“互联网+”环境下高校教学档案管理系统优化升级研究与实践

文/南京工程学院档案馆 高文静；南京工程学院数理学院 王广胜

伴随着移动互联网、云计算、大数据、物联网等信息技术的迅猛发展，2015年《政府工作报告》明确提出要推进“互联网+”进程，以促进互联网与各行业、领域的深度融合、创业创新。2018年教育部印发《教育信息化2.0行动计划》，稳固了“互联网+教育”理念在教育领域中的重要地位。地方工科高校作为我国高等教育体系的主体、产学研的代表，应积极响应国家、政府号召，借助新的技术手段，加快信息化建设发展。

高校教学档案是指在教学管理和教学实践中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，是教育教学活动中的重要原始数据，是衡量学校教育教学质量管理水平的重要标志之一，也是高校档案工作的主体和核心。高校教学档案为学校决策制定等重大事项提供了数据支撑，为教师教学改革管理提供了经验支持。高校在顺应时代、结合自身发展的情况下，加快教学档案管理系统优化升级有助于学校信息化建设发展。

一、高校教学档案管理系统的现状

（一）建设进度缓慢，重视程度不够。高校档案管理系统通过统一的标准，利用信息化的手段可以实现传统归档满足不了的、对信息知识的“快、广、深”的要求。但笔者在调研中发现，各高校对教学档案管理系统的需求和重视程度不一，并且很多不重视教学档案管理的建设，并没有意识到教学档案管理信息化建设的重要性，认为现有的传统归档方式已经满足了日常工作需要，并没有对学校未来整体体量和升级发展做出长远规划。除此之外，有些学校的教学档案管理规模与学校的体量不对等，教学档案管理工作人员配备不足，导致在前期纸质归档的过程中存在晚归、漏归的现象，做不到档案收集阶段的应归尽归。尽管此类学校有推进信息化建设的初衷，并配有专门的教学档案管理系统，但由于纸质归档管理的混乱，数字化工作难以开展到位，导致在实际工作中利用效率低，建设进度缓慢。

（二）功能单一，流于形式。很多高校配有的档案管理系统主要解决的就是档案查询的问题，由操作人员进行立卷录入，并上传对应的电子文件，操作完成后，便能通过系统查询档案电子文件。由于各教学单位及教育管理部门的教学管理方式不同，产生的教学档案各具特点，其涉及范围非常广泛，给前期档案的整理收集工作增加了难度，并且高校教学档案管理面向教学管理人员、教师及学生，使得教学档案的集约化管理受到影响。这些都加大了教学管理系统开发的难度，很难开发出一款兼顾各个用户及需求的教学档案管理系统。

（三）系统利用深度不够，优势发挥不足。一是教学档案管理系统使用单位与开发单位未明确好各自的需求。使用单位根据自己所要解决的某些问题点提出需求而并不了解系统全面的框架，系统开发单位则根据已开发的平台模板套用开发而没有做出准确的个性化调整，两者在应用需求中存在偏差。另外，系统开发单位在系统开发完成后未系统培训即交付上线。主要由于使用单位对系统学习培训重视程度不够，同时系统开发单位在系统培训过程中存在“走过场”的行为，致使用户在后期的实践操作中问题不断。三是教学档案管理人员在信息化管理中缺乏专业性，普遍偏向“傻瓜式”的系统操作。这些都导致系统中的很多新功能未被挖掘，系统功能资源利用不足。

二、高校教学档案管理系统优化升级的总体思路

（一）加快系统建设进度，助力高校信息化发展。教学档案管理对高校稳定发展具有不可或缺的作用，高校管理部门应对此高度重视。高校在“互联网+”环境下推进信息化建设的进程中，教学档案管理系统发挥了积极的作用。因此，对档案信息化的建设应落到实处：一是制定规范有效的制度，保障教学档案管理工作的顺利开展。在档案收集前期，有效的制度约束能够更好地促使档案归档。二是有效的人员分配提高档案工作效率。教学档案管理工作涉及的范围很广，尤其是前期的归档工作主要是由各教育教学单位的教学档案管理人员来完成，教学档案管理人员的责任心和其岗位的稳定性都能决定档案后期工作的进度和效率。三是适当的奖励激励。档案管理工作是一个较为枯燥和繁琐的工作，尤其是面对庞杂而繁复的教学档案时，学校应当重视教学档案工作人员的辛勤工作，并予以肯定，激发管理人员的工作热情。

（二）加速系统开发，综合拓展系统功能。“收”“管”“存”“用”是档案管理过程中四个重要环节。“收”是档案的来源，在传统档案管理中，收的是纸质的档案，而“互联网+”环境下的档案管理要求纸质和电子双轨归档，在保证纸质档案应收尽收的基础上，实现数字化加工。除了数字化加工生成的电子文件，教学档案管理系统还与第三方系统对接，比如教务系统等推送过来的自动归档的电子文件，都是教学档案管理系统所要收集的教学档案。“管”是档案生命的源泉，没有经过管理的档案是一堆废纸、一串符号乱码。因此，要开发高校教学档案管理系统的在线管理功能，实现教学档案管理的信息化、自动化，为档案工作注入活力。“存”是档案安全的保障，利用电子文件长久保存系统有效备份存储文件数据，建设安全高效的教学档案管理数据库，确保档案电子数据的安全性和完整性。“用”是档案发展的保证，多元化的高校教学档案查档利用服务系统有助于教学档案利用和开发，发掘教学档案的功能和潜力。“互联网+”环境下高校教学档案管理过程如图1所示。

