的档案实现完全管理和信息资源共享人才保障。对于在岗的管理人员，要定期完成信息技术培训，熟悉数字化平台和信息共享平台的使用，培养自己的先进设备使用能力，使信息化设备能够在招商引资项目档案管理中灵活运用，不断强化管理效率与质量，促进管理效果。同时，需要对档案管理人员的管理知识、技能定期进行考核，强化管理人员档案管理能力的有效掌握。对于技术人员，要对应数字化数据共享平台的建设要求，多吸纳有计算机应用优势的人才和先进档案管理能力的相关技术人才。要在系统内部建立建成完整的复合型人才应用团队，能够顺利地处理各类信息管理任务，拔高系统档案管理专业度，提高工作效率。

（四）重视平台服务企业

依托档案管理信息化共享平台服务企业和助力企业开展档案工作，如及时将招商入驻企业到期档案接收入记录平台，为企业未来查阅利用档案提供保障。通过实地走访、线上指导等方式，引导企业规范开展档案管理工作，推动企业档案不断科学化、规范化、标准化。加强业务培训，针对企业档案管理的资料收集、整理以及档案的保管与保护等内容，开展有针对性的业务培训，不断增强企业档案人员的业务能力和水平，助推企业档案管理水平提升。

（五）重视档案信息化监管

大数据背景下，招商引资活动的有效开展依附于各项信息技术，为此需要对档案信息资源体系加以完善、健全，积极优化、完善各项服务系统。由于招商引资项目较为庞大，在该方面的信息内容量较大，信息内容会在各个时段大量产生，因此，在构建档案信息资源体系过程中，需要与项目需求进行有效结合，以此充分满足信息资源共享，利于需求者能够对此有效应用。在对档案信息资源进行开发时，需要借助信息手段加强管控，不断完善档案信息资源数据库，通过构建数据资源共享平台，实现数据资源共享，提高资源利用的最大化，从而为招商引资项目提供依据。扩大档案信息资源化的受众群体，可以丰富档案信息资源，凸显档案信息管理在招商引资活动中的应用价值。

四、结语