图1 “互联网+”环境下高校教学档案管理过程图

（三）加强人才队伍建设，提升综合能力。教学档案管理，需要教学档案管理人员具备专业的管理水平和档案知识，尤其在“互联网+”环境下，教学档案管理有了信息化的平台，这对教学档案管理人员提出了更高的要求。高校教学档案管理系统通常是面向高校各教育教学单位中负责本部门教学档案的管理人员、教师及学生，系统用户身份不同，需求以及操作能力也参差不齐。因此需要加强系统使用培训，规范系统使用手册。升级后的新系统试运行时，对于各类用户应当及时予以培训指导，给出具体的使用规范和操作手册，并且在用户使用后及时收取反馈信息，对系统做相应的优化调整。在操作中指导用户使用，同时在用户的使用中优化系统，形成一个有效的循环。而综合素质过硬的教学档案管理专业人才就可以凭借自身丰富的知识和操作能力指导用户使用，保障系统安全运行。

三、地方工科高校教学档案管理系统优化升级的实践

（一）落实系统建设的保障措施，完善制度规范。高校教学档案管理在信息化进程中，完善的基础保障措施可以促进各项工作顺利开展。充足的资金投资保障，配套的设备设施保障以及健全的制度规范保障都是高校需要重视的基础保障措施。而制度保障又是所有基础保障的前提，学校完善档案管理系统工作制度，除了进一步完善电子档案管理制度、电子文件归档制度、电子档案利用制度等制度规范外，在“互联网+”环境下，还完善了档案数据安全维护和网络安全相关的制度规范。在档案管理过程中，自档案形成、流转、归档及存储和利用等各个环节都由制度规范进行保障，而进入档案系统中，所有的档案都变成二进制代码，这些数据的安全保障在档案管理系统中尤为重要。有效的网络数据安全管理制度可以为档案管理系统安全提供保障。

（二）系统功能升级优化，发挥使用效能。系统从原来的Struts+Spring+Hibernate（SSH）技术框架升级为新的SpringCloud技术框架，新技术框架具有更快的页面响应速度和检索速度（如表1所示）。地方工科高校教学档案包括学生录取名册、成绩单等教学管理过程中产生的各类材料。随着教研活动、人才培养以及素质提升等各方面工作的日益庞杂，需要归档和管理的档案资料日益增多。新服务器的磁盘容量由原来的4T扩容至28T，可以满足高密度、大容量的档案数据存储备份要求。新系统的条目导入功能实现了线下数据录入后批量上传至系统中的功能。解决了原系统需逐条手动著录的费时费力，以及网络故障或者系统登录异常时，著录工作就无法进行的尴尬问题。升级的电子文件批量挂接功能是将待挂接的电子文件通过与系统条目信息的匹配对应，按照规则执行挂接操作，使电子文件全部挂接到对应档号的条目下。新增的OCR识别功能可将电子文件自动识别转换成可编辑的文件状态，便于档案工作人员进行编研编纂等相关工作。当电子文件在网络传输时，由自定义设置水印功能对档案电子文件添加的电子水印起到文件溯源的作用，保证电子文件传输的安全性。遮盖式打印可以自由选择遮盖电子文件的敏感信息。当查询打印的页面上不可避免地涉及多人信息时，遮盖式打印可以很好地解决暴露他人信息等问题。新的教学档案管理系统还新增了与第三方系统的对接功能，可以将学校其他部门的电子发文进行自动归档，减少了大量人力移交工作，同时保证了文件归入的完整性。

表1 新老系统性能对比表

（三）制定系统使用手册，合理开展人才建设。学校在教学档案管理系统升级后应安排专业人员负责系统的管理和维护。专业系统管理人员前往系统开发单位学习新系统知识，并在系统试运行阶段进行操作测试，根据实际需要对系统所存在的问题与系统开发单位进行沟通交流，再进行优化调整。专业系统管理人员结合多次实践操作制定出针对不同用户使用的操作手册，更加人性化地解决了不同用户在操作磨合期的困难。同时，对各个层面的用户合理开展专业的业务学习培训，除针对系统操作所做的相关培训外，还定期进行计算机等信息技术的培训学习，创建长效培训机制。另外，在人员招聘上，多注重招聘人员的综合能力，尤其是在“互联网+”环境下所需的大数据、计算机等信息化背景及能力。

四、结语

“互联网+”环境下，高校教学档案管理系统优化升级需顺应时代发展，结合自身发展需求，依托信息通信技术及互联网平台，助力学校信息化建设，促进“产学研”深度融合。要坚持以需求为导向，以制度、法规为基础，建立完善的网络数据安全平台，推进高校教学档案管理建设科学化、规范化、智能化，构建出“互联网+”环境下的新模式。